韓宇亮 趙瑞紅 王旭

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2104-5640-3095

摘? 要：隨著高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷提升及應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子文件，在確保來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)前提下，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)集成將成為高校亟待解決的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)57所高校的問(wèn)卷調(diào)查，研究辦公自動(dòng)化系統(tǒng)歸檔集成現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，并根據(jù)中國(guó)海洋大學(xué)電子文件歸檔工作實(shí)踐，歸納總結(jié)集成工作步驟并詳細(xì)介紹具體實(shí)施過(guò)程，為高校OA系統(tǒng)歸檔集成工作提供了參考案例。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校? OA系統(tǒng)? 電子文件? 歸檔

中圖分類號(hào)：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1674-098X（2021）05（a）-0176-04

Research on Integration of Electronic File filing System

in OA System

——Take Ocean University of China as an Example

HAN Yuliang? ZHAO Ruihong? WANG Xu

（Archives of Ocean University of China， Qingdao， Shandong province， 266100? China）

Abstract： With the continuous improvement and application of office automation system in colleges and universities， large number of electronic documents have been produced. Under the premise of ensuring reliable sources， standardized procedures and compliance of elements， how to realize the integration of archives management system and OA system will become an urgent problem to be solved in colleges and Universities. Through the questionnaire survey of 57 universities， this paper studies the current situation and existing problems of OA system archiving integration. According to the practice of electronic document archiving in Ocean University of China， this paper summarizes the integration steps and introduces the specific implementation process in detail， which provides a reference case for OA system archiving integration in universities.

Key Words： Colleges and universities; OA system; Electronic document; Archiving

隨著數(shù)字化校園的快速推進(jìn)，各高校均建立了適應(yīng)本單位工作的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）并產(chǎn)生大量電子文件，通過(guò)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)高校電子公文的自動(dòng)歸檔，對(duì)于推動(dòng)高校檔案信息系統(tǒng)整合和資源開(kāi)放共享，建立互聯(lián)互通的綜合共享服務(wù)平臺(tái)，打破“信息孤島”，讓數(shù)據(jù)多跑路、讓業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)少走彎路均有著現(xiàn)實(shí)方面的重要意義。

1? 目前高校OA系統(tǒng)電子文件歸檔現(xiàn)狀

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是基于工作流原理采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)搭建的辦公信息系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公文運(yùn)轉(zhuǎn)的在線化、高效化和協(xié)同化，改變了過(guò)去低效的手工辦公方式，提高了行政辦公效率和管理服務(wù)水平[1]。隨著OA系統(tǒng)在學(xué)校行政管理中的日益普及，越來(lái)越多的文件資料都是以電子化的形式產(chǎn)生、傳閱和歸檔，文件的修改、審批等操作均在系統(tǒng)中完成，高校電子文件數(shù)量必將暴增，電子文件也將成為高校檔案資源的主要來(lái)源。

高校一般采用檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)相互獨(dú)立的模式，兩個(gè)系統(tǒng)各自為政。電子文件歸檔集成指以業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔為目的將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成在一起的過(guò)程，它既要滿足電子文件歸檔的相關(guān)要求和條件，又要符合信息系統(tǒng)集成的基本原則與方法[2]。

為全面了解高校OA系統(tǒng)電子文件歸檔現(xiàn)狀，筆者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)問(wèn)卷調(diào)查方式對(duì)57所高校進(jìn)行調(diào)研，其中教育部直屬高校19所，省屬高校38所。調(diào)查結(jié)果表明，調(diào)查范圍中91.2%的高校都已開(kāi)始接收電子文件，而完成檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔的高校僅占總數(shù)的40.4%。2020年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》中，電子文件的法律憑證效率得到肯定，并鼓勵(lì)電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接[3]。電子文件的單套制實(shí)行已是大勢(shì)所需，高校檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)集成已成必然。

