葉青

自1980年5月中共中央書記處作出“開放歷史檔案”的決定起，閱覽、展覽和咨詢就是我國檔案服務(wù)的重要形式。隨著計算機的普及和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，20世紀90年代中期我國開始檔案網(wǎng)站建設(shè)，同時在檔案服務(wù)理念、方式等方面進行了跨度較大的創(chuàng)新。2016年，全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中指出“加強理念創(chuàng)新、手段創(chuàng)新，充分運用新技術(shù)，利用檔案報刊等媒體，特別是新興媒體，有效傳播優(yōu)秀檔案文化，擴大檔案工作的社會影響力”[1]。檔案服務(wù)創(chuàng)新是檔案機構(gòu)跟隨時代發(fā)展和技術(shù)進步做出的必然選擇。

一、我國檔案服務(wù)創(chuàng)新的具體表現(xiàn)

20世紀90年代，我國檔案服務(wù)由傳統(tǒng)向互聯(lián)網(wǎng)方向發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)即線上服務(wù)出現(xiàn)并日益推廣，成為檔案機構(gòu)為公眾提供服務(wù)的重要方式。

1.檔案資源平臺助力閱覽服務(wù)創(chuàng)新

信息時代下，檔案機構(gòu)普遍推進數(shù)字化建設(shè)，將館藏檔案轉(zhuǎn)化為圖片或文字形式，并將保密期滿的可以開放的數(shù)字化形式的檔案收錄在各檔案資源平臺上，若公眾所需檔案經(jīng)數(shù)字化并已開放，那就無需親自前往檔案機構(gòu)，經(jīng)檔案資源平臺就可查詢檔案的數(shù)字化形式，不經(jīng)任何手續(xù)就可自行閱覽。如國家檔案局主管的中國開放檔案共享平臺，該平臺為公眾提供國家級檔案館與各省、市、自治區(qū)和主要城市檔案館已開放的檔案[2]，無需注冊且可將檔案掃描件下載到本地。

2.線下展覽服務(wù)的創(chuàng)新和線上展覽服務(wù)的開展

傳統(tǒng)檔案展覽多被限制在檔案機構(gòu)內(nèi)部，近些年來檔案機構(gòu)逐漸突破固有思維，展覽舉辦地不再限制在檔案機構(gòu)內(nèi)，而是主動將展“開”在公民日常生活中。2018年6月，全國首個檔案主題專列“蘭臺號”在合肥地鐵1號線上線[3]，同年12月，《不忘初心 紅色傳承——檔案文獻系列展》在長沙地鐵2號線迎賓路口站開展[4]。同時，網(wǎng)絡(luò)時代給檔案展覽提供了更多的可能性，檔案機構(gòu)可利用網(wǎng)絡(luò)平臺開展線上展覽，其中最具代表性的是利用檔案網(wǎng)站開展專題展覽。國家檔案局官網(wǎng)“專題熱點”欄目下設(shè)有“檔案展覽”欄目，其下有一系列專題展覽，一些地方檔案網(wǎng)站如安徽省檔案信息網(wǎng)也發(fā)布過專題展覽。

3.線上咨詢服務(wù)的出現(xiàn)

網(wǎng)絡(luò)時代下利用者可通過檔案資源平臺自行檢索所需檔案，經(jīng)自身閱覽和整合后得出相關(guān)信息。對于一些利用者難以解決的問題，可選擇檔案網(wǎng)站、微信公眾號、微博實時互動或留言等形式先行咨詢，經(jīng)咨詢員指導(dǎo)和幫助使自身需求得以滿足。多數(shù)檔案網(wǎng)站設(shè)有“咨詢”欄目，利用者可將相關(guān)問題以留言形式咨詢。有些網(wǎng)站會列出公眾普遍遇到或咨詢過的問題，利用者可在此自行尋找答案。網(wǎng)絡(luò)時代下，僅少數(shù)難以解決或需要利用檔案實體的問題需利用者前往檔案機構(gòu)進行現(xiàn)場咨詢，大部分問題在線上就可解決。

4.檔案服務(wù)創(chuàng)新的其他嘗試

除上文所述外，一些檔案機構(gòu)將大數(shù)據(jù)分析技術(shù)與檔案服務(wù)相結(jié)合，利用移動終端為利用者提供個性化服務(wù)，如“浦東檔案”APP，它向不同的檔案利用群體提供針對性服務(wù)，還為利用者提供個性化服務(wù)[5]。還有一些檔案機構(gòu)運用人工智能結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為利用者提供智能化服務(wù)，如在物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，公眾可利用嵌入的傳感器節(jié)點去圖形化導(dǎo)航索取檔案實體的物理位置以快速準確地借閱檔案[6]。雖然檔案機構(gòu)結(jié)合新技術(shù)創(chuàng)新檔案服務(wù)尚處探索階段，但諸如此類嘗試檔案學(xué)界和檔案工作者們從未中斷。

