文/銅川職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張紅梅

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的概念

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展和人才資源的流動(dòng)性逐步對(duì)檔案信息化管理提出了新的要求，因此檔案管理工作隨著時(shí)代發(fā)展變遷中對(duì)信息化的要求逐步提高，檔案管理、利用的區(qū)域化、部門(mén)化、分類(lèi)化隨著使用率的頻繁愈發(fā)對(duì)其提出高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，傳統(tǒng)的檔案管理亟須跟進(jìn)時(shí)代的使用要求，其復(fù)雜化、低效率的利用方式，已經(jīng)逐步被新形勢(shì)下的社會(huì)發(fā)展所淘汰。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、大數(shù)據(jù)的建設(shè)，檔案管理工作需要在傳統(tǒng)管理的模式上進(jìn)行新的突破，因此開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作是未來(lái)發(fā)展的大趨勢(shì)。但在實(shí)際的運(yùn)用過(guò)程中，由于部分高校缺少統(tǒng)籌性，對(duì)高校檔案管理工作疏忽、分工不明等原因使得檔案管理工作不夠系統(tǒng)性，無(wú)法發(fā)揮其最大的效益。因此，如何快速系統(tǒng)完善檔案管理工作、提升檔案管理工作的效率，發(fā)揮檔案信息資源的最大效益，建設(shè)專(zhuān)業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)，成為迫在眉睫需要解決的問(wèn)題。

各個(gè)高校在發(fā)展的同時(shí)，都會(huì)產(chǎn)生具有參考利用價(jià)值的紙質(zhì)文字材料、圖形、音頻、視頻等形式的信息。能夠更好地幫助高校在成長(zhǎng)發(fā)展的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)更具科學(xué)性和規(guī)范性的基礎(chǔ)管理，提升專(zhuān)業(yè)技術(shù)，是高校軟實(shí)力中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。檔案信息化建設(shè)是利用信息技術(shù)獲取保存并傳輸檔案資源，從而提供更多的檔案信息資源。高校檔案信息化管理則是依靠信息科學(xué)的理論方法，利用信息技術(shù)的手段，對(duì)高校發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的檔案信息資料進(jìn)行高效率發(fā)掘和資源整合，使信息在傳輸過(guò)程中利用信息化的手段，從而高效率帶動(dòng)運(yùn)行，科學(xué)化的管理，為高校及社會(huì)提供更好的信息資源服務(wù)。

二、高校檔案管理的積極意義

高校檔案信息化管理工作是高校進(jìn)行檔案信息一體化管理工作的關(guān)鍵技術(shù)手段，有利于促進(jìn)高校檔案信息開(kāi)發(fā)，是現(xiàn)代化高校信息化發(fā)展的重要標(biāo)志。傳統(tǒng)的手工、人工檔案管理工作的弊端逐漸明顯，長(zhǎng)期以來(lái)困擾高校各職能部門(mén)的很多難題大多都包含著檔案信息資料收集不完全的問(wèn)題，然而檔案管理工作中如果運(yùn)用信息化建設(shè)的手段，利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，數(shù)字化建設(shè)，則能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)獲取有利于高校發(fā)展的信息資料，滿(mǎn)足高校發(fā)展要求，快速敏捷地捕捉教育改革的相關(guān)信息。實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)后，有助于高校領(lǐng)導(dǎo)人員做出精準(zhǔn)快速的決策。高校要想提高教育事業(yè)的發(fā)展水平，以及在發(fā)展管理的過(guò)程中逐步提高優(yōu)勢(shì)，檔案資料成為高校管理過(guò)程中重要的信息資源，對(duì)檔案信息資料的收集歸檔和利用的水平關(guān)系到信息化建設(shè)的完整性。

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是高校最寶貴的信息財(cái)富之一。檔案既是高校事業(yè)發(fā)展和教學(xué)等各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史記錄，又是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理問(wèn)題、改進(jìn)管理的依據(jù)?？傊?，檔案管理在高校有重要價(jià)值和意義。

三、高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理缺乏規(guī)范。隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校數(shù)量在不斷增多，很多高校在其檔案管理工作中，并沒(méi)有對(duì)高校檔案管理人員進(jìn)行重視，忽略了他們存在的重要性，并未將其提升至管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，疏忽檔案管理事宜，未對(duì)檔案工作給予足夠重視、管理缺乏統(tǒng)一性，存在一崗多責(zé)的情況，增加了勞動(dòng)量，影響了高校檔案管理工作的系統(tǒng)性、全面性、完整性，致使高校檔案資料的利用效率大打折扣。由于不同高校管理水平參差不齊，普遍存在檔案管理制度不健全、內(nèi)容不完善及沒(méi)有充分結(jié)合高校本身制定管理制度，導(dǎo)致歸檔資料收集隨意性大，收集內(nèi)容不全面。有的部門(mén)為了便于利用，忽略了檔案的重要性，抱著能不歸檔就不歸檔、想歸多少就歸多少的心態(tài)，往往把重要的資料留在部門(mén)內(nèi)部使用。隨著時(shí)間的推移和部門(mén)人員的變動(dòng)，最終導(dǎo)致重要資料被堆放在某個(gè)角落或鎖在某個(gè)柜子無(wú)人管理，更有甚者，直接遺失。于公來(lái)說(shuō)，這是一種極不負(fù)責(zé)任的行為；于私而言，這是良心和道德的雙重缺失。

