牛麗娟
冀中能源股份公司邢東礦
關(guān)鍵字:邢東礦;檔案管理;靜態(tài)信息;動態(tài)信息;轉(zhuǎn)化;開發(fā);利用
長期以來,無論是企業(yè)還是事業(yè)單位,在檔案管理方面都存在著許多的弱點(diǎn)和弊端,由于缺乏創(chuàng)新意識,導(dǎo)致了檔案管理上的分散信息多,共享信息少;原始信息多,加工信息少;紙質(zhì)信息多,電子信息少;靜態(tài)信息多,動態(tài)信息少的局面。在檔案信息開發(fā)利用方式上,也缺乏科學(xué)的目標(biāo)模式,缺乏基本思路,缺乏明確的構(gòu)想,一直延續(xù)著傳統(tǒng)的方式方法,人來我查,目的只是為了查找而工作。這種被動局面已不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步、科研生產(chǎn)、社會事業(yè)發(fā)展的需求,特別是不能適應(yīng)當(dāng)前科技快速發(fā)展的需求,這種形式是機(jī)械地提供利用,必然導(dǎo)致了檔案信息利用效率低。實(shí)現(xiàn)靜態(tài)信息向動態(tài)信息的轉(zhuǎn)化對于促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高具有非常重要的意義。
首先,有利于檔案資料的長期保存,并使查閱的范圍更廣泛,提高了檔案的利用率?,F(xiàn)階段一般以移交檔案數(shù)據(jù)目錄和紙質(zhì)文本歸檔的方式進(jìn)行,如需要查閱檔案,便要進(jìn)行“取閱→復(fù)印→歸還”紙質(zhì)文件的繁瑣流程,該方式工作量大,對檔案有一定損害,不利于紙質(zhì)檔案的長期保存。信息化迎合電子檔案在未來發(fā)展的主流,減少取閱、復(fù)印紙質(zhì)文檔的次數(shù),縮短查找紙質(zhì)文件的時間,減少對原文件的損害,降低檔案管理成本和有利于紙質(zhì)檔案的長期保存;有利于加大電子檔案的公開程度,通過網(wǎng)絡(luò)平臺,實(shí)現(xiàn)信息公開和資源共享。
其次,有利于企業(yè)檔案信息的集中與統(tǒng)一管理,為管理者、工作者提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段。實(shí)現(xiàn)靜態(tài)信息向動態(tài)信息的轉(zhuǎn)化,目的就是利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代化辦公優(yōu)勢,將其應(yīng)用到檔案管理之中,把現(xiàn)在分散的各種檔案資料,按照各方面的需求進(jìn)行分類整理,并將其入錄到計(jì)算機(jī)之中,建立檔案查閱的網(wǎng)絡(luò)體系。實(shí)現(xiàn)檔案信息的高速檢索,對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進(jìn)行數(shù)字化儲存,并通過計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)對多元的信息資源進(jìn)行圖、文、聲、形并茂的合成加工,豐富檔案信息資源利用的表現(xiàn)形式,達(dá)到檔案資料有效利用最佳目的。
第三,有利于企業(yè)檔案信息資料的查閱,能夠快速、及時地滿足企業(yè)、個人對檔案信息的需求,使查閱更順暢、更快捷,做到一目了然。傳統(tǒng)的檔案工作服務(wù)方式,是一種封閉式的,局限于利用者上門查閱檔案,信息技術(shù)的發(fā)展,為改變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作方式提供了可能。通過檔案信息的上網(wǎng),可以向公眾提供開放的館藏檔案和上級的現(xiàn)行文件。通過對檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工,并進(jìn)行連接與共享,通過局域網(wǎng)查閱者可以門不出戶,隨時隨地進(jìn)行查閱。從而準(zhǔn)確、及時、簡捷、實(shí)用地滿足企業(yè)對檔案信息的不同需求。
信息公開制度通過建立企業(yè)與社會、企業(yè)與企業(yè)之間及時、順暢的信息公開渠道,加速信息的流動和開發(fā)利用,也有利于解決檔案信息資源開發(fā)利用中的瓶頸問題,使檔案信息的價值得以充分發(fā)揮,也是檔案動態(tài)信息開發(fā)利用的新形式。在管理上必須跟上時代發(fā)展的步伐,適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的需求。為此,邢東礦領(lǐng)導(dǎo)多次召開關(guān)于檔案信息化建設(shè)的專題會議,組織有關(guān)人員參加檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn),逐步推動了檔案信息化管理步伐。
