文/鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館 古西敏

一、鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館信息化建設(shè)成就

（一）檔案館資源建設(shè)已基本實現(xiàn)數(shù)字化。數(shù)字資源建設(shè)是信息化建設(shè)的核心。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工也是檔案館信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館自成立就開始進(jìn)行數(shù)字化加工工作，本著“利用優(yōu)先、外包和自建結(jié)合”的方式基本完成了館藏檔案的數(shù)字化工作。檔案館在館藏檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，參照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合高校自身檔案管理的實際情況，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求，制定了傳統(tǒng)載體檔案掃描的參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。提高了館藏檔案加工的質(zhì)量和使用效率，更提高了館藏檔案的利用率。檔案館也將館內(nèi)每年增量檔案的加工融入年度檔案加工整理流程中，實現(xiàn)了館藏傳統(tǒng)載體檔案的計算機檢索和管理，大大提升了增量檔案加工和利用效率。目前OA產(chǎn)生的黨政文件、會議紀(jì)要以及公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的上級來文，都通過檔案系統(tǒng)接口實時歸檔，同時通過學(xué)校數(shù)據(jù)共享平臺實現(xiàn)了教學(xué)、科研、國資管理、一卡通等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的在線歸檔。另外各部門在工作中不能在線歸檔的、由其他設(shè)備或者軟件產(chǎn)生的有保存價值的照片、音頻、文檔、CAD圖等電子文件，可通過移交檔案館手動批量導(dǎo)入檔案系統(tǒng)?？偟膩碚f，鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館已經(jīng)實現(xiàn)電子文件與傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本融合管理，實現(xiàn)檔案的收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計、查詢利用等全業(yè)務(wù)流程的信息化管理。

（二）信息化建設(shè)不斷完善檔案管理系統(tǒng)。為適應(yīng)高校信息化建設(shè)，推進(jìn)國家信息化建設(shè)步伐，檔案館結(jié)合學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計并實現(xiàn)了電子文件在線歸檔，檔案系統(tǒng)設(shè)置有預(yù)歸檔庫和檔案庫，OA系統(tǒng)電子文件通過系統(tǒng)接口直接歸檔到預(yù)歸檔庫，其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)共享平臺歸入預(yù)歸檔庫，系統(tǒng)自動鑒定電子文件歸檔范圍和劃定保管期限，可以將電子文件轉(zhuǎn)換為PDF或OFD格式。系統(tǒng)可以對各種檔案門類管理，界面列有歸檔范圍、保管期限。系統(tǒng)實現(xiàn)了對檔案分類方案、保管期限處置表的管理，能夠建立和管理各種門類電子檔案的元數(shù)據(jù)方案，自動對電子檔案進(jìn)行四性檢測。保證數(shù)據(jù)的真實性。系統(tǒng)能夠自動或手動接收采集文書、照片、錄音、錄像等不同類型電子文件，也能夠輔助接收、采集傳統(tǒng)載體歸檔文件或傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本。接收采集時可以確保電子檔案的內(nèi)容與元數(shù)據(jù)、電子檔案的各組件保持關(guān)聯(lián)，并能自動記錄接收采集業(yè)務(wù)行為元數(shù)據(jù)。檔案系統(tǒng)支持電子文件的分類、編目、命名和存儲，可以輔助完成紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類、編目，按照分類方案、元數(shù)據(jù)方案對電子文件進(jìn)行分類和元數(shù)據(jù)自動采集，也可以根據(jù)權(quán)限手工著錄、修改電子檔案實體元數(shù)據(jù)，并輔助傳統(tǒng)載體歸檔文件分類。檔案系統(tǒng)實現(xiàn)了多形式、多角度的檢索方式，包括簡單檢索、高級檢索、跨門類檢索、全文檢索和人臉識別檢索。系統(tǒng)可以統(tǒng)計實體檔案、數(shù)字檔案資源，統(tǒng)計條件包含檔案門類、保管期限、文件格式、類、卷（件）、年度等。利用統(tǒng)計包括利用檔案的職能部門及人次、利用實體檔案和數(shù)字檔案門類及數(shù)量、數(shù)字檔案瀏覽量等，也可以按檔案工作統(tǒng)計年報的形式統(tǒng)計數(shù)據(jù)。檔案館與信息化管理中心配合實行三員管理制度，系統(tǒng)安全員、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)審計員授權(quán)分工明確；系統(tǒng)功能權(quán)限授權(quán)、數(shù)據(jù)授權(quán)與關(guān)閉授權(quán)功能靈活便捷，具備多種通用格式的元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)和檔案內(nèi)容導(dǎo)入、導(dǎo)出功能。實現(xiàn)了電子檔案“收、管、用”全業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)管理。

