袁帥 歐陽侃夫

摘要：公文系統(tǒng)是辦公自動化的核心，建立一個穩(wěn)定高效的公文系統(tǒng)，能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)上下辦公的協(xié)同化，加強(qiáng)辦公和審批流程的控制、監(jiān)督，并提高辦公效率。依據(jù)公文管理特點，該文提出了一種基于工作流的跨平臺公文系統(tǒng)的設(shè)計思路與實現(xiàn)方法，論述了如何在工作流模型基礎(chǔ)上建立靈活的公文流轉(zhuǎn)機(jī)制，實現(xiàn)了跨平臺的數(shù)字化公文流轉(zhuǎn)解決方案。

關(guān)鍵詞：協(xié)同;公文;跨平臺;工作流;辦公效率

中圖分類號：TP311? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）08-0223-03

1 背景

企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)原先采用的是線上發(fā)文，線下流轉(zhuǎn)，紙質(zhì)簽字的方式，線上內(nèi)容無人維護(hù)升級，線下流轉(zhuǎn)的方式效率很低，且辦理人員無法實時追蹤公文流轉(zhuǎn)情況。因此，自主研發(fā)一套獨(dú)立的公文管理系統(tǒng)非常必要。作為OA系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)之一的工作流技術(shù)可以為提高綜合辦公能力、層次組織管理及協(xié)作的多樣性提供先進(jìn)的手段[1]。因此，系統(tǒng)采用了這種先進(jìn)和成熟的信息化技術(shù)，實現(xiàn)了包含收文、發(fā)文、請示報簽等功能，同時對外設(shè)計了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，使第三方平臺可以安全快捷地使用公文系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行展示和應(yīng)用，該平臺同時集成在移動App上，實現(xiàn)了跨終端的兼容。系統(tǒng)從全局性、整體性的角度對公文管理模式進(jìn)行構(gòu)架，實現(xiàn)了一種基于工作流的跨平臺公文系統(tǒng)，將公文“從頭到尾”的整個流轉(zhuǎn)過程全面而又系統(tǒng)地管理起來，形成了一整套公文生命周期的數(shù)字化管理模式。

2 系統(tǒng)設(shè)計

2.1 基于工作流

工作流是由計算機(jī)自動執(zhí)行的業(yè)務(wù)過程的描述，在這種描述過程中，按照給定的業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行流轉(zhuǎn)，用于實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)的整體目標(biāo)，該種工作模式被認(rèn)為是高效和準(zhǔn)確的。

工作流引擎，既是指工作流作為整個應(yīng)用系統(tǒng)的一部分，并為其提供對各應(yīng)用系統(tǒng)的，有決定性作用的，根據(jù)角色、分工和條件的不同決定信息傳遞路由、內(nèi)容等級等核心的解決方案[2]。本文使用的工作流引擎基于Petri Net（PN）。Petri Net（PN）是對離散并行系統(tǒng)的數(shù)學(xué)表示，適合于描述異步的、并發(fā)的計算機(jī)系統(tǒng)模型?，F(xiàn)如今，大量的工作流系統(tǒng)都是基于PN進(jìn)行描述，因此，本文使用的工作流過引擎也是基于相關(guān)模型。該工作流引擎使用了PN中托肯（Token）、位子（Place）和轉(zhuǎn)移 （Transition） 等術(shù)語來進(jìn)行描述，同時引入全局變量、值域、功能函數(shù)等關(guān)鍵描述。另外，工作流過程定義包含以下活動元素：

1）手工活動：由參與人執(zhí)行的活動，在活動完成后根據(jù)條件自動執(zhí)行，例如收文管理中的領(lǐng)導(dǎo)秘書簽收。

2）開始活動：表示一個活動的正式開始，例如收文管理中的收文登記。

3）結(jié)束活動：表示一個過程已經(jīng)結(jié)束，例如收文管理中辦結(jié)后所到達(dá)的節(jié)點。

4）同步活動組：完成同一個任務(wù)的活動集合稱為活動組。存在以下情況，在同一個任務(wù)需要多個參與人同時執(zhí)行才可以完成時，被稱為同步活動組，例如收文管理中的公文領(lǐng)導(dǎo)傳閱。

5）子過程活動：某一個流程模型中，一個復(fù)雜的過程，可以拆分成多個子過程，子過程和主過程并不在同一個維度可以描述，通常采用子過程活動進(jìn)行描述。例如請示報簽中的會簽流程，會簽流程即作為請示報簽的子過程活動。

公文管理系統(tǒng)正是基于以上的工作流模型所設(shè)計的。

2.2 跨終端應(yīng)用

企業(yè)員工對任意時間、地點都可處理工作的移動辦公解決方案提出需求，系統(tǒng)在解決了公文處理流程從線下到線上的問題后，也不再僅僅局限于PC終端的處理方式，開發(fā)了可運(yùn)行在移動終端的跨終端數(shù)字化流程，突破了公文處理的地域限制。

