韋曉冰

（廣西師范大學(xué)，廣西 桂林541004）

財(cái)政部、教育部明確要求各高校應(yīng)執(zhí)行內(nèi)部控制管理辦法，提高學(xué)校資源的使用效率和綜合服務(wù)水平。高校圖書(shū)館是高校教學(xué)科研的重要陣地，每一所高校每年都會(huì)撥付給本校圖書(shū)館相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)來(lái)保證圖書(shū)館的正常運(yùn)作，高校圖書(shū)館應(yīng)該怎樣加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)，建立安全、高效的財(cái)務(wù)管理機(jī)制，使得圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)能夠得到充分合理的運(yùn)用，從而為廣大師生員工提供高質(zhì)量的圖書(shū)館信息服務(wù)，保證高校教學(xué)科研工作的順利開(kāi)展，始終是一個(gè)值得深思的問(wèn)題。

一、內(nèi)部控制五要素基本理論

為了審查內(nèi)部控制管理的完善性和有效性，一般人們會(huì)從五個(gè)要素來(lái)考量，它們是：①控制環(huán)境（control environment），即內(nèi)控的基本規(guī)則和框架，包括各項(xiàng)規(guī)章制度，執(zhí)行制度的工作人員的工作能力，管理層的管理理念和風(fēng)格等等；②風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（risk assessment），指為了實(shí)現(xiàn)既定的工作目標(biāo)，對(duì)相關(guān)的可能風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和分析；③控制活動(dòng)（control activities），即工作實(shí)施相關(guān)的政策和程序；④信息與溝通（information and communication），指處理的信息既包括內(nèi)部生成的數(shù)據(jù)，也有對(duì)經(jīng)營(yíng)決策有益的外部報(bào)告等；⑤監(jiān)督（monitoring），即對(duì)正常的管理活動(dòng)進(jìn)行持續(xù)的有效監(jiān)控。

內(nèi)部控制作為現(xiàn)代管理的手段，這五個(gè)要素相互聯(lián)系，相輔相成，形成一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的動(dòng)態(tài)結(jié)構(gòu)，使得在管理活動(dòng)的微觀與宏觀層面，適時(shí)與全程方面都可達(dá)到監(jiān)督與控制的目的，從而實(shí)現(xiàn)效率與效益的原則。從內(nèi)控的視角來(lái)審視高校圖書(shū)館的財(cái)務(wù)管理，將會(huì)使高校圖書(shū)館在財(cái)務(wù)管理工作中對(duì)規(guī)章制度的執(zhí)行操作更加嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，保證財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)，國(guó)有資產(chǎn)能夠得到更持久更有效率的保護(hù)。

二、當(dāng)前我國(guó)高校圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理中的問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)管理模式陳舊

受制于傳統(tǒng)管理理念及對(duì)內(nèi)控認(rèn)知的局限，我國(guó)高校圖書(shū)館長(zhǎng)期以來(lái)實(shí)行的是“旱澇保收”財(cái)務(wù)管理模式，缺乏主動(dòng)性、靈活性與參與性的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)及風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。高校圖書(shū)館目前的管理機(jī)制基本是分管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的館長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，由館長(zhǎng)總體全面負(fù)責(zé)圖書(shū)館的運(yùn)作，分管副館長(zhǎng)按分工負(fù)責(zé)管理圖書(shū)館內(nèi)設(shè)的若干由部室主任負(fù)責(zé)的相關(guān)部門(mén)科室，各部門(mén)按照職責(zé)分別完成圖書(shū)館的日常各項(xiàng)具體工作。但目前高校圖書(shū)館的工作人員對(duì)內(nèi)控相關(guān)知識(shí)相對(duì)欠缺，也缺乏足夠的重視，使得高校圖書(shū)館的內(nèi)控制度建設(shè)力度與執(zhí)行力均顯不足。

從內(nèi)控系統(tǒng)的控制環(huán)境來(lái)看，我國(guó)高校圖書(shū)館的財(cái)務(wù)人員一般是辦公室的兼職工作人員，基本工作就是按照學(xué)校財(cái)務(wù)處的基本業(yè)務(wù)流程來(lái)進(jìn)行操作，自身不一定具備專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層的財(cái)務(wù)管理意識(shí)也比較淡薄。