二、我國檔案服務(wù)創(chuàng)新的主要特征

隨著線上服務(wù)的推廣和普遍應(yīng)用，我國的檔案服務(wù)工作在服務(wù)理念、服務(wù)方式等方面呈現(xiàn)出了新的特征，這是我國檔案服務(wù)創(chuàng)新取得成果的表現(xiàn)。

1.服務(wù)理念先進化

檔案服務(wù)由被動向主動轉(zhuǎn)變是檔案服務(wù)創(chuàng)新顯著的一點，20世紀90年代中期檔案網(wǎng)站的建設(shè)表明檔案機構(gòu)開始有意識地為公眾提供信息，對檔案服務(wù)理念的變革具有推動作用的《中華人民共和國政府信息公開條例》也于2008年頒布實施，檔案信息是政府信息的一部分，也屬于政府信息公開的范圍。檔案機構(gòu)紛紛轉(zhuǎn)變等待利用者上門利用的傳統(tǒng)理念，主動整合現(xiàn)有資源以便提供利用。

2.服務(wù)方式多元化

傳統(tǒng)檔案服務(wù)的場所被限制在檔案機構(gòu)內(nèi)部，大多是窗口服務(wù)，服務(wù)方式單一。新形勢下技術(shù)的進步和檔案工作的發(fā)展使檔案服務(wù)的時空界限被打破，服務(wù)方式逐漸多元化。各級各類檔案機構(gòu)依托檔案網(wǎng)站為用戶提供閱覽、展覽和咨詢等服務(wù)，一些檔案機構(gòu)還以微信公眾號、檔案APP等方式為用戶提供服務(wù)，線下服務(wù)方式也不斷創(chuàng)新。

3.服務(wù)內(nèi)容多樣化

傳統(tǒng)檔案服務(wù)受理念、資金、技術(shù)等影響，機構(gòu)內(nèi)保存的多是未經(jīng)加工的“一次文獻”，檔案服務(wù)被限制在提供檔案實體或復(fù)制品的借閱或展覽上，服務(wù)內(nèi)容多為單份的文字檔案或圖片檔案。新時期公眾日益增長的檔案信息需求難以用單份的、一般性的檔案信息來滿足，檔案機構(gòu)逐漸重視編研工作，對館藏檔案進行二次加工和深度開發(fā)，形成編研材料以便提供利用。此外，檔案機構(gòu)愈發(fā)重視數(shù)字化工作，將館藏檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，通過多種媒介如網(wǎng)站、APP等以多樣化的形式如音頻、視頻等向公眾推送檔案信息。

4.服務(wù)對象擴大化

傳統(tǒng)檔案服務(wù)中利用者利用檔案多出于學(xué)習(xí)或工作目的，服務(wù)對象多為科研人員或企事業(yè)單位工作人員。新形勢下檔案工作不斷發(fā)展進步，社會公眾也更加注重精神上的需求，利用檔案的目的由單純的學(xué)習(xí)、工作需要向文化休閑需要轉(zhuǎn)變，檔案服務(wù)對象隨之擴大。

三、我國檔案服務(wù)創(chuàng)新存在的不足

20世紀90年代中期以來我國的檔案服務(wù)創(chuàng)新工作取得了長足的進步，但任何事物的發(fā)展都不是一蹴而就的，我國的檔案服務(wù)創(chuàng)新工作還存在諸多不足。

1.檔案服務(wù)政策法規(guī)和行業(yè)標準有待完善

一方面國家層面的關(guān)于檔案服務(wù)創(chuàng)新的戰(zhàn)略指導(dǎo)較為缺乏，有關(guān)方針政策的支持稀缺。另一方面，檔案服務(wù)不斷與各種新技術(shù)相結(jié)合，但檔案機構(gòu)還未能對此進行系統(tǒng)地思考和規(guī)劃，相關(guān)的行業(yè)標準也未制定。各檔案機構(gòu)基礎(chǔ)的檔案管理制度也存在一些問題。如檔案機構(gòu)制定的制度內(nèi)容與單位實際不符;或雖制定了相應(yīng)的制度，卻沒有相關(guān)配套設(shè)施予以施行;或制度沒有及時更新，已與實際情況脫節(jié)等[7]。