傳統(tǒng)檔案信息一般是紙質(zhì)載體為主,以案卷(卷、冊)形式存放在檔案庫房中,以案卷和文件級目錄為檢索目標(biāo),手工和計(jì)算機(jī)檢索為手段,費(fèi)時、費(fèi)力,一次檢索成功率低,存儲檔案的物理空間浩大,維護(hù)成本高,備份、復(fù)制檔案需耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力,從而檔案的完整性、一致性得不到保障。而檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案內(nèi)容通過掃描、錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中,以計(jì)算機(jī)技術(shù)能識別的存儲檔案信息。檔案信息數(shù)字化的主要優(yōu)勢在于檢索快捷方便、容易實(shí)時同步備份、存儲空間小,維護(hù)方便、安全,保護(hù)了珍貴原始檔案。所以檔案信息數(shù)字化,就是將不同載體形態(tài)、不同記錄方式的檔案信息通過計(jì)算機(jī)錄入、電子掃描、數(shù)據(jù)庫格式轉(zhuǎn)化、電子數(shù)據(jù)的整理等形式,把檔案中的文字、圖像、聲音等信息轉(zhuǎn)成計(jì)算機(jī)數(shù)字識別形式,形成可供人們保管、利用與檔案原件存貯信息真實(shí)一樣的數(shù)字化的檔案信息庫。邢東礦以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ),以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn),強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè),將運(yùn)轉(zhuǎn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的電子文件,經(jīng)過歸檔處理,集中存放在受檔案部門控制的計(jì)算機(jī)存儲器中,向檔案部門移交的過程。其過程稱之為聯(lián)機(jī)歸檔,常采用四種類型的聯(lián)機(jī)歸檔方法:(1)在線集中式歸檔。在檔案管理部門控制的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中開辟中心文件庫,各文件形成部門將歸檔電子文件分類別、分年度、分內(nèi)容存儲到該庫中去,歸檔時集中到中心文件庫中去調(diào)取。(2)在線分布式歸檔。各文件形成部門將歸檔電子文件存儲本地終端中,歸檔時通過電子檔案管理系統(tǒng)軟件中網(wǎng)絡(luò)傳輸功能向檔案部門移交。(3)在線滯后歸檔。根據(jù)歸檔要求文件形成部門兼職檔案員每年1-2次集中整理歸檔,可根據(jù)管理系統(tǒng)功能或邏輯歸檔,或物理歸檔。(4)在線實(shí)時歸檔。文件形成和管理部門把文件辦理完畢或文件形成后隨時進(jìn)行邏輯歸檔或物理歸檔。實(shí)現(xiàn)電子文件的“在線歸檔、檔案移交、在線檔案借閱”協(xié)同管理模式,徹底改變了以往查閱檔案需要“翻箱倒柜”的傳統(tǒng)做法,從而減少了工作環(huán)節(jié),提高了工作效率。目前已累計(jì)存檔17832卷、54865件,照片573張、光盤186張、市級以上獎牌52塊等。
檢索是檔案信息化管理中一項(xiàng)十分重要的工作環(huán)節(jié),我們把所有的室藏檔案目錄輸入到計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)內(nèi),并將原文掃描。一是歸檔材料完整準(zhǔn)確。只有將完整的檔案資料作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī),在軟件的支持下,計(jì)算機(jī)對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工整理后,才能使檔案得到充分利用;二是著錄標(biāo)引要準(zhǔn)確。計(jì)算機(jī)信息處理能力強(qiáng),在檔案工作中可以發(fā)揮巨大作用,但是如果沒有規(guī)范化的數(shù)據(jù),一切作用也就不能體現(xiàn)出來,因此,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,檔案的著錄與標(biāo)引就顯得非常重要。要使每一數(shù)據(jù)項(xiàng)都能正確地、唯一的表現(xiàn)被反映的事物、事件,避免和減少誤檢、漏檢情況,很大程度上取決于數(shù)據(jù)項(xiàng)的規(guī)范化程度,也就是著錄和標(biāo)引的規(guī)范程度。另外,針對圖紙,掃描的難度很大,拍成照片進(jìn)行備份,之后他們從移交程序開始入手,在交至紙質(zhì)圖紙的同時把電子版圖紙進(jìn)行拷貝、刻錄,并把電子版圖紙下掛到檔案管理查詢系統(tǒng)相對應(yīng)的文件資料下,使用者通過局域網(wǎng)可以更快捷、更準(zhǔn)確地從多角度、多途徑進(jìn)行檔案查詢,提高了檔案檢索的速度和效率,做到了檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化。近年來,共提供利用檔案526人次,2000余卷次,查全率99%,查準(zhǔn)率100%。
在當(dāng)今的信息時代,人們對檔案信息的需求量大、覆蓋面廣、針對性強(qiáng)并且要求信息集中、傳播便捷,有更強(qiáng)的適用性。因此,編研工作和編研產(chǎn)品已成為實(shí)現(xiàn)人們對檔案信息資源需求的重要手段,是檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段,是拓展檔案服務(wù)功能的有效途徑。編研工作是保護(hù)檔案原件、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本,在開展利用服務(wù)時,把原件直接提供利用,容易破損,影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用,可以避免檔案原件的重復(fù)使用,減少磨損,從而延長檔案的壽命,使這些資料能永久保存,便于查詢者利用。
