潘洪華

隨著信息技術日益發(fā)展和成熟，電子政務建設深入推進，信息化管理能力大幅提升，傳統(tǒng)的辦公模式已無法滿足新形勢下辦公的需要，各部門迫切需要用自動化手段來提高辦公效率。我們充分利用信息技術和網(wǎng)絡技術，基于工作流建設應用了政務協(xié)同辦公系統(tǒng)，建立了部門之間、部門內部協(xié)同處理辦公業(yè)務的機制，加強了部門之間及部門內部的信息共享，實現(xiàn)了機關辦公業(yè)務系統(tǒng)化、自動化高效運行。

一、政務協(xié)同辦公系統(tǒng)概況

（一）系統(tǒng)建設意義

政務協(xié)同辦公系統(tǒng)作為電子政務的重要內容，是政府部門人員辦公的重要支撐工作平臺，用來處理各類日常辦公業(yè)務，包括公文收發(fā)、審批及流轉、信息報送、個人事務等。協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設，將能夠有效提高政府部門間及部門內部的協(xié)同辦公及事務處理的能力與效率。

（二）系統(tǒng)構建原則

該系統(tǒng)是各部門通用的網(wǎng)上辦公信息系統(tǒng)，具有用戶量大、使用頻率高、操作實時性強的特點，在系統(tǒng)總體架構設計時，必須充分考慮系統(tǒng)穩(wěn)定性、安全性、可擴展性、可管理性等方面要求。

穩(wěn)定可靠。協(xié)同辦公系統(tǒng)一旦投入運行使用，就必須確保系統(tǒng)長期穩(wěn)定地不間斷運行，需要從系統(tǒng)軟件規(guī)劃設計、硬件配置及運行環(huán)境等方面綜合考慮，確保系統(tǒng)正常運行。

安全保密。在實現(xiàn)業(yè)務協(xié)同、信息共享的同時，必須高度重視系統(tǒng)內公文及批閱意見的安全問題，從數(shù)據(jù)傳輸、存儲等環(huán)節(jié)做好技術防護措施，還要制定明確的管理制度，從技術和管理兩方面確保網(wǎng)絡和信息的高度安全，使信息安全流轉并得到充分利用。

技術先進。系統(tǒng)設計應有一定的前瞻性，采用業(yè)界成熟的先進技術和產(chǎn)品，在滿足現(xiàn)有功能需求的情況下，必須充分考慮到當前軟硬件資源的充分利用，確保在以后的升級中減少投資。

可擴展升級。為適應應用功能增加的需要，系統(tǒng)應具備平滑可擴展性，實現(xiàn)快速開發(fā)、業(yè)務參數(shù)配置及業(yè)務功能升級等，支持不斷變化的需求。

易管理維護。由于政府部門機構和人員的調整時有發(fā)生，不同角色的用戶在系統(tǒng)中就要相應調整，因此要求系統(tǒng)具有良好的可管理性和可維護性。

（三）技術基礎

1.SOA架構

面向服務架構（SOA）體系，通過把現(xiàn)有的資源和應用轉化為服務共享出去，每一個服務之間通過松耦合、基于消息的通訊機制進行交互。具體的某個應用通過組合剪裁這些服務構成一個個具體的應用程序，在此基礎上創(chuàng)建應用系統(tǒng)，基于SOA架構，也極大地便利了應用系統(tǒng)的重構。

2.J2EE技術

J2EE作為市場上主流的企業(yè)級分布式應用平臺解決方案，其核心是一組規(guī)范和指南，它定義了使用Java語言開發(fā)多層分布式企業(yè)應用系統(tǒng)的標準平臺。J2EE技術的應用，極大提升系統(tǒng)的可移植性、安全性和可重用性。

3.工作流技術

工作流管理聯(lián)盟給出的關于工作流的定義是：工作流是一類全部或部分自動執(zhí)行的經(jīng)驗過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則將文檔、信息或者任務能夠在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞與執(zhí)行。概況來講，工作流是業(yè)務過程的計算機實現(xiàn)，包括了一組活動及活動間的順序關系，同時也包括流程與活動的啟動和終止條件及對活動的描述。

（四）典型核心業(yè)務流程設計

公文管理作為政務協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要功能模塊，其中公文流轉又是公文管理的核心業(yè)務流程，在系統(tǒng)中各類公文處理都是以流程方式進行的，在公文流轉過程中，涉及信息多，類型復雜，單靠人工去處理效率很低。因此，在電子政務辦公自動化中引入工作流技術，制定標準和定義流程，對各部門的業(yè)務流程再造，自動執(zhí)行公文流轉流程，提高辦公效率。

