文/重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院 李玲

一、當(dāng)代檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理作為行政管理工作的一部分，為企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度的制訂提供了管理和決策的參考依據(jù)，關(guān)乎著企業(yè)發(fā)展的方向。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理不但能促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)，還能不斷提升項(xiàng)目盈利和管理水平。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也逐步融入了多媒體技術(shù)。多樣化技術(shù)管理，很大程度保證了檔案信息的真實(shí)化、完整化、層次化，提升了管理效率。如今，諸多企業(yè)都逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，成立專屬部門進(jìn)行檔案管理。然而，由于目前檔案管理標(biāo)準(zhǔn)模糊，層次不夠清晰，檔案管理的作用也大多停留在傳統(tǒng)的資料收集與保存上，檔案信息不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用?？傊?，當(dāng)今檔案管理不夠成熟，檔案管理體系有待進(jìn)一步構(gòu)建和完善。以下針對(duì)檔案管理現(xiàn)存突出問(wèn)題展開相應(yīng)分析。

二、檔案管理存在的問(wèn)題

（一）信息資源低效整合。從成效上看，檔案管理存在的最大問(wèn)題便是未能高效合理利用信息資源。一方面，目前企業(yè)的檔案管理工作人員大多不了解檔案管理的基本要求和重要作用，局限于對(duì)信息的簡(jiǎn)單收集、整理和歸納，停留在初級(jí)檔案管理階段，沒(méi)有充分重視信息的分類整理和整理分析，缺乏對(duì)信息的挖掘；另一方面，檔案管理雖然融入進(jìn)了多媒體技術(shù)的信息整合，但部分檔案管理工作人員缺乏專業(yè)信息處理技術(shù)培訓(xùn)，信息處理效率低下，使得檔案信息時(shí)常出現(xiàn)錯(cuò)誤甚至遺漏，影響檔案管理水平的提高。

（二）管理模式缺乏創(chuàng)新。從管理模式上看，目前檔案管理依然沿用傳統(tǒng)管理模式，比如某個(gè)單位負(fù)責(zé)某個(gè)地區(qū)的分區(qū)信息整合。這樣保守的管理模式容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容相互獨(dú)立且關(guān)聯(lián)性不大，各檔案管理部門功能獨(dú)立，檔案信息未能共享。另外，大多數(shù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍很廣，通常會(huì)涉獵多個(gè)領(lǐng)域，在眾多領(lǐng)域資料歸納中，傳統(tǒng)的檔案管理模式工作負(fù)擔(dān)重，信息雜糅且出現(xiàn)信息重復(fù)的情況。因此，管理模式需要?jiǎng)?chuàng)新，應(yīng)切合公司運(yùn)營(yíng)實(shí)況，完善管理機(jī)制，做好信息資源整合，突出重點(diǎn)信息，確保檔案管理的有效性。

（三）檔案管理體系不完善?？偟膩?lái)說(shuō)，在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的信息化時(shí)代背景下，檔案管理從運(yùn)作形式、管理方式以及整體模式上都顯得發(fā)力不足。為了緊跟時(shí)代的步伐、增強(qiáng)檔案管理的有效性、提升管理效率、減少檔案管理在功能上的重復(fù)內(nèi)容，開展對(duì)檔案管理的策略研究十分必要。目前檔案管理表現(xiàn)出來(lái)的信息冗余、信息處理困難以及整合難度大等多方面問(wèn)題，還有檔案管理相關(guān)人員的心態(tài)問(wèn)題，都是檔案管理體制以及管理理念缺乏創(chuàng)新等原因所導(dǎo)致的。

三、檔案管理的有效策略

信息在我們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷嬷型癸@著愈加重要的作用。為了提升檔案管理效率，讓企業(yè)的信息資源為企業(yè)創(chuàng)造更多收益，針對(duì)當(dāng)下的管理現(xiàn)狀和存在的不足，我們需要從檔案管理的意識(shí)轉(zhuǎn)變和體制、管理模式改變上入手。主要做法有如下幾點(diǎn)：

（一）建立檔案信息大數(shù)據(jù)庫(kù)。為發(fā)揮檔案信息的最大效益，以及便于檔案資料的使用和管理，在檔案數(shù)據(jù)整理中建立專屬數(shù)據(jù)庫(kù)、重視各單位的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字信息整合就顯得尤為重要。將各項(xiàng)數(shù)據(jù)以時(shí)間、參加人員、建設(shè)主題、突出意義等多方面為元素整合至一起，在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)形成內(nèi)容檢索。在檔案內(nèi)容整合中，引入“關(guān)鍵詞”的概念，將資料中的主題信息濃縮成五個(gè)字以內(nèi)的關(guān)鍵詞。關(guān)鍵詞可參考5W分析法對(duì)事件進(jìn)行概括，比如以時(shí)間、地點(diǎn)、人物、為什么、怎么做為主題。充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，要對(duì)所有信息做好統(tǒng)計(jì)，滿足各項(xiàng)查詢要求，由此提升檔案管理效率，發(fā)揮其有效性。

