謝忠強　李晨暉

大數(shù)據(jù)時代的來臨就意味著“信息社會”的到來。在大數(shù)據(jù)時代，各行各業(yè)都面對如何高效地管理和利用這些海量而復(fù)雜的數(shù)據(jù)，越來越多的人們發(fā)現(xiàn)對這些數(shù)據(jù)進行有效管理和利用的重要性，檔案行業(yè)也在其中。檔案是一種記錄歷史的載體，在人類歷史發(fā)展過程中，它所形成的各種記錄數(shù)據(jù)是巨大的。在大數(shù)據(jù)時代下，怎樣妥善管理電子檔案已經(jīng)成為檔案管理人員研究的一個新問題。全球?qū)I(yè)數(shù)據(jù)機構(gòu)麥肯錫曾經(jīng)發(fā)布報告，首次向公眾指出了大數(shù)據(jù)的概念：大數(shù)據(jù)是指“大小超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具的抓取、存儲、管理分析能力的數(shù)據(jù)群”[1]。其特點可歸納為4V，即存儲的數(shù)據(jù)量大（Volume）、類型龐雜（Variety）、處理速度快（Velocity）、價值密度低（Value）。數(shù)據(jù)量大指的是有完整的數(shù)據(jù)和巨大的數(shù)據(jù)量。類型龐雜指的是數(shù)據(jù)的類型很多，傳輸?shù)姆绞胶褪侄我埠芏?。處理速度快指的是大?shù)據(jù)的及時性。數(shù)據(jù)一經(jīng)形成，就需要實時或者準時地分析數(shù)據(jù)，而分析數(shù)據(jù)的新趨向，則是突破常規(guī)數(shù)據(jù)分析要求深度分析，無論是數(shù)據(jù)的生成還是數(shù)據(jù)的獲得、保存和應(yīng)用，都具有很強的時效性。這是大數(shù)據(jù)技術(shù)區(qū)別于傳統(tǒng)落后技術(shù)的一個最顯著的特征。價值密度低是大數(shù)據(jù)的價值和準確性相對較低，單個信息的價值也不是很高。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理思維模式的改變

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案工作人員在管理檔案的具體工作中思維方式也在發(fā)生著一系列的變化，具體表現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)思維方式、信息技術(shù)思維模式、技術(shù)思維模式、共享思維模式四個方面的轉(zhuǎn)變。

（一）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)思維方式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式因為有時間、空間和利用手段等多方面的限制，已經(jīng)不能適應(yīng)在大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的工作要求，為了更加有效地面對增長的利用檔案的需求，管理檔案的部門要依據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點去建立一種網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維的轉(zhuǎn)變，這樣才能保證我國檔案工作得以順利開展。就大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的工作而言，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維的轉(zhuǎn)變必須要求檔案管理工作增加對大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的運用，這樣才能提高檔案管理服務(wù)的效率。[2]隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及和應(yīng)用，檔案部門完成了檔案數(shù)據(jù)資源挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)的目的，而且也能夠根據(jù)用戶的愛好來推薦用戶需求的信息，有效地降低了數(shù)據(jù)資源檢索的困難。因此，這就要求檔案管理部門在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用下，加強檔案服務(wù)模式的改革和創(chuàng)新，以此提高檔案資源利用的準確性，全面提高電子檔案的利用率。此外，在大數(shù)據(jù)時代下電子檔案管理也在朝著多樣性方向改變和進步，檔案管理部門就必須向用戶提供技術(shù)化、智能化的檔案服務(wù)模式，以滿足用戶的個性化需求。伴隨著檔案服務(wù)模式的逐漸變化和升級，檔案館的工作人員也必須分類整理檔案信息，建立完備的數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)才能適應(yīng)用戶提出的各種各樣的需求。

