文/臺(tái)州市疾病預(yù)防控制中心 張華紅

2020年伊始，突如其來(lái)的新冠肺炎疫情給人們的生產(chǎn)和生活帶來(lái)前所未有的影響，各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮參謀員、偵察員、技術(shù)員、研究員、宣傳員的“五員”作用，沖鋒在抗擊疫情的第一線，默默地為人民群眾筑起了“第一道健康防線”。同時(shí)，在抗擊疫情的過(guò)程中，也產(chǎn)生了大量具有重要價(jià)值的檔案，如何規(guī)范留存這些檔案資料，對(duì)于以后的疫情防控工作將起到非常大的借鑒和指導(dǎo)作用。根據(jù)《浙江省檔案局關(guān)于做好全省新冠肺炎疫情防控檔案收集和移交接收工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》有關(guān)精神，作為疫情防控檔案主要成員單位，臺(tái)州市疾控中心在疫情平穩(wěn)期間開(kāi)展防疫檔案的收集和整理。檔案工作以圍繞新冠肺炎疫情的獨(dú)特性、防控疫情傳播蔓延、服務(wù)社會(huì)的需求等為著力點(diǎn)，履行好檔案管理的職責(zé)和使命，確保檔案資料及時(shí)規(guī)范移交。

一、新冠肺炎疫情防控檔案收集的重要意義

（一）疫情防控檔案是見(jiàn)證黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的真實(shí)寫照。面對(duì)突如其來(lái)的嚴(yán)重疫情，黨中央統(tǒng)攬全局、果斷決策，第一時(shí)間實(shí)施集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，以非常之舉應(yīng)對(duì)非常之事。各級(jí)黨委、政府堅(jiān)持把人民生命安全和身體健康放在第一位，領(lǐng)導(dǎo)組織黨政軍民學(xué)，同舟共濟(jì)、科學(xué)防治、精準(zhǔn)施策，因時(shí)因勢(shì)制定重大戰(zhàn)略策略。臺(tái)州市委、市政府也相繼成立了應(yīng)對(duì)疫情工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立聯(lián)防聯(lián)控機(jī)制，按照早發(fā)現(xiàn)、早報(bào)告、早隔離、早治療的防控要求，實(shí)事求是、公開(kāi)透明發(fā)布疫情信息，全力以赴救治患者，不遺漏一個(gè)感染者，不放棄每一位病患者，最大程度提高了治愈率、降低了病亡率。及時(shí)將總體防控策略調(diào)整為“外防輸入、內(nèi)防反彈”，推動(dòng)防控工作由應(yīng)急性超常規(guī)防控向常態(tài)化防控轉(zhuǎn)變。各單位、各部門、各方面聞令而動(dòng)，迅速形成統(tǒng)一指揮、全面部署、立體防控的戰(zhàn)略布局，有效遏制了疫情大面積蔓延，最大限度保護(hù)了全市人民生命安全和身體健康。這其中疫情防控檔案工作發(fā)揮了積極的作用，圖文并茂的照片、畫(huà)冊(cè)、視頻等檔案記錄了市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)親臨一線指揮、科學(xué)防控及關(guān)心關(guān)愛(ài)醫(yī)務(wù)工作者的情景，極大地增強(qiáng)了全體疾病預(yù)防控制者戰(zhàn)勝疫情的自信，激發(fā)了疾控人不畏艱難、無(wú)私奉獻(xiàn)的工作熱情。