2? OA系統(tǒng)電子文件歸檔集成案例概述

中國(guó)海洋大學(xué)OA系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)收文登記、發(fā)文擬稿、文稿審批、分發(fā)、辦理、催辦、傳閱等公文處理環(huán)節(jié)線上辦理，學(xué)校的公文發(fā)文、校外來(lái)文、材料報(bào)送、通知公告、會(huì)議紀(jì)要等材料已實(shí)現(xiàn)全面信息化管理，所有的發(fā)文已經(jīng)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。此外，學(xué)校按照高校檔案工作人員的工作場(chǎng)景建立，定制開(kāi)發(fā)了個(gè)性化的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)除具備一般的信息管理、整理編目、查詢檢索、借閱利用等功能外，還注重強(qiáng)化了業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件的歸檔流程。檔案管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)預(yù)立卷、整理庫(kù)、檔案庫(kù)3個(gè)工作庫(kù)，分別對(duì)應(yīng)文件預(yù)立卷整理（各立卷單位使用）、檔案審核核對(duì)（檔案館使用）、檔案正式入庫(kù)利用3個(gè)工作流程。

筆者研究分析學(xué)校電子公文檔案的管理現(xiàn)狀、電子文件歸檔需求，詳細(xì)梳理OA系統(tǒng)3個(gè)模塊（公文發(fā)文、校外來(lái)文、材料報(bào)送）的流轉(zhuǎn)辦理環(huán)節(jié)，確定歸檔文件元數(shù)據(jù)及電子文件內(nèi)容規(guī)范格式，制訂公文與檔案系統(tǒng)的集成方案，構(gòu)建了電子文件可信歸檔技術(shù)通道，搭建了電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采集文件的預(yù)歸檔處理及紙電協(xié)同，有效解決了電子單軌歸檔過(guò)渡期的“雙套制”歸檔問(wèn)題，同時(shí)為OA 系統(tǒng)正式啟用電子簽章后的可信單軌歸檔奠定了良好基礎(chǔ)[4]。

3? OA系統(tǒng)電子文件歸檔集成實(shí)踐

電子公文歸檔過(guò)程從電子公文形成或辦理部門(mén)產(chǎn)生電子公文開(kāi)始到檔案部門(mén)接收歸檔信息包結(jié)束。整個(gè)過(guò)程可分為文件收集、文件整理、文件移交、檔案接收4個(gè)環(huán)節(jié)[5]。但檔案管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)各有其系統(tǒng)工作特點(diǎn)，OA系統(tǒng)側(cè)重于對(duì)工作流的管理，檔案管理系統(tǒng)又有其檔案獨(dú)有的特性，兩者集成是一項(xiàng)細(xì)致而又繁瑣的任務(wù)。根據(jù)中國(guó)海洋大學(xué)OA系統(tǒng)歸檔集成實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者對(duì)整個(gè)歸檔集成實(shí)施工作進(jìn)行歸檔。

3.1 明確OA系統(tǒng)歸檔集成需求

OA系統(tǒng)因高效性，會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，部分文件時(shí)效性較短，如不加辨別全部歸檔，會(huì)產(chǎn)生大量資源浪費(fèi)，所以在歸檔前期需加強(qiáng)對(duì)OA系統(tǒng)的前端控制，按照歸檔范圍及要求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選及規(guī)范，并根據(jù)電子檔案的四性要求，生成符合歸檔規(guī)范的文件內(nèi)容。

根據(jù)歸檔范圍及OA模塊成熟度，中國(guó)海洋大學(xué)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)主要集成3個(gè)方面的內(nèi)容：一是已辦結(jié)的學(xué)校發(fā)文;二是經(jīng)承辦單位歸檔篩選后的已辦結(jié)的校外來(lái)文;三是已辦結(jié)的工作任務(wù)及其他材料。集成的電子文件由元數(shù)據(jù)和電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)兩方面組成。元數(shù)據(jù)主要為文件條目及審批流程中檔案信息所涉及的數(shù)據(jù)項(xiàng)，因?yàn)镺A系統(tǒng)設(shè)計(jì)的初衷并非為歸檔，所以像“領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)間”等數(shù)據(jù)僅在審批流中體現(xiàn)，不會(huì)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)條目中，所以還需對(duì)OA文件的審批流進(jìn)行特殊處理。電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)主要由正文、附件、背景信息等材料構(gòu)成，為保證電子文件的原始性，需OA系統(tǒng)對(duì)文本文件進(jìn)行版式化處理。

