劉珊

摘要：本文從理論聯(lián)系實際的角度出發(fā)，對電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的六個核心問題進行再思考。首先，提出應(yīng)結(jié)合我國本土的工作實際，明晰電子文件、電子檔案的概念及其與“documents”、“records”等詞的對應(yīng)關(guān)系;其次，將“歸檔”分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個步驟，并明確電子檔案管理實際工作以歸檔為邏輯起點;再次，指出全程管理與前端控制理論在實踐中難以實現(xiàn)，檔案部門應(yīng)明確自身在電子文件與檔案管理全流程中的定位;具體地，本文又從電子檔案的真實性與長期保存兩個方面對檔案部門的職責(zé)角色與工作原則進行深入分析，提出對電子文件的真實性應(yīng)有所包容，對電子檔案的真實性及其長期保存則要實行維護性管理;最后，通過對電子檔案雙套制、雙軌制的現(xiàn)狀、根源與趨勢進行分析，提出應(yīng)加快推動我國電子檔案管理單軌化。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù) ?電子檔案 ?檔案管理 ?前端控制

引言

席卷全球的信息化浪潮，在有力推動檔案信息化建設(shè)的同時，也給檔案工作和檔案學(xué)研究帶來前所未有的新課題。當(dāng)信息技術(shù)把檔案管理和提供利用在計算機系統(tǒng)中實現(xiàn)以后，檔案形成者和利用者從形式上可以不再與檔案機構(gòu)和檔案人員直接打交道，而是面對文檔管理系統(tǒng)，檔案機構(gòu)和檔案工作者轉(zhuǎn)而居于系統(tǒng)的背后。在這種情況下，檔案工作者對檔案機構(gòu)和檔案職業(yè)前景多少存在某種危機感和輕微的恐懼感。本文將從理論與實踐的雙重視野思考上述問題，并通過后續(xù)的努力，將上述問題的思考置于管理流程之中作進一步分析研究。

1 電子文件與電子檔案的概念區(qū)分

在我國電子檔案管理的理論研究與實踐工作中，普遍存在名詞術(shù)語概念模糊、使用混亂的現(xiàn)象。術(shù)語使用的不統(tǒng)一、不規(guī)范嚴重影響我國檔案管理的理論研究、實踐工作以及國際交流的有效開展。其中最核心的概念——電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統(tǒng)一的概念區(qū)分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統(tǒng)稱為“電子文件”而不作細分;在特定的情況下，尤其是在實際工作中，則往往根據(jù)需要自行命名與區(qū)分，存在較大的隨意性。業(yè)界早已明確界定并達成共識的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時備選和使用，把原本簡單明了的事情推向復(fù)雜含混的泥潭。

盡管紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)概念，對不同階段所對應(yīng)的術(shù)語進行明確區(qū)分：EDMS 中流通的是電子文件，其對應(yīng)的英文術(shù)語為 electronic documents，而 ERMS 和數(shù)字檔案館中的均為電子檔案，其對應(yīng)的英文術(shù)語為electronic records。

2 電子檔案管理的邏輯起點

2.1 紙質(zhì)檔案管理的邏輯起點

在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規(guī)律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經(jīng)環(huán)節(jié)，譬如一份歷史檔案，或許它并未經(jīng)過“歸檔”也能成為檔案;但從檔案管理的實際業(yè)務(wù)流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，它標(biāo)志著文件工作的完結(jié)，管理責(zé)任與權(quán)限由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)移至檔案部門，也意味著對文件保存價值的認定。因此，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，“歸檔”具有相對固定的時間，是明確的文件工作邏輯結(jié)點和檔案管理工作邏輯起點。需要強調(diào)的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點是針對實際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。

2.2 電子檔案管理的邏輯起點

按照傳統(tǒng)意義上的歸檔來理解電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件歸檔，僅指將具有保存價值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。[15]但由于電子文件具有與紙質(zhì)文件不同的特征，如不及時、全面將文件及元數(shù)據(jù)歸檔，很可能會造成數(shù)據(jù)的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對接，更好地維護檔案真實、完整、安全。在廣東省黨政機關(guān)全面推廣的檔案管理系統(tǒng)中，歸檔被分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個環(huán)節(jié)。在預(yù)歸檔階段，業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關(guān)元數(shù)據(jù)進行預(yù)歸檔，檔案部門對此進行審核、鑒定，最終對具有檔案價值、符合要求的電子文件進行正式歸檔。經(jīng)過兩個環(huán)節(jié)的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實、全面地反映形成機關(guān)的業(yè)務(wù)活動，更好地保證檔案的原始記錄性。

