鄭慧先 范智新

摘 要：自《歸檔文件整理規(guī)則》頒布以來，檔案管理人員圍繞科研檔案是否采用“卷”改“件”管理模式展開了深入的思考與熱烈的討論，得出了許多有益的觀點。本文在對傳統(tǒng)科研檔案以“卷”整理歸檔的弊端、優(yōu)點進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出了高?？蒲袡n案“卷”改“件”的策略。推行科研檔案“卷”改“件”管理模式時機(jī)已成熟，勢在必行。

關(guān)鍵詞：科研檔案;管理模式;“卷”改“件”

1 問題的提出

科研檔案是科學(xué)研究的重要基礎(chǔ)和條件，通過對科研檔案的開發(fā)利用，會有效地推進(jìn)科學(xué)研究的發(fā)展?？蒲袡n案是在自然科學(xué)研究領(lǐng)域、生產(chǎn)技術(shù)等活動中所形成的一系列的科技性的文件和資料，包括圖紙、圖表、聲像等資料，是科研活動的原始記錄和真實反映[1 ]?？蒲袡n案涉及的研究內(nèi)容、技術(shù)手段和研究方法等，各個專業(yè)領(lǐng)域迥然不同，具有顯著的專業(yè)性、成套性、多樣性。進(jìn)行科研檔案的優(yōu)化管理，實現(xiàn)科研檔案價值利用的最大化，以促進(jìn)和推動科學(xué)研究的發(fā)展，一直是學(xué)術(shù)界、檔案管理者研究與探索的目標(biāo)。

2000年12月6日頒布實施、2015年修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》，無疑對科研檔案管理工作的規(guī)范性、科學(xué)性具有現(xiàn)實的指導(dǎo)意義，同時也迎來了高校檔案整理工作的一個重大轉(zhuǎn)折?！兑?guī)則》明確了以“卷”改“件”進(jìn)行文件級管理的指導(dǎo)思想，強(qiáng)調(diào)了“簡化整理、深化檢索”的改革宗旨，把檔案管理人員從繁重的歸檔、整理工作中解放出來。改革的最終目的，就是要增強(qiáng)檔案的檢索、利用和服務(wù)的能力。經(jīng)過十多年的摸索與創(chuàng)新性實踐，文書檔案目前已基本實現(xiàn)按“件”整理的模式[2 ]。而對科研檔案，多數(shù)還是按照國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，對科研檔案進(jìn)行按“卷”管理。對科研檔案以“卷”改“件”進(jìn)行整理模式的改革，爭論不休，公說公有理，婆說婆有理。筆者作為長期從事科研檔案管理的人員，認(rèn)為隨著社會進(jìn)步，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，遵循“簡化整理、深化檢索”新的檔案管理理念，科研檔案由“卷”改“件”進(jìn)行文件級管理，已是箭在弦上。

2 傳統(tǒng)科研檔案以“卷”管理的弊端

檔案的本質(zhì)是直接的、原始的歷史記錄。檔案整理中所謂的“卷”，是指在一個全宗內(nèi)，由相互聯(lián)系的若干文件組合成的放入卷夾、卷皮內(nèi)的基本保管單位。而“件”的基本含義是以每份文件為一件。由于缺乏檔案數(shù)字化管理技術(shù)，為了保持科研檔案的完整性以及體現(xiàn)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，傳統(tǒng)的科研檔案往往以“卷”為單位進(jìn)行管理。但是，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)字化的發(fā)展，以“卷”歸檔的科研檔案，已不能與時俱進(jìn)地跟上科學(xué)研究發(fā)展的步伐，逐漸在檔案的服務(wù)、利用等方面體現(xiàn)出一些弊端。