3.2 制定電子檔案管理模式

因在傳統(tǒng)檔案管理中，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理占主導(dǎo)地位，而電子文件僅用于輔助管理，傳統(tǒng)管理模式已根深蒂固。近幾年來(lái)，電子文件數(shù)量暴增，電子文件生成的分散性、易操作性、類型多樣性等特征使其歸檔時(shí)間、程序及歸檔方法都與紙質(zhì)文件截然不同，但在實(shí)際操作過(guò)程中，又無(wú)法避免傳統(tǒng)載體檔案的存在。所以在制定電子檔案管理模式時(shí)，需處理好電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案的關(guān)系，兩者均需兼顧但又不能阻礙電子檔案的便捷性特征。

學(xué)校檔案由按件管理和按卷管理兩種模式構(gòu)成，黨群、行政、外事等文書(shū)類檔案以按件管理為主，教學(xué)、科研、基建、設(shè)備等檔案以案卷管理為主。為保證傳統(tǒng)檔案管理的延續(xù)性，我校電子文件仍沿用傳統(tǒng)檔案分類管理模式但又有所創(chuàng)新，在以卷為單位管理的檔案中引入虛擬案卷概念，使部門(mén)產(chǎn)生的電子文件對(duì)應(yīng)存放至相應(yīng)的案卷中。

3.3 設(shè)計(jì)適宜的電子文件歸檔流程

檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)歸檔集成后，檔案歸檔包括兩個(gè)部分，一是OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件;二是非 OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件[6]，因此電子文件歸檔流程的設(shè)計(jì)需綜合考慮了這兩部分檔案在線歸檔的實(shí)際情況。

依據(jù)實(shí)體檔案的歸檔流程制定了電子公文流程，公文流程結(jié)束后，檔案管理系統(tǒng)將電子文件（包括目錄條目、文頭稿紙、審批記錄、正文、附件）從公文系統(tǒng)捕獲至OA信息緩存庫(kù)中，根據(jù)承辦單位、擬稿部門(mén)和報(bào)送單位等信息對(duì)電子文件進(jìn)行分類，并分發(fā)至各歸檔單位的預(yù)立卷中，分發(fā)同時(shí)完成條目信息完善、檔號(hào)編制、組件排序等工作。兼職檔案人員在預(yù)立卷中對(duì)分發(fā)的OA文件進(jìn)行鑒定篩選、信息補(bǔ)充校對(duì)，并對(duì)非OA系統(tǒng)文件著錄條目及掛接電子全文。對(duì)鑒定整理后的待歸檔文件，兼職檔案人員在系統(tǒng)中打印已帶檔號(hào)的紙質(zhì)副本并發(fā)起歸檔申請(qǐng)，檔案館在線審核申請(qǐng)歸檔的電子文件數(shù)據(jù)。檔案館對(duì)歸檔信息包的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等方面進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)于不符合要求的歸檔信息包予以退回，符合要求的信息正式進(jìn)入檔案庫(kù)。

3.4 合理選型接口開(kāi)發(fā)技術(shù)

目前業(yè)界采用的主流歸檔集成接口開(kāi)發(fā)技術(shù)有Web Service技術(shù)、中間庫(kù)技術(shù)、ESB技術(shù)和Hessian協(xié)議。Web Service技術(shù)具有技術(shù)原理簡(jiǎn)單、操作便捷、部署容易的特征，可滿足多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔集成場(chǎng)景。中間庫(kù)技術(shù)開(kāi)發(fā)的歸檔集成接口有效地降低業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)耦合度。信息技術(shù)實(shí)力雄厚、信息化資金充裕，傾向于開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的ESB平臺(tái)并提供集成服務(wù)?；贖essian協(xié)議的接口具有開(kāi)發(fā)難度較小、穩(wěn)定性較好、精簡(jiǎn)輕便和與平臺(tái)無(wú)關(guān)等優(yōu)勢(shì)[7]。

