于利賢 吳振全

（北京北咨工程項目管理咨詢有限公司，北京 100124）

0 引言

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大部分企業(yè)已經(jīng)使用自動化辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，輔助提升企業(yè)的辦公效率和業(yè)務(wù)管理水平[1]。工程建設(shè)項目管理是工程咨詢企業(yè)的主要業(yè)務(wù)，隨著項目管理業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，企業(yè)采購了市場成熟的項目管理系統(tǒng)部署在復(fù)雜程度高、周期長、流程繁復(fù)的房建類項目應(yīng)用。

隨著項目管理系統(tǒng)的持續(xù)深入應(yīng)用，項目管理人員發(fā)現(xiàn)，如要形成全過程項目管理業(yè)務(wù)閉環(huán)，需要首先退出項目管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)，再登錄企業(yè)OA（Office Automation）系統(tǒng)查看與項目管理業(yè)務(wù)有關(guān)的項目編號、項目里程碑、項目費用申請、報銷、通知等信息。并且，由于項目地域分散，不在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)辦公的項目管理人員，登錄企業(yè)OA系統(tǒng)需要先登錄虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）再通過輸入內(nèi)網(wǎng)地址才能登錄企業(yè)OA系統(tǒng)，操作十分煩瑣，使項目管理人員的系統(tǒng)使用體驗非常糟糕[2]。

筆者多年從事企業(yè)信息化建設(shè)工作，通過項目管理人員的反饋。筆者認為，如果獨立使用企業(yè)OA或項目管理系統(tǒng)，將形成信息“孤島”，并不利于項目管理業(yè)務(wù)的信息化[3]。因此，企業(yè)OA與項目管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)信息互通、數(shù)據(jù)共享勢在必行。

1 對接方案

實現(xiàn)企業(yè)OA與項目管理系統(tǒng)的信息互通、數(shù)據(jù)共享，首先要分析2套系統(tǒng)所承載的信息和承擔(dān)的系統(tǒng)功能，確定具備實施的條件。其次，研究可落地實施的系統(tǒng)對接方案，保證對接方案的技術(shù)成熟并兼顧高效[4]。最后，還要考慮系統(tǒng)對接中的注意事項，確保對接成功。

1.1 實施條件

企業(yè)OA系統(tǒng)自2018年上線運行，承擔(dān)著約8個子公司的費用報銷、項目立項、員工日志填報、員工考勤請假、通知公告、綁定企業(yè)郵箱、企業(yè)通信錄、市場開發(fā)、數(shù)據(jù)分析、企業(yè)知識庫、協(xié)同辦公等多項自動化辦公的功能模塊。至今已有近千名企業(yè)員工使用該系統(tǒng)，每日行政審批流程、辦公信息等數(shù)據(jù)量較大，對系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定性要求較高[5]。并且，還有部分系統(tǒng)功能在開發(fā)和優(yōu)化過程中。

企業(yè)OA系統(tǒng)上線伊始有部分企業(yè)員工對系統(tǒng)存在認識上的誤區(qū)，認為企業(yè)OA系統(tǒng)操作煩瑣，沒有線下紙質(zhì)辦公使用起來較為隨意方便，存在一定的抵觸情緒。系統(tǒng)經(jīng)過一段時間的試運行，大部分企業(yè)員工，尤其是不在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)辦公、頻繁出差、外地分公司等有移動辦公需求的員工，通過使用Web端、移動端的費用報銷、考勤、用章申請等行政辦公和協(xié)同辦公等系統(tǒng)功能，經(jīng)過近3年的運行，員工對企業(yè)OA系統(tǒng)有了新的認識。目前，企業(yè)約九成以上的員工認為企業(yè)OA系統(tǒng)，滿足了大部分無紙化辦公的要求，打破了地域的辦公限制。使行政辦公審批系統(tǒng)化，執(zhí)行效率得到了提升，規(guī)范了各類行政辦公申請格式。企業(yè)OA系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)管理不可缺少的輔助手段，通過企業(yè)OA系統(tǒng)的協(xié)同辦公提高了企業(yè)管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。并且，隨著企業(yè)OA系統(tǒng)的持續(xù)深入應(yīng)用，將會出現(xiàn)個性化的需求，為此研發(fā)人員將利用敏捷式開發(fā)結(jié)合新技術(shù)，加大企業(yè)內(nèi)部的推廣，全面取消紙質(zhì)行政辦公審批，更好地為企業(yè)管理提供保障和支撐。