高校圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理主要體現(xiàn)為對(duì)預(yù)算經(jīng)費(fèi)的管理。高校撥給圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)主要是圖書(shū)資料購(gòu)置費(fèi)和辦公業(yè)務(wù)費(fèi)。除此以外，也會(huì)根據(jù)圖書(shū)館的某些特殊工作需求增加一些專(zhuān)項(xiàng)的經(jīng)費(fèi)，如某師范大學(xué)圖書(shū)館因?yàn)閯倓偘徇w至新的校區(qū)，需要對(duì)新校區(qū)圖書(shū)館進(jìn)行持續(xù)美化提升，還特別需要對(duì)古籍的保護(hù)和搬遷，因此學(xué)校另外撥付了圖書(shū)館物業(yè)費(fèi)、新館維護(hù)提升及古籍庫(kù)建設(shè)等專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。這里面，圖書(shū)資料購(gòu)置費(fèi)占據(jù)了高校圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)的主要部分，是高校圖書(shū)館為教學(xué)和科研服務(wù)的工作能夠順利開(kāi)展的基石。

（二）預(yù)算管理中的問(wèn)題

簡(jiǎn)單地說(shuō)，高校圖書(shū)館的預(yù)算管理過(guò)程應(yīng)該劃分為三個(gè)階段，包括編制、實(shí)施和驗(yàn)收。從內(nèi)控視角來(lái)剖析這三個(gè)階段，就會(huì)發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題。

1.預(yù)算編制不夠科學(xué)

由于內(nèi)控信息溝通上不順暢，學(xué)校財(cái)務(wù)處不可能對(duì)圖書(shū)館的業(yè)務(wù)相當(dāng)了解，導(dǎo)致學(xué)校財(cái)務(wù)處編制的預(yù)算會(huì)計(jì)科目較為簡(jiǎn)略，不能準(zhǔn)確科學(xué)地反映出當(dāng)前高校圖書(shū)館的具體詳細(xì)的工作項(xiàng)目?jī)?nèi)容。例如，某師范大學(xué)圖書(shū)館的圖書(shū)館資料購(gòu)置費(fèi)這一項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，長(zhǎng)期沿用的是舊的會(huì)計(jì)科目——圖書(shū)購(gòu)置費(fèi)，而實(shí)際上，這一項(xiàng)目大部分的經(jīng)費(fèi)是用于電子資源的購(gòu)置，預(yù)算科目卻沒(méi)有進(jìn)行改變，在會(huì)計(jì)記賬上就會(huì)把電子資源的購(gòu)置與紙質(zhì)圖書(shū)的購(gòu)置記于同一科目，這樣，勢(shì)必會(huì)使財(cái)務(wù)核算產(chǎn)生偏差。另外，圖書(shū)館在上報(bào)預(yù)算計(jì)劃時(shí)，一般是簡(jiǎn)單根據(jù)往年的預(yù)算基數(shù)，做些微調(diào)。這樣的預(yù)算申報(bào)沒(méi)有經(jīng)過(guò)事前認(rèn)證，靈活性與準(zhǔn)確性不夠，也沒(méi)有進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，一旦在采購(gòu)中出現(xiàn)價(jià)格上漲等不可控因素，將會(huì)出現(xiàn)實(shí)際財(cái)務(wù)收支與預(yù)算不符，影響經(jīng)費(fèi)的使用效率。

