文/三明學(xué)院 郭蓉

科學(xué)技術(shù)作為重要的生產(chǎn)力，在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展方面發(fā)揮著舉足輕重的作用。近年來(lái)，國(guó)家在加大科研工作支持的同時(shí)，也在不斷加強(qiáng)科研信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，這其中的重要體現(xiàn)就是科研檔案管理工作開展的逐步規(guī)范。2020年10月，國(guó)家檔案局、科技部公布《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，對(duì)科研檔案的定義和科研檔案管理的職責(zé)進(jìn)一步加以明確，并對(duì)科研檔案管理的流程進(jìn)行了優(yōu)化。

一、高?？蒲袡n案三級(jí)管理模式概述

2021年1月1日施行的《檔案法》中明確規(guī)定，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用，這為實(shí)施檔案分級(jí)管理提供了相應(yīng)的法律指引。高?？蒲袡n案三級(jí)管理模式是將科研檔案的管理責(zé)任、管理權(quán)限按照院校、二級(jí)學(xué)院（部門）、科研工作者三個(gè)層級(jí)進(jìn)行逐級(jí)劃分，進(jìn)而在現(xiàn)實(shí)中開展不同層級(jí)，各司其職、相互協(xié)作的檔案管理工作。首先，院校根據(jù)《檔案法》《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，設(shè)立專門的檔案館或檔案室，負(fù)責(zé)制定院校整體的科研檔案管理工作制度，對(duì)科研檔案三級(jí)管理的具體實(shí)施方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)，以及二級(jí)學(xué)院（部門）分管的檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確，并協(xié)調(diào)二級(jí)學(xué)院（部門）間開展協(xié)同性的科研檔案管理工作。其次，二級(jí)學(xué)院（部門）主要根據(jù)院校檔案館或者檔案室明確的檔案管理權(quán)限和職責(zé)，開展學(xué)院內(nèi)、部門內(nèi)的科研檔案信息搜集、整理、匯總、上報(bào)、備案等工作，并對(duì)科研工作者應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的檔案管理職責(zé)以及相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行明確和指導(dǎo)，使檔案管理工作能夠循序漸進(jìn)地開展。最后，科研工作者按照院校和所在的二級(jí)學(xué)院（部門）關(guān)于科研檔案管理的相關(guān)要求，對(duì)個(gè)人的科研檔案信息進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的填報(bào)、歸檔、更新，使科研檔案信息不斷完善?；谧陨隙碌母咝？蒲袡n案三級(jí)管理模式，具有管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，管理行為協(xié)同緊密，管理目標(biāo)明確、可執(zhí)行的優(yōu)勢(shì)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行的優(yōu)化和創(chuàng)新。

二、高校科研檔案三級(jí)管理模式應(yīng)用中面臨的挑戰(zhàn)

（一）分級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)不明確。目前，關(guān)于科研檔案分級(jí)管理的相關(guān)內(nèi)容散見于《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)中，并沒有明確的分級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這無(wú)疑增加了高校在科研檔案分級(jí)管理方面標(biāo)準(zhǔn)制定與執(zhí)行的難度。并且，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高?？蒲泄ぷ鞯拈_放性日益提升，高校與其他高校、企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)等外部組織的科研合作活動(dòng)日益頻繁，這就要求高校在科研檔案分級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)制定和執(zhí)行過(guò)程中，充分考慮校外科研工作開展的需要，這無(wú)疑對(duì)高校分級(jí)檔案管理模式的應(yīng)用提出了更高的要求。

（二）科研檔案管理行為分散。雖然高校一直將科研檔案管理作為檔案管理中的具體項(xiàng)目來(lái)抓，但受長(zhǎng)期以二級(jí)學(xué)院（部門）為主導(dǎo)的檔案管理模式的影響，高校在科研檔案管理方面表現(xiàn)出行為分散的特點(diǎn)。各學(xué)院、部門往往根據(jù)院校檔案館或檔案室下發(fā)的通知獨(dú)立開展科研檔案管理工作，這使得科研檔案三級(jí)管理模式的應(yīng)用面臨行為分散、隨意的情況。例如，部分二級(jí)學(xué)院或部門對(duì)檔案資料隨意放置，導(dǎo)致部分重要科研檔案信息被丟棄或遺忘，到了真正使用的時(shí)候，卻很難找到原件，只能靠科研工作者或者檔案管理人員的臨時(shí)回憶進(jìn)行補(bǔ)充。

