盧秀麗 廣東省水利水電第三工程局有限公司

在人事檔案信息中，包含了企業(yè)各部門職工的個人信息、工作經(jīng)歷以及學(xué)歷背景等行管信息，結(jié)合企業(yè)人事檔案信息，作為人力資源管理部門，可充分挖掘高素質(zhì)、高水平的人才，有利于合理分配企業(yè)人力資源，實現(xiàn)人才利用率的有效提升。所以，企業(yè)管理必須注重人力資源管理，注重人事檔案信息的重要價值，充分發(fā)揮認識檔案信息的重要作用。筆者根據(jù)自身多年的人力資源管理經(jīng)驗，主要分析人事檔案信息在人力資源管理中的作用。

一、人事檔案信息和人力資源管理的重要性分析

首先，人力資源管理。企業(yè)在制定戰(zhàn)略目標后，利用科學(xué)方法，立足人力資源規(guī)劃、戰(zhàn)略角度，合理配置人力資源，加強規(guī)范和考核，進而實現(xiàn)企業(yè)目標，不斷提升員工價值。一般來說，人力資源管理主要包含招聘培訓(xùn)、薪酬管理、資源配置等內(nèi)容。

其次，人事檔案信息。在人事活動過程中，人事檔案信息包含了員工個人信息、家庭狀況和工作狀態(tài)，可反映員工品行、經(jīng)歷，通過個人資料保存的方式，以備查閱。

第三，人事檔案信息和人力資源管理的重要關(guān)系。在人力資源管理中，人事檔案信息無法分離。一般來說，企業(yè)可通過人事檔案信息，查找職工資料，動態(tài)掌控職工狀態(tài)，是職工的信息載體，也是人力資源管理的重要內(nèi)容和來源，兩者是一種互相依存、無法分離的關(guān)系。

二、人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用

首先，有利于提升職工整體素質(zhì)。針對人力資源工作，主要包含內(nèi)部招聘、外部招聘，內(nèi)部招聘一般從企業(yè)內(nèi)部選拔人才，而外部招聘，從高校、社會中招聘人才。在內(nèi)部招聘時，經(jīng)常發(fā)生應(yīng)聘人員無法滿足崗位資質(zhì)、要求，隨意招聘校友或者同鄉(xiāng)，進而降低了職工整體素質(zhì)，對內(nèi)部管理造成嚴重影響。利用人事檔案信息，可集中整理、統(tǒng)一分析職工信息資料，對招聘人員進行合理的人事安排。同時，在內(nèi)部招聘中，根據(jù)職工人事資料，考核內(nèi)部職工的工作表現(xiàn)、經(jīng)歷和品格，為內(nèi)部選拔提供關(guān)鍵性數(shù)據(jù)。

其次，促進人力資源規(guī)劃的合理化。在人力資源管理中，人事檔案包含了人才數(shù)量、水平和結(jié)構(gòu)等信息，對人事檔案進行整理，可有效劃分人才種類，幫助企業(yè)獲得準確、可靠的人才信息。例如，通過人事檔案，相關(guān)部門和管理層可動態(tài)了解內(nèi)部職工流動、退休情況，為企業(yè)發(fā)展提供重要依據(jù)。同時，有利于促進內(nèi)部人力資源規(guī)劃的合理化。

第三，幫助企業(yè)開展針對性培訓(xùn)。在企業(yè)發(fā)展中，人才是第一要素，開展員工培訓(xùn)，作為內(nèi)部管理的重要內(nèi)容。但想要獲得所需效果，必須動態(tài)掌握每一位職工的工作需求，進而提升培訓(xùn)針對性。所以，利用人事檔案，企業(yè)可準確掌握每一位職工年齡、經(jīng)歷以及教育背景，針對年輕職工，可開展新知識、新技能培訓(xùn)，針對年齡較大職工，對培訓(xùn)具有較大抵觸心理，可開展健康知識培訓(xùn)，進而有效發(fā)揮職工工作的積極性。