（二）疫情防控檔案是新冠肺炎發(fā)生、發(fā)展和有效遏制的重要記錄。疾控檔案工作是疾病預(yù)防控制體系的重要組成部分，疾控檔案中記錄大量的文書(shū)檔案，是疾控事業(yè)發(fā)展的脈絡(luò)，是全體疾控工作者的足跡，也指示著疾控中心今后的工作方向，促進(jìn)了疾控事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。疾病預(yù)防控制工作需要不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)，也需要多種經(jīng)驗(yàn)交流，溫故而知新。疾病預(yù)防控制工作者，在借閱利用檔案的過(guò)程中，互相借鑒尋找出疾病預(yù)防控制的方法和手段，并運(yùn)用集體的智慧明晰疾病防控方向，有效提升了工作效率及疾控工作的質(zhì)量和水平。同樣，此次抗擊新冠肺炎疫情檔案的收集內(nèi)容既有反映各地區(qū)、各部門、各單位貫徹上級(jí)黨委和政府的決策部署、具體措施、工作預(yù)案、疫情報(bào)告等文件資料，又有疫情病案、防治方法、診斷標(biāo)準(zhǔn)、科技攻關(guān)、環(huán)境衛(wèi)生、流行病學(xué)調(diào)查等醫(yī)療專門材料；既有記錄社會(huì)團(tuán)體捐贈(zèng)財(cái)物以及分配使用情況的圖表資料，又有記錄戰(zhàn)斗在抗擊一線醫(yī)護(hù)人員的聲像、照片資料；既有特殊載體文件及相關(guān)實(shí)物，又有反映英雄模范人物有價(jià)值的個(gè)人手稿、論文、證書(shū)等。形成材料的分散性、復(fù)雜性給收集整理帶來(lái)巨大難度。這些在處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種載體檔案,反映了在這一場(chǎng)“沒(méi)有硝煙”的戰(zhàn)斗中疫情發(fā)生、發(fā)展的過(guò)程及有效防控、遏制的真實(shí)歷史記錄。

（三）疫情防控檔案是助力疾控工作者開(kāi)展新發(fā)傳染病等研究的有力工具。疫情防控檔案準(zhǔn)確記載了傳染病發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)，以及傳染病患者的年齡、性別、職業(yè)等情況，是研究防控新發(fā)傳染病發(fā)生的第一手資料，是衛(wèi)生行業(yè)專家更全面準(zhǔn)確地分析傳染病的規(guī)律和特點(diǎn)、更有效地做好傳染病等預(yù)防工作的參考，也為政府制定相關(guān)衛(wèi)生政策提供規(guī)律性、科學(xué)性的依據(jù)。實(shí)際工作中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門利用疫情防控檔案進(jìn)行分析總結(jié)，果斷采取相應(yīng)措施開(kāi)展疫情的防控工作，有效提高疫情防控的應(yīng)急反應(yīng)能力。特別是中心綜合檔案室歸檔的抗擊“非典”時(shí)留下的各種載體檔案，各類防控預(yù)案、各種防控措施、各類人員分布特點(diǎn)等，為新冠肺炎疫情的防控提供了參考。

（四）疫情防控檔案是提高公眾對(duì)公共衛(wèi)生安全的科學(xué)防范意識(shí)的載體。疾控檔案把有關(guān)疾病的發(fā)生、傳播、控制過(guò)程及生命健康保護(hù)案例記錄保存下來(lái)，既有群體的也有個(gè)案的，對(duì)疫情防控檔案應(yīng)收盡收，并通過(guò)多種檔案編研方式，深挖檔案資源，匯編成冊(cè)、編寫防疫史志，形成一個(gè)個(gè)疫情流行趨勢(shì)、疾病控制專題等。這些資料通過(guò)疫情專報(bào)、健康公告、健康宣教、專題展覽等各種形式發(fā)布，向上上報(bào)市衛(wèi)健委、市政府，向下推向基層、推向大眾。它是健康指南，能夠指導(dǎo)群眾正確認(rèn)識(shí)傳染疾病，珍愛(ài)生命、關(guān)注健康，提高自我的保健意識(shí)，并采取科學(xué)的防控措施；它是安全警示，能切實(shí)增加全民公共衛(wèi)生安全意識(shí)，積極投身黨委、政府主導(dǎo)的各項(xiàng)疫情防控措施中去。

二、新冠肺炎疫情防控檔案的特性

（一）時(shí)間急、要求高，檔案及時(shí)轉(zhuǎn)交是一項(xiàng)重要的政治任務(wù)。類似于“非典”的猝不及防，新冠肺炎疫情是在人們毫無(wú)思想準(zhǔn)備的情況下發(fā)生的。此時(shí)，包括檔案工作在內(nèi)的各項(xiàng)應(yīng)急處置都面臨時(shí)間倉(cāng)促、頭緒繁多等問(wèn)題，檔案的形成、收集等具體工作易出現(xiàn)顧此失彼、忙中出亂的被動(dòng)局面，幾個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽或延誤，對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)都很可能造成無(wú)法彌補(bǔ)、難以估量的后果。同時(shí)，新冠肺炎疫情防控檔案收集整理有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和規(guī)范移送要求，時(shí)間非常急、要求很高，省、市檔案局部門及市衛(wèi)健委都有明確的工作質(zhì)量控制要求。為此，為保證檔案的及時(shí)轉(zhuǎn)交，須切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)，以落實(shí)政治責(zé)任的要求，強(qiáng)化政治自覺(jué)和責(zé)任擔(dān)當(dāng)，以“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的高度負(fù)責(zé)態(tài)度和歷史使命擔(dān)當(dāng)，立足單位工作實(shí)際，層層落實(shí)新冠肺炎疫情防控檔案的建檔、歸檔責(zé)任。

