文/黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳琳

黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱“學(xué)院”）的館藏檔案承載著學(xué)院豐富的信息資源，記載了歷史沿革、黨群建設(shè)、教學(xué)科研、交流合作、招生就業(yè)、社會服務(wù)等諸多方面的工作，具有獨特的歷史性、原始性和直觀性，為校史編寫提供大量可靠的文字資料、珍貴的音像圖片和直觀翔實的實物展品?，F(xiàn)就在校史編寫過程中，如何進一步助推檔案工作的開展進行探討。

一、檔案工作與校史編寫的關(guān)系

學(xué)院檔案館按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案實體分類法》，在基于客觀真實反映學(xué)院主要職能活動、便于保管和查閱利用的基礎(chǔ)上，將檔案的收集范圍分為黨群、行政、教學(xué)、科研、外事等12類，除了常規(guī)的紙質(zhì)檔案外，還不斷充實擴展音像資料、實物展品、口述歷史等進館收藏。系統(tǒng)地、規(guī)范地收集各類載體檔案，一定程度上保證了各類編研資料的完整性、準(zhǔn)確性、可靠性。

校史是記錄學(xué)院辦學(xué)歷程的編年史，體現(xiàn)了學(xué)院獨特的辦學(xué)理念和人文精神，具有“資政、存史、育人”的作用，其編寫的過程需要依靠豐富的檔案史料，需要持續(xù)不斷地對文字、實物進行收集整理，需要對第一手資料進行去粗取精、去偽存真，最后經(jīng)過提煉、加工、概括、升華才能定稿。校史既是開放展現(xiàn)歷史檔案的重要手段，又是促使檔案工作進一步健全完善的助推器。

二、校史編寫過程中存在的問題

（一）紙質(zhì)檔案受到不同程度的磨損。學(xué)院于2016年10月啟動《黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院志（1956～2015年）》的編寫工作，秉承著求真存實的原則，需要翻閱大量的原始紙質(zhì)檔案。尤其一些歷史節(jié)點、機構(gòu)設(shè)置、干部任職、人物傳記等，更是需要不斷查閱相關(guān)資料以進行求證斷論。例如為了核對學(xué)院“旅游與商務(wù)管理系”的更名時間，就要不斷查找會議記錄、會議紀(jì)要、批復(fù)文件等，多次的反復(fù)翻閱導(dǎo)致紙張受到一定程度的磨損，雖然在利用過程中盡量小心保護，但還是出現(xiàn)卷邊的現(xiàn)象。學(xué)院辦學(xué)歷史悠久，尤其是一些老檔案存放時間長、紙質(zhì)本身就黃舊，因查閱利用而導(dǎo)致紙張受到不同程度的磨損。

（二）照片檔案、實物檔案歸檔不及時不完善。照片檔案形式簡單、直觀形象、豐富生動，能夠傳遞和表現(xiàn)出文字難以言喻的歷史場景，在校史編寫中具有獨特的展現(xiàn)價值。由于日常工作中，往往側(cè)重于紙質(zhì)檔案的整理歸檔，忽略了紙質(zhì)照片、電子照片的收集整理，導(dǎo)致出現(xiàn)沒有標(biāo)準(zhǔn)注述、漏歸、缺失的情況。一是照片的注述不規(guī)范不具體，常見的情況是缺乏時間、重要人物位置的標(biāo)注、事件等相關(guān)要素，選用該類照片只能憑當(dāng)事人的回憶或者相關(guān)線索進行猜測，這在一定程度上違背了檔案史料的真實性和原始性，只能忍痛棄之不選。二是反映學(xué)院歷史沿革、重大活動、教學(xué)科研、社會實踐的照片沒有及時歸檔，造成明知確有其事，但卻苦無照片編入院志的遺憾，如歷屆學(xué)生的畢業(yè)照片沒有及時收集歸檔，使得能夠展現(xiàn)學(xué)院濃厚辦學(xué)歷史的圖文印證留下空白。

