文/河北省眼科醫(yī)院 馬子飛

辦公室作為單位重要的服務(wù)樞紐部門，其直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，同時又針對內(nèi)在和外在的關(guān)系進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，對于方針政策進(jìn)行決策輔助，所涉及的各項工作十分繁雜，工作任務(wù)繁多，而且很多是比較緊要的任務(wù)，同時在新時代背景下又體現(xiàn)出綜合程度更深，要求更高等特點。針對這樣的情況，需要著重做好辦公室的精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理工作，這樣才能更有效履行自身的職能，體現(xiàn)出自身的價值和效用，為促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展提供必要保障。

一、辦公室精細(xì)化管理的概念

通常我們所稱的辦公室精細(xì)化管理主要指的是以行政管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，結(jié)合相關(guān)單位的實際情況而提出的相對來講更科學(xué)合理、更注重細(xì)節(jié)完善的管理手段。在具體的操作過程中，主要是把科學(xué)管理作為基礎(chǔ)，進(jìn)一步確保各類行政管理工作更加精細(xì)化、高效化，從根本上有效降低行政管理成本，對管理途徑進(jìn)行不斷優(yōu)化和改進(jìn)，進(jìn)而提升整體管理質(zhì)量和效率。在辦公室精細(xì)化管理工作中要把科學(xué)、效率、效果、效益作為基本的立足點，同時不斷適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，有效進(jìn)行改革創(chuàng)新，體現(xiàn)出細(xì)節(jié)的完善和實效性的取得。該管理模式涉及不同層面，包括眾多因素和相關(guān)內(nèi)容，因此在當(dāng)前我國辦公室工作改革進(jìn)程中，引起人們更多的關(guān)注，這對于相關(guān)單位的可持續(xù)發(fā)展和社會經(jīng)濟的良性運行有著十分重要的作用。

二、當(dāng)前辦公室管理過程中存在的主要問題

（一）沒有精準(zhǔn)明確的管理目標(biāo)。當(dāng)前，從整體情況來看，很多企事業(yè)單位的辦公室行政管理工作中，因為涉及眾多方面和各類環(huán)節(jié)，很多工作往往難以通過量化指標(biāo)來進(jìn)行明確，因此，相關(guān)部門往往沒有確立系統(tǒng)完善的管理目標(biāo)，相關(guān)目標(biāo)缺乏精準(zhǔn)性和可執(zhí)行性，在這樣的情況下，導(dǎo)致各項管理工作難以取得十分理想的成效，往往只是進(jìn)行主觀的參考。同時，對于員工缺乏量化指標(biāo)要求和考核標(biāo)準(zhǔn)，對于各項管理工作缺乏明確性的規(guī)范，并沒有構(gòu)建更為系統(tǒng)完善的管理制度，權(quán)責(zé)往往不夠統(tǒng)一，在行政管理工作中，很多管理目標(biāo)往往與實際的職位要求不夠符合，并且沒有相對應(yīng)的獎懲機制，由此導(dǎo)致企事業(yè)單位往往在辦公室管理環(huán)節(jié)存在很多漏洞，這對于企事業(yè)單位的總體發(fā)展會造成很大的限制，使其影響力和競爭力受到很大影響。

（二）缺乏科學(xué)的量化手段。因為各個企事業(yè)單位的辦公室管理工作比較龐雜，涉及很多瑣碎的細(xì)節(jié)等等，因此針對各項工作往往缺乏系統(tǒng)完善的量化手段，而這樣的情況也導(dǎo)致辦公室管理工作質(zhì)量和效率比較低下。首先，在日常工作過程中，往往不能具體地量化和細(xì)化“品德、能力、績效”等相關(guān)方面的內(nèi)容，對于具體因素很難進(jìn)行相對應(yīng)的區(qū)分，同時在實際的管理過程中，往往存在著“重績效，輕品德”等相關(guān)方面的問題，由此使管理失衡，量化手段得不到充分體現(xiàn)。其次，崗位考核過程中相關(guān)的考核指標(biāo)和員工的具體工作實際往往存在脫節(jié)的情況，或者針對不同崗位而應(yīng)用統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，由此對員工工作目標(biāo)造成很大誤導(dǎo)。第三，在針對相關(guān)量化指標(biāo)進(jìn)行設(shè)計的過程中，并沒有充分考慮到可執(zhí)行性和時效性，由此導(dǎo)致某些部門往往敷衍了事，只是搞形式主義進(jìn)行每月的考核，而這樣的情況對于實際的考核質(zhì)量和管理效果會造成很大影響。