2.檔案信息資源開發(fā)力度不夠

檔案服務(wù)歸根結(jié)底是為社會公眾提供檔案信息，豐富詳實的檔案資源是檔案機構(gòu)開展高質(zhì)量檔案服務(wù)的前提。然而受傳統(tǒng)檔案工作機制和檔案人員素質(zhì)等影響，檔案機構(gòu)對檔案資源的把控能力有限、深度開發(fā)能力較弱[8]，檔案機構(gòu)內(nèi)還存有大量未經(jīng)開發(fā)的“一次文獻”。

3.檔案服務(wù)平臺建設(shè)不完善

檔案網(wǎng)站是檔案機構(gòu)普遍采取的為公眾提供檔案服務(wù)的平臺，能夠突破時空界限，大都可進行關(guān)鍵詞檢索，有的還設(shè)有高級檢索，但其設(shè)置多數(shù)忽視了利用者的實際情況，未能提供有效的幫助和引導(dǎo)服務(wù)，往往費時費力卻無法獲得滿意的結(jié)果，各平臺的利用率也不高。近些年來，檔案機構(gòu)也開始研發(fā)檔案APP為利用者提供個性化服務(wù)，相應(yīng)的它對檔案部門的資源整合能力、資金投入力度、技術(shù)水平等方面要求較高，目前檔案機構(gòu)開發(fā)的APP數(shù)量少，質(zhì)量有待提高，用戶量不多，我國檔案部門自主研發(fā)APP尚在起步階段[9]，如何優(yōu)化檔案APP、提高檔案APP的服務(wù)質(zhì)量是檔案部門需要長期探索的問題。

4.檔案人員素質(zhì)有待提高

國家檔案局2020年9月發(fā)布的《2019年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要（一）》中顯示，2019年檔案專職人員中僅7153人年齡在34歲及以下，占總數(shù)的17.2%，僅7170人具有中專及職業(yè)高中以上檔案學(xué)歷，占總數(shù)的17.23%[10]。新時期數(shù)據(jù)與信息呈指數(shù)型增長，各種新技術(shù)出現(xiàn)并應(yīng)用于檔案工作中，這些都要求檔案服務(wù)人員不僅要具備扎實的專業(yè)知識，還要有較強的學(xué)習(xí)能力，目前我國檔案機構(gòu)還缺少一支有充足專業(yè)知識、相關(guān)計算機技術(shù)、一定檔案資源開發(fā)水平的高素質(zhì)的檔案服務(wù)隊伍。

四、我國檔案服務(wù)創(chuàng)新優(yōu)化的建議

近些年來檔案工作愈發(fā)受到國家重視，檔案機構(gòu)自身也不斷發(fā)展進步，公眾檔案信息需求持續(xù)增加，這些都對檔案服務(wù)提出了新的要求，檔案服務(wù)必須尋求進一步的創(chuàng)新。

1.完善相關(guān)的政策法規(guī)和行業(yè)標準

國家檔案局等有關(guān)部門要盡快對檔案服務(wù)進行整體規(guī)劃和頂層設(shè)計，提出檔案服務(wù)創(chuàng)新宏觀方面的方向與要求，監(jiān)督、檢查各級各類檔案機構(gòu)采取措施創(chuàng)新檔案服務(wù)。地方檔案機構(gòu)要嚴格貫徹相關(guān)政策法規(guī)的理念和精神，根據(jù)實際情況做出相應(yīng)調(diào)整，制定檔案服務(wù)在微觀上的“創(chuàng)新什么”和“怎么創(chuàng)新”。新修訂的《中華人民共和國檔案法》已于2021年1月1日起施行，各有關(guān)部門要按其要求，貫徹其理念和精神，切實做好檔案資源平臺建設(shè)、檔案數(shù)字化和服務(wù)創(chuàng)新等工作。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案服務(wù)的結(jié)合將是一段時期內(nèi)檔案機構(gòu)創(chuàng)新檔案服務(wù)的主要途徑，檔案網(wǎng)站、檔案APP、微信小程序等會成為檔案機構(gòu)為公眾提供檔案服務(wù)的重要方式，檔案數(shù)字化仍是檔案機構(gòu)一段時期內(nèi)的重要工作。有關(guān)部門必須對數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)接口、平臺建設(shè)、數(shù)據(jù)采集和安全等問題制定一套與國家標準相統(tǒng)一的行業(yè)標準，以避免檔案機構(gòu)各行其是帶來的一系列問題。

