□ 葛仁軍 袁曉智

《遼寧省開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作實施細(xì)則》（以下簡稱《實施細(xì)則》）已于2021年3月29日由遼寧省檔案局、遼寧省財政廳、遼寧省商務(wù)廳、國家稅務(wù)總局遼寧省稅務(wù)局聯(lián)合印發(fā)，《實施細(xì)則》是全省開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作重要規(guī)范性文件。為方便全省各級檔案部門、財政部門、商務(wù)部門和稅務(wù)部門對轄區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)及開展驗收工作，本文對《實施細(xì)則》進(jìn)行制定的背景、有關(guān)條款含義、實施方法等進(jìn)行闡述。

一、制定《實施細(xì)則》的背景

2021年3月下旬，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步深化稅收征管改革的意見》（以下簡稱《意見》）提出：“2025年基本實現(xiàn)發(fā)票全領(lǐng)域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化，著力降低制度性交易成本?！薄兑庖姟愤M(jìn)一步指出：“（二十一）加強(qiáng)部門協(xié)作。大力推進(jìn)會計核算和財務(wù)管理信息化，通過電子發(fā)票與財政支付、金融支付和各類單位財務(wù)核算系統(tǒng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)的銜接，加快推進(jìn)電子發(fā)票無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲。”兩辦《意見》的發(fā)布明確了發(fā)票實現(xiàn)電子化的“時間表”，規(guī)定了電子發(fā)票覆蓋全社會各類單位報銷、入賬、歸檔和存儲的“路線圖”。

2月初，國家檔案局辦公室、財政部辦公廳、商務(wù)部辦公廳、國家稅務(wù)總局辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》。3月初，國家檔案局召開的第三批電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作推進(jìn)會（視頻會），對試點內(nèi)容、試點單位條件、試點驗收條件、試點工作組織、試點數(shù)量、試點方案報送提出來明確的要求。

省檔案局積極組織力量起草《實施細(xì)則》，在吃透兩辦《意見》相關(guān)要求和國家檔案局等四部門擴(kuò)大試點通知精神以及國家檔案局?jǐn)U大試點推進(jìn)會會議精神的基礎(chǔ)上，形成《實施細(xì)則》初稿，向國家檔案局相關(guān)部門征求了意見，由遼寧省檔案局、遼寧省財政廳、遼寧省商務(wù)廳國家稅務(wù)總局遼寧省稅務(wù)局聯(lián)合印發(fā)了《實施細(xì)則》，并且均在各自門戶網(wǎng)站上進(jìn)行了發(fā)布，很多企業(yè)通過網(wǎng)站了解電子發(fā)票試點要求，打來電話進(jìn)行咨詢，協(xié)調(diào)小組成員單位通過電話、微信等方式進(jìn)行解答和指導(dǎo)。

《實施細(xì)則》的印發(fā)及在省協(xié)調(diào)小組各成員單位網(wǎng)站上發(fā)布，將通過試點建設(shè)和示范引領(lǐng)進(jìn)一步加快增值稅電子發(fā)票在全省機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位中應(yīng)用和推廣，降低企業(yè)交易成本，推進(jìn)“六?！薄傲€(wěn)”工作，助力建設(shè)“數(shù)字遼寧、智造強(qiáng)省”。

二、《實施細(xì)則》主要內(nèi)容

《實施細(xì)則》的內(nèi)容安排遵循“電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔”工作流程，分章節(jié)布局，對電子發(fā)票的接收驗真、報銷入賬；歸檔與保存；試點工作內(nèi)容和驗收標(biāo)準(zhǔn)；組織領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；試點驗收工作的各個方面和全過程進(jìn)行規(guī)范?！秾嵤┘?xì)則》共分6章，16條。

三、《實施細(xì)則》內(nèi)容要點

1.全省各級黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位，包括非公企業(yè)，特別是有信息化背景的中小企業(yè)均可依照本《實施細(xì)則》做好增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔工作，并鼓勵其申報參與試點建設(shè)。這是遼寧省檔案局等四部門堅決貫徹落實兩辦《意見》，加快推進(jìn)電子發(fā)票覆蓋全社會各類單位報銷、入賬、歸檔和存儲要求的具體體現(xiàn)。所以《實施細(xì)則》不僅限于試點工作，在后試點時代對電子發(fā)票的應(yīng)用和推廣，優(yōu)化營商環(huán)境，降低企業(yè)運營成本，助力“數(shù)字遼寧、智造強(qiáng)省”建設(shè)，具有長期指導(dǎo)作用。