2.1 不準(zhǔn)確的案卷標(biāo)題，妨礙科研檔案利用

科研檔案涉及的研究領(lǐng)域廣闊，專業(yè)門類眾多，而且通常會有多種學(xué)科交叉。而科研檔案管理人員所涉及的知識面有限，即使通過專業(yè)知識的培訓(xùn)，也難于達(dá)到科研項目的深度與廣度。高?？蒲袡n案管理人員多數(shù)非檔案專業(yè)出身，有些人整理檔案時機(jī)械地擬寫案卷標(biāo)題，由于寫不好、概括不準(zhǔn)確，也給檔案查找?guī)砹瞬槐?，達(dá)不到擬寫案卷標(biāo)題的目的。

2.2 不及時立卷歸檔，造成科研檔案丟失

當(dāng)前高?？蒲许椖枯^多，從立項到結(jié)題的持續(xù)時間也不相同，而且展現(xiàn)科研成果的論文發(fā)表、專利授權(quán)以及科研獲獎的時間也不盡相同。而依據(jù)傳統(tǒng)的科研檔案的立“卷”管理規(guī)則，為確?？蒲袡n案的完整性，通常需要將科研過程中產(chǎn)生的各類文件材料收集齊全后，方能立“卷”歸檔。而在這之前，各類文件常常分散在科研管理部門、科研項目負(fù)責(zé)人，甚至項目參與成員手中，極易造成應(yīng)歸檔文件材料的遺失，最終達(dá)不到科研檔案系統(tǒng)性、完整性要求。

2.3 不利于借閱，陷入泄密、難于服務(wù)的困境

科研文件、資料整理歸檔的目的在于能更好地提供檢索、利用與服務(wù)。以往按“卷”整理的科研檔案，因包括了科研項目進(jìn)行過程中產(chǎn)生的一組文件，檔案材料有相當(dāng)?shù)暮穸?。根?jù)長期的檔案查閱利用的實踐經(jīng)驗，即使檔案借閱者往往需要查看其中的一件或者少量檔案材料，也得把整卷檔案都調(diào)出，如果再有其他人借閱該案卷里的其它檔案材料，則需等歸還后才能再借閱。另外，若檔案材料太厚，在給利用者提供復(fù)印時，有時不得已還要把整理好的案卷拆開，這將會對檔案產(chǎn)生不必要的損壞。除此之外，當(dāng)利用者借閱檔案時，也會看到不屬于借閱范圍的內(nèi)容，極有可能導(dǎo)致科研項目的泄密，不利于知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，產(chǎn)生不良影響。

3 科研檔案以“件”管理的優(yōu)越性

3.1 隨時歸檔，避免檔案文件材料的遺失

采用由“卷”改“件”新的科研檔案整理歸檔模式，對科研活動中產(chǎn)生的文件材料隨時歸檔，不僅能降低文件材料整理歸檔的難度，也可防止文件材料的遺失，從而保證科研檔案的齊全性、完整性。

3.2 按“件”管理，便于統(tǒng)計上報

高校的檔案種類繁多，如果科研檔案還是進(jìn)行傳統(tǒng)的以卷歸檔，則會導(dǎo)致統(tǒng)計的單位不一致，統(tǒng)計數(shù)據(jù)難于準(zhǔn)確反映高校承擔(dān)科研項目的真實情況。因此，科研檔案按“件”歸檔，符合檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢，有利于統(tǒng)計工作的開展。

3.3 按“件”管理，提高檢索、利用效率

在現(xiàn)代數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，科研檔案按“件”歸檔，只需在電腦中輸入需查找的文件材料的關(guān)鍵詞，進(jìn)行搜索，便可查尋到所有相關(guān)的檔案材料，最后定位到所需要的文件即可。這樣，不僅簡化了工作程序，加快了檢索速度，方便了利用者，提高了信息服務(wù)的質(zhì)量，而且增強(qiáng)了檔案材料的查準(zhǔn)率、查全率，大大提高了檔案利用效率。