（二）信息思維模式的改變

在大數(shù)據(jù)時代下建立在信息技術(shù)和信息開發(fā)上的檔案管理模式是我國檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。信息化思維方式是指在檔案管理工作過程中，工作人員必須站在信息技術(shù)的角度去認識問題、分析問題、解決問題。在大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作要求檔案部門必須使用信息技術(shù)去建立一個高效便捷的檔案信息管理系統(tǒng)以便檔案管理部門提高檔案服務(wù)。[3]在檔案管理工作中，檔案部門必須使用發(fā)達的技術(shù)和方法，例如使用大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和音像檔案轉(zhuǎn)化為更容易保存的電子檔案。把傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案資源改變?yōu)閿?shù)字化檔案信息并且使用計算機系統(tǒng)去管理這些信息不僅可以幫助儲存檔案數(shù)據(jù)而且還便于傳輸檔案信息，這就為檔案信息便捷化的使用打下了一個堅實的基礎(chǔ)。目前數(shù)字化檔案資源的建設(shè)主要有以下三個方面，一是一種數(shù)字檔案數(shù)據(jù)目錄檢索的建立;二是一種全球的數(shù)字檔案資源庫的建立;三是檔案資源數(shù)據(jù)的管理。盡管數(shù)字化檔案已經(jīng)有了相對應(yīng)的圖像，但是這些圖像只有在人們閱讀它的時候才能轉(zhuǎn)化為有價值的信息。因此，檔案工作人員就有必要豐富檔案的內(nèi)容，而不只是僅僅著眼于檔案的數(shù)量。加快把檔案資源數(shù)字化改變?yōu)閿?shù)據(jù)化，不僅對人們閱讀檔案資源有幫助，而且為檔案資源的計算和分析奠定了一個堅實的基礎(chǔ)。因此檔案管理部門必須加快數(shù)字化專項內(nèi)容數(shù)據(jù)化建設(shè)的腳步，才能保證在大數(shù)據(jù)時代下服務(wù)效率的有效提高。

（三）技術(shù)思維模式的改變

在現(xiàn)代化發(fā)展進程中，西方國家形成的技術(shù)思維觀念中就深度挖掘有價值的檔案信息十分重要。技術(shù)思維模式的出現(xiàn)不但有助于提高使用技術(shù)的效率，而且加速了標準化模式的發(fā)展，為不斷改進檔案管理打下了一定堅實的基礎(chǔ)。所以在大數(shù)據(jù)時代到來之際，檔案管理工作必須以進一步的研究和應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)。此外，還要根據(jù)商定的歸檔標準并考慮到新環(huán)境下檔案管理的實際變化進行檔案管理工作，這樣才能提高利用檔案資源的效率。在大規(guī)模傳播和應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的進程中，檔案管理部門應(yīng)積極推進檔案管理的技術(shù)改造，促進檔案管理水平的不斷提高。[4]例如，在對檔案數(shù)據(jù)的深度提取上，檔案管理部門必須以數(shù)據(jù)分析和檔案服務(wù)體系的不斷完善為基礎(chǔ)。面對大數(shù)據(jù)時代信息服務(wù)之間的激烈競爭，用戶的資源需求不斷提高，這也對現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)管理方法提出了新的要求，即檔案管理工作人員使用語義分析、知識地圖等重要的大數(shù)據(jù)技術(shù)，對大量檔案資源中的高價值的資源進行分析和提取，這樣才能滿足在大數(shù)據(jù)時代創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)的要求。因此，技術(shù)思維模式的改變滿足了檔案管理的需要。