2.預(yù)算實(shí)施及驗(yàn)收過(guò)程內(nèi)控不到位

高校圖書(shū)館預(yù)算實(shí)施及驗(yàn)收過(guò)程實(shí)際上也就是各部門(mén)的具體工作過(guò)程，長(zhǎng)期以來(lái)，高校圖書(shū)館習(xí)慣于墨守成規(guī)，不愿意創(chuàng)新，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中一般不進(jìn)行成本核算和成本控制，不計(jì)算損益，只是按部就班地完成任務(wù)，各部門(mén)之間缺少聯(lián)動(dòng)。也就是說(shuō)在內(nèi)部控制活動(dòng)中，由于信息與溝通上的欠缺，監(jiān)督自然也不到位。例如，每年文獻(xiàn)信息資源的采購(gòu)是高校圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)支出的主要部分，采購(gòu)員嚴(yán)格按照學(xué)校規(guī)定的采購(gòu)流程進(jìn)行工作：招投標(biāo)，簽訂重大合同，采購(gòu)，驗(yàn)收。整套流程符合學(xué)校的報(bào)賬要求，因此到學(xué)校財(cái)務(wù)處報(bào)賬時(shí)能順利完成。但是就圖書(shū)館內(nèi)控來(lái)說(shuō)，高校圖書(shū)館管理者是否對(duì)文獻(xiàn)信息資源，即紙質(zhì)圖書(shū)館和電子資源的采購(gòu)設(shè)有詳細(xì)科學(xué)的計(jì)劃和審核機(jī)制呢?各層面是否出臺(tái)有相應(yīng)的規(guī)范性文件呢?采購(gòu)的文獻(xiàn)信息資源是否緊密結(jié)合大學(xué)生的需要，符合學(xué)校學(xué)科發(fā)展和重點(diǎn)建設(shè)專(zhuān)業(yè)的布局呢?答案是：這一切都需要加強(qiáng)改進(jìn)。

又如，在各專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算經(jīng)費(fèi)的實(shí)施過(guò)程中，雖然圖書(shū)館內(nèi)部相關(guān)部門(mén)能按照財(cái)務(wù)處的基本要求做到專(zhuān)款專(zhuān)用，但是由于對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)缺乏足夠的識(shí)別與防范措施，可能會(huì)導(dǎo)致預(yù)算資金的使用效率受到影響，甚至影響到高校的聲譽(yù)。具體表現(xiàn)在相關(guān)外協(xié)外包項(xiàng)目中，有可能會(huì)在合同簽訂中出現(xiàn)對(duì)高校不利的條款，有可能虛假報(bào)賬，也有可能采購(gòu)的商品質(zhì)量與價(jià)格不匹配等。但是在內(nèi)控建設(shè)不到位的情況下，高校圖書(shū)館工作人員按照原有的工作機(jī)制，在項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)一般“睜一只眼，閉一只眼”，就可以完成任務(wù)了。

3.財(cái)務(wù)管理缺乏評(píng)價(jià)指標(biāo)

高校圖書(shū)館財(cái)務(wù)工作以報(bào)賬核算為主，輕視甚至基本沒(méi)有進(jìn)行增效管理。隨著高等教育的蓬勃發(fā)展，高校圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也會(huì)越來(lái)越多元化，表現(xiàn)在館舍不斷地?cái)U(kuò)增，館藏文獻(xiàn)資源不斷地豐富，那么也將會(huì)給高校圖書(shū)館帶來(lái)越來(lái)越多的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，因此，高校圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理務(wù)必要進(jìn)行財(cái)務(wù)分析與財(cái)務(wù)決策。而進(jìn)行分析與決策需要有一整套系統(tǒng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)，盡管高校財(cái)務(wù)處給圖書(shū)館提供了一些相關(guān)的分析指標(biāo)，但目前這些指標(biāo)基本流于形式，并不能科學(xué)系統(tǒng)完整地形成評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，從而影響了高校圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的成效。從內(nèi)控要素來(lái)看，實(shí)質(zhì)上就是控制活動(dòng)存在不足。

三、高校圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理優(yōu)化對(duì)策

（一）明確內(nèi)控理念，提升財(cái)務(wù)管理功能

在控制環(huán)境下，從管理者到所有館員，都必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)內(nèi)控基本知識(shí)，明確內(nèi)控制度的重要性，共同完善各項(xiàng)規(guī)章制度并加以嚴(yán)格有效地執(zhí)行，努力維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律。提升財(cái)務(wù)管理的功能基本就在于能夠增收節(jié)支，提高資金的使用效率，促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)的保值增值，從而進(jìn)一步提高高校圖書(shū)館的整體績(jī)效。

