文/廈門市婦幼保健院 韓獻冰

根據(jù)《醫(yī)院檔案管理辦法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》和上級相關(guān)文件，結(jié)合醫(yī)院實際，成立醫(yī)院檔案管理專項領(lǐng)導(dǎo)小組，制訂出臺《廈門市婦幼保健院檔案管理辦法》?；卺t(yī)院檔案管理工作的重要性和必要性，我院檔案管理工作由院長直接領(lǐng)導(dǎo)，分管檔案室的副院長協(xié)助管理，并成立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，在工作小組的指導(dǎo)、監(jiān)督下開展各項工作。

一、醫(yī)院檔案管理設(shè)置與人員配備

醫(yī)院設(shè)置綜合檔案室，掛靠辦公室，以統(tǒng)一管理包括黨群類、行政類、人教類、醫(yī)療類、保健類五大類文書檔案、科技檔案（含基建、科研、設(shè)備檔案）、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等，因檔案庫房規(guī)模有限，會計、人事檔案設(shè)立專門科室管理。病歷類檔案歸屬質(zhì)量管理部的病案室管理。分室和病案室都是醫(yī)院檔案機構(gòu)的分支機構(gòu)，是保存和提供利用醫(yī)院檔案的專門機構(gòu)。

二、醫(yī)院檔案分類

醫(yī)院檔案分為七大類，即：文書檔案、人事檔案、病歷檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案。文書檔案是反映黨務(wù)、行政、經(jīng)營等日常管理活動的文件類材料。組織人事部在從事人事管理活動中形成記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)為主的人事檔案，人事檔案是以個人為單位，組合形成以備考察的文件材料。病歷檔案是指醫(yī)務(wù)人員對病人疾病診斷治療過程形成的文字、符號、圖表、影像、切片等文件類材料。會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料組成會計檔案，會計檔案記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生情況，是醫(yī)院經(jīng)濟類檔案。科技檔案廣義涵蓋基建檔案、設(shè)備檔案（醫(yī)療設(shè)備和通用設(shè)備）和科研檔案?；n案是指工程建設(shè)項目在規(guī)劃、勘察、設(shè)計、施工、管理和維護等活動中形成的文字、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形成的文件材料。設(shè)備檔案是指醫(yī)院在購置萬元以上的高價值醫(yī)療設(shè)備過程中，形成的以紙質(zhì)為載體的文件材料?？蒲袡n案是指醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作者在醫(yī)療科研課題活動中形成的文字材料、統(tǒng)計圖表、聲像材料，獲獎情況等具有研究和參考價值的各種材料。聲像檔案是指以攝錄手段記述和反映我院或個人行使職責或從事政治、經(jīng)濟、科學(xué)、醫(yī)療技術(shù)、文化等活動的具有保存價值的歷史記錄，是我院檔案的重要組成部分。實物檔案是指我院在經(jīng)營活動中形成的具有檔案屬性的實物通過收集整理而轉(zhuǎn)化成的檔案，包括獎品、證書、紀念品、印章等。

三、檔案的利用與公布

我院通過官網(wǎng)、官微、官方微博、視頻號等新型傳媒方式定期公布和開放醫(yī)院檔案的目錄，不斷完善醫(yī)院檔案管理制度，創(chuàng)新醫(yī)院檔案提供服務(wù)的形式，簡化流程審批手續(xù)，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，提高醫(yī)院檔案管理服務(wù)水平，為醫(yī)院檔案有效利用提供便利。未履行審批手續(xù)或主要院領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，其他任何單位或者個人無權(quán)公布醫(yī)院檔案。查閱、摘錄、復(fù)制未開放的檔案，應(yīng)當經(jīng)檔案機構(gòu)負責人批準。

按照《保密法》和《檔案法》及其他相關(guān)法律法規(guī)，對屬于涉及國家機密相關(guān)、涉及單位或個人專利和技術(shù)秘密、涉及醫(yī)患個人隱私、醫(yī)院檔案規(guī)定限制利用四類情形的醫(yī)院檔案不對外公布。

四、醫(yī)院檔案條件保障

醫(yī)院應(yīng)當充分認識檔案工作的必要性和重要性，做好檔案管理工作年度專項經(jīng)費預(yù)算工作。同時，基于院內(nèi)成熟的OA系統(tǒng)為基礎(chǔ)以及醫(yī)院新媒體平臺，收集、運用各歸口科室的檔案，利用系統(tǒng)在院內(nèi)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的互通，讓檔案管理工作可以借用于OA系統(tǒng)不斷完善，提升管理的水平。要以醫(yī)院發(fā)展為本，加強檔案管理人員業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，提升醫(yī)護人員的檔案管理意識觀念，利用醫(yī)院OA等信息辦公平臺，建立符合醫(yī)院實際的檔案管理工作標準，設(shè)立醫(yī)院檔案管理工作小組，設(shè)置章程，嚴格按照管理規(guī)定，明確醫(yī)院檔案資源，做好檔案管理基礎(chǔ)保障服務(wù)。

五、醫(yī)院檔案保密制度

檔案工作人員應(yīng)嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全與完整，嚴格執(zhí)行《保密法》和《檔案法》相關(guān)規(guī)定，確保醫(yī)院檔案的完整性和安全性。確需查閱、利用醫(yī)院檔案的，嚴格按照醫(yī)院檔案管理條例，只限于在閱檔室內(nèi)閱讀，并履行登記手續(xù)，密級以上的檔案，應(yīng)履行院內(nèi)OA流程審批手續(xù)，須經(jīng)醫(yī)院分管院長批準，同時指定專人保管，方可查閱。未經(jīng)分管院長批準，任何人不得擅自復(fù)印醫(yī)院檔案相關(guān)資料。

