莫晗飛

學(xué)校干部人事檔案管理部門承擔(dān)著“為黨管檔”的重要職責(zé)，隨著《干部人事檔案工作條例》的出臺(tái)，對(duì)新時(shí)代學(xué)校干部人事檔案數(shù)字化管理工作提出了新的要求，干部人事檔案是對(duì)干部在各年齡階段學(xué)習(xí)成長的有效記錄，從而為各級(jí)黨組織選人用人工作提供切實(shí)有效的依據(jù)。然而，在組織人事部門及其所屬的干部人事檔案管理部門聯(lián)審復(fù)核中，經(jīng)常發(fā)生信息不一以及檔案丟失等諸多現(xiàn)象，從而對(duì)檔案利用工作構(gòu)成極大影響。為了確保新時(shí)代干部人事檔案數(shù)字化工作高效進(jìn)行，前期謀劃工作將更加重要。

一、學(xué)校干部人事檔案數(shù)字化的重要性

（一）推動(dòng)檔案管理穩(wěn)步發(fā)展

進(jìn)入新時(shí)代，隨著學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)增，學(xué)校干部人事檔案的利用及使用頻率逐年上升，對(duì)干部人事檔案的需求層面逐漸擴(kuò)大，但在管理模式和管理理念方面創(chuàng)新較少;干部人事檔案數(shù)字化管理已經(jīng)被推行和實(shí)施了一些時(shí)間，由于檔案管理人員仍將紙質(zhì)檔案作為工作重心，加之一如既往遵循的傳統(tǒng)管理理念，使得干部人事檔案整體工作質(zhì)量得不到有效提升，對(duì)學(xué)校數(shù)字化和信息化的發(fā)展產(chǎn)生阻礙。因此，需要對(duì)干部人事檔案管理模式和理念進(jìn)行合理化調(diào)整，運(yùn)用信息技術(shù)建立管理理念，從而利用其準(zhǔn)確性、完整性等優(yōu)勢(shì)條件，有效提升學(xué)校干部人事檔案整體管理工作。

（二）提升檔案服務(wù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)

進(jìn)入新時(shí)代，學(xué)校干部人事檔案普遍采取人工管理，由于干部人事檔案管理工作量逐年攀升，檔案利用率大幅提高，導(dǎo)致學(xué)校在干部人事檔案管理工作中運(yùn)轉(zhuǎn)低效。數(shù)字化信息化技術(shù)與干部人事檔案管理模式的有機(jī)結(jié)合，對(duì)檔案管理水平的提升是顯著的。對(duì)數(shù)字化信息化管理模式的運(yùn)用，有效簡(jiǎn)化了檔案管理工作，為檔案服務(wù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供便利。運(yùn)用數(shù)字化信息化技術(shù)對(duì)干部人事檔案信息編制成可視化信息欄、目錄、普通掃描圖像以及高清處理圖像，從而計(jì)算機(jī)為窗口，服務(wù)器為數(shù)據(jù)運(yùn)算后臺(tái)開展干部人事檔案各項(xiàng)利用工作，有效提升干部人事檔案利用及錄入效率。

（三）保障檔案基礎(chǔ)信息安全

干部人事檔案的存在目的是為了將相關(guān)材料信息進(jìn)行長久保存，雖然檔案庫房能夠做到恒溫恒濕，但紙質(zhì)干部人事檔案在被頻繁利用的情況下，對(duì)檔案的損壞是不可逆的，且存在材料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。在檔案數(shù)字化信息化技術(shù)的推動(dòng)下，運(yùn)用數(shù)字化的管理方式，能大幅降低紙質(zhì)干部人事檔案利用次數(shù)，通過計(jì)算機(jī)中的干部人事檔案管理系統(tǒng)就可以進(jìn)行查詢和掃描錄入，不僅延長了紙質(zhì)干部人事檔案的使用壽命，也提升了信息系統(tǒng)的利用率，更保障了檔案基礎(chǔ)信息安全。

二、學(xué)校干部人事檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）信息記錄不一致

干部人事檔案的建立是對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行準(zhǔn)確呈現(xiàn)，三齡兩歷一身份是檔案十類材料中的核心內(nèi)容。然而，干部人事檔案仍存在年齡、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間、任免經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等涂改偽造的現(xiàn)象。同時(shí)，由于種種歷史原因以及缺乏檔案各類材料填寫規(guī)范，檔案各類材料的信息前后記錄不一致。以年齡和學(xué)習(xí)經(jīng)歷等方面問題較為突出。導(dǎo)致年齡填寫不一致的問題有以下兩種情況，一是在材料中出現(xiàn)陰歷陽歷穿插填寫;二是早期因入團(tuán)或者參軍等情況，按照自身需求將年齡改大或改小所導(dǎo)致。導(dǎo)致學(xué)習(xí)經(jīng)歷填寫不一致的問題有以下兩種情況，一是在職學(xué)歷學(xué)位和全日制學(xué)歷學(xué)位方面填寫混淆，二是在相關(guān)學(xué)歷進(jìn)修培訓(xùn)經(jīng)歷填寫成學(xué)歷的情況。