結(jié)合學(xué)校實(shí)際工作，筆者最終采用“Web Service+中間庫(kù)”模式進(jìn)行開(kāi)發(fā)，即保證了集成的便捷性，又保證了數(shù)據(jù)的安全性及可追溯性。在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部增設(shè)OA信息緩存庫(kù)，用于存儲(chǔ)從OA系統(tǒng)獲取得公文數(shù)據(jù)。電子文件在OA系統(tǒng)中流程處理結(jié)束后，借助于XML文件技術(shù)將電子文件元數(shù)據(jù)封裝，封裝數(shù)據(jù)發(fā)布到web service服務(wù)中，由檔案系統(tǒng)提取至OA信息緩存庫(kù)中，完成文件著錄目錄的抓取。正文、附件、文頭稿紙、審批記錄等組件由OA系統(tǒng)生成版式化文件及URL，檔案管理系統(tǒng)通過(guò)OA系統(tǒng)提供的URL方式采集，提高電子原文傳輸速度和實(shí)時(shí)性。同時(shí)，為保證電子文件的數(shù)據(jù)完整性，OA系統(tǒng)中的部門(mén)、用戶等信息需同步到檔案管理系統(tǒng)中。

3.5 制定可行的數(shù)據(jù)配置規(guī)則

檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，僅是完成了數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移過(guò)程，但電子檔案有其特殊性及整理規(guī)則，為確保OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔資源效率最大化及自動(dòng)化，需在確定電子檔案管理模式的前提下制定數(shù)據(jù)配置規(guī)則，由相應(yīng)的“程序模塊自動(dòng)+人工輔助”來(lái)實(shí)現(xiàn)著錄、分類、歸檔、鑒定等工作，系統(tǒng)根據(jù)已有元數(shù)據(jù)管理體系獲取相關(guān)內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背景信息等，實(shí)現(xiàn)電子文件的數(shù)字文件及元數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)歸檔[8]。

OA系統(tǒng)側(cè)重于數(shù)據(jù)流程管理，其文件分類、文件類型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)元素有其流程性特點(diǎn)，制定數(shù)據(jù)配置規(guī)則的目的，一是根據(jù)歸檔要求對(duì)OA數(shù)據(jù)篩選并進(jìn)行規(guī)范化處理;二是替代數(shù)據(jù)的人工處理及分發(fā)，整個(gè)過(guò)程不需手操作或干預(yù)，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)文件歸檔的全流程自動(dòng)化;三是補(bǔ)充完善缺著錄項(xiàng)目，對(duì)于從捕獲的電子文件，其著錄項(xiàng)目也會(huì)隨著原文的上傳自動(dòng)生成相關(guān)字段內(nèi)容，但都會(huì)有字段缺失或內(nèi)容不準(zhǔn)確，系統(tǒng)需對(duì)照原文并按照“著錄項(xiàng)目填寫(xiě)要求”進(jìn)行核對(duì)、修改和補(bǔ)充。通過(guò)數(shù)據(jù)配置規(guī)則可初步判定OA電子文件是否屬于歸檔范圍，是否有價(jià)值成為檔案，電子文件保管期限劃歸為永久、長(zhǎng)期還是短期，根據(jù)歸檔要求OA電子文件需完善哪些字段，哪些結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)需轉(zhuǎn)化為版式文件，電子檔案分發(fā)至哪個(gè)檔案門(mén)類下。

3.6 技術(shù)實(shí)施及方案調(diào)整

根據(jù)接口開(kāi)發(fā)技術(shù)的選擇，與OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的軟件開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行溝通，制定技術(shù)實(shí)施方案，明確相關(guān)責(zé)任及分工，并根據(jù)分工對(duì)其系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)實(shí)施。在與公司溝通過(guò)程中，系統(tǒng)需求及方案不可能面面俱到，會(huì)存在一定的特殊性及不可預(yù)見(jiàn)性，故在實(shí)施過(guò)程，需根據(jù)具體情況對(duì)方案作出及時(shí)調(diào)整。

4? 集成實(shí)踐過(guò)程中的探索與創(chuàng)新性做法

4.1 建立OA信息緩存庫(kù)

