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企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性

2021-09-23 15:44婁宇嵐
企業(yè)科技與發(fā)展 2021年8期
關鍵詞:企業(yè)檔案管理重要性

婁宇嵐

【關鍵詞】企業(yè)檔案管理;電子信息化;重要性

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688(2021)08-0141-03

0 引言

目前,在新冠肺炎疫情的沖擊下,各個企業(yè)之間的競爭變得異常激烈,要想在激烈的競爭中獲得一席之地就必須從企業(yè)內部管理做起,要將企業(yè)檔案管理工作落到實處,將電子信息化及時運用到企業(yè)檔案管理中,順應時代的發(fā)展規(guī)律,實現(xiàn)檔案管理的信息化,這樣可以增強企業(yè)的競爭力,對做好企業(yè)的信息化管理具有建設性的意義。

1 企業(yè)檔案信息化的基本內容

企業(yè)檔案管理信息化是指在企業(yè)檔案管理活動中,將現(xiàn)代化信息技術作為主要工具,將網絡作為基礎的平臺,對企業(yè)的檔案信息資源進行相關的處理、管理和開發(fā),使得整個檔案工作不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作,為企業(yè)的生產經營和相關的管理提供有效的數(shù)字信息為主要的檔案應用服務,在本質上將傳統(tǒng)的檔案管理工作進行優(yōu)化,以此為企業(yè)經濟利益最大化服務。

2 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理存在的不足

2.1 企業(yè)檔案管理設施存在滯后現(xiàn)象

在企業(yè)檔案管理工作中,需要應用許多先進的管理設備加強管理。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理設備主要有資料陳列架、文件柜和書報架等,檔案管理人員需要用傳統(tǒng)的人工操作對檔案進行分類管理,這樣既耗時又費力。隨著企業(yè)的發(fā)展,檔案資料接收量會越來越多,特別是隨著互聯(lián)網信息技術的發(fā)展,對應產生的檔案資料管理電子信息化技術設施已經被開發(fā)出來,但是通過調查發(fā)現(xiàn),現(xiàn)階段很多檔案資料管理工作并沒有充分利用好這些現(xiàn)代化的管理設施,大多數(shù)還是依靠傳統(tǒng)的文件柜等管理設備進行檔案管理工作,這些滯后的管理設施已經遠遠不能滿足檔案管理工作的需求。

2.2 企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質不高

企業(yè)檔案管理人員的整體素質直接決定企業(yè)檔案管理工作是否能夠有序進行,對于接受過專業(yè)培訓且具備專業(yè)檔案管理素質的管理人員來說,需要把所學檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計等專業(yè)知識運用于實踐工作中,同時具備較強的計算機知識,熟悉檔案信息化技術,才能為企業(yè)管理發(fā)展提供有力支撐。但是通過調查發(fā)現(xiàn),現(xiàn)階段很多檔案管理人員整體素質偏低,不能夠在企業(yè)檔案管理工作中做出較好的工作成績,沒有采用合理的檔案管理方式,企業(yè)檔案管理中管理人員缺乏專業(yè)知識,造成企業(yè)檔案管理工作整體效率偏低,不利于企業(yè)發(fā)展。

2.3 檔案資料的利用率過低

多樣化的檔案資料不僅能夠滿足企業(yè)管理者的查閱需求,而且對企業(yè)文化的發(fā)展有重大的意義。企業(yè)文化代表企業(yè)未來的發(fā)展方向,在發(fā)展過程中,企業(yè)應當充分利用檔案資料加強企業(yè)管理。然而,通過調查發(fā)現(xiàn),在開展企業(yè)檔案管理工作時,大多數(shù)企業(yè)并沒有將這些檔案資源充分利用,沒有建立檔案信息化系統(tǒng),沒有對紙質檔案進行現(xiàn)代化的加工。在互聯(lián)網時代,基本上所有的工作都是基于互聯(lián)網開展,通過應用互聯(lián)網工具不但可以使人們工作更加高效便捷,并且對于安全性更有保障。在檔案管理上,如果將紙質資料轉化為電子檔材料,那么就可以使檔案材料發(fā)揮出最大的價值,能夠使檔案材料不受到破壞,同時能夠將其利用率最大化,因此我們需要進行數(shù)字化的加工,以此提高檔案利用效率。

