文/晉能控股煤業(yè)集團(tuán)有限公司檔案館 王麗麗

近年來，我國科研水平不斷提升，科研活動(dòng)已成科技創(chuàng)新和科技融合的關(guān)鍵路徑之一，在這種情況下，科研底圖檔案管理工作出現(xiàn)了復(fù)雜性特征，科研底圖檔案管理人員面臨著巨大的挑戰(zhàn)，基于科研底圖檔案的科研價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，應(yīng)從問題角度出發(fā)，高質(zhì)量完成檔案管理工作。

一、科研底圖檔案的特點(diǎn)

科研底圖檔案具有明顯的原始記錄性、高復(fù)用性特點(diǎn)，就原始記錄性而言，科研底圖主要是科研人員在科研工作中對科研信息的記錄，這些原始的科研信息是導(dǎo)出最終科研結(jié)果的基礎(chǔ)，也是科研人員進(jìn)行科研復(fù)核和科研校驗(yàn)的關(guān)鍵資料；就科研底圖檔案的高復(fù)用性特點(diǎn)而言，在科研項(xiàng)目開展過程中，科研人員需要根據(jù)科研情況完成科研信息的整合和科研信息的重復(fù)調(diào)用，并在不同的科研階段中，將科研底圖信息作為研究資料，進(jìn)行反復(fù)深入的計(jì)算和核對，以保證科研工作的精細(xì)化和科研結(jié)果的精準(zhǔn)性。以科研底圖檔案的原始記錄性和高復(fù)用性為基礎(chǔ)，在科研項(xiàng)目的不斷推進(jìn)中，為滿足科研人員的記錄要求，提升資料使用的便捷性，科研底圖檔案的幅面得以擴(kuò)大，科研機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的科研底圖檔案的數(shù)量也呈現(xiàn)了明顯的上升趨勢，在這種情況下，高質(zhì)量開展科研底圖檔案管理至關(guān)重要。

二、科研底圖檔案管理中存在的問題

為加強(qiáng)科研底圖檔案管理工作的針對性，以下對科研底圖檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析：

第一，目前，相關(guān)科研機(jī)構(gòu)存在對科研底圖檔案管理工作重視程度不高的問題，在一定程度上增加了科研底圖檔案遺失、損毀的概率，同時(shí)也為科研人員對科研底圖資料進(jìn)行復(fù)用增加了難度。第二，部分科研機(jī)構(gòu)存在“重科研，輕管理”的情況，導(dǎo)致其缺乏完善的科研底圖檔案管理體系，檔案管理程序冗雜、管理人員的工作壓力較大。第三，科研底圖檔案是科研工作中的重要資料，隨著科研工作的不斷開展，科研檔案的數(shù)量持續(xù)增加，檔案類型產(chǎn)生了復(fù)雜性變化，在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以滿足實(shí)質(zhì)性需求，反映了檔案管理人員管理能力的缺失，不利于科研底圖檔案管理工作的高效率開展。第四，當(dāng)前，我國正全面推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)，鼓勵(lì)相關(guān)企事業(yè)單位和科研機(jī)構(gòu)積極加快信息化發(fā)展步伐，在這種情況下，科研機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)檔案管理方式難以對檔案信息進(jìn)行充分統(tǒng)籌和合理調(diào)用，使科研項(xiàng)目的有效推進(jìn)增加了一定難度。第五，科研底圖檔案中包括多樣性的數(shù)據(jù)信息和文本信息，科研人員需要結(jié)合項(xiàng)目的不同推進(jìn)階段以及科研需求，對檔案信息進(jìn)行調(diào)用，這就對科研底圖檔案管理體系的服務(wù)能力提出了全新要求，目前，科研機(jī)構(gòu)在科研底圖檔案服務(wù)中大多依靠人力，自動(dòng)化水平較低，服務(wù)效率較慢。

三、科研底圖檔案的管理策略

（一）積極轉(zhuǎn)變管理意識(shí)。要想進(jìn)一步提高科研底圖檔案管理水平，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員的管理意識(shí)，以下對其提出相關(guān)建議：我國相關(guān)部門應(yīng)對科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)行重點(diǎn)支持和有效引導(dǎo)，促進(jìn)科研底圖檔案管理人員形成創(chuàng)新化的管理思維，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理能力和服務(wù)水平的提高。例如，應(yīng)組織科研機(jī)構(gòu)開展科研底圖檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議，在會(huì)議上構(gòu)建虛擬化的科研機(jī)構(gòu)底圖檔案管理情境，并在虛擬情境中對先進(jìn)的科研底圖檔案管理技術(shù)進(jìn)行展示，以便科研機(jī)構(gòu)的檔案管理人員能夠結(jié)合管理基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的更新和先進(jìn)技術(shù)的有效融合。在科研底圖檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議中，不同科研機(jī)構(gòu)的檔案管理人員能夠以檔案管理工作為核心，積極交流工作心得，實(shí)現(xiàn)信息共享和信息更新，受先進(jìn)思想和技術(shù)的影響，加快科研底圖檔案管理工作的創(chuàng)新步伐。