六、醫(yī)院檔案鑒定銷毀制度

檔案是醫(yī)院管理工作的重要資源，未經(jīng)批準，任何人不得隨意處置到期的醫(yī)院檔案。醫(yī)院檔案鑒定銷毀工作要在院長的領(lǐng)導(dǎo)下由分管院長、檔案人員和紀檢監(jiān)察事及其他相關(guān)人員組成鑒定銷毀工作小組，根據(jù)檔案性質(zhì)和醫(yī)院“檔案保管期限表”進行。鑒定時應(yīng)對每一個保管單位進行具體分析，嚴格掌握，慎重行事，并提出鑒定銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。鑒定銷毀檔案須嚴格履行審批手續(xù)，單位負責人應(yīng)在銷毀清冊上簽署意見，報市衛(wèi)健委相關(guān)部門批準，并報市檔案局備案。銷毀超過保管期限的檔案，要嚴格執(zhí)行國家有關(guān)保密制度，并有兩人以上在指定地點現(xiàn)場銷毀。醫(yī)院檔案銷毀后，檔案部門應(yīng)妥善將銷毀清單加以存檔保管。

七、醫(yī)院檔案庫房管理制度

醫(yī)院設(shè)置專門的檔案管理倉庫，由院辦安排專人管理、負責歸檔、調(diào)閱等檔案管理工作，未經(jīng)批準，任何人不得隨便進入檔案管理倉庫。非檔案工作人員原則上不能進入檔案管理倉庫。禁止在檔案管理倉庫內(nèi)抽煙、泡茶，存放個人生活用品，定期安排人員清掃檔案管理倉庫，保持檔案管理倉庫衛(wèi)生整潔。下班時要關(guān)好門窗，關(guān)閉電源，維護檔案安全，并安裝檔案庫房專用監(jiān)控系統(tǒng)，保障保衛(wèi)部派專人巡檢，采取必要安全措施。醫(yī)院檔案管理人員要加強檔案巡檢工作，發(fā)現(xiàn)問題及時上報科室領(lǐng)導(dǎo)，并逐級上報。編制醫(yī)院檔案管理工作問題清單，制訂應(yīng)急預(yù)案，組織人員預(yù)演，爭取將檔案管理風(fēng)險降至最低標準。

八、醫(yī)院檔案專職員崗位責任制

1.加強思想理論基礎(chǔ)和專業(yè)知識學(xué)習(xí)、認真貫徹執(zhí)行《檔案法實施辦法》《檔案法》等相關(guān)醫(yī)院檔案管理法律法規(guī)；

2.按照《廈門市婦幼保健院檔案管理辦法》，不折不扣地做好醫(yī)院各歸口部門檔案的收集、整理、保管和統(tǒng)計等工作整理、鑒定、統(tǒng)計、保管醫(yī)院的各類檔案及有關(guān)資料；

3.具有強烈的保密意識，嚴格執(zhí)行檔案管理的保密制度，維護醫(yī)院檔案的安全；

4.嚴格執(zhí)行院內(nèi)OA檔案管理系統(tǒng)借閱利用審批登記流程審批程序，利用檔案管理系統(tǒng)整理匯編各類檔案信息資料，為院領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院活動提供材料支撐；

5.指導(dǎo)和監(jiān)督醫(yī)院各歸口部門的檔案工作及文件材料歸檔工作；

6.檔案管理人員崗位變動時，要做好交接工作。

九、醫(yī)院檔案未來發(fā)展趨勢

長久以來，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案均以紙質(zhì)檔案為主體，伴隨著當今社會信息量的進一步加大，以軟盤、光盤、硬盤等移動存儲裝置為載體，依靠信息系統(tǒng)讀取并可以通過網(wǎng)絡(luò)傳播的電子檔案模式成為主流。隨著5G大數(shù)據(jù)時代的到來，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷成熟和迅猛發(fā)展以及其廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理工作勢必隨著時代發(fā)展而發(fā)生巨大的改變，醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域也將劇烈變革。醫(yī)院檔案的征集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管工作方式必將隨著5G時代的到來而深刻改變，5G云端技術(shù)賦能醫(yī)院檔案管理趨勢不可阻擋，云端數(shù)字化檔案管理模式必將運用于各級各類醫(yī)院，推動醫(yī)院檔案管理走向智能化、信息化、規(guī)范化，各類檔案及有關(guān)資料的存儲容量將呈現(xiàn)幾何式增長，檔案信息的豐富程度更加矚目。依托5G云端技術(shù)賦能醫(yī)院檔案管理，不僅能提升效率，還能保證醫(yī)院檔案管理工作呈現(xiàn)質(zhì)的飛躍，降低傳統(tǒng)人工管理出現(xiàn)較大的失誤率所帶來的影響，節(jié)約人工，減少醫(yī)院能耗支出，降低醫(yī)院管理成本。

十、結(jié)語

本文通過對我院檔案管理進行探討，進一步加強醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作，依托院內(nèi)OA系統(tǒng)建立健全各項管理制度，促進醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化，從而保證現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作高效有序，為醫(yī)院實現(xiàn)穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。