摘 要：檔案管理是維護(hù)組織工作質(zhì)量、效率、安全的重要保障。當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案管理已經(jīng)基本完成從信息管理到數(shù)據(jù)管理的范式轉(zhuǎn)型，對(duì)其轉(zhuǎn)型機(jī)制進(jìn)行研究，可幫助我們更好地理解檔案數(shù)據(jù)管理的邏輯和優(yōu)勢(shì)。本文主要對(duì)檔案管理人信息管理到數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型機(jī)制與策略進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息;數(shù)字

科研機(jī)構(gòu)檔案管理十分重要，它既可以保護(hù)科研信息資源安全，又可以提升科研工作的效率。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理已經(jīng)邁入數(shù)據(jù)管理階段。如果想充分發(fā)揮數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢(shì)，需要對(duì)數(shù)據(jù)管理的本質(zhì)，以及數(shù)據(jù)管理與信息管理的差異性、為什么要塑造數(shù)據(jù)管理這一新模式等一系列問(wèn)題進(jìn)行分析。只有這樣，才能正確理解檔案數(shù)據(jù)管理的結(jié)構(gòu)與優(yōu)勢(shì)，找出檔案數(shù)據(jù)管理全新策略建構(gòu)的最優(yōu)解決方案。

1 檔案管理從信息管理向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型的必要性和必然性

1.1 大數(shù)據(jù)開(kāi)啟了轉(zhuǎn)型的時(shí)代背景

大數(shù)據(jù)指的是信息體量更多，潛在價(jià)值更高的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，本質(zhì)上是因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)持續(xù)發(fā)展，即各類技術(shù)的發(fā)展和功能上的互通融合，使得人們應(yīng)用計(jì)算機(jī)等技術(shù)的門檻降低，應(yīng)用人數(shù)快速增加，互聯(lián)網(wǎng)空間內(nèi)的數(shù)據(jù)量快速增加，使得時(shí)代需要找到一種決策力更強(qiáng)、洞察力更優(yōu)、流程優(yōu)化力更好的新的數(shù)據(jù)處理模式。該處理模式就是大數(shù)據(jù)技術(shù)的處理模式。因此，可以說(shuō)大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，轉(zhuǎn)變了整個(gè)時(shí)代、整個(gè)社會(huì)處理數(shù)據(jù)的方式。而檔案管理本質(zhì)上就屬于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的一項(xiàng)工作。那么應(yīng)用新時(shí)代的新技術(shù)，對(duì)既有的檔案管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，由信息管理向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型十分必要。

1.2 檔案形態(tài)轉(zhuǎn)化具有不可逆性

可以明確的是，數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展是受到現(xiàn)實(shí)條件的“推動(dòng)”，而互聯(lián)網(wǎng)中的信息量只增不減更是不容忽視的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。即使是在檔案管理領(lǐng)域，在面對(duì)條項(xiàng)更多、數(shù)據(jù)量更多的新檔案形態(tài)時(shí)，也只能進(jìn)行技術(shù)優(yōu)化升級(jí)，去維護(hù)日常工作的質(zhì)量。換言之，檔案管理進(jìn)行技術(shù)升級(jí)，并不僅僅是為了提升工作質(zhì)量和工作效率，更是因?yàn)槿绻慌c大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行“合作”，檔案管理工作就會(huì)與時(shí)代脫節(jié)，不但工作效率會(huì)降低，檔案管理服務(wù)無(wú)法滿足于機(jī)構(gòu)組織日常的工作需要，檔案管理的安全性也會(huì)大打折扣。因此，檔案管理的形態(tài)轉(zhuǎn)化使得檔案管理轉(zhuǎn)型產(chǎn)生了明顯的不可逆性，朝向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型成為必然。

1.3 檔案管理有效性需要延長(zhǎng)

從專業(yè)的角度講，檔案管理屬于管理性、服務(wù)性和政治性工作，它本身并不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，但對(duì)于維護(hù)機(jī)構(gòu)組織的核心財(cái)富及價(jià)值具有不容忽視的作用。在技術(shù)受限的過(guò)去，檔案管理存在很大的局限性，有效性較差。而有效性與組織的運(yùn)行效率，以及核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有必然的聯(lián)系。這使得很多部門和單位都致力于提升檔案管理的有效性，期望通過(guò)技術(shù)升級(jí)令數(shù)據(jù)資源的生命周期更長(zhǎng)。而大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，很明顯為檔案管理的技術(shù)升級(jí)提供了思路。檔案管理似乎可以憑借大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)生態(tài)性的升級(jí)。物聯(lián)網(wǎng)、智慧工程等技術(shù)都可以保障檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期可用，更可以拓寬檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的廣度，進(jìn)一步挖掘和利用檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。