（三）科研檔案管理重心失衡。在目前的科研檔案管理環(huán)境下，高校內(nèi)部存在重視檔案信息搜集、整理、匯總，輕視檔案信息資源價(jià)值挖掘與利用的情況，這導(dǎo)致科研檔案管理的重心出現(xiàn)了失衡。例如，二級(jí)學(xué)院或部門多將檔案管理的重心放在本學(xué)院或部門科研檔案信息填報(bào)的及時(shí)性、完整性上，忽視對(duì)科研檔案信息類型和內(nèi)容的分析、梳理，而科研工作者則將檔案管理的重心放在科研檔案信息的填報(bào)上，忽視對(duì)以往院?；蛘邔W(xué)院、部門科研檔案信息的調(diào)閱、整理。這種重心失衡的問(wèn)題，容易引起高?？蒲袡n案分級(jí)管理行為出現(xiàn)本末倒置的情況，最終偏離了分級(jí)管理的初衷。

三、保證高?？蒲袡n案三級(jí)管理模式應(yīng)用效果的策略

（一）探索完善檔案分級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)。由于高校在科研檔案三級(jí)管理模式應(yīng)用方面尚處于探索階段，對(duì)檔案分級(jí)管理的要求尤其是跨單位、跨組織合作的檔案分級(jí)管理活動(dòng)開展的標(biāo)準(zhǔn)缺乏準(zhǔn)確的把握，在標(biāo)準(zhǔn)方面會(huì)出現(xiàn)混亂的情況。因此，在實(shí)施科研檔案分級(jí)管理時(shí)，高校要結(jié)合實(shí)踐逐步構(gòu)建起內(nèi)容細(xì)致、統(tǒng)一、完善的管理標(biāo)準(zhǔn)。1.參照法律法規(guī)和成功做法，擬定科研檔案三級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)。一方面，高校要根據(jù)《檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)中關(guān)于分級(jí)管理的原則、要點(diǎn)等內(nèi)容，擬定適合本校現(xiàn)階段的檔案三級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)，明確院校、二級(jí)學(xué)院（部門）、科研工作者在科研檔案管理方面的基本職責(zé)及相關(guān)要求；另一方面，高校也可以向一些分級(jí)管理實(shí)踐比較好的高?；蛘咂渌M織“取經(jīng)”，了解其在科研檔案或者檔案分級(jí)管理方面的情況，學(xué)習(xí)成熟的經(jīng)驗(yàn)，并將這些先進(jìn)做法融入本校的檔案分級(jí)管理實(shí)踐中。2.結(jié)合分級(jí)檔案管理實(shí)際，定期修訂科研檔案三級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)?？紤]到科研檔案管理工作的復(fù)雜性和時(shí)效性，高校除了制定科研檔案三級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)外，還要以季度或者年度為周期，對(duì)科研檔案三級(jí)管理模式應(yīng)用的情況進(jìn)行深度分析、梳理，并通過(guò)開展由多元主體共同參與的科研檔案分級(jí)管理總結(jié)活動(dòng)，對(duì)科研檔案分級(jí)管理中存在的突出問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的分析掌握，并明確具體的解決方法，使分級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)能夠與高?？蒲袡n案分級(jí)管理的初衷和目標(biāo)相匹配。

