雷靜

摘要：論文從文書工作與檔案管理工作中存在的脫節(jié)現(xiàn)象出發(fā)，通過對這些現(xiàn)象的深入分析，進而匯總、分類對應的問題。針對所述的幾類脫節(jié)現(xiàn)象，利用現(xiàn)存的文獻資料及社會上存在的新聞材料，再將現(xiàn)實現(xiàn)象對照理論依據(jù)分析說明。最后提出做好文書工作與檔案管理工作的銜接工作建議。本論文根據(jù)新檔案法《中華人民共和國檔案法》中補充的條例為背景，適當?shù)囊赃@些內(nèi)容做參照。

關鍵詞：文書工作;檔案管理工作;電子檔案;脫節(jié)現(xiàn)象

一、文書工作與檔案管理工作

（一）文書工作與檔案管理工作的基本流程

文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務文書的形成，處理和管理的程序、手續(xù)等。文書的形成、處理需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個運轉(zhuǎn)流程，在這一流程中所做的一切都是文書工作。根據(jù)工作的需要和客觀實際，高質(zhì)量地形成機關地公文，科學地組織和準確地處理機關的公文，有秩序而安全地進行公文運轉(zhuǎn)，完整而妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文地作用，有效地推進機關工作，為領導工作服務、為社會主義現(xiàn)代化建設服務。檔案管理工作用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。堅持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度;科學地管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源，逐步實現(xiàn)檔案管理地現(xiàn)代化，使檔案管理工作更好地為黨的總?cè)蝿?、總目標服務，為建設社會主義物質(zhì)文明和精神文明服務。其中文書工作包括發(fā)文工作和收文工作兩個方面，發(fā)文工作的流程為起草，審核，簽發(fā)，復核，登記，印制，核發(fā)。收文工作的流程有簽收，登記，初審，承辦，傳閱，催辦，答復。檔案管理工作流程為文件材料的價值鑒定，文件材料的收集，歸檔文件的裝訂，歸檔文件的分類，歸檔文件的排列，歸檔文件的編號，歸檔文件的編目，歸檔文件的裝盒，排架。

（二）文書工作與檔案管理工作的聯(lián)系

文書工作是檔案管理的基礎。我們知道文件的檔案是由文件的組合形成的。因此，文書工作的質(zhì)量不僅直接影響其自身的日常工作和企業(yè)管理的效果，而且對文件從后續(xù)流動轉(zhuǎn)化為檔案后的質(zhì)量也有基礎的影響。檔案由各種文件構成，所以文件工作的質(zhì)量，如語言文字能夠有效維持的時間、格式的統(tǒng)一性、語言的嚴密性和文件形成風格的連續(xù)性等都是形成文件后直接影響未來使用質(zhì)量的關鍵。

二、文書工作與檔案管理工作的脫節(jié)現(xiàn)象

（一）文書工作與檔案管理工作人員的違紀

仝卓曾是一名嶄露頭角的歌手、影視演員，1994年出生在山西臨汾，畢業(yè)于中央戲劇學院，參與過多檔綜藝節(jié)目的錄制。2020年5月22日，仝卓在直播中聲稱，2013年參加高考時用了某些手段，把往屆生的身份改成了應屆生，以偽造的應屆生身份參加了解放軍藝術學院、中央戲劇學院等學校專業(yè)考試，同年6月參加高考并被中央戲劇學院錄取。此外，請托時任臨汾市堯都區(qū)委組織部副部長趙國華、時任臨汾市第二中學副校長段玉河等人，弄虛作假，嚴重違規(guī)，為仝卓辦理了中共預備黨員虛假手續(xù)。

（二）電子文件與電子歸檔的加入

《計算機網(wǎng)絡技術在企業(yè)檔案管理中的應用》一文中闡述了計算機網(wǎng)絡技術在檔案管理中的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在有利于檔案信息的高效回收整理，有利于節(jié)約管理成本，有利于實現(xiàn)信息共享。計算機網(wǎng)絡技術在企業(yè)檔案管理中的具體應用主要包括構建網(wǎng)絡化的檔案信息管理系統(tǒng)，加快檔案管理一體化建設，實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的高效共享。

近年來，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，檔案管理工作也提出了越來越高的要求，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，文件信息的數(shù)量和種類越來越多，文件信息的載體也越來越多，紙質(zhì)文件中電子轉(zhuǎn)換為文件，大數(shù)據(jù)時代下應做好新時期的文件管理工作，滿足企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策需求及機關單位的行政管理，實現(xiàn)各種信息資源的高效共享，統(tǒng)一文件管理標準。

