文/青島海洋科學(xué)與技術(shù)國(guó)家實(shí)驗(yàn)室發(fā)展中心 李韻

海洋檔案被稱(chēng)為“藍(lán)色記憶”，是海洋工作活動(dòng)的記錄和憑證。近年來(lái)，隨著我國(guó)海洋事業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)海洋檔案管理工作提出新的要求。海洋類(lèi)檔案不僅是海洋文化歷史的積淀，也是弘揚(yáng)海洋文化的載體。國(guó)家海洋局于1999年印發(fā)《海洋檔案管理規(guī)定》，對(duì)海洋檔案工作機(jī)構(gòu)、職責(zé)、人員、檔案的立卷歸檔以及管理提出明確規(guī)定，旨在發(fā)揮海洋檔案在國(guó)家社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。新時(shí)代背景下，只有全面提高海洋檔案管理服務(wù)能力，才能適應(yīng)海洋事業(yè)新的發(fā)展需求。

一、海洋檔案管理服務(wù)工作現(xiàn)狀

（一）資料領(lǐng)域廣造成管理難度大。海洋檔案涉及的學(xué)科內(nèi)容多、種類(lèi)全，不僅包括海洋水文、氣象、生物、化學(xué)、地質(zhì)等內(nèi)容，還涉及經(jīng)濟(jì)、行政、規(guī)劃、人事、技術(shù)、宣傳等。目前海洋檔案管理工作主要依靠現(xiàn)成的管理規(guī)定和要求，這些規(guī)定要求只能滿(mǎn)足一般檔案管理需求。對(duì)于重大的海洋科研專(zhuān)項(xiàng)并無(wú)體系化的檔案規(guī)范可以遵循，這要求檔案管理人員既要儲(chǔ)備海洋專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又要具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)，需根據(jù)每一專(zhuān)項(xiàng)的自身特點(diǎn)，制定具體的檔案管理細(xì)則，與普通的文書(shū)檔案相比，業(yè)務(wù)量和管理難度更大。

（二）業(yè)務(wù)部門(mén)多造成的管理較分散。海洋事業(yè)的發(fā)展和多個(gè)系統(tǒng)、部門(mén)密切相關(guān)，導(dǎo)致海洋檔案的管理不夠集中，呈現(xiàn)出分散性、封閉性的特點(diǎn)。其中，分散性是指檔案資料在多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)中保存，借閱和使用時(shí)的管理比較寬松，存在資料遺失風(fēng)險(xiǎn)。封閉性是指檔案資料雖然內(nèi)容豐富，但存在孤島效應(yīng)，并沒(méi)有完全進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，降低了檔案的自身價(jià)值，一定程度上制約了海洋事業(yè)的發(fā)展。

（三）信息化發(fā)展快對(duì)檔案存儲(chǔ)方式提出了新要求。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日益廣泛，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也逐步向電子檔案轉(zhuǎn)型，這對(duì)存儲(chǔ)方式提出了新要求。海洋檔案也不例外，如何利用信息化手段，更好地存儲(chǔ)海洋科研數(shù)據(jù)，保證其完整性、安全性，成為管理部門(mén)和人員的研究重點(diǎn)。

二、信息技術(shù)在海洋檔案管理服務(wù)中的應(yīng)用價(jià)值

大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是指從大量的數(shù)據(jù)中，通過(guò)算法搜索隱藏于其中有價(jià)值的信息。將其應(yīng)用在海洋檔案管理服務(wù)中。一是能助力海洋政策的實(shí)施，提供充足的海洋信息，通過(guò)數(shù)據(jù)分析制定適合海洋發(fā)展的政策，提高海洋事業(yè)的發(fā)展活力。二是能完善海洋檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)下，創(chuàng)新檔案資源的存儲(chǔ)方式，例如云存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、虛擬存儲(chǔ)等，能滿(mǎn)足不同用戶(hù)的需求，實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)的個(gè)性化。