2 檔案管理從信息管理到數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型機(jī)制

2.1 構(gòu)建更加生態(tài)化的管理模態(tài)

生態(tài)化管理可以理解為“共同化”管理，是一種力求將資源長(zhǎng)期化、循環(huán)式應(yīng)用的管理理念。我們需要明確的是，信息和數(shù)據(jù)的區(qū)別就在于，信息是一種出于某種目的已經(jīng)被處理后的數(shù)據(jù)，而數(shù)據(jù)指的是對(duì)客觀事件進(jìn)行記錄的符號(hào)。即信息的應(yīng)用范圍會(huì)受到“目的”的影響，但數(shù)據(jù)并不會(huì)。在檔案信息化管理的階段中，檔案信息幾乎只能服務(wù)于比較固定的工作目的，應(yīng)用效率不高。但如果依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型，那么檔案信息的應(yīng)用范圍就會(huì)充分拓展。不同的部門可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的“共生演化”應(yīng)用，令檔案數(shù)據(jù)的潛能充分發(fā)揮。組織內(nèi)部也可以隨之構(gòu)建自動(dòng)化的辦公流程，檔案數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量也可以得到跨越性升級(jí)。因此，檔案管理向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型的第一步，就是要構(gòu)建生態(tài)化的管理模態(tài)。

2.2 約束好數(shù)據(jù)管理權(quán)責(zé)

在完成對(duì)管理模態(tài)的優(yōu)化后，需要進(jìn)一步對(duì)管理邏輯進(jìn)行轉(zhuǎn)型。以往的檔案信息化管理，技術(shù)高度停留在塑造“電子檔案”的范圍內(nèi)，在可用性上存在較大的上升空間。其弊端在于，基本只是將實(shí)體化的檔案，以電子版的形式錄入到計(jì)算機(jī)中。但優(yōu)勢(shì)在于其權(quán)責(zé)范圍比較集中，調(diào)取檔案和存入檔案的流程都與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式無(wú)異。這很大程度穩(wěn)定了檔案管理的安全性。而檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制的建構(gòu)，明顯增設(shè)了更多的檔案應(yīng)用端口和渠道，交互條件的復(fù)雜化，令檔案數(shù)據(jù)治理的難度增加。因此，檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的第二個(gè)步驟，就是要約束好數(shù)據(jù)管理的權(quán)責(zé)，保證管理邏輯的充分實(shí)現(xiàn)和檔案數(shù)據(jù)的安全。

2.3 塑造本職+技術(shù)的全新人員結(jié)構(gòu)

數(shù)據(jù)管理相對(duì)于信息管理，其技術(shù)的復(fù)雜性有了質(zhì)的飛躍。要妥善利用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，不但需要了解大數(shù)據(jù)技術(shù)，還需做好數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理、定期減少數(shù)據(jù)冗余、優(yōu)化更新數(shù)據(jù)共享的安全效率體系。這意味著檔案管理轉(zhuǎn)型后的新形態(tài)，需要實(shí)現(xiàn)更加頻繁的技術(shù)維護(hù)與升級(jí)。例如，數(shù)據(jù)服務(wù)、性能監(jiān)督、數(shù)據(jù)庫(kù)重構(gòu)與安全控制等。檔案管理部門工作人員不但要完成既有的工作任務(wù)，還需要培養(yǎng)出與大數(shù)據(jù)相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員，也就是數(shù)據(jù)庫(kù)管理員（DBA）去完成相應(yīng)的工作。不僅如此，檔案管理部門還應(yīng)優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)和工作氛圍，使檔案管理專業(yè)人員與數(shù)據(jù)庫(kù)管理員的工作協(xié)調(diào)順暢、和諧共進(jìn)。

