周文云 馬云輝 張薇 嚴(yán)大香

關(guān)鍵詞：高校圖書類資產(chǎn);數(shù)據(jù)脫鉤;數(shù)據(jù)映射;信息管理系統(tǒng)

摘 要：文章分析了目前高校圖書類資產(chǎn)清查管理普遍存在的數(shù)據(jù)脫鉤問題，結(jié)合實際工作中遇到的問題，構(gòu)建了圖書信息系統(tǒng)后臺管理模式，從技術(shù)角度建立了兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)間的映射關(guān)系，保證了數(shù)據(jù)的一致性，以期推動高校圖書館和國有資產(chǎn)管理部門工作的順利開展，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

中圖分類號：G258.6文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-1588（2021）05-0048-03

1 研究現(xiàn)狀

近年來，國家對行政事業(yè)單位國有固定資產(chǎn)的管理工作日益重視，國有固定資產(chǎn)清查盤點是規(guī)范資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)工作，定期的清查盤點是維護(hù)國有固定資產(chǎn)安全完整、解決國有固定資產(chǎn)賬實不符問題的有效措施。高校作為事業(yè)單位的重要組成部分，在建立健全國有固定資產(chǎn)管理制度方面責(zé)無旁貸。2016年，財政部聯(lián)合教育部組織了行政事業(yè)單位的國有固定資產(chǎn)清查工作。圖書類資產(chǎn)作為高校國有固定資產(chǎn)的組成部分也在清查之列[1]。因此，只有保證圖書類資產(chǎn)清查工作的準(zhǔn)確性，才能保證整個高校國有固定資產(chǎn)清查工作的順利進(jìn)行。我國研究者對事業(yè)單位的國有固定資產(chǎn)管理工作進(jìn)行了探討和研究，如：陳忠杰討論了行政事業(yè)單位加強(qiáng)國有固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)實意義[2]，陳玉珍深入分析了事業(yè)單位國有固定資產(chǎn)管理中存在管理制度不健全等問題[3]，陳比樂針對目前存在的問題提出了相應(yīng)的解決對策[4]，郭維探討了國有固定資產(chǎn)清查及管理工作中的優(yōu)化路徑[5]，吳新兵針對性地討論了科研事業(yè)單位在國有固定資產(chǎn)管理方面的情況[6]，代學(xué)敏對國有固定資產(chǎn)清查方面的措施進(jìn)行了分析[7]。

除國家層面的大規(guī)模清查工作外，每個高校會定期展開學(xué)校層面的清查工作，形成了常規(guī)化的管理制度，但國有資產(chǎn)管理部門在對圖書類資產(chǎn)進(jìn)行清查的過程中發(fā)現(xiàn)了一些問題。我國研究者對圖書類資產(chǎn)管理進(jìn)行了探討，如：董桂存對天津師范大學(xué)圖書資產(chǎn)清查中暴露出來的問題進(jìn)行了解析，提出了一些改革的長效機(jī)制[8];黃曉靜提出了針對圖書類資產(chǎn)管理的設(shè)想方案[9];王瑜等以北京科技大學(xué)為例，詳細(xì)剖析了圖書類資產(chǎn)清查工作的流程，為其他單位開展該項工作提供了借鑒[10];朱昱等詳細(xì)闡述了圖書類資產(chǎn)清查的做法和措施[11]。以上分析和討論主要集中在分析實踐經(jīng)驗、優(yōu)化管理路徑等方面，為了解決清查過程中存在的問題，相關(guān)部門除要規(guī)范管理制度、優(yōu)化工作流程外，還要完善管理模式和優(yōu)化后臺數(shù)據(jù)，建立合理的數(shù)據(jù)映射關(guān)系，為相關(guān)工作的開展提供有效的數(shù)據(jù)支撐。

2 目前存在的問題及原因

2.1 圖書類資產(chǎn)在清查過程中存在的問題

圖書類資產(chǎn)作為國有固定資產(chǎn)的一部分，由于其在采購、使用和處置等方面具有一定的特殊性，在管理過程中與其他類型的國有固定資產(chǎn)有著很大的區(qū)別。隨著高校信息化水平的不斷提高，國有固定資產(chǎn)和圖書資源都已擁有各自的信息化管理系統(tǒng)。由于兩個系統(tǒng)的管理目的和方法不同，二者在圖書類資產(chǎn)清查方面存在相當(dāng)嚴(yán)重的數(shù)據(jù)脫鉤問題。