3 檔案管理電子信息化的重要性

3.1 共享企業(yè)檔案信息資源

信息時代,企業(yè)的競爭已經滲透到各個方面,信息共享資源已經是企業(yè)核心競爭力的一部分。在企業(yè)檔案管理中采用電子信息化管理模式,通過信息化平臺的構建將電子信息技術和網絡共享技術相結合,企業(yè)管理者借助辦公平臺,可以方便快捷地進入檔案信息系統(tǒng),能夠快速查閱企業(yè)相關資料信息,利用最短時間了解和掌握企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展現(xiàn)狀及人力資源、財務、生產技術等情況。不僅如此,企業(yè)各個部門可以聯(lián)合辦公,及時溝通,提高工作效率,共享資源[1]。

3.2 為企業(yè)高層提供可靠信息

企業(yè)檔案信息化管理的實施,可以優(yōu)化企業(yè)的信息資源,能夠清晰、準確地反映出企業(yè)的生產經營運轉情況,使企業(yè)的檔案管理更規(guī)范化。企業(yè)檔案包含文書、科技、會計、人事、電子、實物、照片等,這些檔案都可以在企業(yè)檔案管理中體現(xiàn)出來,企業(yè)高層管理者可以便捷地對這些數(shù)據進行查詢和掌握,當用于企業(yè)經營決策、人事管理、生產技術時,能以最快的速度搜索到需要的檔案資料進行相關分析,從而做出對企業(yè)最有利的決策,這對于企業(yè)的發(fā)展具有良性促進作用,也是適應社會發(fā)展需要的表現(xiàn)。當前,世界經濟發(fā)展和社會發(fā)展速度都很快,信息化時代各行各業(yè)對于高價值的檔案信息需求增加,并且要保證整個使用期間的實效性,對于檔案管理的電子信息化要求也就更高,這是傳統(tǒng)的檔案管理模式所不能匹配的。傳統(tǒng)的檔案管理模式無法適應當前的市場經濟需求,企業(yè)檔案管理的電子信息化改革迫在眉睫。做好企業(yè)檔案信息化管理是確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要,不僅可以發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)優(yōu)秀的人才,還可以造就大批人才為企業(yè)的發(fā)展服務。與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理相比,不僅可以降低工作人員的勞動強度,還能夠提高企業(yè)的工作效率。通過應用現(xiàn)代電子信息技術對企業(yè)檔案進行處理,使得企業(yè)的檔案資源得到更加充分的開發(fā)和利用。

3.3 提升企業(yè)工作效率

在企業(yè)的日常工作中,要想有一個高效率的工作節(jié)奏和高質量的工作結果,就必須制定出規(guī)范的辦公流程,就需要加強各個部門之間的協(xié)調合作,尤其是細化到每一個員工,要讓每一個員工明白企業(yè)的檔案信息資源需要共享,各部門間、各員工間都應加強溝通,交換資源,共享信息。當需要相關信息數(shù)據時,只需登錄電子信息化平臺,即可查詢到需要的資料,節(jié)省大量時間,最大限度地提高員工的工作效率。檔案管理電子信息化是提升檔案管理水平的需要,傳統(tǒng)的企業(yè)檔案基本上都是紙質的,需要企業(yè)長期保存。為了維持一個良好的企業(yè)環(huán)境,避免可能造成企業(yè)文檔紙張受潮、蟲蝕及火災等不確定的危害,我們必須采用先進的設備和技術,要積極利用現(xiàn)代化的電子信息技術,提高企業(yè)檔案管理的工作效率,實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,要從根本上提高企業(yè)檔案管理和利用的水平。我們必須將企業(yè)檔案管理和電子信息化平臺相結合,只有這樣,才能夠提升整個企業(yè)的工作效率,同時為企業(yè)節(jié)省大量的資源,降低企業(yè)的成本[2]。