3 檔案數(shù)據(jù)管理模式的建構(gòu)策略

3.1 健全檔案數(shù)據(jù)管理體系

可以根據(jù)具體的檔案管理工作需要，設(shè)置一套檔案數(shù)據(jù)管理體系。該體系需要包括兩個(gè)層面的內(nèi)容，一是生態(tài)化管理模態(tài)的工作標(biāo)準(zhǔn)。內(nèi)容需要標(biāo)好檔案管理團(tuán)隊(duì)協(xié)作機(jī)制具有哪些組成者，這些成員要怎樣進(jìn)行團(tuán)隊(duì)協(xié)作。以及檔案信息怎樣創(chuàng)設(shè)、補(bǔ)充、應(yīng)用和調(diào)取。應(yīng)將每一個(gè)與檔案應(yīng)用相關(guān)的步驟都規(guī)劃在內(nèi)，保證所有相關(guān)工作人員的行為都能得到良好的控制，每一個(gè)工作任務(wù)都能找到對(duì)應(yīng)的政策規(guī)制去約束行為。二是檔案數(shù)據(jù)管理的權(quán)責(zé)劃分。應(yīng)對(duì)檔案管理部門的工作人員設(shè)立一套權(quán)責(zé)劃分與獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確標(biāo)定每個(gè)人負(fù)責(zé)的范圍和尺度，權(quán)力范圍可以重合但責(zé)任范圍不可重合。獎(jiǎng)懲機(jī)制需要具有明確的程度規(guī)定，切勿出現(xiàn)模糊標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，以免降低管理體系的公信力。

3.2 優(yōu)化數(shù)據(jù)管理技術(shù)支持

大數(shù)據(jù)技術(shù)本身并未完全成型，正處在不斷優(yōu)化提升的過(guò)程中。對(duì)此，檔案管理方面也應(yīng)該不斷優(yōu)化技術(shù)扶持的方式和力度，應(yīng)該咨詢被服務(wù)者對(duì)于檔案管理新形式的印象，在用戶反饋中明確檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的弱項(xiàng)，并根據(jù)用戶需求去優(yōu)化技術(shù)體系，幫助工作人員更好地挖掘檔案資源的潛在應(yīng)用價(jià)值。例如，針對(duì)檔案管理可視化功能缺失的問(wèn)題，可以積極利用大數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，令巨量數(shù)據(jù)用更立體化的方式呈現(xiàn)，有效幫助工作人員認(rèn)知趨勢(shì)、理解程度，進(jìn)而提升整個(gè)部門的工作質(zhì)效。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)管理人員

為保障檔案數(shù)據(jù)管理工作的質(zhì)量，需要對(duì)人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，對(duì)功能崗位加以擴(kuò)充。但需要明確的是，一般管理崗位對(duì)數(shù)據(jù)應(yīng)用進(jìn)行操作的難度并不高，在依賴數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的情況下，即使是不太熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)的工作人員也能夠妥善完成任務(wù)。因此，應(yīng)該聘請(qǐng)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)管理員，而不是要求檔案管理者同時(shí)完成多項(xiàng)工作。各部門和單位應(yīng)先明確自身檔案數(shù)據(jù)管理的技術(shù)需要，依據(jù)具體需要的內(nèi)容去設(shè)立崗位工作要求和能力要求，并以此為依據(jù)進(jìn)行人才招聘，進(jìn)行上崗培訓(xùn)，保證每一位數(shù)據(jù)庫(kù)管理員都具有真才實(shí)學(xué)，是大數(shù)據(jù)專業(yè)相關(guān)的“熟手”。還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理人員的新技能進(jìn)行操練，不熟悉互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的成員，需要盡快學(xué)習(xí)相關(guān)的操作知識(shí)和技能，務(wù)必妥善利用好大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。也要對(duì)工作人員的數(shù)據(jù)素養(yǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，從而塑造全能的檔案管理人才結(jié)構(gòu)，從技術(shù)、本職工作等多個(gè)維度充分保障檔案數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型的質(zhì)效。

檔案管理邁入數(shù)據(jù)管理的領(lǐng)域，既為組織提供了工作核心競(jìng)爭(zhēng)力升級(jí)的可能性，也對(duì)組織檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新時(shí)代，檔案管理的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型已經(jīng)不可逆。希望檔案管理部門和機(jī)構(gòu)積極利用現(xiàn)有的資源，強(qiáng)化對(duì)管理人員、技術(shù)支持和管理體系的優(yōu)化建設(shè)，構(gòu)建更加生態(tài)化的管理模態(tài)、規(guī)劃和約束好數(shù)據(jù)管理權(quán)責(zé)，更好地完善技術(shù)維護(hù)和升級(jí)體系，穩(wěn)健地完成檔案管理從信息到數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型，使檔案管理工作的質(zhì)量和效率實(shí)現(xiàn)跨越性升級(jí)。

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作者簡(jiǎn)介：封瑋，西安航天精密機(jī)電研究所，館員。