4 科研檔案以“件”管理的主要策略

4.1 糾正錯誤認(rèn)識，推動科研檔案“卷”改“件”管理模式

科研檔案的原始記錄性是隨著科學(xué)研究過程而產(chǎn)生，是文件自然形成的，是客觀存在著的。與歸檔文件的整理方式完全無關(guān)，文件的原始記錄性更不會因“卷”改“件”而消失。以“件”為單位對檔案進(jìn)行歸檔整理，是一種思維習(xí)慣的改變，是一種整理方式的調(diào)整，是一種著錄形式的轉(zhuǎn)變，僅僅是既定的管理、存儲習(xí)慣的改變。相對于科研檔案的內(nèi)涵而言，這些外部因素并不會導(dǎo)致科研檔案的根本屬性發(fā)生質(zhì)的變化[3 ]。在如今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度發(fā)展的時代，技術(shù)上不存在不可逾越的障礙，在理論上并不違反歸檔整理規(guī)則和檔案保管原則。

4.2 解放思想，靈活處理科研檔案的“卷”改“件”

科研檔案“卷”改“件”的歸檔模式是依據(jù)《規(guī)則》而進(jìn)行的一項文件材料歸檔方式的改革與創(chuàng)新，目的就是為了在檔案管理中，更有利于簡化管理，更有利于科研檔案的收集、整理、歸檔、保存、檢索、利用和服務(wù)。在思想上一定要摒棄傳統(tǒng)科研檔案管理中的陳規(guī)陋習(xí)，在操作方式上一定要避免死板、僵化、一刀切的處理方式，根據(jù)科研檔案不同的個性特點而靈活進(jìn)行處理。科研檔案以“件”管理模式中的件，可以是單份文件，也可以是多份文件的組合件。

4.3 做實科研檔案的“卷”改“件”，服務(wù)于科研檔案的檢索與利用

在科研檔案“卷”改“件”整理歸檔的具體操作中，雖然不用立卷，但仍可依據(jù)分類規(guī)則的要求，對歸檔文件材料進(jìn)行分類、排序，內(nèi)容相關(guān)或一個項目的文件材料還是會分類排列在一起。這樣，通過關(guān)鍵字進(jìn)行檢索時，就可以查找出所有相關(guān)檔案材料，實現(xiàn)科研檔案的文件級整理、保管和利用，又便于成套檢索利用。

4.4 充分依靠數(shù)字化技術(shù)，確保以“件”管理的科研檔案的內(nèi)在聯(lián)系

科研檔案“卷”改“件”的最大顧慮，是造成對科研檔案成套性的破壞。為了防止這一問題，應(yīng)采取兩個方面的措施。一是在歸檔時注意檢查成套科研檔案中各“件”材料題名的關(guān)鍵詞的一致性。二是在進(jìn)行文件材料排列編號時，注重成套文件材料的關(guān)聯(lián)性和連續(xù)性。與此同時，基于互聯(lián)網(wǎng)與數(shù)字化技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)功能日趨完善和規(guī)范，計算機(jī)終端不僅可以直接檢索到單個的件，而且還可以進(jìn)行批量檢索，這樣可檢索出有成套性特點的科研檔案。

對于科研檔案的管理，大多還是依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行管理，而本文提出的科研檔案“卷”改“件”的管理模式，是依據(jù)《規(guī)則》而進(jìn)行的創(chuàng)新型檔案整理管理模式。這種模式僅僅是檔案歸檔整理方式的改變，不會改變檔案文件的基本屬性?？蒲袡n案以“件”歸檔的模式可從根本上解決傳統(tǒng)檔案以“卷”歸檔的弊端，在科研檔案的收集、整理、保存、檢索與利用等方面展現(xiàn)顯著的優(yōu)勢，充分體現(xiàn)“簡化整理，深化檢索”的檔案管理新的理念。隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，科研檔案的“卷”改“件”管理模式，在操作和技術(shù)上已無任何障礙，必將更好地推動科研檔案的管理與利用，促進(jìn)高?？茖W(xué)研究的發(fā)展。

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作者簡介：鄭慧先、范智新，華中科技大學(xué)檔案館。