4月中旬，省檔案局會同省財政廳、省商務(wù)廳、省稅務(wù)局相關(guān)工作具體負(fù)責(zé)同志召開了對各申報試點單位的實施方案審核聯(lián)席會議，經(jīng)認(rèn)真研究優(yōu)選確定13家單位為遼寧省增值稅電子發(fā)票報銷、入賬、歸檔試點單位。申報單位各類型代表性強(qiáng)，既有省屬高校、省屬事業(yè)單位、省屬和市屬國有企業(yè),也有民營企業(yè)。而且民營企業(yè)申報數(shù)量多，具有科技信息化背景的民營企業(yè)比重大。民營企業(yè)申報有7家，超過半數(shù)，具有科技信息化背景的企業(yè)有5家，占38.5%。申報單位地域分布廣，涉及9個市，這將對未來通過試點建設(shè)進(jìn)一步加快電子發(fā)票在全省各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位中的應(yīng)用和推廣起到重要的示范引領(lǐng)作用。

2.明確主體責(zé)任，細(xì)化到部門。確定了單位內(nèi)部會計管理部門和檔案部門的職責(zé)。電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，原則上由單位檔案部門牽頭負(fù)責(zé)組織實施，并做好電子發(fā)票歸檔后的管理工作；財務(wù)部門應(yīng)積極配合檔案部門做好電子發(fā)票的驗真、報銷、入賬和移交歸檔工作。

3.電子發(fā)票接收驗真、防止被篡改和重復(fù)報銷。電子發(fā)票原件是指由開票系統(tǒng)開出的，具有多重電子防偽技術(shù)的PDF或OFD格式文件。電子發(fā)票原件進(jìn)行復(fù)制，郵箱傳輸、通訊軟件傳輸都不影響發(fā)票原件內(nèi)容；但將發(fā)票通過轉(zhuǎn)換成圖片、拍照、截圖或打印后掃描等方式形成的圖片、文檔、PDF等格式的文件都不是有效的電子發(fā)票原件，不能代替電子發(fā)票原件進(jìn)行入賬、歸檔。目前增值稅電子發(fā)票分普通發(fā)票（簡稱普票）和專用發(fā)票（簡稱專票），下載后的版式文件有兩種格式，普票是PDF格式，專票是OFD格式。不能狹隘地理解電子發(fā)票只是專票。

接收電子發(fā)票后，會計人員（或者受委托代理記賬的會計師事務(wù)所等中介服務(wù)機(jī)構(gòu)）應(yīng)進(jìn)行驗真，確保電子發(fā)票來源合法、真實、有效。

第一種方式，納稅人可以通過全國增值稅發(fā)票查驗平臺（https://inv-veri.chinatax.gov.cn）下載增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器，查閱電子專票并驗證電子簽名以及電子發(fā)票監(jiān)制章有效性。

驗證電子簽名具體方法如下：通過增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器打開已下載的電子專票版式文件，鼠標(biāo)移動到左下角“銷售方”相關(guān)信息處，點擊鼠標(biāo)右鍵，再點擊提示框中的“驗證”按鈕，即可彈出驗證結(jié)果。

如驗證結(jié)果為“該簽章有效！受該簽章保護(hù)的文檔內(nèi)容未被修改。該簽章之后的文檔內(nèi)容無變更”，表明銷售方的電子簽名有效。

驗證電子發(fā)票監(jiān)制章具體方法如下：通過增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器打開已下載的電子專票版式文件，鼠標(biāo)右鍵點擊發(fā)票上方橢圓形的發(fā)票監(jiān)制章，選擇“驗證”，即可顯示驗證結(jié)果。

第二種方式，納稅人可在全國增值稅發(fā)票查驗平臺上錄入發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、發(fā)票校驗碼等字段，對電子專票信息進(jìn)行查驗，但只能在半年內(nèi)查驗。

第三種方式，智能驗真。目前國內(nèi)一些軟件開發(fā)公司研發(fā)了APP，可以滿足移動終端和PC在線電子發(fā)票驗真、防止被篡改和重復(fù)報銷的智能化要求，有效防范重復(fù)報銷、虛假入賬等風(fēng)險。

