郭偉瓊

[摘 要] 在信息技術(shù)發(fā)展的背景下，信息化檔案成為目前檔案管理工作的主流，然而紙質(zhì)化檔案不應(yīng)盲目拋棄，電子化檔案也不可隨意推廣。在這樣的背景下，我國(guó)的水利工程檔案管理工作，通過(guò)實(shí)行紙質(zhì)化和電子化雙重管理，并且互相交融，能夠使水利工程檔案管理的總質(zhì)量得到提升，對(duì)于我國(guó)的水利工程建設(shè)有積極的促進(jìn)作用。

[關(guān)鍵詞] 水利工程部門(mén)；檔案管理；信息化建設(shè)；應(yīng)用分析

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）02-0079-03

水利工程部門(mén)的檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，相關(guān)工作人員要盡可能保障我國(guó)的水利工程檔案管理的質(zhì)量，盡可能將信息化技術(shù)應(yīng)用于水利工程的檔案管理中，這樣能夠使水利部門(mén)的檔案呈現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，使我國(guó)水利工程工作能夠更為順利的進(jìn)行。雖然紙質(zhì)化檔案在現(xiàn)代的市場(chǎng)環(huán)境中并不能夠受到進(jìn)一步的推廣與應(yīng)用，但紙質(zhì)化檔案在發(fā)展過(guò)程中存在的優(yōu)勢(shì)依舊是電子檔案無(wú)法替代的。

一、水利工程檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息化檔案想要保證質(zhì)量，其中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)極為重要，而這也是開(kāi)展我國(guó)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的必要條件，其中涉及的內(nèi)容較多[1]。信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是開(kāi)發(fā)利用檔案信息和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其涉及的核心內(nèi)容為檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這也是保障我國(guó)水利工程部門(mén)能夠進(jìn)行有效的檔案保存與傳輸?shù)谋匾侄巍Ｎ覈?guó)水利工程檔案信息化建設(shè)中的軟件內(nèi)容包含現(xiàn)在市場(chǎng)上應(yīng)用較為廣泛的各種有專業(yè)軟件開(kāi)發(fā)商所開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件以及數(shù)據(jù)庫(kù)等，而硬件內(nèi)容則包含水利工程部門(mén)的各種電腦設(shè)備等[2]。

（二）檔案信息的資源建設(shè)

信息資源建設(shè)對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，是一個(gè)十分重要的戰(zhàn)略組成部分，而進(jìn)行信息化檔案管理涉及的內(nèi)容也較為復(fù)雜，這對(duì)于我國(guó)的信息化檔案建設(shè)來(lái)說(shuō)，也是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)，是檔案信息資源建設(shè)能否取得實(shí)際效果的關(guān)鍵，其中涉及的檔案信息資源包含我國(guó)水利工程管理中的人力資源和物理資源等，涉及的信息也較為復(fù)雜，相關(guān)工作人員需要意識(shí)到其中存在的差異和特點(diǎn)，選擇合適的管理方案，這樣才能有助于使我國(guó)水利工程檔案管理信息化建設(shè)更為完善[3]。

（三）檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建設(shè)

檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建設(shè)是建立現(xiàn)代化檔案信息建設(shè)的一個(gè)主要方向，其中涉及的內(nèi)容較多，包含電子信息的歸檔和電子檔案管理等多項(xiàng)內(nèi)容，而為了保證其質(zhì)量相關(guān)工作人員需要意識(shí)到其中存在的問(wèn)題[4]。檔案資料的管理包含的步驟較多，而每一個(gè)步驟均有可能發(fā)生問(wèn)題，其中包含檔案的資源識(shí)別、掃描、儲(chǔ)存以及查詢使用等多個(gè)方面。

（四）檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)能夠?yàn)樾畔①Y源的開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供良好的技術(shù)保障。信息技術(shù)在應(yīng)用時(shí)涉及的范圍較廣，并且工作人員想要達(dá)到良好的工作效果，涉及的工作量也較大，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量來(lái)說(shuō)，均有一定的影響，這是我國(guó)檔案在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)的集中體現(xiàn)。

（五）信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜。信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)直接關(guān)系檔案信息化建設(shè)能否成功應(yīng)用于信息管理中，這也決定了我國(guó)的信息化管理工作能否順利進(jìn)行。總體來(lái)說(shuō)，人才隊(duì)伍是影響檔案信息化成功的關(guān)鍵，所以我國(guó)水利工程部門(mén)在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，想要達(dá)到良好的管理質(zhì)量，首先就需要對(duì)人才隊(duì)伍的素質(zhì)和水平進(jìn)行提升，這樣才能使檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量得到進(jìn)一步的改善[5]。

