徐志紅

摘要：近年來，經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，紙制檔案與電子檔案并存是事業(yè)單位檔案管理的客觀現(xiàn)實(shí)，在推動(dòng)檔案管理電子化、信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的理念下，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理思路，明確兩者的不同側(cè)重點(diǎn)，進(jìn)一步形成相互印證的檔案體系，并且實(shí)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)信息的充分挖掘，達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：基層;事業(yè)單位;紙質(zhì)檔案;電子檔案;并存;融合管理

分類號(hào)：G271;G276;D630

引言

在電子信息技術(shù)（ElectronicInformationTechnology）日益發(fā)展的今天，電子檔案應(yīng)用而生，成為人們不可或缺的一項(xiàng)保存記錄的方式。電子檔案的優(yōu)勢(shì)不言而喻，但是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也有著不可替代的作用，所以今天的人們更習(xí)慣于將二者結(jié)合使用，既發(fā)揮了電子檔案在存儲(chǔ)、管理上的優(yōu)勢(shì)，又不丟失傳統(tǒng)檔案的不可替代作用。未來一段時(shí)間，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案一定會(huì)相互存在、協(xié)同使用，讓檔案管理事業(yè)更加方便快捷。

一、紙制檔案管理與電子檔案管理特點(diǎn)

①紙質(zhì)檔案的概念及優(yōu)劣勢(shì)。紙質(zhì)檔案是以傳統(tǒng)的紙張作為主要檔案信息存儲(chǔ)載體的方式，紙制檔案主要由圖紙、電報(bào)、相冊(cè)、書稿、證書、圖表等組成。我國(guó)事業(yè)單位以往主要?dú)v史檔案均由紙制材料制作和組成。紙制檔案具有穩(wěn)定性、完整性、安全性和風(fēng)險(xiǎn)小的特征。紙制檔案有明確的規(guī)則和制度標(biāo)準(zhǔn)，需要加蓋公章和印章，要求紙制檔案有法律效力。但是，紙制檔案管理也有一定的局限性，紙制檔案查閱速度慢，需要占用一定的空間，在借閱時(shí)容易損壞，而且保存的時(shí)間相對(duì)較短。②電子檔案的概念及其優(yōu)劣勢(shì)。電子檔案是借助信息技術(shù)進(jìn)行管理的存儲(chǔ)方式，電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)有效識(shí)別，其主要內(nèi)容具有形式多樣的特征。電子檔案的存儲(chǔ)空間巨大，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文字、視頻、圖表和各種信息的多元化存儲(chǔ)。電子檔案具有共享性、實(shí)時(shí)性、互動(dòng)性和快捷性的特征?？梢栽谥悄芑脑O(shè)備下自動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案的存取。

二、基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理

1加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)

根據(jù)目前檔案管理的形勢(shì)來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)十分成熟，無論是在管理制度上還是人才支撐上，若要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合，就必須要完善檔案管理的信息化建設(shè)。在各個(gè)組織和機(jī)構(gòu)中，要根據(jù)自身的情況，來建立特有的信息化檔案管理模式，才能確保檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在檔案管理信息化建設(shè)中，要堅(jiān)持“雙軌制”的原則，雙軌制就是紙質(zhì)檔案與信息化檔案共同實(shí)施，以紙質(zhì)檔案為正本，以信息化檔案為副本。雙軌制的信息化檔案建設(shè)，不僅可以有效的實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重備份，同時(shí)還促進(jìn)了檔案檢索和查詢的效率提升，也能夠保障檔案管理和存儲(chǔ)的安全性。另外，還要實(shí)現(xiàn)檔案全周期的管理。在傳統(tǒng)模式下，檔案的管理僅僅是在檔案存儲(chǔ)和使用過程中進(jìn)行管理，在檔案的全周期管理則是要從檔案的產(chǎn)生、存儲(chǔ)以及銷毀的整個(gè)生命過程，所以管理人員必須要掌握檔案管理的客觀規(guī)律，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)不同檔案的全周期管理的工作目標(biāo)，提升檔案管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