（二）健全檔案管理體系?；诳蒲袡C(jī)構(gòu)科研底圖檔案管理工作開展現(xiàn)狀，應(yīng)通過健全檔案管理體系，提高檔案管理效率和檔案管理質(zhì)量，以下對其提出相關(guān)建議：首先，科研機(jī)構(gòu)由于檔案管理體系不健全出現(xiàn)了規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行力度不夠、監(jiān)督不到位、文件收集不及時(shí)、材料歸檔不齊全、鑒定把關(guān)不嚴(yán)、檔案質(zhì)量難以保障、檔案成套性差、缺項(xiàng)、漏項(xiàng)嚴(yán)重等問題。以問題為導(dǎo)向，在健全檔案管理體系的過程中，應(yīng)以科研項(xiàng)目為管理中心，以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為管理依據(jù)，以監(jiān)理控制為重要手段，形成多部門和單位全方位參與的管理環(huán)境，完成檔案管理工作的全過程控制。其次，應(yīng)全面明確檔案工作計(jì)劃、目標(biāo)和職責(zé)，制定相應(yīng)的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，增強(qiáng)檔案管理與科研項(xiàng)目的同步性，強(qiáng)化檔案工作業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，合理構(gòu)建科研項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，提高檔案管理工作的有序性。最后，應(yīng)全面整合科研項(xiàng)目的科研底圖檔案資源，做好科研底圖檔案管理的前端控制，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理和同步工作，并構(gòu)建科研項(xiàng)目科研底圖檔案管理監(jiān)管系統(tǒng)，編制完善的科研底圖檔案監(jiān)管方案，以量化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和固化的管理流程切實(shí)保證檔案管理質(zhì)量和管理效率。

（三）大力培養(yǎng)管理人才?；诳蒲械讏D檔案管理工作在科研工作中的重要地位以及科研底圖檔案的價(jià)值，科研機(jī)構(gòu)應(yīng)全面提升對檔案管理工作的重視程度，大力培養(yǎng)檔案管理人才，提高檔案管理水平，以下對其提出相關(guān)建議：首先，科研機(jī)構(gòu)應(yīng)針對現(xiàn)有科研底圖檔案管理人員進(jìn)行深度調(diào)研，調(diào)研內(nèi)容包括科研底圖檔案管理人員的工作意識(shí)、工作狀態(tài)、工作效率等，繼而以高質(zhì)量開展科研底圖檔案管理工作為目標(biāo)，分析科研底圖檔案管理人員的能力缺失，對其進(jìn)行針對性教育和培訓(xùn)，邀請行業(yè)內(nèi)專家積極傳授檔案管理經(jīng)驗(yàn)，全面更新科研底圖檔案管理人員的管理思想，引導(dǎo)其建立終身學(xué)習(xí)思維，為科研底圖檔案管理工作的創(chuàng)新化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次，應(yīng)積極拓寬科研底圖檔案管理人才引進(jìn)路徑，傳統(tǒng)的人才引進(jìn)路徑在人才篩選上受到局限，科研機(jī)構(gòu)難以引進(jìn)符合崗位需求的高質(zhì)量人才，為提高檔案管理工作的人才素質(zhì)水平，科研機(jī)構(gòu)可采用“線上+線下”的雙重人才招聘機(jī)制，充分明確人才招聘標(biāo)準(zhǔn)，有效擴(kuò)大人才篩選范圍。最后，科研機(jī)構(gòu)應(yīng)以科研底圖檔案管理工作為核心，引進(jìn)和應(yīng)用績效評價(jià)體系，對檔案管理人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量進(jìn)行全方位評定，并將評定結(jié)果與其薪資等級建立科學(xué)聯(lián)系，引導(dǎo)檔案管理人員形成優(yōu)良的責(zé)任心和使命感。