由于電子文件具有特殊性，要維護其完整性、真實性，檔案部門需要在預(yù)歸檔階段對電子文件進行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進行補充完善，系統(tǒng)也會顯示所缺失的要素。電子文件預(yù)歸檔后，檔案部門對預(yù)歸檔的電子文件具有管理權(quán)限，因為電子文件一經(jīng)預(yù)歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會作為審計日志內(nèi)容記錄下來，檔案部門需要對預(yù)歸檔的文件進行維護與審查。

2.3 明晰邏輯起點

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實際管理權(quán)限開始的。實際中若沒有相應(yīng)權(quán)限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統(tǒng)的設(shè)計階段，在事實上是難以做到的。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，檔案部門的工作從文件預(yù)歸檔開始，文件在辦公自動化系統(tǒng)（OA 系統(tǒng)）中形成和辦理之后，及時將其進行預(yù)歸檔或及時捕獲，至此，檔案部門對電子文件有了實實在在的管理權(quán)限，即便這些文件還未經(jīng)過正式歸檔，檔案工作實際已經(jīng)由此展開。綜上，電子政務(wù)系統(tǒng)中的歸檔可分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩部分，而結(jié)合我國實際情況，可將預(yù)歸檔看作國外所提出的“捕獲”。與紙質(zhì)檔案管理相對應(yīng)，檔案部門從文件預(yù)歸檔環(huán)節(jié)開始就對其具有實際管理權(quán)限與責(zé)任，管理工作就此展開，文件工作也就此結(jié)束，因此，電子檔案管理的邏輯起點仍是歸檔或捕獲。

3 全程管理與前端控制的理論反思

3.1 全程管理與前端控制理論的不合理之處

3.1.1 現(xiàn)實中的尷尬

無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發(fā)，強調(diào)要從形成階段開始對電子文件的整個生命周期實行管理。然而，這兩個理論在現(xiàn)實中存在一定的矛盾與尷尬：如果實現(xiàn)了對整個生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時并不需要強調(diào)所謂的“前端”與“后端”，因為它們都被檔案部門共同規(guī)劃和管理著，應(yīng)該受到同等的重視;而如果強調(diào)前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對前端的管理在實際上難以實現(xiàn)。因此，這兩個理論不僅本身就存在邏輯關(guān)系上的矛盾，而且在實踐中也存在難以實現(xiàn)的尷尬。

3.1.2 實踐中的不可行

InterPARES 項目的主持人露西安娜·杜蘭蒂教授在第十七屆國際檔案大會上指出，在從電子文件到電子檔案的整個生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責(zé)。[10]也就是說，在實踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權(quán)職，雙方在實踐中并不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔(dān)從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責(zé)任。對于我國的機關(guān)檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個生命周期的“中端”。一般而言，我國機關(guān)檔案室與業(yè)務(wù)部門之間是平等的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)支持的關(guān)系，并不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，因此檔案室無權(quán)對前端的業(yè)務(wù)部門進行管理;機關(guān)檔案室與檔案館之間也只有業(yè)務(wù)交接關(guān)系，無權(quán)對檔案館工作進行干預(yù)。因此，機關(guān)檔案室無法實現(xiàn)前端控制，更無法做到全程管理，應(yīng)該認清自身在整個生命周期中的樞紐地位，充分發(fā)揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規(guī)范、安全。因此，在實踐工作中，檔案部門的職責(zé)應(yīng)該是負責(zé)電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關(guān)注與參與相關(guān)工作，而不可能做到針對電子文件的“前端控制”，或擔(dān)負起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。

3.2 機關(guān)檔案室在全生命周期管理中的定位

3.2.1 建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)

對電子檔案管理系統(tǒng)而言，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關(guān)鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續(xù)的檔案管理工作正常開展，更好地發(fā)揮檔案部門的作用。因此，機關(guān)檔案室應(yīng)建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2 開展專業(yè)的檔案管理工作

機關(guān)檔案室的工作包含兩個方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務(wù)，為機關(guān)管理和機關(guān)職能活動提供必要的檔案信息支持，同時也要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為本單位的信息化建設(shè)提出專業(yè)性的檔案管理需求與意見;二是要向檔案館移交長期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續(xù)性，為檔案館工作提供必要的基礎(chǔ)支撐。此外，當(dāng)下我國的數(shù)字檔案館建設(shè)還處在起步階段，機關(guān)檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有用的實踐經(jīng)驗與參考實例，促進數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利開展。因此，對于機關(guān)檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應(yīng)該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性。

結(jié)論

總而言之，理論聯(lián)系實際對于檔案學(xué)研究而言具有十分重要的意義，本文就電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的理論性與基礎(chǔ)性問題進行了剖析，明確了檔案部門的實際工作定位與職責(zé)角色。