文/青島大學(xué)附屬醫(yī)院 于強(qiáng)

現(xiàn)如今，醫(yī)院信息化建設(shè)步伐加快，在一定程度上能夠革新醫(yī)院檔案管理模式，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方法的不足，進(jìn)而更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展，循序式提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平。在可持續(xù)發(fā)展視域下，深層次分析醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)策略并實(shí)施有效執(zhí)行刻不容緩。

一、醫(yī)院檔案管理信息化的特點(diǎn)及意義

（一）特點(diǎn)。第一，智能化。檔案信息資源在計算機(jī)技術(shù)、先進(jìn)軟件作用下進(jìn)行共享，能夠縮短檔案信息獲取時間，提高信息利用率。隨著檔案智能化管理模式的形成，檔案資源能夠更好地滿足醫(yī)院工作需求。第二，數(shù)字化。檔案信息由紙質(zhì)存儲向數(shù)字化存儲轉(zhuǎn)變，對檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建有促進(jìn)作用，同時還能方便檔案的管理與利用。第三，網(wǎng)絡(luò)化。基于網(wǎng)絡(luò)平臺共享檔案資源，從而彰顯檔案信息價值，并為醫(yī)院人力資源合理配置提供檔案參考，最終提高人事檔案管理水平。

（二）意義。檔案管理的信息化特征顯現(xiàn)后，意味著檔案管理方式發(fā)生明顯變化，在信息技術(shù)、信息軟件輔助下，能夠提高檔案管理工作效率，同時，會深入開發(fā)、高效利用檔案信息，進(jìn)而為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供價值信息。隨著醫(yī)院醫(yī)療信息增多以及人員流動性加大，對檔案信息更新提出新的要求。對此，應(yīng)構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息完善、檔案信息更新等目的，進(jìn)而更好地服務(wù)于醫(yī)院醫(yī)療工作、科研工作，并幫助醫(yī)院樹立良好形象，推動醫(yī)院持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)常見問題

醫(yī)院檔案管理的重要性不言而喻，尤其是信息技術(shù)在檔案管理環(huán)節(jié)的投用，再次為檔案管理、醫(yī)院管理注入活力。但由于檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)較少，導(dǎo)致管理效率和質(zhì)量降低，對此，客觀總結(jié)常見問題，以便為檔案管理信息化實(shí)踐提供思路。

首先，信息化意識淡薄?，F(xiàn)今醫(yī)院參與檔案管理的人員普遍存在信息化意識薄弱的現(xiàn)象，正是由于思想認(rèn)知不到位，使得醫(yī)院檔案管理方法一成不變，進(jìn)而影響檔案信息資源的利用。多數(shù)管理人員慣用傳統(tǒng)的思想，使用紙質(zhì)文檔進(jìn)行資料存儲，相對來說，電子檔案利用率較低。在傳統(tǒng)檔案管理理念引導(dǎo)下，檔案管理工作壓力會逐漸加大，并且極易出現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等現(xiàn)象，難以為醫(yī)院醫(yī)療工作提供可靠的檔案信息。

其次，檔案信息化管理制度單一。隨著檔案管理信息化特征顯現(xiàn)，務(wù)必動態(tài)化創(chuàng)新管理制度，以便為信息化管理實(shí)踐提供依據(jù)。部分醫(yī)院檔案管理信息化制度的實(shí)用性較差，難以為檔案信息化管理實(shí)踐提供正確指導(dǎo)。一旦電子病歷信息片面或延遲更新，極易影響醫(yī)院管理決策的合理性和有效性，不利于醫(yī)院管理信息化水平的提高。

再次，設(shè)施更新不及時?，F(xiàn)今，多數(shù)醫(yī)院將關(guān)注點(diǎn)投放到先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備與先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)方面，相對來講，忽視了檔案管理設(shè)施動態(tài)更新工作，這無疑會制約電子檔案建設(shè)與發(fā)展，不利于檔案信息資源共享，致使醫(yī)院信息化服務(wù)水平降低。除此之外，醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)與完善往往停留于理論層面，使得信息共享工作低效，醫(yī)院運(yùn)行效率降低。分析原因可知，部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理工作的重視不夠，現(xiàn)有軟硬件設(shè)施更新步伐緩慢，所以會對檔案管理的信息化建設(shè)產(chǎn)生制約。

最后，檔案管理人員信息化素養(yǎng)有待提高。目前，醫(yī)院檔案管理的部分人員存在知識儲備匱乏、信息技術(shù)操控能力低、信息化管理意識淡薄等問題。長此以往，會弱化醫(yī)院檔案信息化管理效果，對醫(yī)院信息化建設(shè)與發(fā)展帶來阻力。現(xiàn)下醫(yī)院信息設(shè)備、信息技術(shù)更新速度較快，如果檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力不足，對信息軟件的操控不夠靈活，那么在檔案管理信息化實(shí)踐中將處于被動狀態(tài)，并極易出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致工作熱情減退，最終影響醫(yī)院信息化管理效果。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

信息化時代，醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新需要一段過程，對于檔案管理人員來說，應(yīng)樹立全局意識，并滲透精細(xì)化、信息化的管理理念，真正加快檔案信息化管理步伐。對此提出可行性策略，希望推動醫(yī)院檔案信息化管理工作邁向新臺階。