（三）辦公室管理人員缺乏應(yīng)有的管理意識。在當(dāng)前的辦公室管理工作中日益廣泛地推行精細(xì)化管理模式，但是從具體情況來看，某些辦公室管理人員往往不具備高度的精細(xì)化管理意識，對于精細(xì)化管理的內(nèi)涵、實踐策略以及創(chuàng)新措施等等往往缺乏深入的認(rèn)知，由此導(dǎo)致相關(guān)精細(xì)化管理工作不能在實踐的過程中切實落實。除此之外，因為管理人員缺乏精細(xì)化意識，由此導(dǎo)致各項細(xì)節(jié)工作不能得到切實落實并不斷完善，往往使得各項管理工作存在很多漏洞，管理質(zhì)量和效率都無法顯著提升。

三、辦公室精細(xì)化管理的相關(guān)思路

（一）有針對性地細(xì)化各項管理內(nèi)容。在很多企事業(yè)單位的辦公室管理工作中，辦公室往往只是負(fù)責(zé)行政事務(wù)、后勤事務(wù)等等，通常會把很多事物放到一起進(jìn)行管理，但是相關(guān)管理內(nèi)容因為性質(zhì)的不同而缺少銜接性管理，比較分散，管理狀態(tài)比較模糊，由此導(dǎo)致辦公室日常管理工作無序，不夠規(guī)范。因此針對這樣的情況要想實現(xiàn)精細(xì)化管理，就要針對各項管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化和明確劃分，確保各項工作更有條理性，充分實現(xiàn)主次分明，以此為決策層更好地決策提供相對應(yīng)的參考。除此之外，要進(jìn)一步細(xì)化管理的內(nèi)容，減少流水賬的形式，針對各類各項工作和資源進(jìn)行科學(xué)合理的分配，確立相對應(yīng)的量化指標(biāo)，落實崗位責(zé)任制，著重做好人員的分工，這樣才能使精細(xì)化管理效率得到顯著提升。

（二）進(jìn)一步引用標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的管理理念。針對企事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展工作而言，注重做好標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理，引入規(guī)范化的現(xiàn)代管理理念，這樣才能確保各項工作有條不紊地進(jìn)行，取得理想的精細(xì)化管理效益。因此要充分引入和有效創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的管理理念，對于各類工作進(jìn)行有效分解和明確，體現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化的管理效益，同時把規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求充分融合，以此為精細(xì)化管理工作的有序推進(jìn)，提供必要的保障。

（三）從根本上提升全員協(xié)同意識。針對辦公室行政管理工作而言，要想實現(xiàn)精細(xì)化管理，并非依靠一個部門或者一個人的力量就可以實現(xiàn)，它是一個多部門協(xié)同作業(yè)、密切配合的結(jié)果，因此要從根本上提升各個部門的全員協(xié)同意識，每一個步驟和流程都需要相關(guān)部門進(jìn)行有效配合，協(xié)調(diào)一致，具備協(xié)同化效果，這樣才能用最少的工作成本獲得最大的管理效益，以此使企事業(yè)單位的整體經(jīng)營管理效率得到顯著提升。

四、辦公室精細(xì)化管理中工作效率提升途徑

（一）增強責(zé)任意識與精品意識。在辦公室管理工作中，涉及多種繁重任務(wù)或者工作內(nèi)容，需要對內(nèi)交往和對外服務(wù)，對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基層起到協(xié)調(diào)和溝通的作用和效能，因此辦公室管理人員要充分認(rèn)識到自身的工作職責(zé)和任務(wù)要求，在實踐的工作中要具備應(yīng)有的責(zé)任感和使命感，具備敏銳的洞察力，以此確保自身的工作能夠取得更加良好的效果。同時要嚴(yán)格貫徹落實單位的各項規(guī)章制度和細(xì)則，在做好本職工作的同時，要確立精品意識，著重做好精細(xì)化的管理，在細(xì)節(jié)之處體現(xiàn)出自身的工作品質(zhì)。同時要不斷創(chuàng)新和完善，把創(chuàng)新意識和精品意識融入自身的工作中，進(jìn)一步對自身提高標(biāo)準(zhǔn)和要求，從而在精益求精的工作過程中，確保辦公室管理的自我價值和效能得到進(jìn)一步的提升。

