文/單縣人力資源和社會(huì)保障局 侯培培

縱觀當(dāng)前，信息化檔案管理工作中，許多表面問題需要用正確的方式加以解決，從多方面入手來提高檔案管理工作的效率與服務(wù)質(zhì)量，這對(duì)于檔案管理工作的要求愈發(fā)嚴(yán)格，畢竟傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。從以往的檔案管理來看，存在的問題很多，其中包括檔案管理人員的意識(shí)落后、專業(yè)技能達(dá)不到時(shí)代的要求，這些問題都在很大程度上影響著檔案管理工作的進(jìn)步。而現(xiàn)代化的檔案管理工作主要是遵守檔案管理工作的原則，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。筆者根據(jù)自己多年的經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)分析了基層事業(yè)單位中檔案管理工作的問題與原因，并提出解決措施供大家參考。

一、基層事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）信息化技術(shù)的利用率太低。信息化時(shí)代的檔案管理工作用途非常廣泛，通過了解發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)基層事業(yè)單位對(duì)于信息化技術(shù)的利用率并不高，局限于檔案管理工作層面，沒有充分利用信息化技術(shù)來發(fā)揮其諸多的作用，而檔案資源作為對(duì)社會(huì)各界資料的儲(chǔ)存，信息量非常大，包含的數(shù)據(jù)非常巨大，但是目前我國(guó)基層事業(yè)單位對(duì)于這些資料的保管未做到井然有序，許多工作人員停留在表面，造成了資源浪費(fèi)，這對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的開展無(wú)疑是相互矛盾的，需要進(jìn)一步改善與調(diào)整。

（二）信息檔案檢索的效率有待提升。通常情況下，檔案資料在儲(chǔ)存的過程中，需要調(diào)取或查閱時(shí)，紙質(zhì)的檔案管理方式需要各個(gè)步驟的人工操作才可以完成，這其中的程序是相對(duì)復(fù)雜的，不但需要確認(rèn)檔案編碼，而且還需要在眾多的檔案資料中進(jìn)行人工翻閱與查找，流程比較繁瑣，而且也需要耗費(fèi)大量的人力物力，這種情況完全不符合現(xiàn)代化檔案管理的需要。當(dāng)今社會(huì)屬于信息化新時(shí)代，檔案管理的要求提升了很多，對(duì)于檔案管理人員是一個(gè)重要的挑戰(zhàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的過程中起到了非常重要的作用。還有一些基層事業(yè)單位，在檔案管理方式上雖然運(yùn)用了信息化的管理手段，但是計(jì)算機(jī)設(shè)備相對(duì)陳舊，而且硬件配置也不達(dá)標(biāo)，在這樣的大環(huán)境下，信息化技術(shù)很難得到運(yùn)用與開展，這也是導(dǎo)致檔案事業(yè)很難提升的重要因素，長(zhǎng)此以往，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

（三）管理制度需要與時(shí)俱進(jìn)的改革。我國(guó)基層事業(yè)單位從工作原理上分析，是屬于一項(xiàng)服務(wù)于社會(huì)大眾的工作類型，在諸多工作內(nèi)容中，不但對(duì)工作效率有著嚴(yán)格的要求，同時(shí)工作質(zhì)量也是至關(guān)重要的一項(xiàng)任務(wù)。根據(jù)對(duì)當(dāng)前情況的了解，我國(guó)諸多基層事業(yè)單位的檔案管理工作制度不很完善，而且也缺少規(guī)范化與現(xiàn)代化的管理手段，管理過程中通常會(huì)發(fā)生疏漏或遺失的現(xiàn)象，這對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生了一定的負(fù)面影響，制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。要知道，管理制度在基層事業(yè)單位的檔案管理部門占據(jù)著非常重要的位置，對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展也有著決定性的作用，因此，管理制度必須要與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行革新與完善，不斷探索新的管理模式來順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展流程。

（四）檔案管理的意識(shí)有待提升?；鶎邮聵I(yè)單位檔案工作中，管理人員的意識(shí)與認(rèn)知是非常重要的一個(gè)因素，如果管理人員對(duì)于自身工作沒有良好的認(rèn)識(shí)與正確的觀念，勢(shì)必影響到檔案管理工作的開展，使檔案管理現(xiàn)代化很難得到進(jìn)一步發(fā)揮，當(dāng)前這種情況在基層事業(yè)單位中屢見不鮮，檔案管理工作沒有正確的理念指導(dǎo)很難進(jìn)行現(xiàn)代化的開展，這樣的后果直接導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，對(duì)基層事業(yè)單位的發(fā)展造成一定的困擾。