（四）共享思維方式的轉(zhuǎn)變

要想實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享就必須以共建檔案信息資源為基礎(chǔ)。也就是說只有形成區(qū)域檔案資源的共享機制，建立大型的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，才可以完成檔案信息資源的綜合共享。這種共享機制不僅可以滿足用戶的需求，也為我國檔案管理工作奠定了一定的基礎(chǔ)。但是因為現(xiàn)在我國大多數(shù)文件信息資源共享數(shù)據(jù)庫仍然存在著許多孤立而分散的模式，因此不可能建立橫縱向的文件資源信息共享平臺。所以在大數(shù)據(jù)時代下，要達成數(shù)據(jù)庫之間的互聯(lián)和區(qū)域檔案資源的共享，就必須建立一個新的共享的數(shù)據(jù)資源平臺，在原始檔案記錄的根本上構(gòu)建數(shù)字化檔案，并且加強云計算等新技術(shù)的應(yīng)用，才能為實現(xiàn)檔案資源社會化服務(wù)提供良好的氛圍。

二、電子檔案管理中存在的問題

隨著近幾年科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化已成為各個部門必不可少的一種辦公形式，檔案管理也由原來的紙質(zhì)檔案管理慢慢變?yōu)殡娮訖n案管理。目前電子檔案管理不但降低了勞動強度，并且能夠提高工作效率，但是電子檔案管理中存在的問題也有許多并且這些問題不容忽視。[5]

（一）鑒定問題

目前，隨著信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，電子檔案的規(guī)模呈爆炸性增長，給電子檔案的管理帶來了很大的挑戰(zhàn)。這樣就導(dǎo)致盡管有的電子檔案中存在極其豐富的價值，但是卻非常難辨別并進行歸檔，不能保證電子文檔數(shù)據(jù)和信息管理的有效效果，甚至在識別文檔方面存在著問題。如果工作人員用簡單傳統(tǒng)的方法對電子檔案進行鑒定，不僅不能解決現(xiàn)有的問題，而且還會影響檔案管理的效果。

（二）存儲問題

我國檔案信息化建設(shè)正在日益推進，各種各樣的檔案數(shù)據(jù)庫也在逐步建立、內(nèi)容不斷完善。使用檔案數(shù)據(jù)庫可以既方便又快捷地查詢檢索自己所需要的信息，結(jié)果還能形式多樣地展現(xiàn)出來。檔案數(shù)據(jù)庫的使用極大地提高了管理電子檔案的效率，但近些年來，因為電子檔案正呈指數(shù)級增長，在使用檔案數(shù)據(jù)庫的時候出現(xiàn)了無法向檔案數(shù)據(jù)庫中保存新的檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。[6]這種現(xiàn)象很像傳統(tǒng)檔案管理中因容納紙質(zhì)檔案的庫房空間太小進而導(dǎo)致新增加的檔案無法保存到庫房中，也就是“脹庫”。檔案數(shù)據(jù)庫的“脹庫”現(xiàn)象主要表現(xiàn)為新增的數(shù)據(jù)保存不上、因卡頓導(dǎo)致的用戶查詢檢索的時候不正?；驒z索結(jié)果不準確、統(tǒng)計分析不準確等三種主要表現(xiàn)方式。

（三）安全性問題

在電子檔案管理的過程中，大量的文件通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布和傳播。電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臅r候極易被泄露、改動、偷窺和篡改。除此之外，病毒可能會在電子檔案發(fā)布、接收、保存和歸檔等某一環(huán)節(jié)中出現(xiàn)，辦公自動化作為電子檔案管理的一種重要形式，在如此惡劣的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，可以想象到一個小的疏漏就可能造成不可預(yù)計的損失。

（四）用戶服務(wù)問題

當(dāng)前，電子檔案管理的單位是以“件”為單位，電子檔案的價值密度很低，導(dǎo)致用戶在獲取有價值的信息時很困難。相對于用戶而言，他們已經(jīng)不在乎電子檔案的采集、存儲和分析，他們更加在乎的是如何快速準確地獲取對自己有用的檔案信息，并且以直觀、易理解的方式展示在信息背后隱藏的知識。隨著人們對檔案查詢需求的增長，用戶的需求已展現(xiàn)出高速度、大數(shù)量和高質(zhì)量的特征。