（三）信息化建設(shè)提高了服務(wù)質(zhì)量和檔案利用率。

檔案信息化的最終目標(biāo)是給師生、校友等利用者提供便捷的查詢服務(wù)。檔案館目前已實現(xiàn)便捷的校內(nèi)查詢方式，校內(nèi)各單位設(shè)有一名兼職檔案員，根據(jù)各單位需要分配權(quán)限，可以做到自主查詢工作中所需要的文件。這種自主查詢的方式大大提高了學(xué)校各部門的工作效率。也減少了檔案館的校內(nèi)查詢工作量，留出了更多的時間做好增量檔案的信息化加工工作。為方便校友到館查檔，校內(nèi)也為校友提供了自助查詢打印服務(wù)，檔案館安裝自助打印機，打印系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接，校友可通過刷身份證的方式，自主選擇打印加蓋電子印章的學(xué)籍檔案。校外實現(xiàn)了遠(yuǎn)程預(yù)約查詢服務(wù)，檔案館網(wǎng)站和微信公眾號注冊個人信息，提交查檔需求，待檔案館管理員審核信息后，會將加蓋電子印章的文件直接推送給校友。檔案館網(wǎng)站上設(shè)置了公開檔案查詢平臺，以專題匯編的形式面向社會公眾開放了部分檔案，用戶無須注冊可以直接瀏覽檔案資料，也可以通過關(guān)鍵詞來檢索公開檔案，真正提高了檔案的利用價值。

二、高校檔案館信息化建設(shè)的必要性

（一）高校檔案館信息化建設(shè)是國家信息化發(fā)展的重要組成部分。2016年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《2016-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》中明確指出：“信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，是推動經(jīng)濟社會變革的重要力量。大力推進(jìn)信息化，是覆蓋我國現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措，是貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀、全面建設(shè)小康社會、構(gòu)建社會主義和諧社會和建設(shè)創(chuàng)新型國家的迫切需要和必然選擇?！眹艺w信息化的不斷推進(jìn)，檔案的信息化就是社會信息化建設(shè)的重要階段，高校檔案部門需要緊跟社會信息化建設(shè)的步伐，及時做好檔案的信息化建設(shè)工作。高校檔案館是檔案存儲比較密集的地方，近年來，學(xué)校發(fā)展的各項檢查工作以及出國留學(xué)和學(xué)歷認(rèn)證逐年增多，檔案的利用率也相對較高。從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到電子檔案，加快檔案的信息化建設(shè)，是國家信息化建設(shè)的重要組成部分，也是檔案學(xué)界理論研究和實踐探索的重要任務(wù)。

（二）高校檔案館信息化建設(shè)是提高服務(wù)水平的必然選擇。隨著用戶所需信息的豐富，檔案的利用率也逐漸提高，要做到更快更準(zhǔn)確更便捷地為用戶提供服務(wù)是檔案館的服務(wù)目標(biāo)。手工查檔速度慢、準(zhǔn)確率不高而且降低了檔案的利用率，致使很多歸檔的資料都沉睡庫房，這嚴(yán)重制約了檔案的再利用。在遇到有的用戶查詢自己的重要資料時，如果檔案館沒有留存，由于人工查檔的不可確定性致使很多檔案管理員多次翻閱庫房，才敢告訴用戶這份材料檔案館到底有沒有留存。就學(xué)歷核查來說，近年來學(xué)歷核查、認(rèn)證數(shù)額極大，檔案還是沒有數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案館，現(xiàn)在的工作狀態(tài)仍是去庫房手工查詢學(xué)生學(xué)籍檔案，有的高校做了老檔案的初始數(shù)字化，進(jìn)行了學(xué)籍檔案的掃描，制作一個Excel表目錄用來檢索學(xué)生學(xué)籍檔案，這樣雖然比原始狀態(tài)提高了查檔效率，但是無法看到全文數(shù)據(jù)，仍要進(jìn)檔案庫房查檔核查，增加了檔案管理的工作量，仍然耗時耗人耗力，很多高校天天為學(xué)籍核查忙得焦頭爛額。信息化建設(shè)背景下，檔案管理系統(tǒng)可以利用全文檢索很快查到所需檔案的PDF掃描件和檔案所在庫房的具體位置，在電子文件可以確認(rèn)此人檔案資料屬實的情況下，一般不需要再進(jìn)庫房查找，一個人、一臺電腦就可以解決當(dāng)下信息時代繁忙的查檔工作，這樣不僅縮短了查檔的時間，更不受空間的約束。

（三）高校檔案館信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必由之路。國家檔案局2020年頒布的《中華人民共和國檔案法》第五章第三十五條明確指出：“各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用?！睓n案館一直以來都面臨著檔案資料龐大，數(shù)據(jù)繁多的問題，歸檔門類眾多，老檔案的查閱、增量檔案的加工和整理讓檔案管理員這個看似輕松的崗位實則一直處于終日忙碌緊張的狀態(tài)。從檔案的收集、整理、拆釘、分類、確定保管期限、排序、編制頁碼、編制目錄、裝盒到上架。一份檔案要在檔案加工人員手中過上六七遍，傳統(tǒng)的查詢方式需要對這份檔案原件翻來覆去地查閱，信息化建設(shè)下的檔案系統(tǒng)就完全解決了這些問題，在檔案系統(tǒng)利用關(guān)鍵詞檢索，很快解決查檔需求，節(jié)省了工作人員大量的時間，系統(tǒng)批量上傳數(shù)據(jù)、電子文件在線歸檔、系統(tǒng)自動鑒定歸檔范圍、劃分保管期限，自動分類，系統(tǒng)可以對電子檔案進(jìn)行真實性、完整性、安全性、可用性的檢測，自動生成檢測報告。這種信息化的檔案管理模式更符合現(xiàn)代社會信息化發(fā)展的方向和需要。