第四，實現(xiàn)跨地區(qū)文化的人力資源管理。隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，人才流動性的增大，在企業(yè)發(fā)展過程中，所招聘人才來自我國不同區(qū)域，也使得企業(yè)包含不同地域文化。在人力資源管理中，企業(yè)應(yīng)了解每一位職工地域文化，實現(xiàn)企業(yè)跨地區(qū)和跨文化的管理，防止職工之間發(fā)生文化沖突。而通過人事檔案，可分類企業(yè)職工的籍貫、工作經(jīng)歷，了解和分析每一位職工的文化特質(zhì)，預(yù)測可能發(fā)生的沖突，進而提出相關(guān)解決方案。

第五，有利于激勵手段的優(yōu)化。對于企業(yè)職工的人事檔案管理，有利于人力資源人員了解每一位職工的工作要求，按照職工不同需求，詳細分析每一位職工信息資料，然而建立針對性的激勵機制，有效激發(fā)職工工作積極性。

第六，數(shù)字化的人事檔案管理重要性。為促進企業(yè)現(xiàn)代化，必須提升人事檔案建設(shè)的數(shù)字化水平。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案通過數(shù)字化建設(shè)，可建立信息反饋的重要資源、渠道，對于企業(yè)決策的制定和調(diào)整，可提供主要的依據(jù)。同時，因檔案管理較為復(fù)雜，為適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展步伐，企業(yè)必須提升檔案建設(shè)的數(shù)字化水平。同時，數(shù)字化是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的重要保障。近年來，我國檔案建設(shè)取得了長足發(fā)展，企業(yè)檔案建設(shè)也日益完善。立足管理類別技術(shù)、權(quán)責范圍來說，隨著信息技術(shù)發(fā)展，企業(yè)人事檔案建設(shè)的數(shù)字化水平尚未實現(xiàn)現(xiàn)代化，發(fā)展較為滯后。加上檔案數(shù)字化建設(shè)的機制不完善，人力資源工作人員素質(zhì)不高，建設(shè)手段比較落后。企業(yè)檔案事業(yè)要想發(fā)展，必須實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。

三、人力資源管理中人事檔案信息數(shù)字化建設(shè)的問題分析

首先，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。在企業(yè)人事檔案管理中，如果數(shù)字化硬件設(shè)施不完善，必然會影響到數(shù)字化建設(shè)的效果。想要實現(xiàn)人事信息數(shù)字化，必須依靠硬件設(shè)備支持，例如電腦計算機、文件掃描儀等，通過這些硬件設(shè)備，可實現(xiàn)信息傳輸。然而，我國諸多企業(yè)因硬件設(shè)備不夠齊全，企業(yè)一味追求經(jīng)濟利潤，對檔案管理不愿花費更多投入，使得人事檔案數(shù)字化管理存在阻礙，還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理。

其次，信息化標準的缺乏。想要保證企業(yè)的人事數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，必須建立一個統(tǒng)一的參考標準，然而在企業(yè)人事檔案建設(shè)中，企業(yè)注重自身利益，并未建立統(tǒng)一標準，導(dǎo)致信息管理處于混亂狀態(tài)，不能促進信息資源的共享。在人力資源管理中，如果信息資源得不到共享，容易導(dǎo)致人力資源信息被某一位人力資源管理人員所擁有，造成人事資源壟斷問題。

第三，人力資源工作人員的素質(zhì)較低。對于企業(yè)人事數(shù)字化檔案建設(shè)，人力資源人員的素質(zhì)和數(shù)字化水平，對檔案建設(shè)的質(zhì)量具有重要影響。然而，在目前情況下，企業(yè)人事檔案數(shù)字化建設(shè)不注重數(shù)字化人才培養(yǎng)和引進，增加了檔案信息的風險，不能滿足數(shù)字化管理的相關(guān)要求。同時，由于檔案人員，或人力資源人員在操作中的不當行為，極易影響檔案信息的真實性。