控制活動(dòng)中，根據(jù)高校圖書(shū)館業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)，對(duì)于內(nèi)部控制的重要崗位要進(jìn)行規(guī)范的分析和梳理，各崗位的權(quán)限與責(zé)任要明晰，崗位之間要相互監(jiān)督相互制約，并與績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲機(jī)制緊密聯(lián)系。高校圖書(shū)館的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)也要圍繞圖書(shū)館的日常業(yè)務(wù)活動(dòng)來(lái)開(kāi)展，對(duì)高校圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行預(yù)測(cè)、組織、協(xié)調(diào)、分析和控制。可見(jiàn)，在內(nèi)部控制下，財(cái)務(wù)管理活動(dòng)必定會(huì)涉及高校圖書(shū)館內(nèi)部大部分乃至所有的部門(mén)及人員，與人員切身利益息息相關(guān)，需要各部門(mén)及人員的緊密聯(lián)動(dòng)。此時(shí)，財(cái)務(wù)管理要在資金、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)，財(cái)務(wù)流程上進(jìn)行結(jié)構(gòu)性?xún)?yōu)化，以達(dá)到系統(tǒng)整體性?xún)?yōu)化，保證管理活動(dòng)的效能發(fā)揮。

（二）改善信息溝通與監(jiān)督，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理

高校圖書(shū)館應(yīng)配備具有會(huì)計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)管理學(xué)專(zhuān)業(yè)背景的專(zhuān)職財(cái)務(wù)管理人員，不但要進(jìn)行日常的報(bào)賬工作，還要進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算、分析和核算工作。報(bào)賬員、出納員、資產(chǎn)管理員各司其職，不得兼管。在校內(nèi)，圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)及時(shí)地跟學(xué)校財(cái)務(wù)處與各職能部門(mén)進(jìn)行溝通，對(duì)于一些不合時(shí)宜的會(huì)計(jì)科目、報(bào)賬流程，需進(jìn)行合法合理的調(diào)整與優(yōu)化，并且也要將學(xué)校財(cái)務(wù)處的規(guī)章、制度、法紀(jì)要求及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)到館內(nèi)，達(dá)到上下層面的信息溝通渠道通透順暢，同時(shí)也要做好館內(nèi)橫向的信息溝通。具體如下：

1.明確預(yù)算編制目標(biāo)

高校圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理人員在高校財(cái)務(wù)處要求上報(bào)預(yù)算編制時(shí)，不能簡(jiǎn)單地按照以往的“上年基數(shù)+本年調(diào)整”的辦法進(jìn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算的簡(jiǎn)單編制，而應(yīng)該采取“零基預(yù)算法”，匯報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，積極與館內(nèi)各部門(mén)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，結(jié)合各部門(mén)的實(shí)際工作，同時(shí)各部門(mén)也要深入調(diào)查研究，緊密結(jié)合本高校教學(xué)科研的動(dòng)態(tài)來(lái)制訂工作計(jì)劃，財(cái)務(wù)管理人員利用大量的各種會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)的核算資料進(jìn)行分析、比對(duì)、綜合，測(cè)算經(jīng)費(fèi)需求，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，編制預(yù)算目標(biāo)方案。這些工作需要依托高校圖書(shū)館良好的內(nèi)部控制環(huán)境，如權(quán)責(zé)分明的組織機(jī)構(gòu)、積極向上的單位文化，以及信息在內(nèi)控環(huán)境中的高效溝通。