二、對(duì)于基層單位檔案管理的現(xiàn)代化途徑分析

（一）進(jìn)一步完善管理制度。對(duì)于基層事業(yè)單位的現(xiàn)代化操作流程，不但要在整體管理體系上進(jìn)行調(diào)整與革新，在細(xì)節(jié)方面也需重視，比如細(xì)節(jié)方面的管理制度不容忽視，這是一項(xiàng)比較重要的工作內(nèi)容，在基層單位的管理中調(diào)整制度，需要針對(duì)不同的崗位和不同的職責(zé)來進(jìn)行梳理，并且在檔案管理中還要保持獨(dú)立的狀態(tài)開展合作?；鶎邮聵I(yè)單位的現(xiàn)代化手段，要把各項(xiàng)工作逐一進(jìn)行管理與調(diào)整，按照統(tǒng)一的指標(biāo)來完成，這樣才可取得比較突出的成績(jī)，進(jìn)一步提升管理質(zhì)量與工作效率，推動(dòng)基層事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)的力度?；鶎邮聵I(yè)單位的現(xiàn)代化管理與建設(shè)需要堅(jiān)持不懈地努力，將方法與標(biāo)準(zhǔn)逐一完成，打破傳統(tǒng)的管理方式與觀念，因地制宜采取新的方法來實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的新途徑。從當(dāng)前的局勢(shì)來看，信息化建設(shè)都是基層事業(yè)單位檔案管理的重要目標(biāo)與發(fā)展方向。一方面，信息化建設(shè)體現(xiàn)在日常的工作細(xì)節(jié)中，需要在檔案管理系統(tǒng)上不斷創(chuàng)新與建立，設(shè)備與軟件的搭配也是重要的一項(xiàng)內(nèi)容，需要按照正確合理的方法來完成，達(dá)到良好的效果；另一方面，檔案管理信息化建設(shè)也需要提升檔案管理的內(nèi)涵，在實(shí)際的技術(shù)操作過程中，需要充分觀察信息化的建設(shè)進(jìn)度，牢牢掌握信息化技術(shù)在檔案管理工作中的作用與進(jìn)程，進(jìn)一步提升檔案管理的水平與效率。

（三）強(qiáng)化綜合型人才的培養(yǎng)?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，專業(yè)型的人才是必不可少的，而且需要培養(yǎng)出專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)都可達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)。管理層在具體的實(shí)施過程中，可以定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)與專業(yè)知識(shí)的教育，根據(jù)檔案管理的準(zhǔn)則進(jìn)行管理與改革，不斷提升管理人員的專業(yè)化水平與綜合素質(zhì)，畢竟在檔案管理中專業(yè)的系統(tǒng)化教育是工作開展的保障，可以吸收一部分大學(xué)生參加到工作中去，對(duì)其進(jìn)行定期的培訓(xùn)，促使檔案管理工作的進(jìn)步與提高。

（四）加強(qiáng)檔案資料數(shù)字化建設(shè)。由于基層事業(yè)單位檔案數(shù)量大且內(nèi)容繁多，并且隨著基層事業(yè)單位的發(fā)展，檔案信息還在不斷增長(zhǎng)，所以基層事業(yè)單位要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成電子檔案，將文字檔案、圖片檔案等資料用掃描儀掃描到電腦里，或者刻成光盤，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，做到基層事業(yè)單位之間檔案信息的共享，并且利用這些數(shù)字化的檔案，結(jié)合基層事業(yè)單位自身的發(fā)展情況，有效建立一個(gè)統(tǒng)一、完整的檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理更加高效，有關(guān)人員查詢檔案時(shí)更加方便。

（五）提升檔案管理手段的更新速度。我國(guó)基層事業(yè)單位的檔案管理與其他單位的檔案管理有很大的區(qū)別，所以基層事業(yè)單位在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程時(shí)，應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的檔案管理方法，根據(jù)基層事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，不斷更新和豐富檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的資源?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)通過有效實(shí)踐才能發(fā)展，因此基層事業(yè)單位應(yīng)該改變自己傳統(tǒng)的觀念，根據(jù)社會(huì)發(fā)展的需要，不斷完善其檔案管理的模式，提高基層事業(yè)單位在發(fā)展過程中的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

（六）與各個(gè)部門做好協(xié)調(diào)工作，共同推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的具體措施中，有兩個(gè)方案可以參考：首先，公布檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)相關(guān)方案，將各個(gè)部門都納入其中，這樣讓檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)變成每個(gè)部門必須完成的工程，從而有效提升檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)的速度和質(zhì)量，這是非常重要的。其次，面對(duì)檔案管理工作中的實(shí)際困難，對(duì)各個(gè)部門的人員進(jìn)行檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)相關(guān)思想教育，讓這些人從根本上支持檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)，這樣才能保證這項(xiàng)工作是每個(gè)部門人員都發(fā)自內(nèi)心完成的，檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)能夠起到最大的效果，保障企業(yè)的發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)的提升與進(jìn)步，檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行，也是未來的主要發(fā)展趨勢(shì)，在當(dāng)今信息化時(shí)代，若想全面提升基層事業(yè)單位的檔案管理工作，務(wù)必需要加強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的培訓(xùn)，以及他們對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的認(rèn)知與了解，管理層需要高度重視現(xiàn)代化檔案管理工作的重要性以及在單位發(fā)展進(jìn)程中的重要意義，檔案管理現(xiàn)代化是當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展應(yīng)該放在首位，不但可以推進(jìn)事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展，還可以在很大程度上促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展進(jìn)程。因此，基層事業(yè)單位的各級(jí)部門需要協(xié)作努力，不斷創(chuàng)新與探索，將檔案管理現(xiàn)代化的開展做到盡善盡美。