數(shù)據(jù)脫鉤會對高校圖書類資產(chǎn)的清查工作產(chǎn)生較大的影響。首先，高校圖書館與國有資產(chǎn)管理部門之間沒有統(tǒng)一的基礎(chǔ)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，雙方在底層數(shù)據(jù)層面無法溝通協(xié)作，造成了兩個部門對圖書類資產(chǎn)的評估或統(tǒng)計在數(shù)據(jù)上存在偏差。其次，國有資產(chǎn)管理部門會涉及財務(wù)方面的統(tǒng)計，如果其與高校圖書館針對圖書類資產(chǎn)數(shù)據(jù)的溝通不及時，就會造成財務(wù)上的偏差，導(dǎo)致圖書類資產(chǎn)出現(xiàn)嚴(yán)重的賬物不符等問題。有些高校的財務(wù)差額可以以十萬或百萬計，如果這樣的數(shù)據(jù)脫鉤問題沒有得到解決，隨著差額的逐年累計，賬物不符的問題就會越來越嚴(yán)重。因此，解決好數(shù)據(jù)脫鉤問題對于國有固定資產(chǎn)清查工作具有至關(guān)重要的意義。只有較好地梳理各信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)，才能推動各個職能部門之間工作的順利開展。

2.2 圖書類資產(chǎn)產(chǎn)生數(shù)據(jù)脫鉤問題的原因

從討論圖書類資產(chǎn)的角度看，國有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)（以下簡稱“國資系統(tǒng)”）對圖書類資產(chǎn)管理的側(cè)重點存在于整個資產(chǎn)生命周期的所有環(huán)節(jié)，包括“入庫/增值”“調(diào)撥”“報廢處置”等。以江蘇省為例，目前國資系統(tǒng)對于圖書類資產(chǎn)的管理顆粒一般以“批”為單位，該顆粒度是把圖書類資產(chǎn)與其他資產(chǎn)進(jìn)行同化處理。在實際工作中，圖書類資產(chǎn)的統(tǒng)計維度和復(fù)雜度都高于其他資產(chǎn)。江蘇省的高校圖書館都有專門針對圖書資源的信息管理系統(tǒng)（以下簡稱“圖書信息系統(tǒng)”），如匯文、金圖、ILAS等。這些圖書信息系統(tǒng)通常貫穿圖書類資產(chǎn)的整個管理流程，包括采訪、驗收、編目、典藏、流通、統(tǒng)計等模塊。這些圖書信息系統(tǒng)通常的管理顆粒都以“冊”為單位，因此，國資系統(tǒng)和圖書信息系統(tǒng)對于同一管理對象存在較大差異，造成國有資產(chǎn)管理部門與高校圖書館之間的統(tǒng)計數(shù)據(jù)存在較大的偏差，雙方數(shù)據(jù)的不統(tǒng)一、信息的不對稱，無法推動圖書類資產(chǎn)清查工作的順利開展。兩個系統(tǒng)的對比情況如圖1所示。

從圖1可以看出，兩個系統(tǒng)在“入庫/增值”和“報廢處置”對應(yīng)的“驗收”和“剔舊/丟失賠款”兩個環(huán)節(jié)存在數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一的情況。由于國資系統(tǒng)需要對各種國有固定資產(chǎn)進(jìn)行處理，其對圖書類資產(chǎn)進(jìn)行了泛化處理，每次購買的新書都以“批”為單位入庫，缺少每本書的詳細(xì)清單，而圖書信息系統(tǒng)的管理對象是每本書，因此，兩個系統(tǒng)無法形成一一對應(yīng)的關(guān)系，造成了圖書信息系統(tǒng)無法根據(jù)“剔舊/丟失賠款”的具體情況，在國資系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的報廢處置。由于圖書類資產(chǎn)在兩個系統(tǒng)的“入口”和“出口”這兩端的數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)對接，使兩個部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)存在一定差異。

3 解決方案

3.1 管理模式探討和分析

為了有效解決這個問題，筆者以計算機(jī)信息系統(tǒng)和后臺數(shù)據(jù)管理為切入點，結(jié)合實際工作的需求，分析了兩個系統(tǒng)之間的差異，找到了一種合適的解決方案。

首先，從國資系統(tǒng)的角度分析，由于該系統(tǒng)是針對所有的國有固定資產(chǎn)類型設(shè)計的，其目的在于統(tǒng)一解決不同類型國有固定資產(chǎn)之間的共性問題，且該系統(tǒng)是江蘇省統(tǒng)一的系統(tǒng)，涉及的是全省所有高校的圖書類資產(chǎn)，數(shù)據(jù)量過于龐大，處理性和操作性都不強(qiáng)。如果入庫操作是以“冊”為單位，就會給清查單位帶來巨大的工作量，降低國資系統(tǒng)的執(zhí)行效率。從資產(chǎn)管理效率的角度考慮，國資系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)的是總體性和全局性，將每本書都作為一個管理對象是一種低效的管理模式，既增加了系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，也無益于圖書類資產(chǎn)的有效管理。其次，圖書信息系統(tǒng)的優(yōu)勢在于對圖書的精確化管理，其可以清晰地追蹤每本書的狀態(tài)。為了便于國有資產(chǎn)管理部門對圖書類資產(chǎn)和其他資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一管理，高校圖書館可從資產(chǎn)管理的角度出發(fā)，將圖書類資產(chǎn)管理的任務(wù)分布在圖書信息系統(tǒng)上，構(gòu)建一種分布式的管理模式。該管理模式無論是效率還是可執(zhí)行度都要比國資系統(tǒng)集中式的管理模式更加便捷、高效。綜上所述，只有從圖書信息系統(tǒng)入手，逐步完善其功能和流程，優(yōu)化后臺數(shù)據(jù)，才能實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，從根本上解決兩個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)脫鉤問題。

