文/福建省龍巖市第二醫(yī)院 章媛

隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷加深，醫(yī)院的人事檔案管理工作隨之提上了轉(zhuǎn)型日程。從人事檔案所起到的作用來看，醫(yī)院的人事檔案是反映員工個人情況、醫(yī)院醫(yī)師隊伍建設(shè)情況最直接也是最直觀的材料。人事檔案應(yīng)如實反映員工的個人情況，如其學(xué)歷和從業(yè)資歷，以及他們在醫(yī)院的工作業(yè)績等，這些能夠為醫(yī)院的職稱評定和職務(wù)晉升工作提供必要的數(shù)據(jù)信息支持。現(xiàn)階段，信息傳播技術(shù)不斷更新，社會治理對醫(yī)院的人事管理提出了新要求，傳統(tǒng)的人事檔案記錄方式已經(jīng)不能滿足當前發(fā)展的需要，醫(yī)院人事檔案管理如何求變，是需要深入研究并推廣實施的重要課題。

一、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化的重要意義

（一）助推醫(yī)院人才發(fā)展戰(zhàn)略。在數(shù)據(jù)上網(wǎng)、云儲存盛行的當下，高成本、低效率的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，已經(jīng)逐步被信息化、高效率的智能化檔案管理模式所取代。為了促進醫(yī)院醫(yī)療系統(tǒng)的不斷改革，推進醫(yī)院人才發(fā)展戰(zhàn)略的實際需要，醫(yī)院應(yīng)當積極改革當前的人事檔案管理模式，構(gòu)建集存儲與共享一體化的網(wǎng)絡(luò)化平臺，進而提高信息存儲的安全性與信息傳輸?shù)母咝?，既能將人才信息進行及時有效的分類，也為醫(yī)院管理人員實時查詢信息提供便利。因此，人事檔案數(shù)字化有助于提高醫(yī)院人才戰(zhàn)略的規(guī)范性與準確性。

（二）提高醫(yī)院人事檔案管理的安全性。將醫(yī)院人事檔案中的具體數(shù)據(jù)與智能技術(shù)相結(jié)合，能夠幫助資料中的相關(guān)數(shù)據(jù)得到妥善的安置與處理，并且避免傳統(tǒng)檔案中資料磨損、遺失等情況出現(xiàn)，給醫(yī)院的人事管理工作帶來不便。此外，電子信息化管理技術(shù)通過設(shè)置數(shù)字化的人事檔案，可以進行加密與授權(quán)訪問的相關(guān)操作，進而幫助擴大檔案的收集范圍，使得檔案的管理與維護更加具有實質(zhì)性意義，能夠有效提升人事檔案資料管理的快捷性與完整性，同時保證醫(yī)院的人事檔案信息更具安全性。

（三）提升醫(yī)院的人事管理效率。作為醫(yī)院管理體系中的一部分，人事檔案的管理是醫(yī)院開展各項工作的基礎(chǔ)，因此應(yīng)當引起院方的高度重視，通過對相關(guān)環(huán)節(jié)進行優(yōu)化與完善，幫助醫(yī)院提升總體的工作效率。在大數(shù)據(jù)時代，借助新技術(shù)手段，醫(yī)院的人事檔案管理與以往有所不同，工作環(huán)節(jié)的電子化使得這項工作逐漸由繁瑣變得更加簡便。另外，電子技術(shù)的應(yīng)用大大縮減了時間成本，電子人事檔案的記憶性、可搜索性使得人事檔案的調(diào)出、調(diào)入、修改、變更等手續(xù)變得更加快捷，節(jié)約了醫(yī)院的人力、物力及時間，確保醫(yī)院的人事檔案信息資源能夠發(fā)揮最大的效益，有助于醫(yī)院人事管理效率的提升。