二、強(qiáng)化水利工程部門(mén)的檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）做好檔案信息化的整體規(guī)劃工作

想要保證檔案信息化建設(shè)管理工作能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，工作人員首先需要了解水利工程部門(mén)在建設(shè)時(shí)的主要發(fā)展方向和目標(biāo)，并對(duì)其進(jìn)行有效的調(diào)查論證，使相關(guān)工作能夠符合水利工程部門(mén)的實(shí)際狀況，并且建立可行性的長(zhǎng)遠(yuǎn)管理規(guī)劃，在水利工程部門(mén)中形成規(guī)?；木W(wǎng)絡(luò)管理模式[6]。在進(jìn)行檔案信息化的應(yīng)用建設(shè)時(shí)，一定需要做好相應(yīng)的管理工作，注重系統(tǒng)的整體實(shí)效性，要考慮系統(tǒng)在開(kāi)展過(guò)程中是否能夠支持運(yùn)輸部門(mén)的信息服務(wù)目標(biāo)。水利工程檔案的信息化規(guī)劃是一個(gè)較為復(fù)雜并且煩瑣的過(guò)程，涉及的內(nèi)容與水利工程有極高的關(guān)聯(lián)度。這是由于水利工程部門(mén)中的各個(gè)單位在日常工作中都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)需要相關(guān)工作人員對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并且要在確認(rèn)檔案數(shù)據(jù)的合格性和真實(shí)性后方可進(jìn)行后續(xù)的信息化錄入。所以這就需要一整套完整的信息規(guī)劃體系，使水利工程檔案管理工作符合不同單位的實(shí)際工作需求。

（二）做好檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換

水利工程檔案部門(mén)想要有效地提高檔案信息化建設(shè)并且與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相交融，就需要將紙質(zhì)檔案合理轉(zhuǎn)化為信息化數(shù)據(jù)，并且在企業(yè)內(nèi)部建立完整的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)。檔案的數(shù)字化主要是指應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，將水利工程檔案?jìng)鹘y(tǒng)的物質(zhì)載體形式，例如紙、音頻等檔案資料加工為數(shù)字化的信息并建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)；在進(jìn)行水利工程檔案管理時(shí)，要將信息檔案直接發(fā)布于數(shù)據(jù)庫(kù)中，相關(guān)工作人員就能夠進(jìn)行有效的查閱和使用。

（三）強(qiáng)化檔案管理工作的教育以及認(rèn)知

在進(jìn)行水利工程檔案管理時(shí)，檔案管理室工作人員的人事檔案管理應(yīng)當(dāng)由管理人員直接開(kāi)展，不能單純依賴信息化資料，所以需要提高管理人員對(duì)工作的重視度。為此，需要使相關(guān)管理人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，為管理人員培養(yǎng)高度的責(zé)任感，使其在工作時(shí)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的人事檔案管理研究成果，使檔案管理工作人員能夠牢記檔案管理工作的使命和責(zé)任，強(qiáng)化檔案管理工作人員的工作意識(shí)。

除此之外，在水利工程檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)代人力資源隊(duì)伍的建設(shè)時(shí)，涉及的不僅僅是現(xiàn)有人才隊(duì)伍的管理，更重要的是需要積極在社會(huì)上吸納更多的優(yōu)質(zhì)人才，使具有高度電子化和信息化技術(shù)的人才參與紙質(zhì)檔案的管理工作，這樣能夠使紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)化效率得到提升，并且還能有助于保障水利工程檔案管理的真實(shí)性。水利工程檔案管理人員更加需要樹(shù)立大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算的思維方式，使紙質(zhì)檔案在錄入為電子檔案時(shí)通過(guò)云管理的方式來(lái)進(jìn)行優(yōu)化，一方面能夠有助于使水利工程檔案的管理以及質(zhì)量得到提升；另一方面也能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的方式對(duì)水利工程檔案管理進(jìn)行管理，這樣能夠有助于保證紙質(zhì)檔案調(diào)用的實(shí)時(shí)性[7]。

（四）建立完善的管理制度

水利工程檔案部門(mén)在進(jìn)行相關(guān)制度和條例的建設(shè)時(shí)，工作人員可以借鑒國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，工作人員對(duì)已經(jīng)歸檔的電子文件進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度和措施進(jìn)行，保證信息的完整性和原始性。而如果某一類(lèi)電子文件檔案需要進(jìn)行長(zhǎng)期保存，則需要將其與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔，而對(duì)于具有保密要求的電子文件，則應(yīng)當(dāng)使用較為安全的保密措施，并且對(duì)涉及隱秘的電子文件進(jìn)行全面的密碼管理，嚴(yán)禁使用檔案管理的電腦上外網(wǎng)，要定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，避免出現(xiàn)黑客攻擊或病毒入侵的情況。