（一）樹立信息化管理意識。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，信息化技術(shù)用于檔案管理實(shí)踐中，能夠改變傳統(tǒng)的管理模式，并將檔案信息資源有效整合、充分利用。要想取得醫(yī)院檔案信息化管理的良好效果，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理員要樹立正確意識、創(chuàng)新管理理念，為檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐提供思想指導(dǎo)，早日實(shí)現(xiàn)信息化、智能化管理目標(biāo)。因?yàn)槔砟钍切袆拥南葘?dǎo)，所以要與時俱進(jìn)地改變思想，摒棄傳統(tǒng)檔案管理理念，為管理制度創(chuàng)新、管理設(shè)施引入提供切實(shí)可行的指導(dǎo)，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理、信息化建設(shè)提供支持。

（二）建立健全管理制度。醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)較少，為了減少檔案管理失誤，提高檔案資源利用率，務(wù)必完善管理制度，以便正向指導(dǎo)檔案信息化管理行為，推動醫(yī)院檔案工作有條不紊地進(jìn)行。再者，即便檔案信息化管理環(huán)節(jié)遇到阻力，管理人員也能夠根據(jù)制度要求進(jìn)行問題處理，從而提高檔案信息化工作效率，為醫(yī)院信息化建設(shè)提供推動力。為保證制度的實(shí)用性，應(yīng)面向醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員征集意見，從而充實(shí)制度內(nèi)容，使檔案信息化管理制度備受支持，真正提高制度的權(quán)威性，避免出現(xiàn)檔案信息泄露現(xiàn)象。在此期間，成立崗位責(zé)任制，將管理職責(zé)細(xì)分到個人，使檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)高效完成，最終順利完成醫(yī)院檔案信息化管理目標(biāo)。

（三）更新檔案信息化管理設(shè)施。醫(yī)院信息化建設(shè)與發(fā)展應(yīng)落實(shí)到細(xì)節(jié)，尤其是檔案管理方面，務(wù)必完善信息化管理設(shè)施，真正為醫(yī)院醫(yī)療工作開展提供物質(zhì)保障，提高醫(yī)院工作效率、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。實(shí)際上，信息化管理實(shí)踐應(yīng)從軟硬件設(shè)施完善工作入手。對于軟件設(shè)施，主要指管理檔案資料的軟件、信息數(shù)據(jù)庫、信息查詢系統(tǒng)等內(nèi)容；對于硬件設(shè)置，主要指電腦、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備。軟硬件設(shè)施的動態(tài)更新，離不開資金支持，同時，醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)要有效建設(shè)，否則，檔案管理信息化建設(shè)將停留于理論層面。醫(yī)院電子檔案管理期間，務(wù)必動態(tài)更新信息系統(tǒng)，并做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，以防檔案數(shù)據(jù)丟失，保證檔案信息的完整性。為保證醫(yī)院檔案管理軟件的實(shí)效性，醫(yī)院應(yīng)盡可能多創(chuàng)造與軟件公司的合作機(jī)會，通過合作研發(fā)適用性強(qiáng)、信息化程度高的軟件，為電子檔案建設(shè)與管理奠定基礎(chǔ)。

（四）提高檔案管理人員信息化能力。醫(yī)院檔案在不同時代有不同的管理要求，新時代背景下，應(yīng)為信息化管理實(shí)踐儲備專業(yè)人才，使檔案管理信息化建設(shè)效果達(dá)到預(yù)期。尤其是將信息技術(shù)用于檔案管理工作，對于管理人員來說應(yīng)樹立信息化理念、強(qiáng)化信息化素養(yǎng)，全面掌握信息技術(shù)運(yùn)用技巧，以便靈活操控信息軟件及先進(jìn)技術(shù)，為醫(yī)院醫(yī)療決策制訂、優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)供應(yīng)提供合理建議。不僅如此，檔案管理人員還要扎實(shí)鞏固檔案管理知識，不斷增強(qiáng)自身責(zé)任感，肩負(fù)起新時期檔案信息化管理重任。為向檔案信息化管理團(tuán)隊注入新鮮血液，醫(yī)院可以通過外部招聘的方式引入優(yōu)秀人才。外部招聘活動結(jié)束后，醫(yī)院應(yīng)有序組織內(nèi)部培訓(xùn)及外出學(xué)習(xí)，豐富檔案管理員的理論知識儲備、提升職業(yè)道德修養(yǎng)、實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)和信息知識的動態(tài)更新，最終取得檔案管理信息化建設(shè)的良好效果。

（五）提高檔案信息價值。隨著信息化技術(shù)的動態(tài)創(chuàng)新，醫(yī)院檔案管理思想也要相應(yīng)創(chuàng)新。管理人員應(yīng)立足醫(yī)院臨床需求，積極參與檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，并逐漸細(xì)化檔案管理工作內(nèi)容，確保檔案管理信息化建設(shè)與臨床需求順利對接。不僅如此，還要盡快構(gòu)建電子病歷，完善衛(wèi)生信息體系，為醫(yī)院醫(yī)療實(shí)踐提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。當(dāng)檔案信息化建設(shè)水平顯著提高，醫(yī)院運(yùn)行成本相應(yīng)減少，最終醫(yī)院檔案信息化管理的阻力會被有效克服。此外，醫(yī)院管理部門要注重收集反饋信息，據(jù)此得知檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的不足之處，進(jìn)而制定解決對策，為檔案管理系統(tǒng)的完善提供可靠支持，真正推動醫(yī)院管理工作穩(wěn)健發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化時代已經(jīng)到來，醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)應(yīng)引入信息化技術(shù)，加快信息化建設(shè)步伐，循序式提高醫(yī)院信息化管理水平。要立足檔案管理現(xiàn)狀，通過樹立信息化管理意識、建立健全管理制度、更新檔案信息化管理設(shè)施、提高檔案管理人員信息化能力、提高檔案信息價值等措施，優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)效果。