大型房建類工程建設(shè)項目管理有別于其他房建類的項目管理，建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)周期長、干系人眾多。對工程咨詢企業(yè)的組織、管理能力要求較高，除了需要掌握工程建設(shè)技術(shù)，還要組織參建單位以建設(shè)單位為中心，組成高效協(xié)同的項目部。建設(shè)過程中，產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，未采用信息化系統(tǒng)管理前，溝通交流大多使用微信、QQ等線上溝通方式。項目采購等只使用電子表格簡單記錄，雖然使用了BIM等軟件輔助項目管理，但仍然無法滿足全生命周期的項目管理要求。

項目管理系統(tǒng)作為企業(yè)OA系統(tǒng)的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，承擔(dān)著項目管理業(yè)務(wù)的現(xiàn)場管理、參建單位管理、項目計劃管理、項目手續(xù)辦理、項目采購管理、項目技術(shù)管理、項目履約評價等系統(tǒng)功能。自去年通過招標(biāo)方式，簽訂了采購合同，承建單位已經(jīng)完成系統(tǒng)部署、優(yōu)化定制、功能微調(diào)，經(jīng)過多次版本迭代升級。目前已經(jīng)在部分大型房建類工程建設(shè)項目管理中試運行約10個月。約有近百名項目管理人員使用該系統(tǒng)輔助項目管理工作。每日產(chǎn)生的項目管理業(yè)務(wù)信息少則數(shù)十條多則數(shù)百條，目前系統(tǒng)運行已經(jīng)趨于穩(wěn)定。

通過分析2套系統(tǒng)的運行環(huán)境結(jié)合企業(yè)管理需要可以看出，2套系統(tǒng)均屬于信息化管理系統(tǒng)。但2套系統(tǒng)應(yīng)用的側(cè)重點不同，企業(yè)OA更側(cè)重于對企業(yè)辦公、企業(yè)管理等，實現(xiàn)了企業(yè)的數(shù)字化辦公，通過系統(tǒng)化的方式管理、優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，增強了企業(yè)協(xié)同辦公的能力，加強決策的一致性。但對項目管理業(yè)務(wù)的管理和業(yè)務(wù)支持相對偏弱。

項目管理系統(tǒng)作為企業(yè)OA系統(tǒng)，項目管理業(yè)務(wù)的子系統(tǒng)，有效彌補了企業(yè)OA系統(tǒng)中對項目管理業(yè)務(wù)的管理功能方面的不足。使全生命周期的項目管理，實現(xiàn)了信息化、系統(tǒng)化、流程化管理，提高了參建單位間的溝通效率、加快了項目合同審批速度、規(guī)范了內(nèi)部管理流程。項目管理系統(tǒng)作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)，幾乎不含企業(yè)OA系統(tǒng)的行政辦公信息。

從以上情況看，2套系統(tǒng)中信息重合程度較低，不存在相互沖突的信息。并且，目前兩套系統(tǒng)均可正常使用，均有研發(fā)人員負責(zé)研發(fā)和維護，可以進行技術(shù)對接，具備系統(tǒng)對接的實施條件。

1.2 對接方法

項目管理系統(tǒng)簽訂采購合同之前的可行性研究報告中已經(jīng)考慮到需要與企業(yè)OA對接，但當(dāng)時由于時間緊迫，因此并未對系統(tǒng)對接進行深入論證，只形成了初步的對接意向。

主要對接工作：1）員工工作日志填報。與企業(yè)OA中日志填報對接，實現(xiàn)日報信息共享，避免重復(fù)填報。2）項目成本管理：項目預(yù)算編制、項目費用申報、項目員工日常報銷，實現(xiàn)項目成本信息共享，避免重復(fù)填報。3）項目招標(biāo)采購管理。項目材料的招標(biāo)采購，實現(xiàn)項目招采信息共享，避免重復(fù)填報。4）項目合同管理。實現(xiàn)所有項目管理業(yè)務(wù)合同信息共享，避免重復(fù)填報。

從以上為可行性研究報告中的系統(tǒng)對接內(nèi)容，可以看出提出的初步與企業(yè)OA系統(tǒng)的對接只是意向性的，并未對具體字段、功能等做出明確規(guī)劃。