實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化與電子化檔案的融合是目前水利工程部門(mén)開(kāi)展雙軌制管理工作的核心。根據(jù)時(shí)代特征，科研生產(chǎn)的實(shí)際需求，以及目前我國(guó)所應(yīng)用的水利工程的紙質(zhì)檔案管理模式，建立一套動(dòng)態(tài)、發(fā)展且多接口的電子文檔體系，已經(jīng)成為了現(xiàn)代水利工程行業(yè)檔案管理者的共識(shí)。所以一方面來(lái)說(shuō)，水利工程部門(mén)應(yīng)當(dāng)盡可能將電子技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中來(lái)保障紙質(zhì)技術(shù)與電子技術(shù)之間呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)的連接性，還需要保證紙質(zhì)信息與電子文件都有較高的真實(shí)度并且真實(shí)可用；另一方面來(lái)說(shuō)，水利工程檔案管理部門(mén)相關(guān)工作人員更加需要建立完整的管理制度[8]。建立完整的管理制度涉及的內(nèi)容包含檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)論證，以及局域網(wǎng)的構(gòu)建和局域網(wǎng)絡(luò)的架設(shè)等，需要將紙質(zhì)檔案歸檔與電子文檔中的一系列工作，做出相應(yīng)的規(guī)范，明確電子文件到紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)接口的唯一性，并且將紙質(zhì)檔案與電子文件一一對(duì)應(yīng)，通過(guò)這種方式，可以有效避免電子文件與紙質(zhì)檔案之間的隔閡。

（五）注重水利工程部門(mén)檔案的管理人才培養(yǎng)以及設(shè)備升級(jí)

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理人才的培養(yǎng)工作十分重要，水利工程部門(mén)內(nèi)部的人事檔案管理人員需要不斷更新自身的認(rèn)知體系和管理理念，接受現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)信息培訓(xùn)活動(dòng)。水利工程部門(mén)內(nèi)部需要注重對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的專業(yè)化培養(yǎng)。檔案在進(jìn)行管理時(shí)，如果需要進(jìn)行傳統(tǒng)和現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，有效的人才支持是必不可少的，并且我國(guó)的水利工程檔案管理部門(mén)還需要做好設(shè)備的升級(jí)，可以在社會(huì)上引入網(wǎng)絡(luò)專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)的優(yōu)秀人才，水利工程檔案管理部門(mén)要注重檔案管理設(shè)備的進(jìn)一步提升，這對(duì)于檔案管理工作的順利開(kāi)展來(lái)說(shuō)有積極的作用，檔案管理人員還需要在業(yè)余時(shí)間做好對(duì)自身知識(shí)與技能的學(xué)習(xí)。水利工程檔案管理部門(mén)在開(kāi)展現(xiàn)代化的檔案管理時(shí)工作人員需要具有十分專業(yè)的知識(shí)，如網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、檔案管理知識(shí)等，還需要具備網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識(shí)，如二次處理技術(shù)、信息挖掘技術(shù)等。

（六）紙質(zhì)化檔案與電子化檔案之間的交融方式

水利工程檔案的來(lái)源主要源于水利工程的建設(shè)，文件很多都是由工程直接轉(zhuǎn)化而成，由于水利工程行業(yè)存在一定的特殊性，導(dǎo)致檔案在管理過(guò)程中具有一定的歷史痕跡和真實(shí)性的需求。所以在進(jìn)行紙質(zhì)化與電子化檔案的交融時(shí)，需要將紙質(zhì)化檔案的真實(shí)性予以突出，各種重要的信息，不僅需要留取電子化的檔案，還需要通過(guò)蓋章簽字的方式留取紙質(zhì)檔案，這樣能夠最大限度地使檔案之間的共通性得到實(shí)質(zhì)化提升，使紙質(zhì)檔案能夠作為電子化檔案的憑證，而電子化檔案，也能夠作為紙質(zhì)檔案的保存方式，兩者之間形成完善的互助形式，這也是單純應(yīng)用一種檔案無(wú)法比擬的。

三、結(jié)語(yǔ)

水利工程檔案部門(mén)強(qiáng)化信息化的檔案建設(shè)，并且與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的交融，能夠有助于提高我國(guó)的水利工程管理水平，對(duì)于我國(guó)的水利工程狀況和促進(jìn)我國(guó)水利經(jīng)濟(jì)發(fā)展來(lái)說(shuō)極為重要。應(yīng)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的管理，能夠使水利工程檔案部門(mén)對(duì)信息資源的獲取、利用和加工能力得到提升，有助于降低水利工程檔案部門(mén)的管理成本使我國(guó)的水利工程業(yè)呈現(xiàn)快速發(fā)展的趨勢(shì)。

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