電子發(fā)票無紙化報銷、入賬和歸檔在未來五年全社會各類單位中施行勢在必行。從法律層面看，2020年6月20日發(fā)布的新修訂《檔案法》第三十七條明確規(guī)定：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”財政部和國家檔案局2020年發(fā)出通知要求：積極推進(jìn)各單位逐步向電子發(fā)票單套制管理轉(zhuǎn)型。特別強(qiáng)調(diào)各單位以電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子發(fā)票。這次中辦國辦的《通知》也明確從深化稅收征管改革角度要求電子發(fā)票無紙化報銷、入帳、歸檔、存儲。來源合法、真實的電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力。

4.電子發(fā)票的歸檔與保存。電子發(fā)票的歸檔及管理應(yīng)符合《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）。電子發(fā)票歸檔保存分以下幾種情況進(jìn)行。

第一種情況，已建立電子檔案管理系統(tǒng)和會計信息系統(tǒng)的雙系統(tǒng)單位，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現(xiàn)電子化（不包括紙質(zhì)憑證掃描，下同），可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長期保存，歸檔方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）；如與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等未實現(xiàn)電子化，可單獨將電子發(fā)票通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長期保存，整理、歸檔、長期保存方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）。

電子會計憑證存儲結(jié)構(gòu)圖

說明文件內(nèi)容：（1）會計檔案內(nèi)容，一般用會計檔案類別及會計期間標(biāo)出；（2）會計檔案數(shù)量：卷（件）數(shù)；（3）移交人；（4）其他需說明的情況，如非通用格式文件說明，如說明文件.txt，“2020年1—12月電子發(fā)票，共555件，張三移交”。

電子會計資料登記表

文件號根據(jù)電子會計資料的類別分別填寫電子會計憑證號、電子會計賬簿號或電子財務(wù)會計報告號。如為電子發(fā)票則填發(fā)票號。

電子會計憑證題名填寫摘要；電子會計賬簿題名填寫“會計期間+賬簿類別”；其他電子會計資料題名填寫其題名。

電子文件名填寫電子會計資料的計算機(jī)文件名（含擴(kuò)展名）。如：XXXX年XX月XX日 購買什么東西的發(fā)票.OFD（或PDF）

第二種情況，無電子檔案管理系統(tǒng)，只實施了會計信息系統(tǒng)的單位，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現(xiàn)電子化，可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等移交會計檔案管理人員保存，編制檔號，存儲結(jié)構(gòu)建議采取下圖所示方式。

同時，建立電子會計檔案臺賬或目錄，臺賬或目錄的結(jié)構(gòu)建議如下表。

序號 檔號 憑證號 摘要 憑證日期 電子憑證件數(shù) 備注

第三種情況，既沒有電子檔案管理系統(tǒng)，也沒有實施會計信息系統(tǒng)的單位，也就是在所謂手工記賬的會計工作模式下，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證未實現(xiàn)電子化，其電子發(fā)票也要以電子形式移交會計檔案管理人員保存，存儲結(jié)構(gòu)建議采取右圖所示方式。

同時，建立電子發(fā)票臺賬或目錄，臺賬或目錄的結(jié)構(gòu)建議如下表。

序號 納稅人識別號 年度 交易事項 開票方名稱 發(fā)票號碼 開具日期 報銷單據(jù)號 記賬憑證號 文件名 備注

保存電子發(fā)票時，應(yīng)當(dāng)采用多重備份、定期檢測等方法，保證電子發(fā)票檔案在規(guī)定的保管期限內(nèi)不會丟失并能被讀取。

電子發(fā)票保存：不通過電子檔案管理系統(tǒng)保存，但也需要有臺賬、交接手續(xù)。

電子發(fā)票歸檔：通過電子檔案管理系統(tǒng)履行一系列的歸檔手續(xù)。電子發(fā)票及登記表交給會計檔案人員；或者傳輸至具有電子檔案系統(tǒng)功能的模塊中（指會計檔案管理系統(tǒng)中的檔案功能模塊）；或者傳輸至電子檔案管理系統(tǒng)中，并進(jìn)行了相應(yīng)的編號。第一種情況，有電子檔案管理系統(tǒng)：（1）電子發(fā)票存儲于獨立的電子檔案管理系統(tǒng)中。（2）電子發(fā)票存儲于具備檔案功能的會計系統(tǒng)中。（3）電子發(fā)票存儲于云檔案系統(tǒng)。第二種情況，沒有電子檔案管理系統(tǒng)的情況：將電子發(fā)票按月分開保存并形成目錄（登記表），存儲于磁盤中或云存儲上。

5.試點工作內(nèi)容和驗收標(biāo)準(zhǔn)。開展電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，最終目的是為了通過示范引領(lǐng)在全社會各類單位全覆蓋實施電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔。