學(xué)院現(xiàn)存實物主要是歷年獲得的各項榮譽獎牌、獎杯、證書，各兄弟院校贈送的紀(jì)念品，教師出版的專著書籍等，不能系統(tǒng)地、全面地展現(xiàn)學(xué)院60年的發(fā)展變化，缺少歷史厚重感。部分實物檔案因為沒有做好整理，出現(xiàn)磨損變質(zhì)的現(xiàn)象，看不清楚上面文字、日期，從而無法為校史編寫提供詳翔實資料。

（三）凸顯民族地區(qū)文化教育的特色檔案較少。學(xué)院位于黔東南苗族侗族自治州州府凱里市，立足于少數(shù)民族地區(qū)，服務(wù)于民族職業(yè)教育，堅持“以服務(wù)為宗旨、以就業(yè)為導(dǎo)向、走產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合的發(fā)展道路”的職業(yè)教育辦學(xué)方針，在系部、專業(yè)設(shè)置上都有其鮮明的民族特色。但大量能夠體現(xiàn)民族文化辦學(xué)特色的檔案都未能全面地收集、整理、歸檔，如非遺傳承人培訓(xùn)、以苗侗醫(yī)療技術(shù)為基礎(chǔ)的康復(fù)治療技術(shù)專業(yè)資料、以民族地區(qū)特色旅游為依托的旅游管理專業(yè)資料；又如具有濃郁民族特色的校園建筑圖紙、校服、校歌曲譜、教材教具等。在校史編寫時，這些潛藏著民族文化底蘊的檔案資料未能選編，實屬遺憾。

（四）檔案編研不豐富，檔案宣傳不深入。學(xué)院每年編有年鑒、大事記、干部任職簡表、職稱晉升簡表、榮譽獲獎統(tǒng)計表等，但仍有許多典型的大事要事，沒有對其進行過專門的收集整理、查證研究和編研，例如四校合并組建學(xué)院、新校區(qū)建設(shè)、辦學(xué)10周年成果、歷屆教代會和黨代會、鞏固扶貧成果等具有歷史深意和未來查考價值的事件，而這些有關(guān)學(xué)院發(fā)展變遷的關(guān)鍵節(jié)點事件又必定是校史編寫的參考重點。

檔案凝結(jié)著歷史連接著未來，當(dāng)前加強檔案宣傳已成為時代發(fā)展的自覺和行動必然。依托各類載體檔案，通過多種途徑方式來展現(xiàn)學(xué)院歷史文化，使得師生既可以得到精神熏陶和激勵，又可以凝心聚力推動教育事業(yè)大發(fā)展。此次校史編寫，映射出我院檔案宣傳力度較為薄弱的缺點，沒有持之以恒地在廣大師生中進行多途徑、多角度的檔案宣傳動員，讓師生員工了解什么是檔案、如何收集保護檔案、怎樣發(fā)揮檔案的現(xiàn)實和歷史價值。

三、提升新時代檔案工作水平的具體措施

（一）開展檔案信息化建設(shè)。為徹底解決紙質(zhì)檔案在查閱過程中容易產(chǎn)生磨損這個問題，并積極響應(yīng)國家提出的加快檔案信息化建設(shè)的要求，2020年6月，學(xué)院檔案館啟動館藏檔案數(shù)字化工作，從經(jīng)濟可行性和使用價值等方面出發(fā)，擇重將文書檔案、教學(xué)檔案、照片檔案等進行數(shù)字化加工并掛接檔案管理系統(tǒng)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)既減少了紙質(zhì)實體因為反復(fù)利用導(dǎo)致磨損或遺失的概率，又極大地提高了查閱利用效率，進一步增加了檔案實體的安全性，最大限度地延長了保管期限，這是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，更為將來建設(shè)數(shù)字化檔案館奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）強化歸檔意識，細(xì)化歸檔范圍。在教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)《貴州省檔案局關(guān)于印發(fā)貴州省歸檔文件整理規(guī)則實施細(xì)則的通知》，制定《黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院歸檔文件整理規(guī)則》，將文書檔案（含黨群類、行政類、外事類）以“件”為單位進行整理歸檔；其余類別檔案，如教學(xué)類、基建類、財會類等以“卷”為單位進行組卷歸檔。兩條歸檔線索，既符合上級有關(guān)文件的歸檔要求，又保留了高等學(xué)校組卷歸檔的特點。使得檔案歸檔范圍更加具體化、細(xì)致化、科學(xué)化，便于各系部的兼職檔案人員能夠及時地將各類有保管價值的檔案進行整理歸檔。