（二）歸檔材料不規(guī)范

一是在材料樣式及紙張材質(zhì)大小不一且字跡模糊，早期檔案用紙比較薄，長時(shí)間紙張容易出現(xiàn)脆裂破損的情況。二是裝訂松垮，特別是在干部人事檔案被集中性、批量性、規(guī)模性利用過程中，容易發(fā)生材料丟失的情況。三是內(nèi)容填寫不完整，干部人事檔案材料中必要的信息沒有填寫，例如，缺少考核意見、本人簽字、本人意見、落款時(shí)間等信息以及部分經(jīng)過組織人事部門審批后的材料未進(jìn)行蓋章等情況，上述情況對(duì)干部人事檔案的利用及完整度造成了較大的影響。

（三）信息化水平較低

干部人事檔案管理體系中，紙質(zhì)檔案材料不全為檔案數(shù)字化工作增加了整理難度，以及干部人事檔案從業(yè)人員信息化水平不足，從而使數(shù)字化管理工作停滯檔案目錄信息化階段中，缺少對(duì)檔案具體材料的信息采集，如偶然發(fā)生紙質(zhì)檔案丟失或損毀現(xiàn)象，暨造成了永久性信息流失。

三、提升學(xué)校干部人事檔案數(shù)字化管理的建議

（一）夯實(shí)管理者信息化意識(shí)

持續(xù)提高干部人事檔案工作人員數(shù)字化信息化水平是新時(shí)代干部人事檔案管理工作的必要條件。然而，提升工作人員數(shù)字化信息化水平要促進(jìn)各單位干部人事檔案工作人員的工作交流，根據(jù)工作情況到上級(jí)管檔部門“以干代訓(xùn)”。干部人事檔案是為了能夠安全利用，而在檔案利用過程中難免出現(xiàn)影響干部人事檔案資料安全的情況，因此，干部人事檔案管理系統(tǒng)在服務(wù)器端采用RAID的管理方式，能夠在數(shù)字檔案丟失且不可追回的情況之下，經(jīng)過申請(qǐng)后可以通過RAID備份將檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)回，從而保障了檔案安全。

（二）規(guī)范檔案利用及借閱流程

干部人事檔案業(yè)務(wù)是秘密的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，學(xué)校黨組織應(yīng)落實(shí)好管檔主體責(zé)任，通過設(shè)立檔案專審小組，并由多個(gè)相關(guān)部門共同參與，納入單位內(nèi)控體系，將管理環(huán)節(jié)、校準(zhǔn)環(huán)節(jié)、考評(píng)環(huán)節(jié)、審核環(huán)節(jié)進(jìn)行劃分。當(dāng)干部進(jìn)入調(diào)任或提拔環(huán)節(jié)，要重新審核與相關(guān)人員干部人事檔案，如檔案信息存疑，要相繼啟動(dòng)調(diào)查核實(shí)程序，從而將“事后補(bǔ)救”的工作現(xiàn)狀轉(zhuǎn)為“事前防范”工作現(xiàn)狀。當(dāng)執(zhí)行查檔程序時(shí)，工作人員要進(jìn)行審批，如審批材料是否簽字蓋章，查檔人員是否為2名中共正式黨員。同時(shí)，按照在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案進(jìn)行歸還。在進(jìn)行檔案管理過程中，需要進(jìn)一步落實(shí)“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的工作原則。

（三）加強(qiáng)數(shù)字檔案管理力度

運(yùn)用數(shù)字化信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理的本質(zhì)是為了提高檔案管理效率和安全性。因此，加強(qiáng)數(shù)字檔案的管理力度需要以信息平臺(tái)為載體，將干部人事檔案數(shù)據(jù)在檔案管理部門形成局域網(wǎng)全覆蓋，并且提升檔案保密性，做好網(wǎng)絡(luò)等級(jí)保護(hù)，根據(jù)崗位職能要求，劃分信息平臺(tái)可視化管理權(quán)限。材料收集及歸檔前，組織人事部門對(duì)各項(xiàng)材料進(jìn)行審核，確認(rèn)材料規(guī)范后方可歸檔，因此，材料準(zhǔn)確性和規(guī)范性得到有效保障。

綜上所述，信息化數(shù)字化技術(shù)在學(xué)校干部人事檔案業(yè)務(wù)工作中優(yōu)勢(shì)明顯。新時(shí)代，在黨引領(lǐng)下的干部人事檔案工作，學(xué)校黨組織應(yīng)加以重視，積極建立健全相關(guān)制度，努力完善干部人事檔案管理體系，確保紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案之間的一致性，進(jìn)而推動(dòng)干部人事檔案數(shù)字化信息化工作向縱深發(fā)展。