2樹立檔案融合思想

應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作的重要性，進(jìn)一步樹立檔案融合思想，在紙制檔案無法被替代的現(xiàn)實(shí)條件下，轉(zhuǎn)化提高檔案資源的利用效率。進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的充分轉(zhuǎn)化，推動(dòng)紙制檔案資源不斷創(chuàng)新發(fā)展。重點(diǎn)保證檔案資源的和諧共存，建立通力合作的檔案管理機(jī)制，達(dá)到檔案管理的綜合化目標(biāo)。明確檔案管理改革重點(diǎn)。第一，實(shí)現(xiàn)紙制檔案管理的分類改革，保證紙制檔案管理健全化，根據(jù)業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、人事檔案的分類方式形成綜合化的檔案管理與存儲(chǔ)體系。其次，建立協(xié)作分工機(jī)制，在專業(yè)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的背景下明確檔案管理事業(yè)改革的時(shí)間窗口，促進(jìn)檔案的深度融合，不斷挖掘紙制檔案蘊(yùn)藏價(jià)值。

3電子檔案的優(yōu)化管理。

①完善、引入電子檔案管理制度。落實(shí)電子檔案管理是當(dāng)前的必然選擇，要求館員積極轉(zhuǎn)變工作理念，構(gòu)建起完善的電子檔案管理制度。在此過程中，應(yīng)當(dāng)在單位內(nèi)重點(diǎn)宣傳、推廣電子檔案管理，為檔案管理工作的展開提供更好的內(nèi)外部環(huán)境保障。在制定電子檔案管理制度中，需要對(duì)工作范圍、內(nèi)容以及程序等進(jìn)行明確規(guī)劃，并實(shí)現(xiàn)電子檔案收集、歸檔、借閱與利用等環(huán)節(jié)的統(tǒng)一管理、全過程管理及監(jiān)督。另外，應(yīng)當(dāng)深入挖掘檔案之間的歷史聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)綜合開發(fā)利用，保證電子檔案全面性的同時(shí)避免資源浪費(fèi)。②加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。就紙質(zhì)檔案與電子檔案的使用與管理情況來看，雖然在當(dāng)前的發(fā)展中，紙質(zhì)檔案占據(jù)主要地位，但是電子檔案是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢(shì)?；谶@樣的情況，必須要積極落實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。在此過程中，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)展開紙質(zhì)單反與電子檔案同步歸檔，分批完成紙質(zhì)檔案的電子化、數(shù)字化。在此基礎(chǔ)上，還結(jié)合管理軟件平臺(tái)，推行網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，滿足不同用戶的實(shí)際需求。

4規(guī)范制度，建立長(zhǎng)效機(jī)制，保障人事檔案安全

檔案的實(shí)體安全及信息安全是檔案工作的重中之重。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，個(gè)人信息泄露已經(jīng)讓許多百姓苦不堪言，比如因手機(jī)號(hào)碼泄露引起的各種電信詐騙事件、花樣百出的推銷電話，嚴(yán)重影響了人們的生活。人事檔案記錄了檔案本人所有的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、家庭住址、主要家庭人物關(guān)系網(wǎng)、個(gè)人獎(jiǎng)懲事件等重要信息，一旦這些信息泄露都會(huì)造成極其嚴(yán)重的后果。人事檔案的完善是一個(gè)漫長(zhǎng)而系統(tǒng)的過程，通常持續(xù)幾十年甚至上百年。事業(yè)單位人事檔案管理部門應(yīng)依據(jù)新時(shí)代國(guó)家檔案相關(guān)法律法規(guī)，制定長(zhǎng)效的人事檔案安全管理制度，結(jié)合防偽、防盜技術(shù)的使用，以保障紙質(zhì)人事檔案及電子人事檔案的安全。國(guó)家檔案局、中央檔案館在《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》中明確規(guī)定：具有保存價(jià)值的電子文件，必須將電子文件以相應(yīng)的紙質(zhì)文件等拷貝一并歸檔。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改?？梢栽诠芾砗笈_(tái)對(duì)電子人事檔案查閱界面設(shè)置只讀功能并制定管理者權(quán)限，底層頁面設(shè)置特殊水印等使電子人事檔案頁面不能被編輯、刪改以防止泄密等。