隨著持續(xù)深入使用項目管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)原可行性研究報告中須與企業(yè)OA系統(tǒng)對接的項目招標(biāo)采購管理、項目合同管理信息，由于2套系統(tǒng)對項目管理業(yè)務(wù)理解不同，目前已經(jīng)無法實現(xiàn)系統(tǒng)對接，信息互通、數(shù)據(jù)共享。

經(jīng)過與項目管理人員及研發(fā)人員多次溝通，最終確定項目管理系統(tǒng)讀取企業(yè)OA中姓名、部門、崗位等組織結(jié)構(gòu)，員工工作日志中的工作內(nèi)容等字段。普通費用報銷單中的申請人、合計金額等信息。將原需要對接項目招采、合同管理模塊更換為讀取企業(yè)OA系統(tǒng)中公司要聞、通知公告、會議通報、會議紀(jì)要、業(yè)務(wù)動態(tài)、風(fēng)險管理、業(yè)務(wù)生產(chǎn)管理規(guī)范、培訓(xùn)通知、企業(yè)通信錄、企業(yè)部門動態(tài)、企業(yè)市場開發(fā)簡報、企業(yè)會議使用記錄、任務(wù)管理、項目管理辦公室通知、項目管理辦公室簡報、企業(yè)項目管理操作指南、企業(yè)知識管理、企業(yè)廉政新聞、企業(yè)廉潔從業(yè)、企業(yè)專項治理、企業(yè)法律事務(wù)，企業(yè)公開公示，共22個模塊信息。

結(jié)合項目管理人員地域分散、項目管理工作復(fù)雜等情況，綜合考慮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、計算機配置等軟硬件條件。同時，為了保證企業(yè)OA系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性以及數(shù)據(jù)的完整性，提出了本次與企業(yè)OA系統(tǒng)對接，只從企業(yè)OA系統(tǒng)以接口的形式讀取數(shù)據(jù)庫部分表中的數(shù)據(jù)，不做任何回傳、覆蓋、添加、更新、刪除、修改等操作。為了避免項目人員對信息產(chǎn)生歧義，讀取出企業(yè)OA系統(tǒng)信息將在項目管理系統(tǒng)中作為一個獨立模塊僅供瀏覽和查詢。

未來企業(yè)OA系統(tǒng)如有需要項目管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息寫入，承建單位承諾，將配合讀取項目管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

同時，通過接口設(shè)計，企業(yè)OA系統(tǒng)推送與項目管理業(yè)務(wù)有關(guān)的項目編號、項目里程碑、項目預(yù)算、項目費用、項目員工日常報銷等與項目管理業(yè)務(wù)有關(guān)的字段信息至項目管理系統(tǒng)。企業(yè)OA系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)對接如下圖1所示。

圖1 企業(yè)OA系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)對接

通過系統(tǒng)對接，企業(yè)OA系統(tǒng)預(yù)計數(shù)據(jù)讀取和推送情況如下表1所示。

表1 預(yù)計企業(yè)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)讀取和推送情況

接口設(shè)計總體遵循高內(nèi)聚、低耦合、精分解的設(shè)計原則，降低各模塊間的耦合度和操作的復(fù)雜程度，保證通用性，提高復(fù)用和擴展性。

另外，采用接口的方式可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)讀取，最大程度的降低研發(fā)工程師的現(xiàn)場工作量，預(yù)計通過1~2次現(xiàn)場協(xié)調(diào)會便可完成技術(shù)溝通，細節(jié)溝通擬采用遠程方式。

接口設(shè)計主要原則：1）所有的接口設(shè)計均遵循ITSS（Information Technology Service Standards 信息技術(shù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)接口規(guī)范；2）采用SOA（Service-Oriented Architecture 面向服務(wù)的架構(gòu)）組件模型；3）符合RESTful架構(gòu)，統(tǒng)一返回格式，約定業(yè)務(wù)層錯誤編碼，每個編碼可以攜帶可選的錯誤信息；4）入?yún)⒏袷浇y(tǒng)一，保持風(fēng)格、日期等格式統(tǒng)一；5）減少類的成員，保持接口易開發(fā)。

