陳 薇

青島市城市建設檔案館 山東 青島 266000

工程檔案管理是工程單位管理中的重要組成部門之一。既往工程單位檔案管理工作質(zhì)量不斷提升,已經(jīng)取得了一定成就,管理體制也得到了一定的完善,但是當前的發(fā)展現(xiàn)狀仍舊存在一定問題,因此本文提出了有效的優(yōu)化路徑。

一 、軌道交通工程檔案管理的重要性

首先,各參建單位要高度重視城市軌道交通工程檔案工作,要指定專人負責文件、圖紙、影響等資料收集、整理工作。加強工程檔案的管理工作,可以為工程整體的標準化管理提供保障。工程檔案管理的資料,對工程單位施工、審計等部分工作的開展有非常大的參考價值。同時,對項目日后運營、管理、維護有不可替代的憑證作用。對城市的發(fā)展而言,做好軌道交通工程的檔案管理工組,有助于保證施工建設的完整性與合理性,為城市建設與發(fā)展提供動力[1-2]。

二 、城市軌道交通工程檔案管理現(xiàn)狀

(一)缺乏對檔案管理的重視

部分工程參建單位不重視對檔案的管理工作。仍舊無法打破傳統(tǒng)的檔案管理的想法,難以改變以往的“重建設、輕檔案”的現(xiàn)象,做不到與時俱進。有一些檔案從業(yè)人員多為兼職,且流動性大,對檔案管理的流程也不熟悉,沒有及時掌握充分的去理解檔案里的信息,對檔案的內(nèi)容沒有做到及時的更新和整理。工程檔案管理要求各類文件的原件必須保證完整,對各類測量記錄、報告的填寫應保證規(guī)范,內(nèi)容應保證客觀真實[3-4]。檔案工作雖然看似是一項特別簡單易操作的工作,其實也是離不開專業(yè)知識的積累。這些檔案從業(yè)人員學習接受新知識的意識不強,不能及時的學習專業(yè)知識,提高自身的業(yè)務水平。對檔案工作的管理只是應付了事,不能主動積極的去學習專業(yè)工作的方法,對專業(yè)性的增強更是覺的沒有研究的必要。

(二)缺乏信息化管理手段

在信息技術日新月異快速發(fā)展的今天,信息技術已經(jīng)充斥在社會的每個角落,信息技術與人們帶來的方便已經(jīng)是不可小覷的。由于檔案管理工作的枯燥乏味,工作繁瑣,檔案管理工作應該與時俱進,利用信息化管理手段進行管理[5]。但是在軌道交通工程的檔案管理工作上,一些工作人員尚未意識到信息技術帶來的方便,沒有打破傳統(tǒng)管理方式的概念,合理的運用信息化管理手段、提升檔案管理的水平以及工作效率,其中一部分檔案從業(yè)人員對信息技術的操作能力也相對接受比較慢,不能及時有效的利用信心技術進行檔案的管理。

三 、城市軌道交通工程檔案管理優(yōu)化路徑

(一)提高重視程度,加強頂層設計

對軌道交通工程的檔案管理工作,想要長遠發(fā)展,就必須要增強工程各參建單位對檔案管理部門的重視程度,就是因為缺乏重視,才導致檔案管理單位處在一種尷尬的境地中。所以,工程參建單位可以組織檔案從業(yè)人員外出學習,或者參加檔案主管部門組織舉辦的檔案基礎業(yè)務培訓,展開宣傳教育講座,將檔案管理知識的重要性普及到每位從業(yè)者中,使每一位從業(yè)人員都能夠認識到檔案管理工作,提高其工作的積極性,同時增強工程單位對檔案管理部門的扶持,提高工程檔案管理工作的質(zhì)量。

(二)完善信息管理,優(yōu)化工作流程

隨著信息化技術的不斷發(fā)展,工程單位必須要從根本上認識到信息技術的重要性,開展信息化檔案管理是必然的。工程單位不僅要在政策上增加對檔案管理的投入,同時也要在資金上有效投入,不斷改善對應的設備,推動信息化檔案管理的發(fā)展,從而有效的提升檔案管理的質(zhì)量以及安全性提高檔案管理人員的工作態(tài)度和專業(yè)技術水平,積極的學習了解檔案管理的基礎知識,面對不斷出現(xiàn)的新問題,不斷調(diào)整自身的工作狀態(tài),積極的進行研究和探索。還應準備充分的后備人員,提高檔案工作人員的工作積極性,激發(fā)他們的工作熱情。打破傳統(tǒng)的管理模式,學習并借鑒先進的管理技術,爭取檔案工作能夠高效進行。從而有效推進信息化檔案管理建設。

(三)開展素質(zhì)培訓,提高工作效能

檔案管理的技術性和系統(tǒng)性是非常強的,尤其是隨著社會的不斷發(fā)展,工程檔案管理涉及的內(nèi)容范圍越來越廣,因此對檔案管理人員的素質(zhì)、及每一方面的能力都提出了更高的要求。工程單位不僅要引進專業(yè)的人才,還應給予優(yōu)秀人才豐厚的待遇,從而有效的引進專業(yè)知識、專業(yè)技能、高學歷、高素質(zhì)的人才。同時要進行檔案人才的培養(yǎng),不斷開展工作技能培訓。要培養(yǎng)檔案管理人員對于工作的責任感,使其做到遵守相關制度、做好相關工作、保守資料秘密：另一方面需要開展人性化管理,幫助改善工作環(huán)境、各項待遇,讓其熱情地投入工作。

(四)建立標準體系,邁入法制軌道

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市軌道交通工程檔案整理標準》、《青島市城市軌道交通工程檔案歸檔內(nèi)容》等,結(jié)合軌道交通行業(yè)專業(yè)類別復雜的特點,因軌道交通工程檔案是工程項目的一個重要組成部分,是工程質(zhì)量控制的關鍵環(huán)節(jié),要形成完整、準確的工程檔案,必須建立健全完善的管理制度,統(tǒng)一歸檔范圍和整理標準,使軌道交通工程檔案工作步入制度化、標準化管理。

結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展,提高城市軌道交通管理工作的真實和有效性,就必須要加強其中的檔案管理工作。工程單位可以要提高對檔案管理工作的重視程度,再結(jié)合具體情況,建立完善信息管理的檔案制度,并嚴格執(zhí)行,與此同時開展高素質(zhì)人才的培訓,提高工作效能,讓檔案管理的新工作模式,為城市軌道交通的建設與發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。