（二）新病種、新考驗(yàn)，檔案歸屬突發(fā)公共衛(wèi)生事件收集范疇。2005年5月7日，國(guó)務(wù)院頒布的《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例》明確指出，突發(fā)公共衛(wèi)生事件主要是指突然發(fā)生、造成或者可能造成社會(huì)公眾健康嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件。新冠肺炎疫情屬新的傳染病種，且事發(fā)突然、涉及面廣、不確定性強(qiáng)等，符合突發(fā)公共衛(wèi)生事件特點(diǎn)。疫情防控檔案管理也應(yīng)按突發(fā)公共衛(wèi)生事件的要求進(jìn)行收集和整理。突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，檔案形成的渠道多、涉及面廣、門類繁雜。檔案分類是多角度、多層次的分類，分類方法比較復(fù)雜?？梢愿鶕?jù)檔案形成者、檔案內(nèi)容性質(zhì)、檔案載體形式、檔案記錄信息形式、檔案記錄信息時(shí)間以及檔案所有權(quán)形式等進(jìn)行分類。分類方法在檔案管理、提供利用方面都有特殊性。新冠肺炎疫情檔案涉及行政、業(yè)務(wù)、科研、財(cái)會(huì)、設(shè)備等多種門類，在檔案分類時(shí)要求不影響其系統(tǒng)性，否則將會(huì)對(duì)查考利用帶來(lái)不便。同時(shí)，2021年1月1日起正式修訂實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》也明確要求加強(qiáng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的研究整理和開(kāi)發(fā)利用，為應(yīng)對(duì)突發(fā)事件提供文獻(xiàn)參考和決策支持，為新冠肺炎疫情防控檔案收集、整理、保護(hù)、利用等工作機(jī)制構(gòu)建了法律支持和保障。

（三）涉面廣、內(nèi)容雜，做好檔案收集整理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程。在處置新冠疫情時(shí)，全體疾控工作者，處于高度忙碌和緊張狀態(tài)，把重點(diǎn)放在組織與協(xié)調(diào)各方力量落實(shí)防控措施上，形成的各種載體的檔案信息比較分散，內(nèi)容多、范圍廣，且具有碎片化的特點(diǎn)。疾控機(jī)構(gòu)疫情防控檔案的收集來(lái)自黨政辦、傳染病防制科、健教科、檢驗(yàn)科等各個(gè)科室和部門，收集鏈條長(zhǎng)、檔案特點(diǎn)不一。為此，必須將此作為單位的一項(xiàng)系統(tǒng)工程來(lái)抓，作全面動(dòng)員，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，做好各部門、各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)配合，以確保檔案工作的順利推進(jìn)。

三、新冠肺炎疫情防控檔案收集整理的措施

（一）對(duì)標(biāo)，明確檔案的收集范圍與標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《浙江省檔案局關(guān)于做好全省新冠肺炎疫情防控檔案收集和移交接收工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》文件精神及臺(tái)州市檔案局、臺(tái)州市衛(wèi)健委的統(tǒng)一要求及《新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍》《新冠肺炎疫情防控檔案數(shù)字復(fù)制件移交接收業(yè)務(wù)規(guī)范》等，結(jié)合本單位突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案歸檔實(shí)際，初步明確了本單位檔案的收集范圍與標(biāo)準(zhǔn)，確定在這次疫情防控工作中直接形成的有保存和參考利用價(jià)值的各類載體的記錄（包括紙質(zhì)材料、圖片、聲像、電子文件和實(shí)物等），均應(yīng)納入收集歸檔范圍。同時(shí)，針對(duì)疫情防控材料涉及門類廣、來(lái)源復(fù)雜、載體繁多，歸檔范圍無(wú)法一次性界定等實(shí)際情況，實(shí)施收集范圍及標(biāo)準(zhǔn)的動(dòng)態(tài)調(diào)整，確保疫情防控工作推進(jìn)到哪里，檔案工作就跟進(jìn)到哪里。