其他設(shè)計原則：1）簡單、快捷、通用性、可靠性高；2）充分考慮接口涉及系統(tǒng)的應(yīng)用性，靈活支撐需求變化；3）保證接口數(shù)據(jù)的一致性；4）JSON/XML格式數(shù)據(jù)為主要的數(shù)據(jù)傳輸載體；5）確保接口數(shù)據(jù)在兩系統(tǒng)中可互認，保持數(shù)據(jù)的可讀性；6）無論程序如何實現(xiàn)，實現(xiàn)的方法如何改變，在一個接口定義的函數(shù)必須保持完全相同的結(jié)構(gòu)和作用，保持接口的穩(wěn)定性；7）無論研發(fā)人員是否發(fā)生變化，都應(yīng)保持接口的易讀性；8）減少接口冗余保持接口的簡潔性。

組織研發(fā)人員就上述系統(tǒng)對接方案展開研討，肯定了上述系統(tǒng)對接方案安全、便捷，切實可行，實現(xiàn)了企業(yè)OA與項目管理系統(tǒng)的對接，信息互通、數(shù)據(jù)共享。改善了項目管理人員的系統(tǒng)使用體驗，打通了企業(yè)辦公與項目管理業(yè)務(wù)信息傳播渠道，提高了項目管理人員的工作效率。

1.3 注意事項

除了具備實施條件，做好準(zhǔn)備工作，對接方法要經(jīng)過多次論證外，系統(tǒng)對接還需要注意以下幾個問題。

首先，2套系統(tǒng)均正常運行，系統(tǒng)對接工作不能影響系統(tǒng)正常使用，保持系統(tǒng)的穩(wěn)定性。因此，系統(tǒng)對接在編制對接工作計劃時，盡量選在下班或周末等非工作時間，并且正式開始系統(tǒng)對接前應(yīng)發(fā)布面向全員的通知公告，明確系統(tǒng)暫停使用的時間、頻次等，提示全員做好備份工作，提前安排好系統(tǒng)使用時間，預(yù)留系統(tǒng)聯(lián)系人電話。并且，正式對接工作開始應(yīng)提前1 h左右通過微信等線上溝通軟件發(fā)布系統(tǒng)停用消息，完成對接工作后，及時發(fā)布恢復(fù)系統(tǒng)使用消息。盡量減少因系統(tǒng)工作給企業(yè)員工帶來的不便。其次，系統(tǒng)對接工作前必須對數(shù)據(jù)進行備份，以防數(shù)據(jù)損壞，保持數(shù)據(jù)的安全性。

無論企業(yè)OA系統(tǒng)還是項目管理系統(tǒng)都要保證數(shù)據(jù)安全，系統(tǒng)備份是一項持續(xù)性長期的工作。定期由專人負責(zé)數(shù)據(jù)備份，備份設(shè)備的保存等均有詳細的記錄。為了更好地保障系統(tǒng)對接數(shù)據(jù)備份工作，數(shù)據(jù)備份人員制定了系統(tǒng)對接數(shù)據(jù)備份方案，每次對接工作開始前進行一次數(shù)據(jù)庫全量備份，程序調(diào)整完成后進行一次數(shù)據(jù)庫增量備份。

一旦出現(xiàn)因程序調(diào)整導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞、丟失等情況，立即啟動應(yīng)急預(yù)案恢復(fù)數(shù)據(jù)。同時，在對接工作中涉及數(shù)據(jù)庫存儲過程、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)調(diào)整等，2個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫工程師應(yīng)協(xié)同工作，保持密切溝通，避免因數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)差異導(dǎo)致無法寫入數(shù)據(jù)庫等情況。

最后，已經(jīng)完成對接的部分要經(jīng)過反復(fù)測試后才可發(fā)布，保持系統(tǒng)的完整性。本次對接工作嚴(yán)格執(zhí)行版本控制，對接過程中的程序代碼、配置文件及說明文檔等文件變更、歸檔等全過程文檔規(guī)范化管理。研發(fā)人員的對接代碼均需經(jīng)過測試人員多輪的黑盒與白盒測試，保持系統(tǒng)的兼容性，并且還要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)管理員的網(wǎng)絡(luò)安全測試，并詳細記錄與上一版本的異同，然后在測試服務(wù)器上進行安裝，邀請企業(yè)員工登錄測試服務(wù)器上的系統(tǒng)協(xié)助新版本的測試，根據(jù)企業(yè)員工的測試反饋，及時修補BUG等完善工作。根據(jù)測試及試用結(jié)果，選擇穩(wěn)定、完整性高的版本更新至正式服務(wù)器，向企業(yè)員工提供版本說明，預(yù)留聯(lián)系電話及時解答企業(yè)員工提出的系統(tǒng)使用問題和系統(tǒng)錯誤。

