牛圣云

（菏澤市不動(dòng)產(chǎn)登記交易中心，山東菏澤 274000）

0 引言

不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢和利用主要是服務(wù)于社會(huì)，如果查詢利用工作質(zhì)量不高，那么其服務(wù)效能就會(huì)降低，影響不動(dòng)產(chǎn)檔案在社會(huì)工作和發(fā)展進(jìn)步中的作用。從現(xiàn)階段不動(dòng)產(chǎn)檔案信息查詢與利用情況來(lái)看，需要結(jié)合社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，制定完善且科學(xué)的管理措施，優(yōu)化檔案信息的查詢與利用，提升不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，提升其社會(huì)服務(wù)效能。

1 不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用特點(diǎn)

不動(dòng)產(chǎn)檔案主要是指海域、房屋、土地、林地、建筑物等其他固定在地面上的物體的管理工作涉及需要存儲(chǔ)的檔案性資料。不動(dòng)產(chǎn)的主要特點(diǎn)有不可移動(dòng)性、個(gè)別性（即異質(zhì)性，包括權(quán)利差異、利用程度差異以及位置差異）、耐久性（不受使用或者放置時(shí)間的限制而出現(xiàn)損失或者毀滅，并且可增值）、數(shù)量有限、保值增值等。不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢和利用以不動(dòng)產(chǎn)的特點(diǎn)為依據(jù)，以為社會(huì)服務(wù)為核心，制定科學(xué)且全面的措施，完善相關(guān)工作。從現(xiàn)階段的不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢以及利用情況來(lái)看，其特點(diǎn)主要表現(xiàn)為動(dòng)態(tài)性、法律性、真實(shí)性以及專(zhuān)業(yè)性，由國(guó)家的專(zhuān)業(yè)部門(mén)進(jìn)行管理，必須是真實(shí)可靠的證件或者證明性材料，并且具有法律效力，同時(shí)會(huì)隨著買(mǎi)賣(mài)、繼承以及交換等行為而發(fā)生動(dòng)態(tài)性變化。

2 不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用現(xiàn)狀

不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用工作隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步而變化，但是由于人們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案查詢和利用工作比較滯后，沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用現(xiàn)狀可以從以下幾個(gè)方面展開(kāi)分析：

首先，信息資源比較混亂，對(duì)檔案的查詢和利用產(chǎn)生影響。隨著不動(dòng)產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)資源越來(lái)越多，已經(jīng)呈現(xiàn)出混亂的情況。目前這種混亂表現(xiàn)在產(chǎn)權(quán)人的身份信息混亂，登記之后身份證號(hào)碼的變更，個(gè)人信息調(diào)整之后的變更，出現(xiàn)信息與不動(dòng)產(chǎn)檔案信息登記部門(mén)信息不一致的情況，甚至有的出現(xiàn)身份信息丟失的情況。同時(shí)，存在著使用代號(hào)登記姓名中生僻字的現(xiàn)象，導(dǎo)致用戶信息難以查到，并且容易出現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)落實(shí)信息失真，加上大量的工作利用掃描完成，容易出現(xiàn)識(shí)別錯(cuò)誤等，導(dǎo)致檔案中可查詢的有效信息不足，從而影響不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢與利用效率。其次，管理系統(tǒng)比較落后，信息化水平不足。現(xiàn)在雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較發(fā)達(dá)，不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢和利用在一定程度上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化，但是由于沒(méi)有展開(kāi)全面的信息化建設(shè)，也就沒(méi)有形成相對(duì)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢和利用也就受到影響，導(dǎo)致整體的信息化水平和檔案管理水平比較落后。部分檔案管理設(shè)備也需要隨著信息技術(shù)的更新和設(shè)備的使用情況及時(shí)更新，但實(shí)際上設(shè)備存在更新不及時(shí)的情況，導(dǎo)致系統(tǒng)的維護(hù)難度加大，也就無(wú)法為相關(guān)人員提供可靠的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息。多種因素的共同作用導(dǎo)致其查詢和利用受到影響，為社會(huì)提供服務(wù)的效能無(wú)法發(fā)揮。最后，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)偏低，對(duì)檔案的查詢和利用效率產(chǎn)生阻礙。管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和素質(zhì)會(huì)對(duì)檔案的管理質(zhì)量產(chǎn)生影響，進(jìn)而影響檔案的查詢和利用，而管理人員的不足主要表現(xiàn)為缺少工作的積極性，責(zé)任心不足以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)不扎實(shí)等。

3 做好不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用 提升服務(wù)社會(huì)的效能

3.1 優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源

針對(duì)目前不動(dòng)產(chǎn)檔案信息比較混亂的狀態(tài)，相關(guān)部門(mén)的以及工作人員需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行清理，剔除沒(méi)用的信息，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化。主要針對(duì)已經(jīng)變更、修改過(guò)的信息及時(shí)進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的變動(dòng)、補(bǔ)充或者剔除，保證信息資源的可靠性與有效性。在優(yōu)化信息資源的過(guò)程中，需要對(duì)著錄實(shí)施規(guī)范化處理，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的形式進(jìn)行統(tǒng)一管理，如產(chǎn)權(quán)人的姓名、戶口、身份證號(hào)碼等相關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，還需要根據(jù)產(chǎn)權(quán)人以及相關(guān)部門(mén)提供的信息及時(shí)將其補(bǔ)充到不動(dòng)產(chǎn)檔案中，完善不動(dòng)產(chǎn)檔案信息，保證管理部門(mén)內(nèi)部掌握的信息資源與實(shí)際信息資源具有一直性。不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源涉及的內(nèi)容較多，且由于不動(dòng)產(chǎn)檔案本身具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，信息隨時(shí)可能更新，其原本的信息就成為無(wú)用的信息，可以及時(shí)將其剔除。對(duì)此，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源優(yōu)化工作中，可以定期對(duì)信息資源進(jìn)行整理，保證及時(shí)更新信息的同時(shí)，定期對(duì)無(wú)用的信息進(jìn)行清理，提高其查詢和利用效率，提升服務(wù)社會(huì)的效能。