（二）重視技術(shù)防護(hù)工作。數(shù)字化檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)信息結(jié)合緊密，所以應(yīng)重視對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。比如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、病毒攔截技術(shù)等應(yīng)用，做好互聯(lián)網(wǎng)病毒查殺工作，及時(shí)備份、篩選，刪除某些過(guò)時(shí)或者記錄有誤的信息。同樣，計(jì)算機(jī)作為保存檔案電子文件的載體，其安全檢查工作也不可小覷，相關(guān)單位要為計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施提供一定的資金補(bǔ)給，確保計(jì)算機(jī)的硬件水平得到提高。還需注意的是，在保護(hù)好相關(guān)信息的同時(shí)，也要及時(shí)做到數(shù)據(jù)的更新以及技術(shù)的提升。目前常用的檔案管理軟件有許多，比如數(shù)字虛擬技術(shù)、高微縮技術(shù)等。應(yīng)綜合各項(xiàng)技術(shù)增強(qiáng)檔案管理的有效性。某些重要文件可設(shè)置好密碼鎖，防止信息泄露，除了簡(jiǎn)單的數(shù)字密碼外，還可配合聲音識(shí)別的智能加密技術(shù)。

（三）構(gòu)建完善管理體系。檔案管理因?yàn)樯婕懊鎻V，涉及細(xì)節(jié)較多，所以對(duì)管理的要求也更高。隨著數(shù)字化信息技術(shù)的普及，當(dāng)下很多企業(yè)進(jìn)入了無(wú)紙化辦公，用電腦進(jìn)行數(shù)據(jù)整理。因此，今后檔案管理可減少專業(yè)督促人員，將檔案管理內(nèi)容分責(zé)給各檔案管理工作人員，每個(gè)工作人員對(duì)自己負(fù)責(zé)部分的信息進(jìn)行整合上傳和保存，然后由專業(yè)信息管理人員統(tǒng)一核查、篩選。檔案管理部門要發(fā)揮信息中心化的作用，以信息中心核心輻射公司所屬員工，提高管理信息利用率；同時(shí)加強(qiáng)對(duì)中心信息的管理和加密，創(chuàng)新管理模式和技術(shù)，提升管理工作效率。檔案管理模式向“集中統(tǒng)一管理”方向創(chuàng)新，集中編排檔案信息，避免信息雜亂，提升企業(yè)信息處理效率。

（四）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員作為影響檔案管理有效性的核心要素，對(duì)于構(gòu)建完善的檔案管理體系發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。因此，企業(yè)應(yīng)定期開展檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，普及更多檔案管理知識(shí)，加強(qiáng)理論和實(shí)踐相結(jié)合的能力培訓(xùn)，以此提升工作人員專業(yè)素質(zhì)，提高檔案管理能力。以崗前培訓(xùn)、定期培訓(xùn)、培訓(xùn)考核等形式，提高檔案管理人員綜合實(shí)力。

（五）重視檔案管理模式創(chuàng)新。管理模式創(chuàng)新，是為了讓檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展。除了思維和理念上的創(chuàng)新，檔案管理還需要管理模式創(chuàng)新。創(chuàng)新方向主要和當(dāng)下企業(yè)運(yùn)營(yíng)方向保持一致。快節(jié)奏的社會(huì)發(fā)展要求企業(yè)在管理上注重精練和簡(jiǎn)單。所以，檔案管理的體制核心也應(yīng)當(dāng)符合精簡(jiǎn)。能夠?qū)⒎彪s的數(shù)據(jù)以某種邏輯逐一編排好，讓數(shù)據(jù)形成記憶，這是有利于企業(yè)發(fā)展的檔案管理效果。例如，某公司名下有幾十家分店，各個(gè)分店在不同城市中都有好幾個(gè)加盟商。那么在同一品牌、同一集團(tuán)，就可設(shè)立一個(gè)集團(tuán)化信息聯(lián)合體。不同地區(qū)不同時(shí)間段都可以共享對(duì)信息的上傳和審閱，讓檔案管理變得靈活起來(lái)，也讓企業(yè)信息整合主公司下的所有子公司，達(dá)到信息及時(shí)獲取的目的。當(dāng)然，除了精簡(jiǎn)，機(jī)制創(chuàng)新還強(qiáng)調(diào)高效。未來(lái)檔案管理要能夠充分發(fā)揮科技信息管理和存儲(chǔ)的技術(shù)，能夠適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革需求，敢于打破固有思維，鼓勵(lì)新思想的涌入，鼓勵(lì)更多管理人才和信息技術(shù)處理人才的加入。只有創(chuàng)新高效，才能不被時(shí)代淘汰，跟上時(shí)代步伐，為時(shí)代創(chuàng)造更多價(jià)值。體制上的創(chuàng)新也對(duì)管理工作提出了更高的要求，除了管理工作，還包括后續(xù)的管理內(nèi)容整理，尤其是對(duì)檔案管理工作這樣比較追求數(shù)據(jù)清晰的工作類型，檔案管理在各項(xiàng)體制內(nèi)容的整編中需要更完整地綜合提升。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，只有加強(qiáng)對(duì)信息數(shù)據(jù)的管理和利用，才能體現(xiàn)檔案管理的意義。尤其是如今這個(gè)數(shù)字信息時(shí)代，各行各業(yè)都離不開數(shù)據(jù)，我們?cè)谌粘Ｉ钪械囊慌e一動(dòng)也都形成了數(shù)據(jù)，因此，做好檔案管理是順應(yīng)時(shí)代潮流，同樣，也是為企業(yè)發(fā)展添磚加瓦。未來(lái)，針對(duì)檔案管理的研究，我們還將繼續(xù)深入展開，期望能提出適用于各個(gè)行業(yè)且較為完整、準(zhǔn)確的管理模式，從而讓我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制更加穩(wěn)固。