由于PC端和移動端的開發(fā)體系不同，移動端是基于企業(yè)移動云平臺的流程辦理平臺，無法修改和變更，這直接導(dǎo)致需要維護(hù)兩套不同系統(tǒng)。業(yè)務(wù)邏輯開發(fā)過程中，如有相關(guān)變化，兩套系統(tǒng)的代碼都將進(jìn)行變更，這會造成后期維護(hù)的困難。

公文的跨終端流轉(zhuǎn)為解決安全性問題、網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)不佳、多平臺協(xié)同和信息流整合這些移動電子政務(wù)建設(shè)面臨的通用問題[3]，有必要構(gòu)建一個適用于企業(yè)的公文管理跨終端的應(yīng)用架構(gòu)。由于企業(yè)的移動端進(jìn)展落后于PC端開發(fā)的進(jìn)展，大量的PC端公文流轉(zhuǎn)服務(wù)已經(jīng)上線使用，本次的設(shè)計思路將不同于主流的以移動端為主的開發(fā)模式，改為以PC端為主的開發(fā)模式。提供一套中間件服務(wù)，模擬PC端瀏覽器進(jìn)行訪問，移動端將所需讀取和寫入的數(shù)據(jù)提交給中間件，再由中間件進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)和提交[4]，中間件封裝的服務(wù)包括以下幾項。

1）轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)據(jù)服務(wù)：中間件的核心服務(wù)，將移動端產(chǎn)生的數(shù)據(jù)請求進(jìn)行包裝，使其符合PC端的提交需求，模擬瀏覽器進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)。

2）電子公文生成服務(wù)：PC端的電子公文可以在線預(yù)覽，移動端的公文則采用實時生成的方式。中間件提供了電子公文的實時生成服務(wù)，中間件獲取相關(guān)的流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)和公文模板，組裝完成后返回給移動端進(jìn)行查看。

3）業(yè)務(wù)工作流數(shù)據(jù)服務(wù)：中間件包裝了所有的業(yè)務(wù)工作流信息的讀取方式，可以被移動端調(diào)用查看，統(tǒng)一為標(biāo)準(zhǔn)的JSON數(shù)據(jù)格式。

4）認(rèn)證服務(wù)：由于電子公文的保密性，在轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)數(shù)據(jù)的過程中，需要對訪問來源進(jìn)行合法化驗證，來確保業(yè)務(wù)功能訪問的安全性，需要對接口調(diào)用憑據(jù)進(jìn)行驗證，驗證通過后方可正常調(diào)用，否則認(rèn)為是非法調(diào)用。

2.3 公文全生命周期管理模式

系統(tǒng)提供了完整的公文管理模式。為了使公文系統(tǒng)的審批流程服務(wù)可以按照每個業(yè)務(wù)單位的需求進(jìn)行擴(kuò)展，系統(tǒng)提供了非常靈活的審批流程服務(wù)。第一，根據(jù)審批的業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)可以靈活配置審批節(jié)點的審批單位、人員甚至是并行或者是串行的審批方式;第二，系統(tǒng)利用審批流程的一致性，提煉出一些通用的審批流程模型，比如部門傳閱和會簽等流程，使流程關(guān)聯(lián)松耦合;第三，由于每個單位的公文流轉(zhuǎn)方式不盡相同，系統(tǒng)提供了彈性伸縮的審批流程模型，在一次審批過程中，提供無限次復(fù)用同一個審批流程模型的服務(wù)，達(dá)到了公文轉(zhuǎn)發(fā)和傳閱不受限制的目的。

另外，公文全生命周期管理模式擁有以下特點。

1）所有的公文痕跡都可追蹤，原先的線下處理模式中，除了線下辦理人員，審批流程的人員無法追尋該流程的去向，造成了管理方式的混亂，而現(xiàn)在的數(shù)字化公文管理模式可以有效解決這一問題，所有公文處理痕跡都進(jìn)行了保留。

2）公文管理中心存儲公文元數(shù)據(jù)，可以靈活展現(xiàn)為各種樣式，滿足各樣的展示需求，如發(fā)文稿紙樣式，請示報簽的各種簽字樣式，發(fā)文的清樣樣式都可以進(jìn)行展現(xiàn)，而所依賴的元數(shù)據(jù)正是公文數(shù)字化管理過程中進(jìn)行處理和保留的。

3 系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)功能劃分為收文模塊、發(fā)文模塊、系統(tǒng)管理、請示報簽?zāi)K、查詢模塊，底層用工作流引擎、文檔在線編輯器、潤乾報表組件進(jìn)行功能支撐。最后實現(xiàn)跨終端使用，系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