具體來(lái)看，大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在海洋檔案管理服務(wù)中的應(yīng)用有三個(gè)方面：一是檔案信息收集。利用已有的檔案資源和與之相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全新描述，提出新型概念模式，參照模型收集不同類(lèi)別的海洋檔案信息。二是檔案分類(lèi)。對(duì)不同屬性、不同類(lèi)別的檔案，通過(guò)算法快速整理，不僅能節(jié)省時(shí)間、提高效率，還方便后續(xù)檢索查詢(xún)，使用起來(lái)更加方便，縮短使用者的等待時(shí)間。管理人員可以根據(jù)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)，利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)開(kāi)展深度服務(wù)，滿(mǎn)足檔案使用者的個(gè)性化需求。三是檔案預(yù)測(cè)。海洋檔案在查詢(xún)、利用過(guò)程中，基于大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以對(duì)訪(fǎng)問(wèn)記錄和使用者的基本信息進(jìn)行記錄，通過(guò)分析了解使用者的興趣愛(ài)好。在后續(xù)服務(wù)中，可以向使用者推送符合其特性的資料文件，從而預(yù)測(cè)并滿(mǎn)足使用者的需求，優(yōu)化服務(wù)體驗(yàn)。

三、提高海洋檔案管理服務(wù)能力的必要條件

（一）轉(zhuǎn)變思想。正確認(rèn)識(shí)海洋檔案的地位、性質(zhì)和作用，是開(kāi)展管理服務(wù)工作的前提，因此管理部門(mén)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想。一方面，在單位內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，明確海洋事業(yè)發(fā)展和檔案管理之間的關(guān)系，通過(guò)不同形式的教育活動(dòng)，促使工作人員樹(shù)立檔案管理意識(shí)，提高管理的主動(dòng)性；另一方面，針對(duì)目前檔案管理的問(wèn)題和不足，分析原因所在，明確和思想認(rèn)識(shí)相關(guān)的要素，以此為突破口進(jìn)行思想上的轉(zhuǎn)變，對(duì)海洋檔案管理服務(wù)工作樹(shù)立前瞻性思維。

（二）規(guī)范管理。對(duì)海洋檔案進(jìn)行規(guī)范管理，才能保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。第一，立案歸檔方面，單位應(yīng)當(dāng)建立健全海洋工作材料的形成、積累、立卷、歸檔制度，把立卷歸檔工作納入各部門(mén)的日常工作目標(biāo)中，明確工作人員的職責(zé)范圍，并作為一項(xiàng)考核內(nèi)容。第二，環(huán)境管理方面，檔案庫(kù)房的建設(shè)要符合規(guī)定，有完善的設(shè)施設(shè)備和防護(hù)條件，確保各種類(lèi)型的檔案資料存儲(chǔ)環(huán)境的安全性。第三，檔案利用方面，入庫(kù)檔案及時(shí)整理、編目，采用合適的檢索方式，為科研人員提供便利服務(wù)。通過(guò)不同形式和媒介，積極開(kāi)發(fā)檔案信息，發(fā)揮出海洋檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（三）技術(shù)支持。在未來(lái)，數(shù)字化、虛擬化是海洋檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，工作人員面對(duì)的紙質(zhì)檔案會(huì)越來(lái)越少，數(shù)字化檔案會(huì)越來(lái)越多。對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理時(shí)，不再是傳統(tǒng)的手動(dòng)模式，而是通過(guò)信息管理平臺(tái)完成，只需建設(shè)一個(gè)大型服務(wù)器，即可實(shí)現(xiàn)管理操作。因此，在海洋檔案管理工作中，應(yīng)該獲得信息技術(shù)的支持，將計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)引入其中，輔助檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)完成，才能實(shí)現(xiàn)管理方式方法上的轉(zhuǎn)變。

（四）提升素質(zhì)。海洋檔案管理服務(wù)，工作人員的綜合素質(zhì)高低，直接影響檔案管理效果。基于此，提升工作人員的素質(zhì)，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：一是日常工作中，做好檔案資料的交接工作，尤其是一些重要的檔案，保證交接規(guī)范、到位，防止檔案信息丟失、泄露。二是開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括理論知識(shí)、服務(wù)能力、信息操作等，建立一支有知識(shí)、懂技術(shù)、高素質(zhì)的復(fù)合型管理隊(duì)伍，為檔案管理、服務(wù)、開(kāi)發(fā)使用提供充足的人力資源。三是采用合適的獎(jiǎng)懲激勵(lì)措施，落實(shí)績(jī)效考核，及時(shí)反饋檔案管理成果和工作人員的工資、獎(jiǎng)金、評(píng)優(yōu)等相掛鉤，激發(fā)工作的主動(dòng)性。

