文/楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院 金文靜

檔案以實質(zhì)載體的形式記錄和永久保存信息資源，檔案不僅可以成為我們?nèi)粘９ぷ髦行枰膽{證和依據(jù)，從某種意義上來說，也能造福我們的子孫后代，若干年后，可以成為他們學(xué)習(xí)歷史的重要保障。目前我國檔案管理工作并沒有緊跟社會發(fā)展的腳步，無論是從機制、政策還是設(shè)備方面，其結(jié)果都導(dǎo)致社會對檔案工作的需求與實際檔案工作能力相悖。針對目前我國的社會發(fā)展和新的市場經(jīng)濟的形勢下所產(chǎn)生的與檔案管理工作相矛盾的地方，我們需要具體問題具體分析。簡言之就是，就目前不斷增加和形成的檔案而言，我們需要加強收集力度，提高檔案收集管理工作的效率。而對于正在損毀的檔案資源，我們則需要加大保護力度。

檔案的增加或減少并不是目前檔案管理工作存在的唯一問題，從整體上來說，檔案工作面臨挑戰(zhàn)。因此，致力于解決目前檔案管理工作所面臨的問題，不僅需要檔案管理工作者增強工作意識，提高專業(yè)技能，更需要我們所有人對檔案工作的支持，例如及時提供如實的檔案資源。盡管檔案管理工作在新的市場經(jīng)濟和開放式的管理形勢下正面臨著巨大的挑戰(zhàn)，但是檔案管理工作仍舊是我們無論在何種情況下都不應(yīng)該落下的重要工作，所以我們必須致力于解決問題。檔案管理必然存在且對社會有著極其重要的作用，對其改革的探討對于我們每個人而言，都是不可推卸且任重而道遠(yuǎn)的工作。

一、檔案管理工作的內(nèi)容以及特點

檔案管理工作所具備的四個特點如下：專業(yè)性、服務(wù)性、及時性、保密性。

（一）檔案管理必須是專業(yè)的。檔案工作人員必須嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定對檔案進行合法合規(guī)的收集和整理。檔案工作人員不僅要對檔案信息進行管理，還需要考慮到后期單位對檔案的查閱作用。作為一名檔案管理工作人員，不僅要擁有牢固的檔案管理的理論知識，更需要一直以專業(yè)的心態(tài)認(rèn)真仔細(xì)地對檔案進行妥善收集和保管工作。

（二）服務(wù)性也是檔案管理工作的特點。由于檔案收集范圍十分廣泛，檔案收集不僅僅是收集人員的基本信息，還要包括人員的主要工作經(jīng)歷、政治面貌等等，這為工作人員以后無論是對職業(yè)的需求還是生活的需要，都會起到重要的憑證作用。

（三）檔案管理工作的及時與否跟檔案管理工作的效率緊密相關(guān)。檔案管理工作者所收集的資料屬于原始資料，在鑒別、整理、歸檔后，由于每個人的工作經(jīng)歷和個人信息等都會有所變動，所以對于檔案工作者而言，及時更新檔案信息，做好新舊檔案的交替，防止檔案信息的陳舊和遺漏是非常重要的，必須保證檔案信息和個人現(xiàn)實狀態(tài)是一致的。

二、檔案管理工作改革所面臨的挑戰(zhàn)和問題

檔案管理工作改革過程中會遇到很多挑戰(zhàn)和問題，下面具體以社區(qū)和高校的改革工作為例，詳細(xì)分析檔案管理模式改革在檔案管理中遇到的問題和挑戰(zhàn)。

（一）社區(qū)人事檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)。社區(qū)檔案管理存在以下幾個問題：1.管理方式滯后。社會大眾對社區(qū)要求越來越高，但是有關(guān)社區(qū)的檔案管理卻沒有跟上發(fā)展的步伐。許多社區(qū)檔案管理仍然是以紙質(zhì)文件存檔為主，對所需檔案進行檢索和查閱的時候，耗費的人力、物力較多，并且效率不高。再者，由于紙質(zhì)檔案資料經(jīng)過多次查找翻閱之后會出現(xiàn)損壞，不利于長久保存，管理方式的滯后是檔案管理工作停滯不前的重要因素。2.人們對檔案管理工作的認(rèn)識較為淺顯，重視力度不足。由于檔案工作相對于其他一線工作而言屬于幕后工作，由于不能帶來明顯的經(jīng)濟效益，所以在日常生活中并不為人們熟知，很少有人知道檔案管理工作的重要性和艱難性。3.如果在檔案管理過程中，出現(xiàn)軟件或者硬件方面的缺失，也會對檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生影響。在管理檔案的工作過程中，管理檔案的系統(tǒng)遲遲不到位。