（二）明晰檔案分級(jí)管理組織架構(gòu)。高?？蒲袡n案三級(jí)管理模式是以明晰的科研檔案分級(jí)組織架構(gòu)為基礎(chǔ)開展的。對(duì)于高校科研檔案管理工作來(lái)說(shuō)，明晰的組織架構(gòu)意味著明確的上下級(jí)和權(quán)責(zé)關(guān)系，這也是持續(xù)、規(guī)范開展科研檔案分級(jí)管理的前提和基礎(chǔ)。1.構(gòu)建具有上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的檔案管理組織體系?？蒲袡n案三級(jí)管理模式中的上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系主要體現(xiàn)為院校檔案館、檔案室對(duì)二級(jí)學(xué)院（部門）檔案管理小組的領(lǐng)導(dǎo)，以及二級(jí)學(xué)院（部門）檔案管理小組對(duì)科研工作者的領(lǐng)導(dǎo)兩個(gè)方面。在實(shí)際的科研檔案三級(jí)管理實(shí)踐中，高校要結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和科研檔案管理實(shí)際，明確上級(jí)對(duì)下級(jí)工作開展情況的監(jiān)督與指導(dǎo)，使包括二級(jí)學(xué)院（部門）、科研工作者等容易出現(xiàn)檔案管理行為散漫的主體有明確的管理者，確保分級(jí)管理模式的有效應(yīng)用。2.完善科研檔案橫向協(xié)作機(jī)制。在科研檔案三級(jí)管理實(shí)踐中，高校要避免上下級(jí)分工過(guò)于絕對(duì)而引起的橫向協(xié)作效率偏低的問(wèn)題。在檔案分級(jí)管理組織架構(gòu)建設(shè)中，高校要以管理好科研檔案為目標(biāo)導(dǎo)向，成立專門的科研檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)需要不同學(xué)院、不同部門、不同人員參與的科研檔案管理工作，有效解決科研檔案管理實(shí)踐存在的橫向信息溝通不暢、行為不統(tǒng)一等問(wèn)題。

（三）強(qiáng)化檔案管理中的價(jià)值利用。高?？蒲袡n案管理出現(xiàn)重心失衡問(wèn)題的主要原因，在于高校內(nèi)部缺乏檔案科研價(jià)值挖掘與利用的引導(dǎo)與激勵(lì)，使各級(jí)檔案管理主體將重點(diǎn)放在了檔案信息的填報(bào)、匯總和整理上，忽視了檔案科研價(jià)值的挖掘與利用。顯然，這種科研檔案管理模式只能管理好檔案，卻無(wú)法利用好檔案。為此，高校要不斷強(qiáng)化檔案管理主體的檔案科研價(jià)值挖掘與利用理念和行為。1.突出科研檔案利用行為考評(píng)。高校要以季度或年度為周期，對(duì)檔案室、檔案館，二級(jí)學(xué)院（部門）的檔案管理人員，以及科研工作者的科研檔案資料使用情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，以檔案查閱次數(shù)、檔案資源成果轉(zhuǎn)化情況等為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行量化考核，并將考核結(jié)果作為學(xué)院、部門和人員工作情況考評(píng)的重要參考。2.優(yōu)化科研檔案利用方式。高校要積極構(gòu)建和不斷完善科研檔案信息系統(tǒng)，為各類主體尤其是一線科研工作者提供已有科研檔案資源的條件，使其能便捷地獲取高校內(nèi)部科研檔案的相關(guān)信息，發(fā)揮檔案管理的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

高校，作為高新技術(shù)孵化基地和科技創(chuàng)新人才培養(yǎng)基地，其積累和掌握了大量關(guān)鍵性的科研資料信息，而這些內(nèi)容多是以科研檔案的形式存在。開展以院校、二級(jí)學(xué)院（部門）、科研工作者為主體的科研檔案三級(jí)管理工作，是新時(shí)代高?？蒲袡n案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化管理的要求，也是優(yōu)化科研檔案管理工作的需要。針對(duì)高?？蒲袡n案管理中應(yīng)用三級(jí)管理模式可能面臨的問(wèn)題，高校要通過(guò)探索完善檔案分級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)、明晰檔案分級(jí)管理組織架構(gòu)、強(qiáng)化檔案管理中的價(jià)值利用等方法的實(shí)施加以解決，進(jìn)而促進(jìn)三級(jí)管理模式的科學(xué)應(yīng)用。