（四）推動無紙化辦公的發(fā)展進程。不論是現(xiàn)在還是未來，無紙化辦公一直是各單位孜孜不倦追求的發(fā)展目標。對于醫(yī)院來說，數(shù)字化人事檔案信息的存儲模式能夠保證人事檔案適時存放在硬盤介質(zhì)上，同時利用網(wǎng)絡(luò)云盤等備份工具對各類信息進行有效存儲與傳輸，能夠避免傳統(tǒng)狀態(tài)下，紙質(zhì)檔案由于存放不當所引發(fā)的霉爛的情況。此外，建立電子化的信息檔案，能夠幫助醫(yī)院節(jié)省針對紙質(zhì)資源的資金投入。因此，醫(yī)院人事檔案數(shù)字化能夠推動管理單位的人事化辦公模式，不僅能提高人事檔案存儲的安全性，還能有效降低人事檔案的管理成本。

二、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案的電子信息化管理體制尚不完善。大數(shù)據(jù)時代，建立健全的電子信息化管理體制，決定醫(yī)院人事檔案能否實現(xiàn)信息化與規(guī)范化。因此，醫(yī)院管理層應(yīng)當對醫(yī)院電子信息化管理體制的建立予以足夠的重視。然而，當前我國部分醫(yī)院的人事檔案管理制度不能滿足醫(yī)院發(fā)展的實際需求，相對陳舊的制度一定程度上會造成信息的失真，進而降低了人事檔案的可靠性。此外，人事檔案信息的完整性也會受到一定程度的影響，進而降低醫(yī)院人事管理工作效率，甚至對于醫(yī)院其他部門也能造成一定的不良影響。當前，雖然我國對于檔案的管理與維護出臺了相應(yīng)的法律法規(guī)與各項政策，但由于缺乏有效的上傳下達機制與監(jiān)督機制，結(jié)果導(dǎo)致我國部分醫(yī)院不能完全落實國家頒布的上述政策，進而導(dǎo)致醫(yī)院電子信息化建設(shè)水平較低。因此，相關(guān)醫(yī)院的人事檔案管理難以改革與轉(zhuǎn)型。

（二）醫(yī)院的資金投入不充分。當前，個別醫(yī)院存在對于人事檔案信息化不夠重視的情況，或是由于資金分配的不合理性，導(dǎo)致醫(yī)院沒有投入足量的資金對人事檔案進行信息化處理，結(jié)果導(dǎo)致醫(yī)院在人事檔案信息化管理過程中難以開展相應(yīng)的創(chuàng)新工作。醫(yī)院要想實行人事檔案信息化管理，除了積極響應(yīng)國家的政策外，還應(yīng)當意識到檔案管理的重要性與實際意義，并且積極更新醫(yī)院現(xiàn)有的各項信息收集與存儲技術(shù)，進而建設(shè)現(xiàn)代化的人事檔案電子信息存儲系統(tǒng)。然而，醫(yī)院資金投入不充分嚴重影響到人事檔案信息化的實際效率，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)沒有明顯的進展，最終影響了醫(yī)院整體人事管理效率。

（三）人事檔案信息化管理缺乏技術(shù)人才。醫(yī)院人事檔案管理想要實現(xiàn)信息化，不能只注重對于軟硬件設(shè)備的投入，還應(yīng)當配備技術(shù)型人才，對醫(yī)院人事檔案信息化管理提供應(yīng)有的技術(shù)指導(dǎo)。然而，在當前部分醫(yī)院的機構(gòu)設(shè)置中，檔案管理部門處于相對邊緣的位置，并且其員工普遍存在素質(zhì)較低、專業(yè)技能不完善的尷尬境地，不能進行數(shù)據(jù)分析和對資源的有效利用，也不能對相關(guān)的電子信息管理知識進行深入了解，因此不利于開展人事檔案信息化管理工作，不能幫助醫(yī)院的人事檔案管理工作邁向智能化與專業(yè)化的發(fā)展道路。