4 系統(tǒng)實現(xiàn)

4.1 功能設(shè)計

公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的主要功能是為企業(yè)行政人員的公文流轉(zhuǎn)提供一個非常方便、快捷的操作方式和儲存的管理流程的網(wǎng)絡(luò)化信息交互平臺[5]。其詳細(xì)的功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。

公文管理系統(tǒng)是對實現(xiàn)公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中所有環(huán)節(jié)進(jìn)行電子化處理的系統(tǒng)。包括機(jī)關(guān)內(nèi)部上行文的請示報簽和發(fā)文管理和下行文的收文管理內(nèi)容，另外包含了查詢模塊和系統(tǒng)管理功能用于支撐系統(tǒng)的使用。

4.2 核心業(yè)務(wù)

1）收文管理

收文流程指的是接收其他單位文件所啟動的流程，其中包括來文登記、辦公室擬辦、秘書提交、公文處理、領(lǐng)導(dǎo)秘書處理、公文傳閱、匯總領(lǐng)導(dǎo)意見、辦結(jié)。

2）請示報簽

請示報簽流程通過部門審核、組織部門初審、呈送前查看、領(lǐng)導(dǎo)審批、領(lǐng)導(dǎo)審核、總院領(lǐng)導(dǎo)秘書處理、辦公室生成正式報簽多個節(jié)點。

3）發(fā)文管理

發(fā)文流程通過部門審核、文檔檢查、領(lǐng)導(dǎo)會簽、辦公室核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文檔編號、清樣、擬稿人校對、文檔終校、文檔秘書處理多個節(jié)點。

4）工作流調(diào)度算法

由于下行文需要轉(zhuǎn)發(fā)或傳閱給所有人，這種需求勢必造成大量流程同時啟動和處理，經(jīng)過統(tǒng)計，啟動1個流程平均需要0.45秒的時間，這包括了寫入流程引擎創(chuàng)建實例、工作項、轉(zhuǎn)移項、Token等內(nèi)容，如果同時轉(zhuǎn)發(fā)200人以上則需要幾十秒的時間。另外，由于本系統(tǒng)的工作流引擎和業(yè)務(wù)系統(tǒng)是分離的，所以存在業(yè)務(wù)和工作流數(shù)據(jù)庫事務(wù)順序需要協(xié)調(diào)的問題。為了解決這些問題，本系統(tǒng)提出了一種工作流調(diào)度算法。

該算法采用類似消息隊列的方式進(jìn)行工作流的調(diào)度，調(diào)度算法分為加入流程隊列和啟動流程兩個部分，兩個部分算法分別如下：

加入流程隊列

if（business.isFinished（）） //判斷業(yè)務(wù)處理是否完成

queue.enqueue（businessId） //將業(yè)務(wù)ID存入隊列

end

隊列啟動流程

count = 0;

while（1）

if（！queue.isEmpty（）） //判斷隊列是否為空

businessId = queue.deque（）;? ?//將隊列的首個業(yè)務(wù)ID取出

processInsId = createProcess（）; //創(chuàng)建流程并獲取流程實例ID

correlate（businessId，processInsId）; //關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)主鍵ID和流程實例ID

startProcess（processInsId）; //啟動流程實例

count = count + 1; //線程已經(jīng)啟動的流程實例數(shù)+1

end

if（count > max） break;? //如果流程啟動數(shù)達(dá)到上限，則等待下次線程啟動

end

算法將啟動一個單獨(dú)的線程用于隨時監(jiān)聽工作流的實時調(diào)度情況，并保證啟動流程不會達(dá)到堵塞狀態(tài)，該算法成功在公文系統(tǒng)中使用并保證了工作流的啟動的正確和高效。

5 結(jié)束語

公文管理平臺由于平臺設(shè)計擴(kuò)展性好，流程處理具備并行操作能力，且兼容移動平臺，在應(yīng)用到辦公環(huán)境后，公文流轉(zhuǎn)速度提高了3～4倍。平臺的使用提高了各級辦公人員的工作效率，節(jié)約了紙張，提升了公文歸檔的能力，節(jié)省了大量的人力和物力。同時，平臺可維護(hù)能力的提高為辦職人員的工作帶來了便利。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 隋暖.基于數(shù)字簽名技術(shù)的移動公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)[D].青島：中國海洋大學(xué)，2014.

[4] 張垚，張?zhí)煲?，袁?跨終端、多專業(yè)數(shù)字化流程解決方案的設(shè)計與應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù)，2019，15（14）：271-272.

[5] 單長波.基于J2EE的政府公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].長春：吉林大學(xué)，2015.

【通聯(lián)編輯：謝媛媛】