2 本次系統(tǒng)對接的思考

工程咨詢企業(yè)的信息化建設(shè)在采用信息系統(tǒng)解決管理問題時，無法確保單一系統(tǒng)實現(xiàn)項目管理業(yè)務(wù)的全部需求。單一系統(tǒng)也只能解決管理中的局部問題，這些問題可能來自于某一管理方面的某一領(lǐng)域。依賴于一個系統(tǒng)解決項目管理全部問題是不切實際的，表現(xiàn)在功能需求根本無法實現(xiàn)全過程覆蓋，更重要的是，單一系統(tǒng)也無法適應(yīng)差異化項目的定制過程或有針對性地管理服務(wù)過程，更無法保證項目管理服務(wù)需求深度實現(xiàn)等實際問題。

工程咨詢企業(yè)的信息化建設(shè)應(yīng)著眼于差異化定制，信息化建設(shè)過程要解決不同類型項目環(huán)境條件動態(tài)變化下的權(quán)變應(yīng)對過程，具有高可用和適用性。解決不同場景的應(yīng)用，確保項目實施各階段、流程、參建單位等多方面的功能全覆蓋。確保為各類項目管理業(yè)務(wù)的應(yīng)用帶來便利，提升項目管理業(yè)務(wù)的管理效率和效能，為所有項目管理人員所接受。

同時，工程咨詢企業(yè)的信息化建設(shè)需要既熟練掌握信息技術(shù)，又了解工程建設(shè)的相關(guān)知識的復(fù)合型人才，并且致力于在工程咨詢信息化領(lǐng)域長期發(fā)展。企業(yè)也應(yīng)該提供良好的發(fā)展環(huán)境，大力培養(yǎng)信息化人才，持續(xù)營造信息化發(fā)展氛圍，激發(fā)全員參與信息化建設(shè)的主動性，促進信息技術(shù)在項目管理業(yè)務(wù)中的應(yīng)用，將信息化發(fā)展納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，成為企業(yè)發(fā)展的中流砥柱。

經(jīng)過本次系統(tǒng)對接使筆者認識到在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，隨著企業(yè)的發(fā)展，信息化建設(shè)將會得到更多的重視。企業(yè)OA系統(tǒng)、項目管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)甚至未來建設(shè)的項目信息系統(tǒng)、多元化資源系統(tǒng)、項目管理開放型任務(wù)管理系統(tǒng)等多套信息化系統(tǒng)并行應(yīng)用，長期并存，信息共享、數(shù)據(jù)互通、系統(tǒng)功能互補將成為常態(tài)。如何做好多系統(tǒng)的對接，整合等工作是每位工程建設(shè)項目管理信息化人員都將面對的考驗。

3 結(jié)語

項目管理屬于管理學(xué)分支，工程建設(shè)的建設(shè)周期長、流程工藝復(fù)雜、質(zhì)量安全要求高，建設(shè)規(guī)模一般較大，投資較多、潛在風(fēng)險高。工程建設(shè)項目管理的管理難度大，要求工程咨詢企業(yè)具有較高的組織能力和科學(xué)的管理方法才能做好工程建設(shè)項目管理業(yè)務(wù)。目前，很多工程建設(shè)項目都存在概算超估算、預(yù)算超概算、決算超預(yù)算的三超現(xiàn)象，以及施工階段的質(zhì)量安全隱患，很多研究者通過研究發(fā)現(xiàn)造成這些問題并非來源于工程技術(shù)，究其本質(zhì)在于項目管理中的職責(zé)不清、工作職責(zé)不明等項目管理方面問題導(dǎo)致。近年來，隨著工程建設(shè)咨詢行業(yè)信息化程度的逐漸提高，企業(yè)也意識到依靠信息化建設(shè)，能夠輔助解決工程建設(shè)項目管理中的相關(guān)問題，實現(xiàn)企業(yè)精細化管理，項目管理業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，節(jié)約辦公、人工成本，促進企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。