歸檔集成實(shí)施時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中創(chuàng)建了OA 信息緩存庫(kù)，根據(jù)OA系統(tǒng)中的文件類型又相應(yīng)內(nèi)設(shè)“收文”“發(fā)文”“材料報(bào)送”3個(gè)模塊，用于存儲(chǔ)從公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)庫(kù)接口捕獲OA系統(tǒng)的電子文件及數(shù)據(jù)條目，將解析后的公文信息存入到OA信息緩存庫(kù)中，隨后再根據(jù)匹配規(guī)則自動(dòng)分發(fā)至各單位預(yù)立卷中。

采用緩存庫(kù)模式：一是便于統(tǒng)計(jì)從OA系統(tǒng)進(jìn)入檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，二是在數(shù)據(jù)接收或分發(fā)過(guò)程中如產(chǎn)生問(wèn)題，便于數(shù)據(jù)調(diào)整及問(wèn)題查找，如遇特殊情況無(wú)法自動(dòng)分發(fā);也可從緩存庫(kù)進(jìn)行人工分發(fā);三是OA數(shù)據(jù)中不完善的項(xiàng)目，系統(tǒng)在緩存庫(kù)中可根據(jù)規(guī)則完善。

4.2 采用機(jī)構(gòu)代碼制定分配規(guī)則

在集成過(guò)程中，通過(guò)大量調(diào)研和不斷梳理制定了OA數(shù)據(jù)自動(dòng)分發(fā)規(guī)則，采用“承辦單位”“擬稿部門(mén)”“報(bào)送部門(mén)”字段的數(shù)據(jù)與歸檔單位名稱進(jìn)行匹配并分發(fā)。但在實(shí)際歸檔過(guò)程中，單位名稱在不同時(shí)期會(huì)有所變化，如采用名稱匹配會(huì)導(dǎo)致分發(fā)規(guī)則需不斷調(diào)整。經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)雖然機(jī)構(gòu)名稱改變，但其對(duì)應(yīng)的機(jī)構(gòu)代碼是唯一的，故引入學(xué)校最新版本的組織機(jī)構(gòu)名稱及代碼，分發(fā)規(guī)則采用機(jī)構(gòu)代碼進(jìn)行制定，在機(jī)構(gòu)名稱變更時(shí)，規(guī)則無(wú)需更改。

4.3 引入虛擬檔號(hào)概念，解決案件類檔案電子文件組卷問(wèn)題

電子文件一般以“件”為單位進(jìn)行管理，其與傳統(tǒng)載體中以件為單位整理的檔案管理模式大致相同，歸檔集成過(guò)程也較為友好。但對(duì)于以卷為單位進(jìn)行整理的檔案，系統(tǒng)無(wú)法全部智能的根據(jù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系自動(dòng)組成案卷，但如將模式調(diào)整為以件為單位管理，會(huì)給此類紙質(zhì)載體檔案整理模式的傳承性及管理方式帶來(lái)一定影響。

綜合考慮電子文件特性及原有檔案整理模式和管理方式的傳承性，我校在傳統(tǒng)案卷管理模式中引入虛擬檔號(hào)概念，以便在不破壞原有檔案整理模式的前提下，解決案卷檔案中電子文件時(shí)時(shí)歸檔問(wèn)題。在以卷為整理單位的檔案門(mén)類中，以立卷歸檔部門(mén)為單位建立相應(yīng)的案卷檔號(hào)及條目，該立卷部門(mén)的年度OA文件均存放于此案卷中，并且案卷內(nèi)的文件以件為單位進(jìn)行管理。

5? 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合后，電子文件目錄及全文數(shù)據(jù)由原來(lái)手工、半手工化升級(jí)為全自動(dòng)化，大大降低兼職檔案員的工作量，提升了文件歸檔的數(shù)量與質(zhì)量。在高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理系統(tǒng)與0A系統(tǒng)的集成是檔案信息化的一個(gè)重點(diǎn)，也是一個(gè)難點(diǎn)，通過(guò)完成OA系統(tǒng)電子文件歸檔集成，為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)整合奠定基礎(chǔ)。

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