四、提高海洋檔案管理服務(wù)能力的具體舉措

（一）整合海洋檔案資源。許多科研院所下轄的多個(gè)事業(yè)單位，均獨(dú)立運(yùn)行，可能存在重復(fù)性的海洋活動(dòng)，檔案管理工作比較復(fù)雜。為了應(yīng)對(duì)這個(gè)問(wèn)題，采用“館際互借”的方式對(duì)海洋檔案資源進(jìn)行整合，打破檔案資料的來(lái)源限制，進(jìn)一步優(yōu)化檔案移交流程，并對(duì)館藏檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善。如此一來(lái)，原本分散的、無(wú)序的檔案資料，變得集中化、有序化，有助于后續(xù)管理、服務(wù)工作的開(kāi)展。

（二）加快規(guī)章制度建設(shè)。針對(duì)海洋檔案的管理，采用集中管理、分庫(kù)保存的原則。加強(qiáng)信息上的交流，逐漸形成縱橫結(jié)合、點(diǎn)面統(tǒng)一的新型管理模式。出臺(tái)相關(guān)檔案管理制度和突發(fā)事件的應(yīng)急處理預(yù)案。一方面，適應(yīng)新時(shí)代的需求，管理措施具有較強(qiáng)的可行性，能彌補(bǔ)現(xiàn)行管理制度上的漏洞；另一方面，加強(qiáng)執(zhí)行力度，對(duì)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于有章不循、違規(guī)作業(yè)的現(xiàn)象嚴(yán)厲懲罰，確保管理工作看得見(jiàn)、查得到。

（三）服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展。海洋檔案的管理，應(yīng)發(fā)揮出檔案自身的價(jià)值，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。在這方面，檔案館和高等院校、科研單位、海洋工程單位進(jìn)行合作，向其提供海洋數(shù)據(jù)信息，促進(jìn)重大海洋工程建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。此外，在海洋經(jīng)濟(jì)調(diào)查工作中，檔案館提供培訓(xùn)、監(jiān)督、標(biāo)準(zhǔn)制定等服務(wù)項(xiàng)目，助力全省完成多個(gè)海洋經(jīng)濟(jì)調(diào)查檔案的收集、整理和歸檔工作。不僅提高了檔案資源的利用率，而且保證了海洋經(jīng)濟(jì)信息的真實(shí)性，為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)。

（四）檔案數(shù)字化建設(shè)?！敖ㄔO(shè)海洋強(qiáng)國(guó)”這一戰(zhàn)略提出后，我國(guó)海洋事業(yè)進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期。海洋檔案管理工作，一方面能為海洋開(kāi)發(fā)提供依據(jù)，另一方面也是海域管理、環(huán)境保護(hù)、海洋執(zhí)法的依據(jù)。在此背景下，加快海洋檔案的信息化進(jìn)程，是當(dāng)前工作的需要。于是，檔案館投入大量人力和經(jīng)費(fèi)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描與加工，全部建立電子目錄。在信息管理平臺(tái)方面，新建了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、聲像檔案管理系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)了檔案資源收集、管理和利用的數(shù)字化。

（五）充分挖掘檔案價(jià)值。挖掘海洋檔案資源的價(jià)值，對(duì)其中的優(yōu)秀資源和文化產(chǎn)品進(jìn)行宣傳，加強(qiáng)了海洋知識(shí)的流動(dòng)性。具體操作上，檔案館利用歷史檔案資料，制作專(zhuān)題宣傳報(bào)道，用史料還原歷史。同時(shí)利用微信公眾號(hào)對(duì)檔案文化進(jìn)行宣傳，定期推送相關(guān)知識(shí)、歷史事件和著名人物，使更多人接觸并了解海洋文化。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，海洋檔案管理服務(wù)工作，關(guān)系到海洋事業(yè)的健康發(fā)展。文章從轉(zhuǎn)變思想、規(guī)范管理、技術(shù)支持三個(gè)方面，系統(tǒng)闡述了全面提高海洋檔案管理服務(wù)能力的措施，并介紹了以大數(shù)據(jù)挖掘?yàn)榇淼男畔⒓夹g(shù)在管理中的應(yīng)用。希望通過(guò)本文為海洋檔案管理服務(wù)提供借鑒，推動(dòng)海洋事業(yè)更快發(fā)展。