（四）醫(yī)院檔案管理意識薄弱。個別醫(yī)院注重業(yè)務(wù)能力的提升而忽略了對醫(yī)院工作人員的保障。在更換檔案管理人員的時候，交接手續(xù)簡化，檔案遺失、檔案錯誤等問題不能及時發(fā)現(xiàn)，對醫(yī)院工作者職稱評定、工作調(diào)動等造成影響。

三、推進醫(yī)院人事檔案實現(xiàn)信息化管理的路徑

檔案管理作為我國人事管理的重要手段之一，為保障機構(gòu)高速運行起到了重要作用。大數(shù)據(jù)時代的到來打破了原有的管理模式，增加了檔案的可容納量，延長了檔案的保存時限，方便了檔案的調(diào)取、變更等。我們在看到這些積極方面的同時，還需要認識到大數(shù)據(jù)帶來的技術(shù)變革，對檔案管理工作在制度體系、管理理念、資金投入、人才素質(zhì)等方面提出新的要求。

（一）建立完善的人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展制度。建立人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展制度，能夠提高人力資源的管理效率，滿足大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理的信息化要求，并提高檔案管理人員的職業(yè)意識，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，幫助他們在智能化技術(shù)的應(yīng)用背景下，將現(xiàn)有的信息資源進行整合，落實醫(yī)院人事檔案管理工作的數(shù)據(jù)化與科學(xué)化發(fā)展，提升醫(yī)院人事檔案管理的安全性。

（二）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理者的管理意識。醫(yī)院的人事檔案管理者崗位較為固定，熟悉了傳統(tǒng)管理模式后，對于接受新的技術(shù)和學(xué)習新的技能會存在思想上的不適應(yīng)。所以要積極倡導(dǎo)醫(yī)院人事檔案管理者轉(zhuǎn)變思維，重視人事檔案管理信息化的重要意義，主動轉(zhuǎn)變思路。另外，人事檔案涉及個人信息安全，不同于紙質(zhì)檔案的安全性，電子檔案因為數(shù)字化具有可復(fù)制的特點，稍有不慎就可能造成信息泄露或遺失刪除，因此人事檔案管理者要具有安全意識，保護醫(yī)院工作人員的個人隱私。

（三）加大對人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入。根據(jù)人事檔案信息化的需求，醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫的建成離不開資金的投入。人事檔案的全面性、真實性是人事檔案系統(tǒng)的根本要求。另外受人才流動、職稱變化等不確定因素的影響，人事檔案始終處于動態(tài)變化中。再加上技術(shù)更新迭代的速度很快，醫(yī)院在配置完相應(yīng)的硬件設(shè)備后，還需要不斷對設(shè)備及系統(tǒng)進行優(yōu)化更新，以適應(yīng)社會發(fā)展、滿足業(yè)務(wù)需要。

（四）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。人作為檔案管理過程中的主體，其管理能力的高低影響著醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的最終呈現(xiàn)效果。對此，醫(yī)院管理層應(yīng)當重視對于相關(guān)人員素質(zhì)的培訓(xùn)工作。首先，應(yīng)當積極提高檔案管理人員的思想道德素養(yǎng)，以滿足人事檔案管理工作的保密性要求。其次，應(yīng)當對人事檔案管理人員實施一定的專業(yè)技能培訓(xùn)，以確保工作人員熟練掌握各項先進的信息收集與信息儲備技能，積極參與醫(yī)院的人事檔案電子信息化發(fā)展建設(shè)，從整體上滿足大數(shù)據(jù)時代的具體要求。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代雖然給醫(yī)院的人事檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，但同樣也給人事檔案管理帶來了一定的發(fā)展契機，希望醫(yī)院管理層與相關(guān)工作人員能意識到人事檔案信息化發(fā)展的重要意義，積極學(xué)習各項信息化技術(shù)和業(yè)內(nèi)的相關(guān)經(jīng)驗，為人事檔案管理工作跟上時代發(fā)展的步伐貢獻自己的力量。