劉佳雯 張 聰 中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院

前言

部門綜合行政管理處室主要負(fù)責(zé)管理制度、細(xì)則、流程的制定及組織落實(shí)；對(duì)重要事項(xiàng)的執(zhí)行和落實(shí)情況進(jìn)行督查督辦；綜合協(xié)調(diào)部門領(lǐng)導(dǎo)的日常工作安排；重大活動(dòng)、重要會(huì)議、例行會(huì)議的策劃、組織、文秘、宣傳等工作；負(fù)責(zé)本部門員工的考勤和績效考核；負(fù)責(zé)各部門之間有關(guān)工作的綜合協(xié)調(diào)與管理，是部內(nèi)各處室信息傳遞的紐帶，也是聯(lián)絡(luò)其它部門的窗口，是部門的信息中心，處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要位置。

本文主要針對(duì)綜合行政管理工作的崗位職責(zé)、工作思路及內(nèi)容進(jìn)行分析，研究總結(jié)該項(xiàng)工作的特點(diǎn)及方法。

一、工作思路

(一)嚴(yán)格落實(shí)工作要求，抓實(shí)到底

嚴(yán)格落實(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)工作要求，一方面需找準(zhǔn)推進(jìn)工作落實(shí)的發(fā)力點(diǎn)，勇于創(chuàng)新，在繼承傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上合理改進(jìn)，根據(jù)不同的工作任務(wù)，采取相應(yīng)的工作方法、措施去分析、策劃和解決問題，切實(shí)提高抓落實(shí)的素質(zhì)和能力，另一方面做到工作機(jī)制明確、責(zé)任清楚、過程監(jiān)控、持續(xù)跟進(jìn)、閉環(huán)管理，將綜合管理工作一抓到底，扎實(shí)有序推進(jìn)，確保成效。

(二)全面策劃，加強(qiáng)工作主動(dòng)性和系統(tǒng)性

綜合工作相對(duì)繁雜，輸入條件較多，事項(xiàng)關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，系統(tǒng)策劃有助于工作的組織協(xié)調(diào)和全面推進(jìn)，是工作順利實(shí)施的前提條件。圍繞重點(diǎn)難點(diǎn)問題，根據(jù)工作實(shí)際，進(jìn)行全面的策劃，強(qiáng)化參謀和助手作用，加強(qiáng)工作主動(dòng)性的同時(shí)，進(jìn)一步明確工作目標(biāo)和要素，細(xì)化條目，分解計(jì)劃，制定方案，進(jìn)行工作推演，增強(qiáng)工作的預(yù)見性和系統(tǒng)性，滿足工作需要。

(三)助力主業(yè)、服務(wù)主業(yè)，積極擔(dān)當(dāng)作為

建立部門重大事項(xiàng)報(bào)告制度和周工作例會(huì)制度，信息管理機(jī)制，制定員工請(qǐng)銷假和績效考核細(xì)則，為部門各項(xiàng)工作順利開展建立基本規(guī)范。工作中，對(duì)上級(jí)做到工作條目和對(duì)應(yīng)的重點(diǎn)匯報(bào)清楚，對(duì)各處室做到提醒和檢查到位，反饋及時(shí)到位，做到目標(biāo)同向，行動(dòng)同步，積極努力營造協(xié)同高效的工作氛圍，全面服務(wù)主業(yè)，為保障部門各項(xiàng)工作指標(biāo)和發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

二、綜合行政管理崗位主要職責(zé)分析

行政管理崗位具體負(fù)責(zé)部門業(yè)務(wù)流程制定與優(yōu)化的組織實(shí)施工作；負(fù)責(zé)部門規(guī)章制度制修訂的組織實(shí)施工作；負(fù)責(zé)黨總支的組織建設(shè)、思想建設(shè)及黨務(wù)工作；組織協(xié)調(diào)部門重大事項(xiàng)和重要活動(dòng)，掌握部內(nèi)各處室日程工作安排及時(shí)做好上傳下達(dá)工作；根據(jù)部門考核細(xì)則，負(fù)責(zé)員工的績效考核；負(fù)責(zé)部門全體人員的職稱申報(bào)材料匯總；組織召開部門例會(huì)及待辦事項(xiàng)督辦，負(fù)責(zé)完成部門會(huì)議的呈報(bào)，提前協(xié)調(diào)各部門之間臨時(shí)性會(huì)議參會(huì)人員，為會(huì)議順利召開提供保障服務(wù)，做好部門會(huì)議記錄整理；負(fù)責(zé)部門辦公通訊費(fèi)、辦公用品費(fèi)、圖書資料費(fèi)等日常綜合經(jīng)費(fèi)申報(bào)和報(bào)銷，為各項(xiàng)工作順利開展提供后勤保障；負(fù)責(zé)部門固定資產(chǎn)使用費(fèi)用申報(bào)、完成固定資產(chǎn)登記入賬及管理維護(hù)；負(fù)責(zé)部門宣傳及信息管理工作；負(fù)責(zé)部門工會(huì)工作、團(tuán)建工作；通過崗位說明書，進(jìn)一步細(xì)分和明確工作職責(zé)。