（1）開展增值稅電子發(fā)票電子化歸檔試點的主要內(nèi)容，一是檔案部門或檔案人員從會計核算部門或會計核算系統(tǒng)接收電子發(fā)票。歸檔存儲格式符合前款相關(guān)要求，歸檔過程中電子發(fā)票真實性、完整性、可用性、安全性有保障；二是及時總結(jié)試點工作，形成可推廣、可復(fù)制的經(jīng)驗和做法，試點完成后及時報送試點工作總結(jié)報告。

（2）試點驗收標(biāo)準(zhǔn)，一是實現(xiàn)增值稅電子發(fā)票電子化歸集、報銷、入賬、歸檔；二是形成3個月的財務(wù)數(shù)據(jù)，對增值稅電子發(fā)票電子化歸集、報銷、入賬、歸檔方案進(jìn)行驗證，采用的管理和技術(shù)方案可行；三是2021年10月底前完成試點工作，形成試點工作總結(jié)報告。

總結(jié)報告內(nèi)容包括：試點過程（設(shè)備采購、系統(tǒng)運行、流程再造，經(jīng)費和人力保障等情況）；電子發(fā)票電子化歸集、報銷、入賬、歸檔的具體作法；經(jīng)濟(jì)效益和社會效益（優(yōu)化流程、降低運營成本）。

（3）已確定為試點的單位應(yīng)為試點工作提供下列保障。一是科學(xué)設(shè)計增值稅電子發(fā)票電子化歸集、報銷、入賬、歸檔方案；二是確保試點所需人員、資金有保障；三是愿意為電子發(fā)票推廣應(yīng)用發(fā)揮示范帶頭作用。

6.試點工作的組織實施。目前，省檔案局、省財政廳、省商務(wù)廳、省稅務(wù)局已經(jīng)組成協(xié)調(diào)小組（以下統(tǒng)稱省級試點工作組織部門），通過聯(lián)席會議審核《試點方案》確定了全省13家試點單位，下一步將重點指導(dǎo)試點單位開展工作，對完成試點任務(wù)的單位進(jìn)行驗收。各相關(guān)市檔案部門、財政部門、商務(wù)部門、稅務(wù)部門也組成了工作專班完成了選取試點單位、初審并報送各單位的試點方案，下一步要做好日常業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助省級試點工作組織部門對試點單位進(jìn)行驗收。省、市兩級各相關(guān)部門應(yīng)協(xié)同作用，形成合力，加強(qiáng)對試點工作組織領(lǐng)導(dǎo)，列入全年的重點工作任務(wù)，壓實責(zé)任，確保試點工作及時高質(zhì)量完成。

省、市檔案局牽頭的相關(guān)協(xié)調(diào)小組或工作專班應(yīng)當(dāng)抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干強(qiáng)化指導(dǎo)力量，通過在線答疑、現(xiàn)場培訓(xùn)、編發(fā)細(xì)則、定點推送等方式對試點單位進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，保證試點工作進(jìn)度。在試點指導(dǎo)和驗收工作中，不給試點單位增加負(fù)擔(dān)，不影響試點單位正常運營。指導(dǎo)工作重點放在跟蹤進(jìn)度上，包括試點單位每月報告進(jìn)度，系統(tǒng)實施進(jìn)程，數(shù)據(jù)驗證是否完成。

7.試點驗收。市級試點工作專班、各省屬企業(yè)集團(tuán)做好試點驗收前的現(xiàn)場指導(dǎo)。幫助企業(yè)完成試點工作報告，并向省檔案局報送。試點工作報告內(nèi)容：本單位簡介；電子發(fā)票管理痛點；試點目標(biāo)、整體解決方案及試點組織；系統(tǒng)建設(shè)及投入；電子發(fā)票歸集報銷、入賬、歸檔具體做法及取得的效益

驗收的組織。由省檔案局會同省財政廳、省商務(wù)廳、省稅務(wù)局組成驗收小組。驗收工作的流程包括，試點單位介紹試點工作情況及演示；試點組織部門現(xiàn)場質(zhì)詢；重點查驗3個月電子發(fā)票數(shù)據(jù)以及臺賬（目錄）是否完成歸檔；宣布是否通過驗收。

驗收結(jié)果的公布。省檔案局、省財政廳、省商務(wù)廳、省稅務(wù)局聯(lián)合印發(fā)文件公布通過驗收的試點單位名單，并抄報國家檔案局和國家相關(guān)部門。