文/廣西經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 黃丹妮

目前，新冠肺炎疫情在全世界100多個國家不斷蔓延，疫情控制形勢十分嚴峻，對各國經(jīng)濟社會發(fā)展產(chǎn)生了重大影響。高校是疫情防控的重要陣地，如何在新冠肺炎疫情防控長期化趨勢下積極探索高校檔案信息化建設(shè)，是一個重要而嶄新的課題。

一、新冠肺炎疫情給高校管理信息化帶來新挑戰(zhàn)

（一）傳統(tǒng)的線下辦公轉(zhuǎn)移到線上辦公。疫情導(dǎo)致居家隔離，高校單位間、人與人之間的交流方式發(fā)生轉(zhuǎn)變，移動辦公、網(wǎng)絡(luò)會議、視頻教學(xué)等大量應(yīng)用，給傳統(tǒng)的高度依賴人員現(xiàn)場辦公的方式帶來一場全新的頭腦風暴。線上辦公、移動辦公和遠程協(xié)同是高校信息化的催化劑，疫情的需要和到來無疑加速了這種信息化的進程。

（二）疫情沖擊下高校檔案服務(wù)功能不足。在這種重大的突發(fā)事件面前，檔案行業(yè)能做什么，能為此提供哪些力所能及的服務(wù)，這也許是每一位檔案工作者近期思考的問題。在當前嚴峻的疫情下，高校檔案數(shù)據(jù)資源要利用現(xiàn)有的檔案資源，結(jié)合當前形勢，隨時跟進疫情發(fā)展情況，掌握好高校動態(tài)和人員信息，及時上報和掌握各項防疫情況統(tǒng)計表，為上級開展疫情防控工作提供堅強有力的信息支撐。

（三）遠程辦公檔案信息安全面臨新問題。高校信息化過程當中，互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)運用極為重要，在提高檔案信息化的過程中，產(chǎn)生了很多安全問題。網(wǎng)絡(luò)存在開放性較強的特點，而檔案信息自身含有的涉密性使得檔案信息系統(tǒng)需要在絕對安全的環(huán)境下運行。遠程辦公過程中，高校檔案信息如果沒有采取相應(yīng)的措施，極易造成檔案信息的泄露，危害高校檔案系統(tǒng)的安全。各級檔案部門要把檔案安全放在信息化建設(shè)的重中之重，堅決守住檔案安全保密的底線。

（四）高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。遠程辦公減少了對現(xiàn)場檔案人員的依賴，擴大了對機器和網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用。個人和居家的電腦設(shè)備都會跟進升級到最新的線上工具和遠程應(yīng)用，提升整個高校檔案信息化基礎(chǔ)。目前在線辦公的云計算平臺還缺乏統(tǒng)一的國家標準，現(xiàn)在只有個別制造商利用自身的優(yōu)勢推出自己的平臺，在數(shù)據(jù)處理、操作維護和收費問題上有待改進，這給檔案數(shù)據(jù)傳輸帶來各種不穩(wěn)定因素。

二、新冠肺炎疫情下高校檔案信息化建設(shè)的思考

（一）提高高校檔案人員信息化素養(yǎng)。檔案專業(yè)人員是推動檔案高校信息化發(fā)展的基本依靠，在對抗疫情的這段時期，如何繼續(xù)在線提供檔案信息幫助、如何更好地保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳送中的安全、如何在移動辦公、網(wǎng)絡(luò)會議、視頻教學(xué)等大量應(yīng)用中互相配合，協(xié)同作戰(zhàn)，如何在大量信息中提升數(shù)據(jù)采集分析能力并能迅速轉(zhuǎn)化為實際應(yīng)用，這些都是我們亟待改善和解決的問題。相信在這次疫情結(jié)束之后，高校檔案工作者都能總結(jié)出更多更好的經(jīng)驗，這對每個檔案工作人員都是一次整體專業(yè)素質(zhì)的提高。