（二）高校人事檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)。對于高校來說，檔案是真實全面反映教職工教學(xué)水平和發(fā)展?jié)摿Φ幕A(chǔ)資料，這是高校高層檢驗教職工工作能力的重要渠道，高校的檔案是準(zhǔn)確如實記錄學(xué)校教職工在學(xué)校的工作表現(xiàn)、科研成果以及社會實踐情況，如實反映教職工的教學(xué)水平、專業(yè)技能、思想認(rèn)識等等方面。目前高校的檔案管理機制有以下幾個問題：1.缺乏上層領(lǐng)導(dǎo)的重視，出現(xiàn)支持不到位的現(xiàn)象。首先，我們必須意識到領(lǐng)導(dǎo)是否支持、重視學(xué)校的檔案管理工作是檔案管理工作順利開展的重要條件，在檔案管理的過程中，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層忽視了檔案管理的重要性，那么處于檔案管理工作崗位的工作人員會出現(xiàn)工作散漫，沒有目的的狀態(tài)，因此會導(dǎo)致檔案管理工作處于不知道該往哪個方向進行的狀態(tài)，這將會給學(xué)校的檔案管理工作帶來十分惡劣的影響。當(dāng)各行各業(yè)競爭日益激烈的時候，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該重視檔案管理工作，合理發(fā)揮檔案的人才儲備作用，一定要穩(wěn)住學(xué)校在市場競爭中的地位，說白了，就是保證學(xué)校在教育界的地位；2.檔案管理工作人員的檔案管理能力是決定檔案工作是否有質(zhì)量的直接因素，檔案工作看似一成不變有點枯燥，但是實際操作中需要非常牢固的理論基礎(chǔ)知識和豐富的實踐經(jīng)驗。

三、改革檔案管理模式的基本策略

（一）改革社區(qū)檔案管理模式的基本策略。1.加強上層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的支持。檔案管理工作首先是要得到社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的重視，認(rèn)真把檔案管理工作作為日常工作中的重中之重來做，提倡工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》的工作內(nèi)容。倡導(dǎo)大家對檔案進行學(xué)習(xí)和宣傳，加大社會大眾對檔案的了解程度，讓社區(qū)員工明白檔案的重要性，同時增強檔案意識，形成人人忠實檔案、支持檔案并自覺地配合檔案管理的局面。2.在倡導(dǎo)全民樹立檔案意識的前提下，要全面改革檔案管理方式，促進檔案管理系統(tǒng)的信息化進展。利用計算機技術(shù)進行檔案管理，可以進一步簡化檔案管理工作，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的損毀丟失狀況。在需要查閱借鑒檔案信息資源的時候，可以通過計算機檢索，方便快捷地查詢所需要的資料。這就對檔案工作人員能否熟練使用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提出了要求，檔案工作人員必須掌握計算機技術(shù)，利用檔案的信息化管理提高工作效率，促進社區(qū)的全面發(fā)展，包括市場競爭力。

（二）改革高校檔案管理模式的基本策略。1.我們不得不承認(rèn)科學(xué)性的管理遠(yuǎn)比古老的人工管理更加精密和便捷，所以在高校檔案管理過程中，我們要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和手動記錄檔案，轉(zhuǎn)化為利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)來記錄檔案信息資源，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合，促進高校檔案管理工作的全面性和有效性。2.硬件設(shè)施，例如空調(diào)、除濕器、防火系統(tǒng)等的完善，可以降低我們檔案管理工作的風(fēng)險性，是對我們檔案管理工作的尊重與負(fù)責(zé)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)加強對檔案工作的支持，不僅會促進檔案管理工作順利開展，還會從側(cè)面提高檔案管理工作人員的積極性，形成良性健康循環(huán)。

四、結(jié)論

經(jīng)過不斷實地調(diào)查和查閱資料，將整合的信息資源進行整理分析，我們可以看出，目前我國的檔案管理工作存在的問題包括：1.領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠；2.沒有建立完善的檔案管理機制；3.缺乏有經(jīng)驗有意識的檔案管理團隊；4.檔案管理缺乏一定的科學(xué)原則；5.檔案管理硬件設(shè)備不完善。

檔案管理工作是經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的重要組成部分，更是我國人才流動的重要依托。為了提高檔案管理工作對社會發(fā)展的促進作用，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對檔案工作的大力支持和重視，檔案工作人員需要在鞏固專業(yè)知識的同時，樹立良好的職業(yè)道德操守和檔案服務(wù)意識，做到人服務(wù)于檔案、檔案服務(wù)于人的良好“合作”關(guān)系，提高檔案資源利用率，加快檔案資源利用信息化進程。最重要的是，我們?nèi)巳硕急仨氉龅叫闹杏袡n案，積極配合檔案管理工作，在提交檔案時要抱有如實及時的態(tài)度。希望所有人將檔案視為我們工作生活中的一部分，為了促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展而共同努力，促進檔案信息資源發(fā)揮應(yīng)有的作用，這對社會發(fā)展和人才管理具有極其重要的作用。