（四）提升信息管理水平。信息化檔案管理是科研底圖檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，新時(shí)期和新形勢下，互聯(lián)網(wǎng)對科研機(jī)構(gòu)科研底圖檔案管理工作提出了全新要求，即提高檔案管理的高效性、安全性和服務(wù)性。在這種情況下，應(yīng)有效健全科研機(jī)構(gòu)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，樹立檔案管理創(chuàng)新理念，以下對提升信息管理水平提出相關(guān)建議：首先，應(yīng)有效完善檔案管理硬件配置，為信息化檔案管理工作的開展奠定建設(shè)基礎(chǔ)；其次，應(yīng)科學(xué)健全互聯(lián)網(wǎng)電子檔案平臺(tái)，以提高科研底圖檔案信息整合的效率和整合的全面性；最后，應(yīng)加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，全面保障科研底圖檔案信息的安全性?？紤]到科研底圖檔案的重復(fù)調(diào)用性較強(qiáng)，相關(guān)科研人員往往需要對科研底圖檔案資料進(jìn)行深層次研究，應(yīng)合理融合數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和數(shù)據(jù)分析技術(shù)，支持科研人員和檔案管理人員對科研底圖檔案信息的資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換、整合和精細(xì)化分析，實(shí)現(xiàn)科研機(jī)構(gòu)科研底圖檔案的數(shù)字化建設(shè)，以創(chuàng)新化的檔案管理服務(wù)意識(shí)重構(gòu)檔案管理工作流程，并以健全的電子檔案管理規(guī)范為基礎(chǔ)，提高科研人員使用科研底圖檔案資料的便捷性。值得一提的是，基于科研底圖檔案資源信息化建設(shè)的具體要求，科研機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)不同科研項(xiàng)目完成科研底圖檔案文件的電子化建設(shè)，借助電子文件格式完成電子文件收集和電子文件整理。

（五）構(gòu)建檔案服務(wù)平臺(tái)?？蒲械讏D檔案管理工作直接影響著科研機(jī)構(gòu)科研項(xiàng)目的有效推進(jìn)和科研結(jié)果的精準(zhǔn)性和可用性，為全面提高科研底圖檔案管理工作的質(zhì)量和效率，應(yīng)積極構(gòu)建檔案服務(wù)平臺(tái)，增強(qiáng)檔案服務(wù)的人性化水平，以下對其進(jìn)行介紹：近年來，人工智能的發(fā)展已成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)的新機(jī)遇，基于科研機(jī)構(gòu)在科研底圖檔案管理工作中的全新需求，可打造“人工智能+檔案”的跨界融合應(yīng)用體系，完成檔案服務(wù)理念、服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容的全面創(chuàng)新。在構(gòu)建檔案服務(wù)平臺(tái)的過程中，相關(guān)人員可結(jié)合科研機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目情況以及檔案管理基礎(chǔ)，充分整合“人工智能+檔案”智慧服務(wù)體系的建設(shè)資源，結(jié)合實(shí)際情況，將“人工智能+檔案”智慧服務(wù)體系分化為基礎(chǔ)設(shè)施層、檔案資源層、技術(shù)處理層和服務(wù)應(yīng)用層。其中，基礎(chǔ)設(shè)施層主要包括機(jī)房設(shè)施和軟硬件設(shè)施；檔案資源層主要包括科研底圖檔案資源、業(yè)務(wù)管理數(shù)據(jù)、用戶服務(wù)數(shù)據(jù)和用戶開放數(shù)據(jù)；技術(shù)處理層具有檔案智慧收集、智慧整理、智慧鑒定、智慧檢索、智慧儲(chǔ)存和智慧服務(wù)能力，能夠有效支持服務(wù)應(yīng)用層實(shí)現(xiàn)資源服務(wù)多元智慧化、服務(wù)空間泛在虛擬化、用戶服務(wù)精準(zhǔn)智能化、服務(wù)反饋便捷效率化。

四、結(jié)語

基于科研底圖檔案的科研價(jià)值和社會(huì)生產(chǎn)價(jià)值，相關(guān)人員應(yīng)充分掌握科研底圖檔案的特點(diǎn)，明確科研底圖檔案管理中存在的問題，并積極轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，健全檔案管理體系，大力培養(yǎng)管理人才，提升信息管理水平，構(gòu)建檔案服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科研底圖檔案信息價(jià)值的進(jìn)一步挖掘，有效提高科研底圖檔案管理工作的服務(wù)能力，促進(jìn)知識(shí)衍生和科研發(fā)展。