（二）對(duì)表，堅(jiān)持原則切實(shí)做到應(yīng)歸盡歸。首先，堅(jiān)持系統(tǒng)性的原則。對(duì)新冠疫情防控資料進(jìn)行了系統(tǒng)的分類，明確了責(zé)任科室。如辦公室主要負(fù)責(zé)疫情防控工作的文件、通知、批示、公告、通知、通報(bào)、講話材料、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及疫情處置工作的各類重要會(huì)議通知、議程、決議、紀(jì)要、音視頻和圖片等資料；傳染病防制科主要負(fù)責(zé)防控工作過(guò)程中生成的各種工作方案、預(yù)案、疫情分析報(bào)告、疫情統(tǒng)計(jì)報(bào)表、疫情通報(bào)材料、各類疫情簡(jiǎn)報(bào)、大事記、工作總結(jié)、匯報(bào)材料、宣傳表彰材料等材料；黨辦負(fù)責(zé)各科室疫情防控志愿者組織及活動(dòng)，防疫人員援鄂及各種先進(jìn)事跡宣傳的材料，黨支部、各級(jí)黨員干部發(fā)揮先進(jìn)模范作用的檔案；后勤保障科負(fù)責(zé)疫情防控工作相關(guān)物資保障、生產(chǎn)和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料；檢驗(yàn)科主要負(fù)責(zé)核酸檢測(cè)、實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控制等資料；其他各科室也收集與整理與疫情防控工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的資料的收集與整理。系統(tǒng)分類的整理確保了后期查找資料時(shí)能夠有規(guī)律可循和查詢利用。其次，堅(jiān)持真實(shí)性的原則。真實(shí)性是檔案價(jià)值的保證。新冠疫情防控要求高，產(chǎn)生的信息量大，檔案紛繁復(fù)雜。如果不能保證信息收錄的真實(shí)性，將會(huì)給后期檔案管理帶來(lái)非常大的麻煩。所以在檔案歸檔之前，對(duì)于各類消息要進(jìn)行一定的篩選，對(duì)有些信息量小且沒(méi)有利用價(jià)值的信息進(jìn)行鑒定，把握好質(zhì)量和數(shù)量的關(guān)系，以免造成不必要的浪費(fèi)。同時(shí)，針對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案有相當(dāng)一部分涉及國(guó)家秘密和患者個(gè)人隱私，為此，在檔案整理過(guò)程中強(qiáng)調(diào)切實(shí)注意安全保密。再次，堅(jiān)持及時(shí)性的原則。由于新冠肺炎的突然性，每一階段的疫情防控措施有不同的特點(diǎn)，如果不能及時(shí)地進(jìn)行信息收錄，那么以后再收集信息的難度就加大了，而且真實(shí)性的鑒定也會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題。所以要求各檔案收集部門及人員主動(dòng)出擊，不但注重檔案收集的覆蓋面，做到“應(yīng)收盡收”，更要重視歸檔材料的價(jià)值性，做到真實(shí)、及時(shí)，“應(yīng)歸盡歸”。

（三）對(duì)接，認(rèn)真做好檔案收集整理指導(dǎo)。中心辦公室及綜合檔案室充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用。對(duì)外，由于在疾控機(jī)構(gòu)，專業(yè)的檔案管理人員十分缺乏，且工作人員大多是衛(wèi)生專業(yè)出身，對(duì)檔案整理、收集工作的標(biāo)準(zhǔn)、格式等掌握不全，使收集整理本單位的疫情防控檔案顯得捉襟見(jiàn)肘，各科室因本職工作繁忙，會(huì)出現(xiàn)人手不足或調(diào)動(dòng)頻繁的局面。為此，我們積極派遣專業(yè)檔案人員參加上級(jí)部門的培訓(xùn)，邀請(qǐng)市檔案局、市衛(wèi)健委檔案業(yè)務(wù)骨干來(lái)中心指導(dǎo)疫情防控檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、要求等工作。并將在檔案收集過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題和疑問(wèn)等向?qū)I(yè)人士請(qǐng)教，促進(jìn)疫情防控檔案收集和利用的順利推進(jìn)。對(duì)內(nèi)，牽頭成立了新冠疫情檔案工作臨時(shí)協(xié)調(diào)組織，多次召開(kāi)職能科室檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)，要求各科室科主任過(guò)問(wèn)、把關(guān)，及時(shí)充實(shí)、加強(qiáng)兼職檔案員力量，確保檔案收集工作按期推進(jìn)、如期完成。同時(shí)，對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行全面宣傳貫徹及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在全中心開(kāi)展了廣泛征集新冠肺炎疫情防控工作相關(guān)的檔案資料活動(dòng)，發(fā)動(dòng)全體干部職工樹(shù)立檔案意識(shí)，在確保安全的前提下及時(shí)留存疫情防控相關(guān)資料等，取得了較好的效果，為全面完成檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、新冠肺炎疫情防控檔案收集整理的體會(huì)