四、企業(yè)人力資源管理中人事信息數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)化對策

在企業(yè)人事信息檔案建設(shè)中，數(shù)字化作為重要發(fā)展手段，雖然目前仍處于探索階段，但數(shù)字化建設(shè)與管理是企業(yè)人力資源管理的必然趨勢。

首先，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立數(shù)字化人事檔案管理理念。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案建設(shè)科學(xué)先進與否，需依靠大家樹立數(shù)字化的建設(shè)理念，不斷完善管理機制，主要包含數(shù)字檔案的歸檔、使用，檔案保密和處罰制度等等。對于人事信息數(shù)字化建設(shè)，必須設(shè)置專崗專人，采取檔案管理和人力資源部門分管的方式，采取多層次運行，實現(xiàn)分層建檔管理，通過科學(xué)化管理方式，促進人事檔案數(shù)字化建設(shè)的有序開展。

其次，建立統(tǒng)一的人事檔案管理標準。目前，我國對于電子文件、電子檔案，制定了相關(guān)標準和規(guī)范。在企業(yè)人事檔案的數(shù)字化建設(shè)中，部分企業(yè)由于缺乏統(tǒng)一規(guī)范和標準，數(shù)字化建設(shè)效果不太理想。為此，我們必須建立統(tǒng)一檔案建設(shè)標準，促使人事檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化、標準化。

第三，實現(xiàn)總體規(guī)劃的數(shù)字化。目前，我們身處信息化管理階段，人事檔案管理要想促進數(shù)字化建設(shè)，必須與現(xiàn)代技術(shù)、信息技術(shù)相結(jié)合。在傳統(tǒng)檔案管理中，主要采取人工紙質(zhì)方式，而現(xiàn)代化的檔案記載和儲存，主要采取數(shù)字化設(shè)備，特別是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，突破了傳統(tǒng)信息管理方式，由傳統(tǒng)“面對面”服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)招聘平臺，人力資源專員即可初步篩選人才的相關(guān)信息。為此，人事檔案建設(shè)工作必須提升數(shù)字化水平。此外，企業(yè)人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，作為一項復(fù)雜性和系統(tǒng)的建設(shè)工程，在短期內(nèi)難以完成，必須構(gòu)建整體的管理規(guī)劃，通過系統(tǒng)指導(dǎo)，分階段和分層次建設(shè)。

第四，提升數(shù)字化人才的培養(yǎng)力度。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案信息數(shù)字化建設(shè)作為一項綜合性系統(tǒng)工作，在信息時代背景下，人力資源工作人員更為廣泛，技術(shù)先進性也更強。這要求人力資源人員必須具備數(shù)字化相關(guān)專業(yè)知識，在科學(xué)處理紙質(zhì)資料的同時，又可利用數(shù)字技術(shù)和數(shù)字設(shè)備，通過專業(yè)知識，了解各類專業(yè)學(xué)科，為企業(yè)管理、內(nèi)部選拔、外部招聘提供準確的資料信息。同時，人力資源人員屬于數(shù)字化建設(shè)的重要參與者，數(shù)字化水平高低，對數(shù)字化建設(shè)情況具有直接影響。所以，需加大對人力資源工作人員的數(shù)字化培訓(xùn)，提升人力資源工作人員的數(shù)字化管理能力，引進一批技術(shù)綜合性的專業(yè)人才，要求相關(guān)人員具備信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的相關(guān)業(yè)務(wù)知識，進而有效促進企業(yè)人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

五、結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案信息發(fā)揮著重要作用，有利于提升職工整體素質(zhì)，促進人力資源規(guī)劃的合理化，幫助企業(yè)開展針對性培訓(xùn)，實現(xiàn)跨地區(qū)文化的人力資源管理，有利于激勵手段的優(yōu)化。因此，在企業(yè)發(fā)展進程中，必須不斷優(yōu)化人力資源管理，充分注重人事檔案管理的重要性，充分發(fā)揮各類數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)，不斷優(yōu)化人事檔案信息管理，促進檔案資料歸納整理，提高人事檔案信息的科學(xué)性、合理性，進而全面提升人力資源管理效率和質(zhì)量。■