2.深度開發(fā)檔案資源

檔案機構(gòu)要密切關(guān)注公眾需求，利用計算機、數(shù)據(jù)挖掘和分析等技術(shù)對檔案資源進行深度開發(fā)，整合原本分散零亂的檔案信息，形成具有連貫性、綜合性的編研材料，為公眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)[11]。此外，檔案機構(gòu)可與電視臺或其它媒體合作制作創(chuàng)意節(jié)目，如北京衛(wèi)視的《檔案》、央視的《國家寶藏》等，也可在檔案網(wǎng)站、檔案APP等平臺上投放檔案機構(gòu)創(chuàng)作的視頻，或結(jié)合VR技術(shù)開辦檔案展。

近些年故宮博物院推出的各色文創(chuàng)產(chǎn)品受到了廣大公眾的喜愛，以一些有趣幽默的文物內(nèi)容為靈感制成文創(chuàng)產(chǎn)品，滿足了人們的休閑娛樂需要，同時也讓人們有興趣了解文物背后的故事。實際上故宮博物院收藏的一些文物也屬于檔案的范疇，檔案機構(gòu)完全可以也有條件借鑒故宮博物院的這一做法，將檔案館中收藏的經(jīng)典的、有意義的檔案以文創(chuàng)產(chǎn)品的形式推廣到公眾的文化休閑生活中去。

3.構(gòu)建完善的檔案資源利用平臺

云計算等技術(shù)的運用擴展了檔案的存儲空間，為檔案資源的備份帶來了更大的可能性，檔案機構(gòu)應(yīng)利用互聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術(shù)，構(gòu)建一個互聯(lián)互通的平臺，推進各檔案館之間的合作。數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案館之間加強合作的一個方面，檔案機構(gòu)要繼續(xù)推進檔案數(shù)字化工作，并將保密期滿和可以開放的檔案以數(shù)字化的形式予以開放和共享。檔案行政部門要制定相關(guān)標準規(guī)范，推進館際合作，主持和監(jiān)督數(shù)字檔案館建設(shè)，各方面合作為公眾創(chuàng)建一個有豐富檔案資源的平臺。

在推進館際合作和數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上，檔案機構(gòu)要構(gòu)建起便于用戶利用的檢索平臺。首先是要完善檔案網(wǎng)站、檔案APP等平臺上的檢索功能，提供便于理解和實用性強的幫助和引導(dǎo)，便于用戶快速準確地獲取所需檔案信息。針對用戶所需檔案資源分散在多個檔案機構(gòu)或用戶不明確檔案資源保存在哪一機構(gòu)的情況，各相關(guān)部門應(yīng)通力合作，在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建起一體化的檢索平臺。此外，互聯(lián)網(wǎng)時代下公眾對檔案服務(wù)的要求不斷提高，個性化檔案服務(wù)應(yīng)運而生，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”視域下個性化服務(wù)的核心是服務(wù)內(nèi)容的個性化，故檔案數(shù)據(jù)個性化推薦系統(tǒng)是必不可少的基石[12]。檔案個性化服務(wù)的實現(xiàn)主要依靠檔案APP，檔案機構(gòu)需主動開發(fā)和完善檔案APP的各項功能，借助大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，依據(jù)用戶的身份信息、查找記錄等判斷用戶的喜好，為用戶推送其可能需要或感興趣的檔案信息，提高用戶使用檔案APP的滿意度，吸引公眾主動下載使用檔案APP[13]。

4.提高檔案人員的素質(zhì)

新時期下信息、知識、技術(shù)發(fā)展迅速，檔案服務(wù)人員作為直接面對利用者需求的這一群體，代表著檔案機構(gòu)的形象與能力，需要自覺關(guān)注檔案界的新問題與新理論，不斷提高專業(yè)素養(yǎng)。檔案機構(gòu)要根據(jù)實際情況適時組織檔案人員學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識，同時由于各種新技術(shù)相繼應(yīng)用于檔案服務(wù)，檔案機構(gòu)還需組織檔案人員學(xué)習(xí)計算機、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等方面的知識與技能，使檔案人員能夠跟上知識、技術(shù)發(fā)展的速度，更好地開展檔案服務(wù)工作。

新形勢下，國家對檔案工作的重視、公眾對檔案需求的增加、新技術(shù)產(chǎn)生并應(yīng)用于檔案工作都為創(chuàng)新檔案服務(wù)提供了良好的契機，檔案服務(wù)要用新理念引導(dǎo)，以新方式推進，在新平臺開展，融合新技術(shù)，跟隨時代潮流，不斷進行創(chuàng)新。

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