三、電子檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的必要性

目前，我國正慢慢向檔案管理信息化建設(shè)邁進。伴隨著時代的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算處理技術(shù)等改變了落后的檔案管理模式，突破了傳統(tǒng)技術(shù)的局限性。[7]但這些技術(shù)有時候并不能解決電子檔案管理中的一些問題，所以在電子檔案管理工作中有必要運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，這樣可以促進檔案管理的發(fā)展，提高數(shù)據(jù)共享管理的效果，優(yōu)化現(xiàn)有的工作內(nèi)容。

（一）解決鑒定問題

在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案的數(shù)量正不斷增長，給電子檔案的管理帶來了空前絕后的挑戰(zhàn)。電子檔案中可能存在很多有價值的信息，但要想從這些電子檔案中發(fā)現(xiàn)有價值的信息很難。我國在鑒定電子檔案的工作中，工作人員采用的是“直接鑒定法”，是指工作人員直接一件一件的閱讀電子檔案，通過閱讀判斷這些電子檔案的價值。后來檔案界大多數(shù)人認同的宏觀鑒定方法，就是從整體上辨別一個檔案機構(gòu)是否有收集有價值的文件的能力，并不是直接地對檔案進行處理。[8]但這些鑒定方法并不能解決因為電子檔案龐大的數(shù)量帶來的問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到電子檔案的管理之后可以對電子文檔的信息進行有效的整合，更好地對電子檔案的價值加以判斷，不錯失電子檔案中有用的信息。

（二）解決“脹庫”現(xiàn)象

對于“脹庫”現(xiàn)象，目前較多的檔案館采用的解決辦法是購置新硬盤，但隨著檔案數(shù)據(jù)庫的不斷使用，每時每刻都會有新的檔案數(shù)據(jù)需要保存。隨著數(shù)據(jù)庫的容量不斷在擴大，占用的硬盤空間也在不斷增長，很容易出現(xiàn)因為沒有硬盤空間的問題無法工作的現(xiàn)象。而不斷購買新硬盤耗費財力、物力，不能根本解決存儲問題。

（三）解決安全問題

檔案人員大多采用防火墻和其他技術(shù)來防止檔案被修改等問題，但這些技術(shù)往往對黑客造不成困難，這對電子檔案內(nèi)容的安全構(gòu)成了嚴重威脅。同時，不安全的網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)的脆弱性使檔案傳播過程中容易感染病毒和遭到非法分子的竊取。而大數(shù)據(jù)技術(shù)中的算法加密技術(shù)和安全權(quán)限技術(shù)可以解決這一問題。

（四）解決用戶服務(wù)問題

目前，電子檔案已經(jīng)存在于各行各業(yè)中。相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案有很多優(yōu)勢，比如存儲時間長、容易查找等各個方面的優(yōu)點。但是電子檔案的管理需要先進的信息技術(shù)才能夠為用戶提供更加多元化的服務(wù)與更高層次的需求。在傳統(tǒng)的電子檔案管理工作中，檔案工作人員只有依靠計算機系統(tǒng)來處理文件，并不能對工作項目和內(nèi)容進行改變，無法建立一個開放的機制，很難提高檔案的管理效果，檔案館的工作受到很大程度的限制。但是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提升了檔案服務(wù)的水平，改變了檔案館的工作模式，對服務(wù)內(nèi)容進行了綜合創(chuàng)新。[9]在具體的檔案服務(wù)工作中，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以滿足使用者的知識服務(wù)，建立新的知識服務(wù)引擎，主要有學(xué)術(shù)型、資源型和服務(wù)型等引擎類型，可以全面剖析和整合不同搜索引擎模式下的檔案信息，滿足當(dāng)前發(fā)展的需要。

四、基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的電子檔案管理的解決途徑及注意事項

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一定的條件，能夠更好地保證電子檔案信息的完整性和安全性，也使得電子檔案信息的保密措施得到進一步加強。