3.2 數(shù)據(jù)映射優(yōu)化模型

在上述理論的基礎(chǔ)上，筆者進(jìn)一步探討了如何解決兩個系統(tǒng)沒有可以對接的數(shù)據(jù)接口問題。首先，國資系統(tǒng)入庫以“批”為單位，每批書在入庫時對應(yīng)一個資產(chǎn)編號，并附有單張或多張發(fā)票，而圖書信息系統(tǒng)則以“冊”為單位進(jìn)行驗收，每本書對應(yīng)一個財產(chǎn)號。從表面上看，這兩個號碼由于管理顆粒度的不同無法產(chǎn)生直接的聯(lián)系，但實際工作中形成的數(shù)據(jù)環(huán)流能將二者聯(lián)系起來。從圖2可以看出，在驗收環(huán)節(jié)，財產(chǎn)號可以映射到相應(yīng)的驗收批次號，形成1號數(shù)據(jù)流;每張發(fā)票到位后，驗收批次號可以追溯到對應(yīng)的發(fā)票號，形成2號數(shù)據(jù)流;國資系統(tǒng)的資產(chǎn)編號的生成又依附于發(fā)票號，形成3號數(shù)據(jù)流?；谶@三個步驟的數(shù)據(jù)流，驗收批次號與發(fā)票號之間建立了連接，財產(chǎn)號與資產(chǎn)編號之間形成了雙向的映射關(guān)系，即4號數(shù)據(jù)映射。

雖然實際工作中問題的復(fù)雜程度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于圖2所描述的邏輯層次復(fù)雜程度，但數(shù)據(jù)環(huán)流能在圖書類資產(chǎn)的驗收批次號與發(fā)票號之間建立相應(yīng)的映射關(guān)系。高校圖書館可在圖書信息系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫中設(shè)置財產(chǎn)號、驗收批次號、發(fā)票號和資產(chǎn)編號四個字段，結(jié)合國有資產(chǎn)清查工作開展的頻率，根據(jù)每次的清查要求，在圖書信息系統(tǒng)后臺生成相應(yīng)的報表，并反饋至國資系統(tǒng)，使兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實現(xiàn)對接和統(tǒng)一。

3.3 數(shù)據(jù)映射優(yōu)化的應(yīng)用實例

以匯文系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)已經(jīng)有財產(chǎn)號和驗收批次號兩個字段，高校圖書館僅需要在該系統(tǒng)增加發(fā)票號和資產(chǎn)編號兩個字段。在新書驗收進(jìn)入?yún)R文系統(tǒng)后，該系統(tǒng)會生成相應(yīng)的財產(chǎn)號和驗收批次號;在發(fā)票到位后，高校圖書館可將所有的驗收批次號歸并至統(tǒng)一的發(fā)票號下，使國資系統(tǒng)中的發(fā)票號與資產(chǎn)編號形成對應(yīng)關(guān)系，進(jìn)而使財產(chǎn)號與資產(chǎn)編號相對應(yīng)。高校圖書館可根據(jù)這四個字段的映射生成相應(yīng)的報表，將兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行對接。

在進(jìn)行“剔舊/丟失賠款”時，高校圖書館只要根據(jù)每本書的財產(chǎn)號，就可以找到其在國資系統(tǒng)中所屬的資產(chǎn)編號;在進(jìn)行“報廢處置”時，高校圖書館可以根據(jù)“剔舊/丟失賠款”的財產(chǎn)號統(tǒng)計到相應(yīng)的資產(chǎn)編號，并計算出相應(yīng)的冊數(shù)及價值，進(jìn)而保證兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性。

除匯文系統(tǒng)外，其他圖書信息系統(tǒng)也能進(jìn)行以上操作，尤其是在智慧校園和智慧圖書館建設(shè)的不斷推動下，高校圖書館應(yīng)將圖書類資產(chǎn)管理和清查作為工作重點，徹底解決數(shù)據(jù)脫鉤問題，真正做到賬物相符，推動圖書類資產(chǎn)清查工作的順利、高效開展。

4 結(jié)語

圖書類資產(chǎn)是高校國有固定資產(chǎn)的重要組成部分，但由于其特殊性及國資系統(tǒng)和圖書信息系統(tǒng)管理目的的差異，造成兩個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)無法對接，從而導(dǎo)致高校圖書館與國有資產(chǎn)管理部門之間存在圖書類資產(chǎn)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一及數(shù)據(jù)脫鉤等問題。筆者提出的管理模式和數(shù)據(jù)映射優(yōu)化模型能夠較好地解決這些問題，增強(qiáng)學(xué)校不同部門之間的溝通協(xié)作，提高工作效率，推動國有固定資產(chǎn)清查和管理工作的順利開展。

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（編校：孫新梅）