三、高校檔案館信息化建設(shè)路徑探究

（一）著力提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生的檔案意識。檔案意識就是大家對檔案和檔案工作的認(rèn)知、了解和重視程度。要不斷提高學(xué)校師生、領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。高校檔案館信息化建設(shè)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案館的信息化建設(shè)一定程度上助推了學(xué)校信息化建設(shè)的進(jìn)程。比如OA系統(tǒng)使用的電子簽章，電子簽章實則比實體印章更安全，更方便。OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接，文件經(jīng)過審批、加蓋電子印章、分發(fā)、辦結(jié)完成和元數(shù)據(jù)一同自動歸檔到檔案管理系統(tǒng)。和紙質(zhì)文件一樣每份文件有“底稿、發(fā)文簽、正文”三個子文件，同時，文件的審批意見、審批歷史和被瀏覽、被檢索等過程信息也被保存到檔案系統(tǒng)。電子檔案實現(xiàn)單軌制管理也為全校工作帶來了更大的便利。檔案部門也要主動爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和資金投入，為信息化建設(shè)作出充分的領(lǐng)導(dǎo)支持和資金準(zhǔn)備。檔案館管理員要不斷提高自身的職業(yè)修養(yǎng)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，更新傳統(tǒng)管理模式，運用現(xiàn)代化管理手段管檔用檔。同時，要不斷加強師生的檔案意識，通過網(wǎng)絡(luò)平臺多做檔案宣傳，讓更多的人認(rèn)識到檔案存史、育人、便民的作用，從而提高大家對檔案工作的了解和認(rèn)知。

（二）有力保障基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的配置和制度規(guī)范。存量檔案的數(shù)字化加工和增量檔案的收集、加工是實現(xiàn)信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。從硬件設(shè)備來說，需要配備相應(yīng)的打印機、監(jiān)控設(shè)備、照相機、電腦、不同作用的掃描儀、檔案系統(tǒng)服務(wù)器、防磁柜等信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備。從軟件來說，需把數(shù)字化的檔案歸入檔案系統(tǒng)，購置檔案系統(tǒng)是至關(guān)重要的，從公司的規(guī)模、軟件的使用、后期的維護服務(wù)等諸多方面嚴(yán)格把關(guān)。很多高校前期已經(jīng)做了數(shù)字化，購買了檔案系統(tǒng)，可是后期得不到及時的升級和維護，或者對接不了業(yè)務(wù)系統(tǒng)，系統(tǒng)基本處于半癱瘓狀態(tài)，沒有從根本上解放檔案管理員的雙手，更沒有實現(xiàn)高效的查詢方式。此外，還要做好檔案館工作的制度標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案館作為一個重要信息的聚集部門，要規(guī)范存檔用檔的方式。傳統(tǒng)的手工化階段，信息傳遞較慢，信息時代，若沒有嚴(yán)格的制度規(guī)范，造成信息泄露和錯誤，損失和后果將不堪設(shè)想。檔案館要同時建立完善的歸檔、分類、保管、元數(shù)據(jù)方案、保密、借閱、統(tǒng)計、鑒定銷毀、查詢利用等一系列制度規(guī)范，管理系統(tǒng)設(shè)置三員管理制度，確保檔案工作的規(guī)范化，制度標(biāo)準(zhǔn)下的檔案工作是檔案館信息化建設(shè)的保障。

（三）不斷加強檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。首先，檔案館管理人員要有一定的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)來適應(yīng)信息化建設(shè)下的檔案管理模式，高校檔案館被大多數(shù)人錯誤地認(rèn)為是清閑的單位，管理員整體年齡偏大，雖然他們?nèi)蝿谌卧埂⒛瑹o聞、不厭其煩地翻閱紙質(zhì)檔案，可隨著檔案的增多，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了信息化社會的發(fā)展。這需要鼓勵管理員多參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，從思想上認(rèn)識到檔案信息化的便利和高效。其次，要不斷加強人才隊伍建設(shè)，檔案館檔案系統(tǒng)的“半癱瘓”很大程度上是檔案館沒有真正懂系統(tǒng)、懂檔案工作發(fā)展方向的專業(yè)人才，檔案館作為學(xué)校工作存史留史的最后一站，需要配備檔案管理的專業(yè)人才來帶動檔案工作的開展。

總之，檔案館的信息化建設(shè)不是一蹴而就，學(xué)校各個部門應(yīng)充分認(rèn)識檔案信息化的重要意義，提高檔案意識，為檔案館信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。檔案館也要積極爭取人力、財力、物力為信息化建設(shè)提供保障。不斷提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、管理系統(tǒng)化和檔案利用高效化。