2.監(jiān)督預(yù)算實(shí)施驗(yàn)收

預(yù)算經(jīng)費(fèi)一旦下達(dá)，預(yù)算的實(shí)施與驗(yàn)收過(guò)程就貫穿著高校圖書(shū)館的整個(gè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。高校圖書(shū)館應(yīng)建立健全管理制度，包括對(duì)項(xiàng)目實(shí)施情況的審查，對(duì)項(xiàng)目開(kāi)支及實(shí)施進(jìn)度的監(jiān)督等。財(cái)務(wù)人員需把預(yù)算收支跟人力、物力、先進(jìn)技術(shù)等多種因素進(jìn)行全方位的比對(duì)、核算，定期審查或不定期抽查與項(xiàng)目相關(guān)的重要材料，如可行性研究報(bào)告、合同審簽單、項(xiàng)目審批報(bào)告等，圍繞資金效益、成本控制兩大方面，按月季年進(jìn)行滾動(dòng)預(yù)算分析和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn)，及時(shí)降低、分擔(dān)、規(guī)避可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，提高效率。為了能夠真實(shí)地揭示資金運(yùn)動(dòng)的走向，保證成本核算的準(zhǔn)確性，報(bào)賬時(shí)，必須嚴(yán)格核查原始憑證，要求內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，賬目清晰，相關(guān)的證明材料必須留存?zhèn)錂n。

預(yù)算的實(shí)施與驗(yàn)收是要由相關(guān)的不同崗位和不同部門(mén)協(xié)同配合、相互監(jiān)督來(lái)完成的。比如，資源建設(shè)部采訪員負(fù)責(zé)采購(gòu)文獻(xiàn)信息資源，編目人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，核對(duì)隨書(shū)清單，文獻(xiàn)流通部統(tǒng)計(jì)借閱量信息從而審核文獻(xiàn)資源采購(gòu)的質(zhì)量，各部門(mén)主任共同監(jiān)督預(yù)算實(shí)施的進(jìn)度，財(cái)務(wù)報(bào)賬員審核原始憑證，資產(chǎn)管理員進(jìn)行資產(chǎn)入庫(kù)的登記。財(cái)務(wù)管理活動(dòng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作，及時(shí)核對(duì)賬目，清點(diǎn)核查圖書(shū)館的館藏文獻(xiàn)及固定資產(chǎn)設(shè)備，避免出現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)流失的風(fēng)險(xiǎn)，確保預(yù)算經(jīng)費(fèi)的高效率運(yùn)用，為讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高學(xué)校的教學(xué)科研水平。

（三）構(gòu)建高校圖書(shū)館財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

根據(jù)高校圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的特點(diǎn)，內(nèi)控活動(dòng)需要遵循效益性、權(quán)威性、整體動(dòng)態(tài)完善的原則構(gòu)建一套財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)指標(biāo)，從而能夠反映出高校圖書(shū)館的財(cái)務(wù)綜合實(shí)力以及績(jī)效水平。

財(cái)務(wù)綜合實(shí)力的指標(biāo)主要是指能反映經(jīng)費(fèi)來(lái)源及規(guī)模的指標(biāo)，一般是高校撥款及高校圖書(shū)館創(chuàng)收收入；財(cái)務(wù)績(jī)效指標(biāo)反映出高校圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，如圖書(shū)借閱率，電子資源使用率、生均圖書(shū)占有量、固定資產(chǎn)比重等。在內(nèi)控活動(dòng)中恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用財(cái)務(wù)分析的技術(shù)方法，結(jié)合評(píng)價(jià)指標(biāo)，為高校圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)使用效益情況提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

四、結(jié)語(yǔ)

高校圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理作為高校財(cái)務(wù)管理和圖書(shū)館管理的重要組成部分，對(duì)實(shí)現(xiàn)國(guó)有資金與資產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益最大化具有舉足輕重的作用。我國(guó)高校圖書(shū)館必須按照財(cái)政部、教育部的要求，改變過(guò)去舊的財(cái)務(wù)管理模式，嚴(yán)格制定并執(zhí)行內(nèi)部控制管理手段，將內(nèi)部控制五要素貫穿于財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中，時(shí)刻審視財(cái)務(wù)管理的經(jīng)濟(jì)性、嚴(yán)謹(jǐn)性和風(fēng)險(xiǎn)性，從而更好地為高校圖書(shū)館讀者服務(wù)，促進(jìn)高校圖書(shū)館的可持續(xù)性發(fā)展，為高等學(xué)校的教學(xué)科研水平的提高做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。