（一）解決途徑

1.利用數(shù)據(jù)采集解決鑒定問題

大數(shù)據(jù)技術(shù)使用的是全數(shù)據(jù)方式，即全部的數(shù)據(jù)都要被利用。直到今天，大部分的檔案館工作人員都是用人為的方式主觀鑒定檔案信息，對檔案中有用的信息很容易疏漏，這樣會使檔案信息不完整。大數(shù)據(jù)技術(shù)中的數(shù)據(jù)采集可以很好地解決這個問題。[10]第一，數(shù)據(jù)量十分龐大，如果想使數(shù)據(jù)分析運行，就必須采用批量處理的方式，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)中的MapReduce技術(shù)，對大規(guī)模數(shù)據(jù)集（大于1TB）的并行運算，把一堆雜亂無章的檔案數(shù)據(jù)按照某種特征歸納起來，解析每個檔案數(shù)據(jù)，從中提取出關(guān)鍵和價值，而這種技術(shù)也可以對非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)進行處理。第二，要想保證這些檔案數(shù)據(jù)的利用價值最大化，就要進行挖掘和預(yù)測，而大數(shù)據(jù)技術(shù)中的分布式文件系統(tǒng)GFS是進行數(shù)據(jù)分析十分有用的工具，能夠?qū)τ袃r值的電子檔案信息進行主動采集并推送至數(shù)據(jù)庫。

2.建設(shè)分布式系統(tǒng)解決存儲問題

正如前面所講述的一樣，電子檔案呈現(xiàn)海量的現(xiàn)象并在持續(xù)增長，怎么樣才能存儲不斷增長的檔案、解決“脹庫”現(xiàn)象是當(dāng)前電子檔案管理面對的難題之一。而大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠建構(gòu)分布式系統(tǒng)，并運用分布式系統(tǒng)架構(gòu)儲存圖像、音頻、視頻、文本文件等各類檔案數(shù)據(jù)，而且當(dāng)數(shù)據(jù)量大于服務(wù)器承載力的時候，可以滿足可擴充性的需求，從而解決存儲問題。[11]

3.建設(shè)安全體系解決安全問題

為了更好地保證大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的安全性，有必要建立一個完備嚴格的安全保護體系，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)中的算法加密技術(shù)，能夠提高保護這些檔案信息的水平。大數(shù)據(jù)技術(shù)中的安全權(quán)限技術(shù)，能夠建立一種使用者查閱和使用者進入和退出機制并對他們的查詢和使用記錄都做出完整的分析。[12]通過大數(shù)據(jù)技術(shù)還有必要提高數(shù)據(jù)共享的能力，對檔案信息的數(shù)據(jù)進行管理，以保證檔案信息不要超出信息傳播的范圍，還應(yīng)實施對信息使用的監(jiān)控，確保是安全使用并對這些記錄進行跟蹤和評價，從而防止檔案數(shù)據(jù)信息的泄露。