5加強(qiáng)兩種檔案的共存性和互動(dòng)性

紙質(zhì)檔案與電子檔案在未來一段時(shí)間會(huì)長(zhǎng)期的共存，紙質(zhì)檔案不會(huì)被淘汰，電子檔案也不會(huì)占據(jù)主要的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案與電子檔案在信息技術(shù)的不斷提升下，融合會(huì)越來越深入。目前來說，首先要提高紙質(zhì)檔案的共存性和互動(dòng)性，才能實(shí)現(xiàn)兩者有效的結(jié)合。所謂共存性，就是紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種形式共同存在。因紙質(zhì)檔案是首先存在，電子檔案是隨后衍生出來的，因此紙質(zhì)檔案作為主體存在，電子檔案作為紙質(zhì)檔案的副本而存在。另外，一些視頻、音頻等信息，在互聯(lián)網(wǎng)空間及數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備中進(jìn)行存檔以外，還應(yīng)該進(jìn)行光盤的刻錄，建立實(shí)物存儲(chǔ)形式。這樣，紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者共同存在，能夠保證檔案更加安全的保存。另外，紙質(zhì)檔案與電子檔案在共同存在的基礎(chǔ)上要加強(qiáng)相互之間的互動(dòng)和聯(lián)系性。紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者各自的特點(diǎn)，可以在查詢、檢索中廣泛的應(yīng)用。紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期的存在為電子檔案的發(fā)展提供了穩(wěn)定的基礎(chǔ)，紙質(zhì)檔案也要不斷通過電子檔案的優(yōu)勢(shì)，來補(bǔ)充自己的劣勢(shì)。電子檔案在長(zhǎng)時(shí)間作為紙質(zhì)檔案的輔助功能，也在信息查詢檢索等方面，發(fā)揮著巨大的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案與電子檔案的互助性，是未來檔案建設(shè)與管理的重點(diǎn)方向，也是實(shí)現(xiàn)兩者良好融合的重要條件。

6調(diào)整檔案管理設(shè)施

紙質(zhì)檔案管理是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的客觀現(xiàn)實(shí)，紙制檔案與信息檔案并存的狀態(tài)長(zhǎng)期存在。在事業(yè)單位投入檔案管理經(jīng)費(fèi)有限的情況下，應(yīng)當(dāng)立足于做好傳統(tǒng)的紙制檔案管理工作，推動(dòng)紙制檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。還要進(jìn)一步優(yōu)化檔案資源存儲(chǔ)空間，不斷提高檔案管理的硬件水平。首先，基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理庫房，不斷更新檔案管理設(shè)備設(shè)施，對(duì)紙制檔案、文獻(xiàn)古籍，設(shè)施設(shè)備進(jìn)行防霉防潮處置，并且持續(xù)購(gòu)進(jìn)管理用品和設(shè)施設(shè)備。其次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新更換，保證存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和可靠性，同時(shí)提高檔案的存儲(chǔ)特點(diǎn)和調(diào)整水平，加強(qiáng)檔案質(zhì)量管理。

7事業(yè)單位人事檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案有機(jī)結(jié)合可以相互揚(yáng)長(zhǎng)避短

目前，人事檔案紙質(zhì)檔形式仍然是主力軍，但隨著辦公自動(dòng)化、電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的在查詢檢索方面的效率優(yōu)勢(shì)使其飛速發(fā)展。人們一度猜想電子人事檔案將取代紙質(zhì)人事檔案，但電子檔案的易復(fù)制、修改、刪除特點(diǎn)，又使其合法性大打折扣。此外，電子人事檔案對(duì)檔案管理系統(tǒng)的依賴性、易遭病毒和黑客攻擊等客觀缺陷也成了電子人事檔案的短板所在。因此，紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案只有優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、取長(zhǎng)補(bǔ)短，才能更高效地發(fā)揮人事檔案的價(jià)值與作用，更好地提供利用和服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合是未來檔案建設(shè)的重要內(nèi)容。在社會(huì)信息化水平逐漸加深的環(huán)境下，智能生活與線上辦公成為主流趨勢(shì)，檔案的管理與人們的職業(yè)和生活息息相關(guān)，復(fù)雜的檔案管理程序已經(jīng)于當(dāng)下的先進(jìn)的社會(huì)生活方式極為不符。檔案管理人員要從自身的工作實(shí)踐做起，通過實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)和理論的積累，為檔案工作的發(fā)展和優(yōu)化提出合理化的建議，能夠不斷促進(jìn)檔案工作的完善與進(jìn)步。

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（山東省濟(jì)寧市汶上縣南旺鎮(zhèn)政府，山東濟(jì)寧? 272506）