4 企業(yè)檔案管理電子信息化的策略

4.1 提高企業(yè)檔案管理人員的素質

當今時代,企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質不僅體現(xiàn)在能夠對檔案進行規(guī)范化管理,而且體現(xiàn)在能夠充分利用電子信息化檔案管理技術高效地進行檔案管理工作,這就要求檔案管理人員具備較高的綜合素質。首先,企業(yè)管理人員應該對本單位的檔案管理工作高度重視,這是提高企業(yè)檔案管理人員素質的前提條件,讓他們從本質上認識到檔案管理工作可以為企業(yè)的重大決策與措施提供科學有效的依據;其次,提高檔案管理人員的業(yè)務水平,加強對檔案管理人員的教育工作。企業(yè)檔案管理人員應當加快學習步伐,爭取全面提升自身素質,讓自己能夠盡快適應電子信息化時代的檔案管理工作。此外,對檔案管理人員進行日常的業(yè)務培訓也是十分必要的,在培訓的過程中提升其專業(yè)素質。

4.2 對企業(yè)檔案進行現(xiàn)代化管理

隨著電子信息技術的發(fā)展,傳統(tǒng)的人工化企業(yè)檔案管理模式已經無法滿足各方面的需求。為了進一步提升企業(yè)檔案管理的效率,應充分借助電子信息化的管理技術,來對企業(yè)檔案進行現(xiàn)代化管理。首先,相關管理工作人員要借助專業(yè)的電子信息化管理網絡服務系統(tǒng),通過便利的管理系統(tǒng)實現(xiàn)高效率的企業(yè)檔案查詢等相關服務,以及通過系統(tǒng)互聯(lián)共享的功能實現(xiàn)相關企業(yè)檔案的共享功能,從而給企業(yè)帶來更大的便利。其次,管理部門應當加快檔案管理的信息化建設,從而實現(xiàn)更加高效的管理。最后,加強對檔案管理流程的改進和優(yōu)化,為企業(yè)提供高質量、流暢化的檔案查詢服務。

4.3 購置電子信息化的檔案管理設備

電子信息化檔案管理設施和設備是實現(xiàn)企業(yè)智能化管理檔案的必要條件,企業(yè)要結合用戶的使用需求和企業(yè)檔案的管理需求,購置電子信息化的檔案管理設備,采用先進的電動密集架代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案架、文件架,增大檔案庫房存儲量,以滿足日益增大的檔案接收數(shù)量。引進電子信息化的檔案管理設備的同時,還要進一步引進先進的管理模式,從而充分利用先進的檔案管理模式和管理設備的相關功能,實現(xiàn)對于檔案高質量、高效率的管理和實現(xiàn)更加便利的檔案查詢服務。

4.4 加快網絡建設

當前,要想在檔案電子信息化上滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需求,就必須加強對檔案管理的網絡建設。首先,要重視本企業(yè)內局域網的建設工作,即構建一套適合本企業(yè)的網絡化管理體系,重視運用5G技術實現(xiàn)辦公上云,將傳統(tǒng)的工作模式逐漸轉變?yōu)楦蝇F(xiàn)代化的工作模式。其次,管理人員要重視對檔案的互聯(lián)網共享工作,例如可以構建一個線上檔案共享平臺,企業(yè)內部所有人員可以通過辦公自動化網登錄檔案系統(tǒng)平臺查閱所需檔案。最后,應充分利用互聯(lián)網技術實現(xiàn)對企業(yè)檔案的整合工作,進而提升企業(yè)檔案的利用率。