4.利用數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)解決用戶服務(wù)問題

大數(shù)據(jù)技術(shù)關(guān)注的更多是人，而不是數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)真正的價值所在就是數(shù)據(jù)分析。數(shù)據(jù)是為了讓使用需求而存在，不同的人有不同的使用需求，人們需要使用數(shù)據(jù)來解決自己的需求問題。[13]假如海量的數(shù)據(jù)得不到分析，數(shù)據(jù)的有用價值就很難得到體現(xiàn)。因此，進行數(shù)據(jù)挖掘分析是最為關(guān)鍵的。為了讓檔案用戶查找檔案信息的時候更加準確以及更加符合他們的需求，就需要從深度挖掘檔案數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)同用戶的相關(guān)關(guān)系分析這兩個方面進行解決。第一，是進行對用戶檔案數(shù)據(jù)的挖掘。經(jīng)過對用戶的數(shù)據(jù)挖掘做到十分精確，提高檔案用戶對檔案服務(wù)的認同感，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的最大價值利用。一是深度挖掘用戶的各種信息。通過挖掘發(fā)現(xiàn)用戶的需求并把這些需求提煉出來，查看用戶使用服務(wù)器的時候留下的痕跡，跟蹤用戶的行為，以此來判斷用戶具有哪些興趣，便于提供多元化的服務(wù)。二是對檔案用戶的檢索記錄和瀏覽記錄進行深度挖掘。比如使用統(tǒng)計分析的方法來分析用戶對某個檔案詞條的點擊量，將點擊量高的檔案再補充完善;通過對用戶查找時的檢索關(guān)鍵詞進行分析來補充數(shù)據(jù)倉庫中的檢索關(guān)鍵詞，以此來提高查找的準確率;深度分析用戶對網(wǎng)頁的訪問次數(shù)，以此來提供深層次的服務(wù)。第二，要提高檔案數(shù)據(jù)相關(guān)關(guān)系的分析。不管是檔案信息還是用戶的檔案數(shù)據(jù)，挖掘它們也就只能得到其僅僅一個方面的數(shù)據(jù)，并且挖掘到的數(shù)據(jù)經(jīng)常都是孤立的數(shù)據(jù)點。所以就必須對兩者之間的關(guān)系進行深入分析，才能得到一個完整的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。在巨大的數(shù)據(jù)倉庫中挖掘出來獨特的價值是大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心作用，通過對檔案的綜合挖掘、整合和分析，就喚醒了原來處于睡眠狀態(tài)的檔案資源，這樣就能夠顯示出數(shù)據(jù)價值，使原本孤立的、互不相通的檔案數(shù)據(jù)庫之間的資源得到共享。[14]此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)中的可視化技術(shù)可以用圖例表格的形式更加直觀地展示給用戶，使查詢結(jié)更加多樣性、多層次。

（二）注意事項

1.有明確的目標

電子檔案管理在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，必須有明確的目標，要思考運用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠解決什么問題，并從中得到什么結(jié)果，否則就需要損耗特別多的時間來剖析數(shù)據(jù)。因為檔案數(shù)據(jù)的資源太多太豐富，如果沒有一定明確的目標，就會覺得十分迷茫。所以在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的時候需要建立一定的標準，這樣運用大數(shù)據(jù)技術(shù)時就能精確而有效地解決問題，提高利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的效率。

2.注意潛在的風(fēng)險

運用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理工作也存在一定的風(fēng)險。比如自然災(zāi)害引發(fā)的風(fēng)險、網(wǎng)絡(luò)病毒帶來的風(fēng)險以及突發(fā)事件帶來的風(fēng)險，面對這些風(fēng)險，大數(shù)據(jù)使用者必須嚴格制定方案，提升使用網(wǎng)絡(luò)的安全度，比如對檔案信息進行備份、使用入侵檢測和控制訪問等方法來降低風(fēng)險。

3.嚴格控制檔案的訪問制度

檔案的服務(wù)對象主要是面向廣大的人民群眾，最根本的目的就是讓人們在利用檔案的過程中更加便捷，獲取檔案中有用的信息。因此，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理部門必須嚴格控制檔案的訪問系統(tǒng)。第一，檔案的訪問制度必須以法律為基礎(chǔ)，具有較高的標準;第二，要靈活運用，制定適合本區(qū)域的訪問制度;第三，檔案管理部門應(yīng)該做到明確分工，責(zé)任到人。

綜上所述，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠解決目前電子檔案管理中存在的問題，但同時也充滿著新機遇與挑戰(zhàn)。未來大數(shù)據(jù)技術(shù)一定會更加完善，電子檔案管理中運用大數(shù)據(jù)技術(shù)會越來越廣泛，電子檔案管理會取得重大突破，我國的電子檔案管理也會步入到一個全新的階段。

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基金項目：2018年度山西省教育廳教育改革研究課題（2018JG15）。

作者單位：山西大學(xué)馬克思主義學(xué)院