3.2 加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員培訓(xùn)

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)直接影響信息資源的查詢和利用效率。因此，在做好不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用工作，提高其服務(wù)社會(huì)效能的相關(guān)工作中，需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)。首先，從檔案管理的專(zhuān)業(yè)角度對(duì)工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，包括理論知識(shí)和實(shí)踐。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員普遍有一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是受到社會(huì)背景和教育背景等因素的影響，管理人員運(yùn)用所掌握的理論知識(shí)進(jìn)行工作時(shí)存在一定不足，這就需要管理人員隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步堅(jiān)持學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的管理理念，并將其運(yùn)用在不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢與利用中。同時(shí)，隨著不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢和利用的信息化發(fā)展，管理人員需要掌握信息技術(shù)知識(shí)，以便滿足基本的信息查詢和利用需求，強(qiáng)化信息資源查詢利用效率。其次，對(duì)管理人員進(jìn)行綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)。除專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，管理人員還需要有較強(qiáng)的責(zé)任心和職業(yè)道德，在努力做好本職工作的基礎(chǔ)上，不受外界利益誘惑，保護(hù)信息安全，避免不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源泄露。加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員培訓(xùn)，是做好查詢利用工作的基礎(chǔ)，有利于實(shí)現(xiàn)其服務(wù)社會(huì)的效能。

3.3 重視不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的社會(huì)背景下，各個(gè)行業(yè)都積極利用信息技術(shù)優(yōu)化工作方法和流程，尤其是管理工作積極進(jìn)行信息化建設(shè)。因此，不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢和利用工作中，要重視管理工作的信息化建設(shè)，以此強(qiáng)化查詢和利用效率。信息化的不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢和利用系統(tǒng)需要配合強(qiáng)大的檢索功能，提高信息查詢與利用的效率；同時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，可以為查詢與利用工作的落實(shí)提供有力的支撐，使用戶可以通過(guò)平臺(tái)自主查詢和利用信息資源，提高不動(dòng)產(chǎn)檔案的服務(wù)屬性，為社會(huì)提供高質(zhì)量的服務(wù)，發(fā)揮出不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢與利用的服務(wù)效能。此外，在信息化建設(shè)過(guò)程中，還需要增加資金投入。無(wú)論是軟件亦或是硬件的更新、維護(hù)都需要大量的資金，而由于不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源查詢與利用的服務(wù)屬性，其建設(shè)需要國(guó)家投入資金，保證不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢與利用符合人們對(duì)相關(guān)信息的使用需求。因此，各地政府部門(mén)需要結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)需要投入資金，如果當(dāng)?shù)氐馁Y金不滿足建設(shè)需求，可以上級(jí)申請(qǐng)，由上級(jí)部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況在資金方面給予一定支持，以便保證信息化系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量。

3.4 創(chuàng)新不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用制度

基于不動(dòng)產(chǎn)檔案性質(zhì)的特殊性，其查詢利用制度需要從法律角度加以明確規(guī)定，除利害關(guān)系人、產(chǎn)權(quán)人、公、檢、法等人員和組織可以在出示相關(guān)證件的前提下進(jìn)行查詢利用，其他任何個(gè)人或者單位不得隨意查詢和利用。不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的查詢利用個(gè)人和單位都需要嚴(yán)格履行保密義務(wù)，在沒(méi)有經(jīng)過(guò)產(chǎn)權(quán)人同意的基礎(chǔ)上不得泄露相關(guān)資料；不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的登記、共享單位以及信息的查詢利用單位的相關(guān)工作人員需要做好保密工作，只有在正常辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)可以查詢和利用信息資源，其他情況下不得隨意調(diào)取，不能查詢利用與本職工作無(wú)關(guān)的信息。同時(shí)，對(duì)于違法國(guó)家法律法規(guī)泄露不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的情況，要依法進(jìn)行嚴(yán)肅處理，降低信息安全事件的發(fā)生率，減少對(duì)產(chǎn)權(quán)人等相關(guān)人員的利益損害。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，不動(dòng)產(chǎn)檔案是民生檔案，由國(guó)家部門(mén)進(jìn)行管理，受到國(guó)家的重視。為了滿足群眾對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案服務(wù)的需求，需要強(qiáng)化不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢和利用質(zhì)量，提高其服務(wù)社會(huì)效能，在社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步、和諧穩(wěn)定方面發(fā)揮積極價(jià)值。從當(dāng)前的不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢和利用角度進(jìn)行分析，雖然實(shí)際工作中存在不足，但是可以通過(guò)優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)檔案資源、加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)、重視信息化建設(shè)以及創(chuàng)新其查詢和利用制度等措施，做好不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用工作，提升服務(wù)社會(huì)的效能。