4.5 加強企業(yè)檔案管理的軟硬件建設

現(xiàn)在很多企業(yè)雖然引進了一些檔案管理的互聯(lián)網軟件設施和現(xiàn)代化的硬件設備,但是對于這些軟硬件的使用方法上還需要加強掌握,從而讓這些軟硬件能夠真正地促進檔案的高質量和高效率管理。首先,要及時更新相關軟硬件設施設備,滿足企業(yè)對這些設施的多樣化需求。其次,要提高工作人員使用這些軟硬件設施的技能及提升這些設施的利用率,可以通過開展相關培訓工作強化企業(yè)檔案管理的建設工作。

5 加強企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)勢

5.1 減輕工作人員的勞動強度

檔案人員的工作強度在傳統(tǒng)的檔案管理上是非常大的,檔案管理人員需要手工做很多事情,在檔案的收集、整編、查詢上都會消耗大量的時間和精力,并且其效率還得不到保證。實行檔案管理電子信息化,可以使整個檔案管理工作更加自動化和網絡化,避免員工做很多重復性的工作,并且降低了工作時的犯錯概率,方便公司員工平時查詢和檔案管大大降低理人員的勞動強度,數(shù)據只需一次錄入就可以多次利用,在后續(xù)的檔案使用中,只需借助互聯(lián)網工具即可。

5.2 檢索查詢快捷方便

電子信息化有很強的數(shù)據處理能力,檔案管理實現(xiàn)電子信息化后,我們就可以充分利用信息技術快速高效地檢索到自己所需的信息。與傳統(tǒng)的檢索方式相比,不僅減輕工作強度,還大大提高了查找的效率和準確率,為企業(yè)的發(fā)展做出積極的貢獻。

5.3 便于安全和保密性工作

企業(yè)檔案管理實現(xiàn)電子信息化后,保證了其檔案信息的保密性和安全性。在傳統(tǒng)的檔案管理中,檔案保存不能做到十分安全,紙質的文檔就容易遺失,加上公司員工復雜就更加難以管理。企業(yè)檔案是企業(yè)十分重要的機密文件,對于整個企業(yè)的發(fā)展和競爭力都有直接的影響,一旦泄露,將會給企業(yè)造成很大的損害。企業(yè)檔案管理實現(xiàn)電子信息化后,企業(yè)的檔案信息可以隨時錄入,也可以方便快捷地查詢信息,與過去的紙質文檔相比,其安全性、保密性更強。

6 結語

綜上所述,在互聯(lián)網時代,企業(yè)的檔案管理必須合理利用電子信息化技術,努力打造好電子信息平臺,使得企業(yè)的檔案管理水平能夠顯著提升,讓電子信息技術與企業(yè)的檔案管理工作有機地結合起來,讓企業(yè)的檔案管理需求能夠得到滿足,促進企業(yè)的良性發(fā)展??傊?,在企業(yè)檔案管理當中使用現(xiàn)代化信息技術,既可提升企業(yè)工作效率,又能減輕企業(yè)員工的工作壓力,對整個企業(yè)的檔案管理工作進行了優(yōu)化,也提升了整個企業(yè)檔案的保密性。電子信息化技術使得整個檔案管理工作從采集、錄入、整理、上傳、歸檔入庫等全生命周期的管理都有機地統(tǒng)一起來。企業(yè)檔案實現(xiàn)有序管理后,企業(yè)員工對檔案的借還申請、借還登記、提醒事項等工作更加滿意,使得檔案的作用能夠充分發(fā)揮出來,高效地協(xié)助員工開展工作。真正做到企業(yè)檔案管理的信息化,將高質量的檔案信息呈現(xiàn)給每一位員工,為企業(yè)的生產、管理、發(fā)展做出積極的貢獻。

參 考 文 獻

[1]唐麟娜.談計算機技術在檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案,2012(3):105.

[2]司徒俊萌.新時期檔案信息化管理平臺的建設探究[J].卷宗,2014(3):56.

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