檔案編研工作是將館內(nèi)靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為動態(tài)的、可供利用的信息資源的加工制作過程。檔案編研的選題只有貼近企業(yè)發(fā)展工作中心,才能有效地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、企業(yè)發(fā)展服務(wù)。因此,在編研選題上他們盡量避免過大、過深的做法,堅(jiān)持以編為主、研究為輔的方針,在選題的創(chuàng)新上做了一些探索。堅(jiān)持“注重實(shí)際,貼近現(xiàn)實(shí),立足實(shí)用,講求實(shí)效”的選題原則,主動編撰較規(guī)范的基礎(chǔ)性編研成果,開展直觀的檔案教育活動,不斷拓展檔案服務(wù)功能,由以前的按照某些規(guī)則和方法而形成的檔案靜態(tài)物理順序發(fā)展成為以文件的功能和事實(shí)特征為核心,按不同的形成者和利用者進(jìn)行動態(tài)的整合,化被動為主動,充分開發(fā)檔案信息資源,釋放檔案的利用價值,提高檔案利用率,為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、為企業(yè)各項(xiàng)建設(shè)、宣傳企業(yè)提供有效服務(wù)。幾年里,我們先后編制了《大事記匯編》《各類文件匯編》《組織機(jī)構(gòu)沿革匯編》《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》《制度匯編》《管理匯編》《統(tǒng)計(jì)匯編》《專題工程匯編》《科技成果》等編研資料,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了科學(xué)依據(jù),為利用者提供了快捷方便的服務(wù)。
檔案信息利用反饋是在利用企業(yè)檔案信息的過程之中和之后,對檔案利用的內(nèi)容、方式方法等進(jìn)行評價或發(fā)表意見,檔案部門可以依此調(diào)整檔案利用工作,使其逐步趨于完善,最大限度地從各部門、各單位需求的角度出發(fā),更好地滿足利用需求,并不斷提高檔案管理水平。他們充分利用企業(yè)檔案信息,把各項(xiàng)企業(yè)工作中產(chǎn)生的技術(shù)生產(chǎn)效益、設(shè)計(jì)研究效益、經(jīng)營管理效益等等,利用效果信息的方式進(jìn)行主動收集,建立完善了企業(yè)公開信息利用反饋機(jī)制,不僅加強(qiáng)信息管理做到及時性,還有助于深化服務(wù),促進(jìn)信息資源的增值開發(fā)。為了使針對性服務(wù)的專業(yè)層次更深入,我們準(zhǔn)確、及時、深入地把握利用者的需求,通過公開信息和檔案信息資源的共同開發(fā),系統(tǒng)地分析和加工信息,深入挖掘信息的內(nèi)在價值。在對用戶需求的掌握方面,我們不僅了解用戶的明需求與潛需求、當(dāng)前需求與長遠(yuǎn)需求,還有效揭示用戶信息需求層層遞進(jìn)的發(fā)展模式,摸索出不同層次用戶的信息利用規(guī)律,從而化被動為主動,使服務(wù)達(dá)到專指、更全面、更人性化的效果。
檔案信息數(shù)字化的途徑一般有兩條,第一是通過接收電子文件和館藏傳統(tǒng)介質(zhì)檔案信息數(shù)字化;第二是館藏傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化的方式一般是用計(jì)算機(jī)錄入和掃描的兩種方式進(jìn)行的。這些數(shù)字化檔案信息依托于計(jì)算機(jī)存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),所以具有明顯的不穩(wěn)定性。為了確保信息的安全,我們在檔案信息數(shù)字化過程中堅(jiān)持做到了安全性原則。第一,通過錄入或掃描方式得到數(shù)字化檔案信息的,要確保檔案原件的安全。第二,在處理和存貯數(shù)字化檔案信息時,要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合。第三,遵循原始檔案的保密性,確保涉密檔案信息不被未授權(quán)者瀏覽。第四,利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)安全技術(shù),如防火墻、實(shí)時殺毒軟件以及存儲設(shè)備,保證已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息的安全。另外,我們定期對設(shè)備軟硬件進(jìn)行升級、掃描查毒、按時維護(hù),就像每家每戶的防火防盜問題一樣,做到防患于未然,有效防范了各種威脅的出現(xiàn),從未造成任何的損失。
總之,積極探索新的管理方法,升華管理理念,使檔案管理工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步,使個人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力,不斷提升檔案管理工作的科技含量,把“死”檔案變成“活”材料,將靜態(tài)信息轉(zhuǎn)化為動態(tài)信息,更好地為企業(yè)服務(wù)。