（二）切實有效地落實制度化的管理模式。在辦公室的精細(xì)化管理過程中，以相應(yīng)的制度為準(zhǔn)繩進(jìn)行高質(zhì)量的管理，這樣才能確保各項工作有章可循，有據(jù)可依，從而促進(jìn)行政管理流程更加順暢，有相對應(yīng)的獎懲機制作為保障，在最大程度上激發(fā)管理人員的積極性和主動性。在實際的管理過程中落實制度化的管理模式，這樣能夠進(jìn)一步提升精細(xì)化管理的工作成效，使各項工作更加規(guī)范，為企事業(yè)單位的有序發(fā)展做出極大貢獻(xiàn)。

（三）進(jìn)一步有效構(gòu)建精細(xì)化的企業(yè)文化。相關(guān)企業(yè)要想實現(xiàn)精細(xì)化管理，提升管理效率，就需要打造出精細(xì)化的企業(yè)文化，營造更加良好的精細(xì)化管理氛圍。在管理的過程中，通過標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容和量化的手段，體現(xiàn)出實際的管理效果。建設(shè)精細(xì)化企業(yè)文化，要充分滿足“制度化、流程化、規(guī)范化”的要求，提升精細(xì)化管理的品質(zhì)和效能，在“公文處理、會務(wù)、接待、值班”等一系列相關(guān)方面都有相對應(yīng)的流程和標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)出辦公室管理工作的精品意識和質(zhì)量意識，使員工樹立精細(xì)化管理思想和理念，以此確保辦公室管理工作從制度化約束向著文化約束進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以此促進(jìn)精細(xì)化管理水平得到質(zhì)的提升。

（四）培養(yǎng)辦公室管理人員的精細(xì)化管理習(xí)慣。要想使辦公室精細(xì)化管理工作取得更大的成效，提升工作效率，就需要相關(guān)管理人員具備精細(xì)化管理習(xí)慣，在精細(xì)化管理環(huán)境中有效開展管理工作，在各個細(xì)節(jié)方面進(jìn)行有效加強，并形成一種共識和實踐行為，在潛移默化之中內(nèi)化成自身的素養(yǎng)和工作模式，這樣能夠在根本上提升管理人員的工作效率，以良好的精細(xì)化管理習(xí)慣為著手點，促進(jìn)管理效率的提升。

（五）進(jìn)一步完善量化考核評估機制。在精細(xì)化管理工作中，要注重管理效果的反饋和評估工作，結(jié)合具體情況進(jìn)行不斷改進(jìn)和完善，所以要確立更為系統(tǒng)完善的量化考核評估機制，確保精細(xì)化管理的各項內(nèi)容能夠納入這樣的機制之中，堅持周期考核，并配備相對應(yīng)的獎懲手段和措施等，以此確保精細(xì)化管理工作評估和考核常抓不懈，進(jìn)一步落實各項管理內(nèi)容?？己嗽u估機制可以有效融合培訓(xùn)和考核機制等等，以調(diào)動員工的積極性、主動性為基本原則，制定出相對應(yīng)的執(zhí)行策略，著重關(guān)注考核結(jié)果的應(yīng)用，以考促管，進(jìn)而提升整體管理效率。

五、結(jié)語

總之，通過上面的分析，我們能夠充分看出，在企事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展過程中，辦公室精細(xì)化管理工作有著至關(guān)重要的作用。同時要充分認(rèn)識到當(dāng)前管理工作中存在的問題或者不足，然后進(jìn)一步落實相應(yīng)的管理思路和管理對策，在制度機制、人員培訓(xùn)等相關(guān)方面著重加強，形成良好的精細(xì)化管理文化和管理習(xí)慣，降低經(jīng)營成本，以此提升精細(xì)化管理效率。