結(jié)合學(xué)院辦學(xué)實際，細(xì)化聲像檔案的歸檔范圍，開拓歸檔思路，強化注述標(biāo)準(zhǔn)，重點從宣傳部門、各系收集具有歷史價值的聲像檔案，按照“誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)、誰歸檔”的原則，執(zhí)行聲像檔案整理規(guī)定。擴大各類載體檔案的征集范圍，如學(xué)院在不同歷史時期的校徽、校牌、校服、樓宇牌等；在對外交流中收到的賀信、題詞、簽名、書畫等；教職工使用或形成的教具、儀器設(shè)備、工作證、手稿等；學(xué)生使用或形成的學(xué)生證、借書證、飯菜票、獎狀、錄取通知書、派遣證等；杰出校友名錄、校友聚會合影、離退休教師口述歷史資料等。

（三）圍繞民族教育特色，加大特色檔案挖掘力度。以學(xué)院辦學(xué)理念為宗旨，以校園文化建設(shè)為導(dǎo)向，依托民族地區(qū)文化教育特點，深度挖掘師資教育、人文浸潤、專業(yè)建設(shè)、建筑風(fēng)俗資源，進而整合和優(yōu)化民族文化特色檔案，確保特色檔案資源得到統(tǒng)一的收集、整理、歸檔和提供利用。積極通過多途徑的征集方式，有計劃、抓重點、分階段地把具有民族職業(yè)院校文化特色的文字資料、影音圖片、手工技藝、服飾音樂、實物繪畫等的各種載體檔案征集進館。建設(shè)特色檔案庫，充分利用數(shù)字化先進技術(shù)，加強對特色檔案的現(xiàn)代化管理和利用，使民族特色檔案文化和歷史文化、育人文化相互交融，充分發(fā)揮民族地區(qū)高職院校的人文魅力。

（四）挖掘編研素材，強化宣傳示范。檔案管理和校史編寫在促進學(xué)院持續(xù)健康和諧發(fā)展方面起到了重要的推動作用。校史編寫需要大量的史實資料、文獻圖片，日常檔案工作一定要有新視野、新領(lǐng)域，有明確的超前性，建立健全的檢索體系，按年度或按專題做好文件資料匯編，正確處理好檔案積累和編研挖掘的關(guān)系，做到先“厚積”而后“薄發(fā)”。通過校史編寫等編研工作，找準(zhǔn)檔案宣傳的切入點，對前來利用檔案的學(xué)院教職工、歷屆畢業(yè)生、社會各單位等進行《檔案法》和檔案保護意識的宣傳，說明檔案與每個人的生活、學(xué)習(xí)、工作息息相關(guān)，提升檔案主體意識，讓大家認(rèn)識檔案、了解檔案、走近檔案，從而真正關(guān)心和重視檔案。

四、結(jié)語

檔案工作與校史編寫相輔相成，通過編研能夠深化檔案管理改革，在發(fā)現(xiàn)新問題中總結(jié)新經(jīng)驗，在探索新規(guī)律中助推檔案管理朝著規(guī)范化、細(xì)致化、現(xiàn)代化的進程發(fā)展；檔案工作又快又好地發(fā)展，能夠為編研工作提供新素材，開拓新領(lǐng)域，有力推動新時期的校園文化建設(shè)，秉承立德樹人的教育方針，做到以史為鑒，面向職業(yè)教育新未來。