（二）促進高校檔案建設(shè)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在這場戰(zhàn)“疫”中，大到整個國家的物資調(diào)撥情況，小到公益機構(gòu)的物資捐贈，大到全國車次航班追蹤查詢，小到小區(qū)登記和居民行蹤記錄，都顯示出信息化的重要性。ERP、大數(shù)據(jù)、AI等曾經(jīng)的積累在這個關(guān)鍵時刻發(fā)揮了巨大作用。典型案例就是武漢紅會十幾天理不清的倉庫在九州通專業(yè)物流系統(tǒng)處理下緊急物資從進庫到發(fā)貨，兩個小時可以完成，接管后效果明顯。主動進行高校信息化和數(shù)字化，改善信息化過程中存在的短板，使整個高校檔案信息更加通暢，預(yù)計將成為接下來的重要命題。同時，繼續(xù)優(yōu)化高校檔案信息形式。使其更加具象化、生動化、鮮活化，包括廣泛應(yīng)用視頻、語言和動畫形式。

（三）推進高校檔案信息資源共享。平時可以各自運轉(zhuǎn)，關(guān)鍵時做到要有可以有，要連可以連。近年來，黨中央、國務(wù)院多次強調(diào)要加強檔案信息系統(tǒng)的整合和信息資源共享，“抓整合、促共享”是今后高校檔案信息化建設(shè)的重要目標和基本要求。各個高校由于自身優(yōu)勢以及資源的聚集效應(yīng)不同、專業(yè)特色優(yōu)勢不同、檔案信息歷史積累薄厚不一和硬件基礎(chǔ)平臺等原因，各個高校之間檔案交流有限，從某種程度上看，各個高校自身的檔案管理系統(tǒng)都是相對獨立而封閉的。而這種數(shù)據(jù)共享的短板，容易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息不通暢、不清晰，在突發(fā)情況到來時，難以形成“一盤棋”。為此，應(yīng)共同打通高校檔案部門互聯(lián)互通中的阻礙，繼續(xù)推進高校檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)，逐步實現(xiàn)高校檔案部門與其他部門之間的互聯(lián)互通，最終打破高校檔案部門“信息孤島”的狀態(tài)。

（四）建立高校突發(fā)事件檔案數(shù)據(jù)庫。突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或者可能造成嚴重社會危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。按照社會危害程度、影響范圍等因素，自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件分為特別重大、重大、較大和一般四級。新型冠狀病毒引起的肺炎疫情屬于特別重大的公共衛(wèi)生事件。在這次抗擊疫情的過程中，不少地方（如北京）檔案部門在疫情發(fā)生的第一時間向本地黨委和政府提供了2003年抗擊“非典”形成的檔案，為本次疫情防控工作提供了檔案信息支撐。在武漢火神山醫(yī)院和雷神山醫(yī)院建設(shè)中，原小湯山醫(yī)院建設(shè)時的檔案發(fā)揮了重要作用?？紤]突發(fā)事件發(fā)生后管理中對檔案利用的需求和我國突發(fā)事件發(fā)生頻繁的特點，可以考慮建設(shè)高校突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫，通過檔案利用助力突發(fā)事件管理，配合其他部門，助力國家治理體系和治理能力的建設(shè)，更好地發(fā)揮高校檔案的作用。

目前，這場全世界的“戰(zhàn)疫”還沒有結(jié)束，但是疫情迫使我們不得不冷靜，迫使我們自身不斷反思。信息化升級勢必成為入手點之一，誰能在數(shù)字化、信息智能化方面全面提速，再上臺階，誰就能在未來競爭格局中占據(jù)制高點。高校檔案信息化如何在這個突發(fā)事件當中思考，重新審視目前存在的問題，展望未來發(fā)展的方向，并借助這次契機，使高校檔案信息事業(yè)更上臺階，更好地發(fā)揮高校檔案的作用，這是我們每一個高校檔案工作者都該做的事情。