現(xiàn)階段，很多單位的檔案管理工作仍存在很多問題，主要是以人為的管理為主，整體工作效率下降，要想轉(zhuǎn)換成能夠利用文件資源的信息資源，就要善于開發(fā)和利用信息資源，使單位要應用于管理的各個方面。

三、做好文書工作與檔案管理工作的銜接工作

（一）文書工作及檔案管理工作人員的素養(yǎng)

增強檔案管理者的專業(yè)能力素養(yǎng)，作為管理者，必須具備自己專業(yè)的檔案管理能力和相關素養(yǎng)以及知曉并嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》。檔案管理能力是指能夠?qū)⑽臅ぷ鞯膶I(yè)知識和相關專業(yè)知識運用到管理工作中的能力。而且，專業(yè)的管理素養(yǎng)是指工作責任感、誠實的工作態(tài)度、工作執(zhí)行心理等質(zhì)量，這些在單位的管理管理工作中發(fā)揮重要作用，使文件收集和保管工作順利進行，以此為基礎，使相關企業(yè)的主管部門對文件管理人員進行全面了解，根據(jù)管理人員的實際工作情況和階段性績效評價目標，制定合理、適合檔案管理者的專業(yè)教育計劃方案，通過專業(yè)有效的培訓，對教育內(nèi)容進行先進的要融合管理思想理念，使管理者在較短的時間內(nèi)掌握專業(yè)的文件管理知識功能，提高自身的工作素養(yǎng)，同時在教育結(jié)束后進行科學的評價和評價，有效地把握教育的效果。如果發(fā)現(xiàn)不足之處，就要通過完善來提高管理者自身的專業(yè)能力素質(zhì)。

（二）文書工作及檔案管理工作的制度

科學改善單位文件的收集和保管方式，同時還要做好定期的檢查工作，保證文書檔案資料的真實性以及完整性，并且兼顧到每一個工作細節(jié)，使得各個部門以及整個企業(yè)對文書檔案的需求得到有效的滿足。第三，提高硬件設備的完善性。企業(yè)要引進信息化的管理設備以及先進的管理理念，加強文書檔案管理工作的信息化建設，提升文書檔案收集與歸檔的高效性。

（三）文書工作及檔案管理工作的監(jiān)督

在外部監(jiān)督上各行政區(qū)可制定自己區(qū)域的相關規(guī)定進行監(jiān)管，在原有的行政區(qū)域劃分上對各級各類單位進行法律監(jiān)督管理，設置紀律檢察進行專人專管。在內(nèi)部監(jiān)督上各單位要認真貫徹執(zhí)行下發(fā)的文件，結(jié)合單位實際情況及時調(diào)整單位結(jié)構人員，改正錯誤的工作方法，學習先進的工作方式與工作技術。做到正確領悟文件精神，有效接收文件指示，帶領相關檔案部門人員共同學習。指定專人負責單位檔案工作的檢查，對工作態(tài)度從好到差的人員進行合理的賞罰。

（四）電子文件及電子檔案的解決方式

一是建立安全的網(wǎng)絡機制，加強資金投入，相關機構在綜合監(jiān)督執(zhí)法文件管理工作時，應加強資金投入，重視文件管理工作，在工作過程中，應將性能較好的軟件和選擇硬件設備，真正發(fā)揮文件管理的價值和作用，并在管理過程中建立相應的懲罰機制。

二是加強兩者之間的共存性，紙質(zhì)文件將在未來很長時間內(nèi)不會被淘汰。電子檔案管理也不會壟斷信息管理的前列。兩種方式必須隨著信息技術的發(fā)展，在較長的時間內(nèi)生存下來，共同完成文件信息的管理任務，他們共同生存的原因主要有以下幾點：首先，電子文檔的出現(xiàn)是在參考紙文件的基礎上形成的。在很多情況下，電子文檔的管理和完善要借鑒紙文件管理的經(jīng)驗和教訓。

三是加強兩種文件管理方式之間的相互作用，在紙質(zhì)文件與電子文件共存的基礎上，一定會出現(xiàn)較多的溝通機會。

四、結(jié) 論

綜上所述，上至國家部門下至工作人員要全面重視文書檔案管理工作，在國家法律條文和文件規(guī)定之下，檔案管理人員更應全面重視檔案管理工作，積極運用各種現(xiàn)代化信息技術，建立完善的文書工作與檔案管理工作體系。

（嘉興學院南湖學院 314033）