周格彤

（暨南大學(xué)，廣東 廣州 510000）

新中國成立以來，黨政機(jī)關(guān)先后頒布了10 部公文法規(guī)，從1950 年12月30 日，中央人民政府秘書廳發(fā)布的《公文處理暫行辦法（草案）》，到2012 年4 月16 日，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，黨政機(jī)關(guān)在規(guī)范公文寫作與處理所做的努力，已經(jīng)有了62 年的歷史。由于文種的使用情況和社會發(fā)展的前進(jìn)，條例和辦法里規(guī)定的公文文種也在逐漸發(fā)生著變化，文種在政務(wù)信息的傳遞中扮演著重要作用，這就對秘書工作人員在新的社會背景下，對于文種選取、撰寫、使用提出了新的要求，那么他們應(yīng)該用何種思維，來進(jìn)行公文寫作呢？

一、1996 年以來意見、請示和報告的歷時演變

2012 年4 月16 日，由中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14 號）（以下簡稱《條例》）正式發(fā)布，2012 年7 月1 日起施行。同時，現(xiàn)行的 1996 年5 月3 日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（以下簡稱原《條例》）和 2000 年8 月24 日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱原《辦法》）停止執(zhí)行。在上述三種辦法和條例中，都對本文的研究對象——意見、請示和報告的定義做出了變化，總結(jié)之后，通過下表展示：

表格1：1996 年—2012 年三種文種的定義演變

由上表可以看出，意見與請示的定義和適用情況都沒有發(fā)生變化，只有報告這一文種有所改動，在之后出臺的原《辦法》和新《條例》中，都去除掉“提出建議”這一功能，因?yàn)椤疤岢鼋ㄗh”都是用于上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)工作的指導(dǎo)，因此除去“提出建議”這一功能之后，反而規(guī)范了報告的行文方向，確定了報告的作為上行的文種，出現(xiàn)在現(xiàn)行的《條例》中。

本文之所以選取意見、請示和報告作為研究對象，也是考慮了意見作為行文方向最為靈活的文種，與同為上行文的請示和報告的聯(lián)系，來研究其寫作思維。因此，之后提到的意見，都是基于上行的行文方向，與請示和報告相比較的。

二、意見和報告的比較及其寫作思維探究

因?yàn)橐庖姷男形木哂徐`活性，可上行下行和平行，所以在對三種文種展開對比之前，要先確立作為上行文的意見的適用范圍，然后輪流與報告和請示進(jìn)行比較，最后再進(jìn)行這三種公文的寫作思維探究。

（一）作為上行文的意見的適用范圍界定

根據(jù)《條例》的規(guī)定，意見“適用于對重要問題提出見解和處理辦法?！倍埵尽斑m用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)?！眻蟾鎰t“適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問?！本C上，請示和報告都在適用范圍中給出了明確的行文方向，即發(fā)文對象是上級機(jī)關(guān)，是上行文。但意見這一文種，《條例》中沒有給出明確的行文方向，在實(shí)際使用中，意見廣泛適用于各級行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和人民團(tuán)體，它對行文機(jī)關(guān)沒有限制，因此意見是十五種公文中最具有靈活性的文種，上行文和平行文的意見具有參考和協(xié)商的功能，下行文的意見具有指示、指揮、指導(dǎo)的性質(zhì)和功能。本文主要探討的就是意見作為上行文的寫作思維，與同為上行文的請示和報告兩個文種寫作思維的異同。

上行文的意見是下級機(jī)關(guān)就工作中的重要問題提出見解和處理辦法而向上級機(jī)關(guān)行文，其內(nèi)容具有建議性特點(diǎn)。其使用有兩種情況：一是就工作中遇到的重要問題提出建議性意見而主動向上級機(jī)關(guān)行文，向上級匯報本單位的設(shè)想與措施，供上級機(jī)關(guān)決策參考。一般內(nèi)容簡單，行文迅速，影響面只限于本單位，一般不用上級機(jī)關(guān)行文答復(fù)。二是對超出本部門職權(quán)范圍的重要問題提出見解和處理辦法，作為主辦部門可以向上級行文，請上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)給所涉及的其他下級機(jī)關(guān)。往往涉及的單位較多，影響面較大，必須慮事周全，一般需要上級機(jī)關(guān)及時做出答復(fù)。

（二）作為上行文的意見與報告的比較

《條例》指出，報告“適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問?！毙枰霞墮C(jī)關(guān)回復(fù)的意見和報告有相似之處。但是，從內(nèi)容重點(diǎn)看，報告?zhèn)戎赜趨R報本部門工作、反映本部門情況。而作為上行文的呈報性意見以反映情況作為緣由，側(cè)重于對某項(xiàng)工作的開展提出意見或建議。所以，從內(nèi)容重點(diǎn)來區(qū)分的話報告偏重于本部門的工作情況，意見注重于對工作提出意見，并不局限于本部門，還可以根據(jù)實(shí)際需要展開跨部門的匯報。