公文管理包括收文管理和發(fā)文管理，公文流轉有部門間的流轉，也有部門內部的流轉，下面以收文后在部門內部的公文流轉為例，詳細闡述按照工作流模式進行的流程設計過程。辦公室文書作為流程起始點，簽收文件后轉辦理，將文件流轉給辦公室主任，辦公室主任簽批意見流轉回文書，文書根據(jù)簽批意見將文件流轉給部門領導，部門領導簽批意見后由文書流轉給相關業(yè)務科室，由業(yè)務科室具體辦理文件相關工作，辦結后文件流轉回文書，由文書結束整個流程。

二、政務協(xié)同辦公系統(tǒng)應用存在的問題

下面從用戶和辦公系統(tǒng)兩個方面，詳細闡述政務協(xié)同辦公系統(tǒng)應用中存在的問題。

（一）用戶層面的問題

1.個別部門信息化思維還未建立

個別部門思維模式還未轉變，不善于運用信息化手段辦公，仍習慣于面對面溝通工作，采用傳統(tǒng)的紙質文件進行辦公業(yè)務批閱流轉，導致部門辦公效率低下。

2.個別部門辦公自動化重視程度不足

有的部門重業(yè)務，輕信息化應用。未將采用信息化手段輔助辦公提到工作日程，對自動化辦公缺乏積極引導和推動，沒有形成全員自動化辦公的良好氛圍。

3.個別部門人員老化，無法適應自動化辦公

個別部門由于整體工作人員年齡偏大，對信息化知識接受程度低，對計算機操作也不熟練，導致了協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用推廣較為困難。

4.部門人員調整頻繁，導致系統(tǒng)操作不熟練

政府部門由于機構改革或內部科室調整等原因，導致人員調整的情況時有出現(xiàn)，特別是辦公室文書一旦換人，新任辦公室文書又不熟悉辦公系統(tǒng)的應用，導致公文流轉和其他辦公業(yè)務推進出現(xiàn)脫節(jié)斷檔，新任文書需要從頭學習辦公系統(tǒng)的應用，系統(tǒng)操作不熟練，影響了系統(tǒng)應用成效。

（二）系統(tǒng)層面的問題

1.需要移動辦公系統(tǒng)作為PC端補充

PC端協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用，發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)較為成熟，迫切需要移動辦公作為補充。目前移動辦公雖已投入應用，但功能上還存在優(yōu)化空間，應用范圍和深度還不夠，需要進一步加強移動辦公的功能提升和推廣應用。

2.部門個性化功能需求未能統(tǒng)籌兼顧

政務協(xié)同辦公系統(tǒng)在功能和流程設計上充分考慮了部門通用性，而各部門由于業(yè)務職能和科室設置不同，辦公業(yè)務也不盡相同，有的提出了個性化系統(tǒng)功能需求，導致在某些業(yè)務功能上不能滿足部門的要求，需要進行個性化定制開發(fā)。

三、政務協(xié)同辦公系統(tǒng)問題解決對策

（一）加強用戶使用引導和培訓

政府部門采用信息化方式進行辦公，已成為機關內部事務處理的必要手段?？煞峙诸惤M織各部門領導、辦公室工作人員和普通工作人員，通過專題講座、座談會、系統(tǒng)應用培訓等方式，使各類人員了解計算機與信息化相關知識，掌握政務協(xié)同辦公系統(tǒng)應用技能，推動各部門領導和工作人員樹立信息化思維，重視運用自動化手段進行辦公。

（二）優(yōu)化提升系統(tǒng)功能和性能

政務協(xié)同辦公系統(tǒng)應用已比較深入，但隨著政府機構改革和部門職能的深入調整，可考慮在各部門通用功能基礎上，針對有些部門提出的個性化需求，進行功能定制開發(fā)，同時持續(xù)優(yōu)化完善系統(tǒng)原有功能，盡量滿足不同部門不同業(yè)務需求，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和響應速度，提升用戶體驗感和便利度。

（三）深入推動移動辦公系統(tǒng)應用

目前智能終端的普及和網(wǎng)絡的飛速發(fā)展，為人們移動辦公提供了有利條件。下步可在政府部門持續(xù)拓展移動辦公應用范圍，通過移動辦公，打破時間和空間的限制，部門領導和工作人員可隨時隨地處理機關內部辦公業(yè)務。

四、結語

本文從系統(tǒng)建設意義與原則、技術基礎、核心業(yè)務流程梳理架構等方面，介紹了政務協(xié)同辦公系統(tǒng)總體概況，深入分析了協(xié)同辦公系統(tǒng)應用中存在的問題，給出了解決問題的對策措施。政務協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用，實現(xiàn)了部門間和部門內部辦公業(yè)務協(xié)同、信息共享，降低了行政辦公成本。

作者單位：濰坊市大數(shù)據(jù)中心