（二）高校檔案管理的手段與方法落后。我國(guó)的高校檔案管理工作起步較晚，目前有很大的發(fā)展空間，大多數(shù)高校仍然是傳統(tǒng)的人工、手工集成的檔案管理方式。高校的檔案管理工作主要是人工手動(dòng)歸檔，針對(duì)大量的紙質(zhì)資料進(jìn)行人工編目，這類(lèi)檔案管理的工作方式對(duì)人力物力的使用極其浪費(fèi)，且對(duì)高校檔案管理工作的效率有著較大的影響，同時(shí)出錯(cuò)率也大大增加。人工、手工長(zhǎng)期接觸紙質(zhì)化檔案資料，會(huì)造成檔案的磨損和毀壞。

（三）高校對(duì)檔案工作的重視程度不夠?，F(xiàn)如今，部分高校不僅缺乏檔案管理部門(mén)，檔案管理制度也存在不少的漏洞。這大大影響了高校檔案管理信息化水平的提升。究其原因有三：一是隨著教育事業(yè)的不斷改革，高校所面臨的困境越來(lái)越大。如果把檔案管理工作和學(xué)生管理工作這兩塊工作放在一塊進(jìn)行取舍時(shí)，天平自然而然傾斜到學(xué)生管理這一邊；二是高校檔案管理工作意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作缺乏認(rèn)知，目光不夠長(zhǎng)遠(yuǎn)，忽略了檔案為高校發(fā)展提供依據(jù)和存史的作用，認(rèn)為檔案工作收集、整理和保管費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，還占用空間，留存意義不大，沒(méi)有很好地把日常工作和檔案管理有機(jī)結(jié)合。

（四）檔案信息安全存在風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)代化管理的高校在管理活動(dòng)中需要大量的基礎(chǔ)性、過(guò)程性資料，并在工作中經(jīng)常重復(fù)使用，具有較高的保存價(jià)值。但因?yàn)檫@些資料的數(shù)量龐大，保管有一定的難度，且占用大量的庫(kù)房資源，在調(diào)閱的過(guò)程中也不方便，因此很多檔案管理部門(mén)只負(fù)責(zé)將一些有價(jià)值的、重要的資料進(jìn)行自我保管，忽略了過(guò)程性、痕跡性、基礎(chǔ)性資料的保管。

四、新形勢(shì)下高校檔案管理的建議

（一）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。高校檔案管理工作的提升，需要和信息化實(shí)踐發(fā)展要求緊密結(jié)合起來(lái)，將信息技術(shù)和傳統(tǒng)檔案工作相結(jié)合。首先，單位要配置完善的信息系統(tǒng)和管理軟硬件設(shè)備，比如打印機(jī)、掃描儀等，確保在設(shè)施設(shè)備方面讓文書(shū)檔案材料整理工作質(zhì)量整體提高；其次，注重材料的管理分類(lèi)以及保密工作，在電子檔案保存的過(guò)程中，可以根據(jù)實(shí)際情況打印紙質(zhì)材料作為備份，防止資料丟失等，同時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行分級(jí)管理，不同級(jí)別的工作人員看到和瀏覽的信息不同，避免檔案資料的泄露。

（二）建立完善的管理制度。建立完善的管理制度，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理，是高校檔案管理的重要工作。完善制度，能為具體的管理工作打牢基礎(chǔ)，要和單位的實(shí)際檔案管理情況和需求緊密結(jié)合起來(lái)，將《檔案法》等相應(yīng)的高校檔案管理制度作為基礎(chǔ)，和高校的實(shí)際情況結(jié)合，制定完善的檔案收集、歸檔、利用和保密等各項(xiàng)制度，使得高校檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依。要做好高校的檔案管理工作，必須增強(qiáng)單位檔案管理意識(shí)。從覆蓋面來(lái)說(shuō)，不僅是提高檔案管理從業(yè)人員的工作意識(shí)，還要讓領(lǐng)導(dǎo)層和高校各個(gè)部門(mén)的工作人員都意識(shí)到高校檔案的價(jià)值和重要性，主動(dòng)做好高校檔案管理工作，及時(shí)做好檔案材料的移交和歸檔，讓每個(gè)部門(mén)指派專(zhuān)人，負(fù)責(zé)收集和整理本部門(mén)的檔案材料，保證資料的完整性和準(zhǔn)確性，及時(shí)將材料移交高校檔案室保管。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)。培訓(xùn)是為了掌握最新的政策，以便更加精準(zhǔn)高效地開(kāi)展工作，考核是為了讓檔案從業(yè)人員進(jìn)一步提升自己的管理能力。比如檔案從業(yè)人員要根據(jù)政策，判斷選擇有價(jià)值的材料進(jìn)行分類(lèi)收集和歸檔，確保文書(shū)檔案能夠滿(mǎn)足單位發(fā)展的要求。通過(guò)有效的培訓(xùn)和考核，激活工作人員的積極性，有能力和毅力解決工作中可能遇到的障礙和困難，為文書(shū)檔案管理工作打牢基礎(chǔ)。

五、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)代大數(shù)據(jù)技術(shù)的突飛猛進(jìn)給工程建設(shè)管理工作帶來(lái)了巨大的沖擊，同時(shí)也給檔案信息化發(fā)展創(chuàng)造了得天獨(dú)厚的有利條件，利用信息化的手段提高高校對(duì)檔案資料的收集、整理和歸檔，是目前各高校檔案發(fā)展的大趨勢(shì)。高校檔案管理信息化工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工作。需要由檔案管理部門(mén)主導(dǎo)、統(tǒng)籌，相關(guān)人員配合聯(lián)動(dòng)。各高校在推進(jìn)此項(xiàng)工作時(shí)，要結(jié)合高校自身實(shí)際，制定切實(shí)有效的工作方案，在制度層面、人員結(jié)構(gòu)、服務(wù)機(jī)構(gòu)選擇等方面下功夫，只有多部門(mén)共同聯(lián)動(dòng)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化，真正發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢(shì)。