從文種特點(diǎn)看，報告具有實(shí)踐性和概括性，談主要做法、主要成績，常在事后行文，如果在工作中遇到問題，需要向上級機(jī)關(guān)反映和匯報，偶爾也可事中行文。而意見具有指導(dǎo)性和計(jì)劃性，具有預(yù)見性、預(yù)想性，常在事前行文。

上行文的意見是下級機(jī)關(guān)主動地或者在上級機(jī)關(guān)要求下，就做好本部門職能范圍內(nèi)的又事關(guān)全局的某項(xiàng)重要工作提出若干建議，供上級機(jī)關(guān)做決策時參考。它的作用主要體現(xiàn)為上級機(jī)關(guān)在本意見內(nèi)容基礎(chǔ)上進(jìn)行加工、整合、優(yōu)化后，形成自己的決定和意志，并以下行意見的形式發(fā)送給相關(guān)下級機(jī)關(guān)。雖然不需要答復(fù)，但上行意見的作用卻不容忽視，也就是說，在公文效力方面，意見的反饋?zhàn)饔檬菑?qiáng)于報告的。

結(jié)合意見（作為上行文）與報告的對比結(jié)果，可以從內(nèi)容重點(diǎn)、文種特點(diǎn)、發(fā)文時機(jī)三個方面進(jìn)行比較，并用下表來總結(jié)：

表格2：意見與報告的比較

（三）意見與報告的寫作思維探究

如果進(jìn)行公文寫作的時候，已經(jīng)確定了所用到的文種，就要從思維上進(jìn)行探究，公文作為應(yīng)用文種，不能包含主觀成分，尤其是上行文要實(shí)事求是，匯報情況，提出問題。由表2 可見：首先意見和報告兩個文種都是注重反映情況，匯報工作進(jìn)度以及遇到的問題，因此在進(jìn)行撰寫的時候，首先具備問題思維，即公文的目的，是要解決什么問題；其次，從文種的特點(diǎn)和發(fā)文時機(jī)來看，意見更注重預(yù)見性和事前行文，報告則是追求能夠概括現(xiàn)階段的工作情況，在事后行文。這樣看來，在撰寫意見的時候，要具備問題思維和前瞻思維，而撰寫報告的時候，不僅要具備問題思維，還要有概括思維。

三、意見和請示的比較及其寫作思維探究

上行文的意見是下級機(jī)關(guān)就工作中的重要問題提出見解和處理辦法而向上級機(jī)關(guān)行文，其內(nèi)容具有建議性特點(diǎn)。當(dāng)就工作中遇到的重要問題提出建議性意見而主動向上級機(jī)關(guān)行文，向上級匯報本單位的設(shè)想與措施，供上級機(jī)關(guān)決策參考。一般內(nèi)容簡單，行文迅速，影響面只限于本單位，一般不用上級機(jī)關(guān)行文答復(fù)；當(dāng)對超出本部門職權(quán)范圍的問題提出見解時，就需要上級機(jī)關(guān)回復(fù)。

（一）作為上行文的意見與請示的比較

《條例》指出，請示“適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”。上行文的意見，如果對超出本部門職權(quán)范圍的重要問題提出見解和處理辦法，作為主辦部門可以向上級行文，請上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)給所涉及的其他下級機(jī)關(guān)。往往涉及的單位較多，影響面較大，必須慮事周全，一般需要上級機(jī)關(guān)及時做出答復(fù)：需要上級答復(fù)的意見與請示在行文方向與目的上比較接近，都是要求上級對自己所提的問題給予回復(fù)。但二者所提的事項(xiàng)與內(nèi)容又有所不同。請示的內(nèi)容較多涉及的是“人、財(cái)、物”以及工作中遇到需要上級做出決定的重大問題，或應(yīng)由上級加以審批的具體事項(xiàng)等。

在發(fā)文時機(jī)上來講，意見和請示同為事前需要批準(zhǔn)、商議，所以都是事前行文，只不過請示一文一事，所涉及的事項(xiàng)都很具體，而意見里提出的問題，既可以具體，也可以抽象。

表格3：意見和請示的比較

（二）意見與請示的寫作思維探究

起草公文的過程中，為了區(qū)分一些不具有行文指向性的公文，要謹(jǐn)慎地進(jìn)行文種選取，而在進(jìn)行已選定的公文文種的寫作的時候，也要根據(jù)行文特點(diǎn)，確立寫作思維。

意見與請示的內(nèi)容都是圍繞特定的工作問題而展開的，首先要具備問題思維；意見的具有概括性和廣泛性的，不像請示那么具體，因此請示要有具象思維；意見的寫作沒有特定的模板要求，而請示不僅要一文一事，還有收束語的要求，因此請示還要具有程式思維。

四、結(jié)語

公文是應(yīng)用性很強(qiáng)的文種，在實(shí)際使用的過程中要經(jīng)歷文種選取，材料收集，公文寫作三個過程，每個文種在其寫作的過程中，都要具備不同的思維，來進(jìn)行寫作，只有當(dāng)固定的公文文種進(jìn)行比較的時候，才會有共性和個性之分。希望對于秘書工作者在公文的文種選取和寫作有所助益。