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與是前提。中心把疫情防控作為最重要的政治任務(wù)來(lái)抓，并把疫情防控檔案工作納入疫情防控的主要內(nèi)容，主要領(lǐng)導(dǎo)多次多場(chǎng)合強(qiáng)調(diào)疫情檔案收集整理的重要性，要求工作留跡、留痕，為以后更有效地開(kāi)展疫情防控工作打下基礎(chǔ)。分管領(lǐng)導(dǎo)過(guò)問(wèn)、協(xié)調(diào)，要求收集管理抓細(xì)抓實(shí)。全員干部職工全面發(fā)動(dòng)，積極參與培訓(xùn)及實(shí)際收集整理工作，確保中心在疫情防控和復(fù)工復(fù)產(chǎn)過(guò)程中形成的各類檔案得到及時(shí)有效收集和安全保管，并向市檔案館如期移交。

（二）責(zé)任擔(dān)當(dāng)、規(guī)范整理是關(guān)鍵。在疫情防控中，全體疾控人員奮斗在抗擊疫情的第一線，面對(duì)繁重的工作任務(wù)和壓力，幾乎每一位疾控人都展示了無(wú)懼、無(wú)畏的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，正因?yàn)橛羞@樣的責(zé)任擔(dān)當(dāng)和戰(zhàn)勝疫情的信心，使得疫情防控檔案工作與疫情防控工作同步開(kāi)展，防疫檔案收集工作不因?yàn)榭挂呷蝿?wù)繁重而中斷，檔案工作按照“誰(shuí)生成、誰(shuí)歸檔”的責(zé)任要求有序推進(jìn)。同時(shí)，臨時(shí)協(xié)調(diào)小組按疫情發(fā)展的程度和檔案上報(bào)節(jié)點(diǎn)的要求，定期開(kāi)展檔案自查、互查、交流、指導(dǎo)、監(jiān)督，充分發(fā)揮檔案團(tuán)隊(duì)力量。形成上下積極配合、協(xié)作聯(lián)動(dòng)、高效履職的良好工作氛圍，推動(dòng)疫情防控檔案的規(guī)范實(shí)施。

（三）邊整邊研、完善機(jī)制是保證。由于新冠肺炎的突發(fā)性、特殊性，給檔案收集工作帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)。在實(shí)際工作中，我們根據(jù)疫情的發(fā)生、發(fā)展，疫情響應(yīng)級(jí)別及疫情防控方案的不斷更新，切實(shí)做到邊整邊研，不斷修正檔案的收集更新方案，確保了檔案收集的真實(shí)有效。同時(shí)，新冠疫情帶給我們一個(gè)啟示，就是要建立完善的突發(fā)事件檔案收集管理應(yīng)急機(jī)制。為此，我們對(duì)檔案管理制度進(jìn)行了全面梳理，進(jìn)一步修訂規(guī)范了突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案收集整理辦法，清理廢止了一些不適用的現(xiàn)行使用的規(guī)定，以使今后在面臨各類突發(fā)事件的檔案收集過(guò)程中心中有底，忙而不亂。同時(shí)，我們同步完善了新冠疫情檔案的借閱利用規(guī)定，加快檔案信息化建設(shè)步伐，積極構(gòu)建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，確保檔案信息能夠得到全程管理，真正發(fā)揮檔案開(kāi)發(fā)利用的價(jià)值。