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部門建設(shè)具體負(fù)責(zé)部門宣傳及信息管理工作；具體負(fù)責(zé)部門工會(huì)工作、團(tuán)建工作；……具體負(fù)責(zé)部門規(guī)章制度制修訂的組織實(shí)施工作；負(fù)責(zé)部內(nèi)“通知公告”、“黨建信息”等信息的發(fā)布；根據(jù)部門考核細(xì)則，具體負(fù)責(zé)員工的績效考核；具體負(fù)責(zé)部門全體人員的職稱申報(bào)材料匯總；具體負(fù)責(zé)部門辦公通訊費(fèi)、辦公用品費(fèi)、圖書資料費(fèi)等日常綜合經(jīng)費(fèi)申報(bào)和報(bào)銷，為各項(xiàng)工作順利開展提供后勤保障；掌握部內(nèi)綜合性信息，及時(shí)協(xié)調(diào)解決有關(guān)問題，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦各項(xiàng)日常性事務(wù)工作?！?/p>

三、綜合行政管理崗位特點(diǎn)分析

綜合行政管理工作擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、溝通內(nèi)外的職責(zé)，面對(duì)繁重的工作，要分輕重緩急、做到忙而不亂、有條不紊，要充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，明確工作方向，并將有關(guān)部門，或部內(nèi)處室的觀點(diǎn)匯報(bào)清楚，要把“參與業(yè)務(wù)”、“做好服務(wù)”的職能統(tǒng)籌兼顧，合理安排。工作協(xié)調(diào)上，做到簡明扼要，準(zhǔn)確、有效的傳遞信息，清晰明確地表達(dá)自己的工作意見和建議，謙虛真誠，對(duì)外做到讓領(lǐng)導(dǎo)放心和省心，對(duì)內(nèi)做到讓同事舒心。同時(shí)，要帶頭踐行部門文化，有大局意識(shí)、有擔(dān)當(dāng)，注重員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，讓大家對(duì)未來充滿信心，有歸屬感，團(tuán)結(jié)協(xié)作，攜手共進(jìn)，積極為部門和企業(yè)發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，切實(shí)履行好本崗位職責(zé)。

四、工作方法分析

(一)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善工作機(jī)制，加強(qiáng)制度建設(shè)

根據(jù)部門職能，結(jié)合工作實(shí)際，編制業(yè)務(wù)流程文件，進(jìn)一步規(guī)范管理。例如通過“部門會(huì)議組織管理要求”，進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范部門會(huì)議管理，提出各類會(huì)議組織流程，嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律、有效提高會(huì)議組織效率；“部門請(qǐng)示匯報(bào)管理要求”重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)按職責(zé)分工，逐級(jí)負(fù)責(zé)；“部門工作協(xié)調(diào)管理要求”，細(xì)化部門工作協(xié)調(diào)管理流程，強(qiáng)化內(nèi)部協(xié)調(diào)配合，建立快速溝通機(jī)制，進(jìn)一步提高工作效率。組織實(shí)施方面，完善部門信息通報(bào)機(jī)制，確保及時(shí)掌握、更新內(nèi)外重要會(huì)議和活動(dòng)信息；定期組織座談、員工測(cè)評(píng)等活動(dòng)，宣貫部門文化理念和整體工作思路的同時(shí)，了解員工的需求和想法，持續(xù)更新、改進(jìn)流程和機(jī)制，滿足工作要求。

(二)堅(jiān)持問題導(dǎo)向，明確工作目標(biāo)，提高工作效率

一是抓好領(lǐng)導(dǎo)交辦和批辦的事項(xiàng)；二是就有關(guān)事項(xiàng)，結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)和周期，對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行分解，明確目標(biāo)和分工。通過書面、口頭等多種形式加大督辦工作力度，持續(xù)跟進(jìn)事項(xiàng)執(zhí)行進(jìn)度情況，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，圍繞階段或最終目標(biāo)，定期組織向領(lǐng)導(dǎo)反饋，確保落實(shí)，達(dá)到工作預(yù)期。高效工作，一人可對(duì)接工作，不耗費(fèi)兩人精力；一處室可牽頭落實(shí)，不牽扯多處室陪同；多處室協(xié)同工作，明確工作界面。

(三)提升信息處理能力，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，為處室開展工作提供輸入條件

在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、與其它部門和部內(nèi)處室溝通中，信息處理能力尤為重要，全面掌握事項(xiàng)背景、工作計(jì)劃、節(jié)點(diǎn)要求是基本前提條件，溝通到位、協(xié)調(diào)到位、跟蹤到位，不斷加強(qiáng)信息獲取和運(yùn)用能力，確保所提供的信息是有價(jià)值的，及時(shí)的、清晰的，一方面做到為領(lǐng)導(dǎo)提供高質(zhì)量的信息，另一方面為部門各處室開展工作提供可用的輸入條件，充分發(fā)揮綜合行政管理中“信息中心”的重要職責(zé)，履職盡責(zé)。全面服務(wù)和助力業(yè)務(wù)發(fā)展。

五、結(jié)語

綜合行政管理工作對(duì)部門、甚至企業(yè)的影響越來越大，基礎(chǔ)堅(jiān)實(shí)、有序的行政管理能夠保證部門平穩(wěn)發(fā)展。本文重點(diǎn)圍繞綜合行政管理工作的崗位職責(zé)、工作思路、工作內(nèi)容三個(gè)方面進(jìn)行剖析，提煉總結(jié)了綜合行政管理工作的特點(diǎn)，研究了實(shí)施路徑，并有針對(duì)性地提出了夯實(shí)工作和提高效率的方法，保障部門健康發(fā)展?！?/p>