文/安徽工業(yè)經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳瑾

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)高等職業(yè)院校政策的改變和高等職業(yè)教育改革的不斷深入，高職院校的發(fā)展呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)。自主招生、專(zhuān)業(yè)選擇自由無(wú)疑增強(qiáng)了他們的活力，但門(mén)類(lèi)眾多、紛繁復(fù)雜的檔案也隨之不斷涌現(xiàn)。為了使檔案管理走向規(guī)范化和法制化，檔案管理部門(mén)開(kāi)始全面考查和綜合評(píng)估高職院校的檔案工作，一整套嚴(yán)格的檔案考核體系給高職院校的檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，使其不得不從軟硬件方面來(lái)提升自身的檔案管理水平。民辦高職院校在國(guó)家鼓勵(lì)民間資本辦學(xué)方針的指導(dǎo)下，發(fā)展勢(shì)頭迅猛，隨之而來(lái)的卻是檔案數(shù)量的激增，檔案管理水平的滯后。而公辦高職院校多數(shù)是隸屬于廳局的事業(yè)單位，其檔案管理受到上級(jí)主管部門(mén)的影響頗深，行政化色彩濃重，但由于承擔(dān)高等職業(yè)教育的功能，又不同于一般性質(zhì)的企事業(yè)單位，檔案工作體現(xiàn)著自身的特點(diǎn)。

一、公辦與民辦高職院校檔案管理資金來(lái)源對(duì)比

公辦高職院校的辦學(xué)資金多數(shù)來(lái)源于政府財(cái)政撥款。一般而言，其數(shù)量和辦學(xué)規(guī)模都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)私立學(xué)校，而且學(xué)習(xí)費(fèi)用相對(duì)較低，教學(xué)設(shè)施較為完善。檔案經(jīng)費(fèi)往往納入學(xué)院財(cái)務(wù)預(yù)算，所以配備檔案管理所需要的硬軟件的資金充足；而民辦高職的辦學(xué)資金主要來(lái)源于社會(huì)組織或者個(gè)人，利用的是非國(guó)家財(cái)政性經(jīng)費(fèi)。由于維持學(xué)院穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的資金量比較大，經(jīng)費(fèi)在沒(méi)有政府的支持下相對(duì)緊張，檔案管理經(jīng)費(fèi)一般不會(huì)納入學(xué)院整體預(yù)算中，更不會(huì)作為必須開(kāi)支的項(xiàng)目而存在。

二、公辦與民辦高職院校檔案管理機(jī)制對(duì)比

公辦高職院校一般行政色彩比較濃厚，受行政管理部門(mén)的制約性較強(qiáng)。尤其是受《中華人民共和國(guó)檔案法》的影響和省檔案管理部門(mén)執(zhí)法檢查的要求，多數(shù)院校的績(jī)效考核和檔案工作的完成情況掛鉤，所以學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)不得不重新審視和高度重視檔案工作。筆者調(diào)研了所在城市的20余所公辦高職院校，大多數(shù)院校的檔案工作由學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)直接分管，并寫(xiě)入學(xué)院的年度計(jì)劃中，各二級(jí)單位也會(huì)明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任主體，會(huì)配備專(zhuān)、兼職檔案員，由學(xué)院綜合檔案室或者檔案館負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)日常檔案事務(wù)。

而對(duì)于民辦院校而言，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民辦教育促進(jìn)法》第20條規(guī)定，民辦學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立學(xué)校理事會(huì)、董事會(huì)或者其他形式的決策機(jī)構(gòu)并建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制。民辦學(xué)校的舉辦者根據(jù)學(xué)校章程規(guī)定的權(quán)限和程序參與學(xué)校的辦學(xué)和管理。民辦高職院校一般是董事長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，學(xué)校的發(fā)展方向、規(guī)模、規(guī)劃等由董事會(huì)決定，校長(zhǎng)主要是執(zhí)行董事會(huì)決定。由于檔案管理并沒(méi)有涉及事關(guān)學(xué)校發(fā)展命脈的重要指標(biāo)，多數(shù)民辦院校沒(méi)有全職的檔案管理人員，沒(méi)有形成自上而下的檔案管理體系，甚至個(gè)別民辦高職院校的管理者把檔案工作當(dāng)作學(xué)院事務(wù)管理的附屬品。

三、公辦與民辦高職院校檔案人才隊(duì)伍對(duì)比

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，檔案工作要跟緊時(shí)代發(fā)展步伐，才能發(fā)揮其巨大的信息資源利用服務(wù)作用，而作為這一切的執(zhí)行者——檔案專(zhuān)業(yè)管理人員，在不同性質(zhì)院校的境遇卻千差萬(wàn)別。

公辦高職院校由于工作崗位、福利待遇等相對(duì)穩(wěn)定，一般會(huì)有一支比較專(zhuān)業(yè)的檔案人才隊(duì)伍，他們?cè)跈n案管理工作方面不僅上手比較快，而且扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)也使得檔案工作更加規(guī)范和科學(xué)。即使一些兼職檔案員的資歷不夠，學(xué)校也會(huì)通過(guò)定期的培訓(xùn)、開(kāi)展檔案講座等方式，幫助他們更新檔案管理知識(shí)，以便更好地為學(xué)校的檔案管理工作服務(wù)。

而民辦高職院校由于工資水平不高，人員流動(dòng)性大，導(dǎo)致檔案人才隊(duì)伍不穩(wěn)定，很難組織定期的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。檔案人員由于缺乏檔案管理技能，即使設(shè)置了專(zhuān)、兼職檔案員，對(duì)于檔案的管理也是形同虛設(shè)。由于沒(méi)有進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案工作的重要性理解不到位，致使文件收集不齊全，或者把檔案管理工作歸于普通資料的保管事務(wù)，僅僅只做到“保管好”、不遺失、不泄密、能應(yīng)付查閱這幾點(diǎn)，嚴(yán)重影響和制約了學(xué)校的檔案工作進(jìn)程。

四、公辦與民辦高職院校檔案管理方式對(duì)比

公辦高職院校檔案規(guī)范化管理程度比較高，構(gòu)建了健全的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。不僅有一支穩(wěn)定的檔案專(zhuān)、兼職隊(duì)伍，還制訂了詳細(xì)的檔案管理人員崗位職責(zé)，建立了一整套完整的檔案收集、整理、歸檔等管理制度和借閱、查詢、登記等業(yè)務(wù)規(guī)范，確保了檔案的統(tǒng)一管理、責(zé)任到人，使學(xué)院檔案工作工作逐步走向科學(xué)化、制度化。

民辦高職院校由于受到管理水平的制約，檔案門(mén)類(lèi)不健全，很多檔案難以準(zhǔn)確地分類(lèi)和保管。一些高職院校盡管已經(jīng)初步建立了檔案管理制度，但由于缺乏約束力，執(zhí)行不嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，收集不完整、分類(lèi)不及時(shí)、數(shù)據(jù)堆積、借出和退還檔案文件不符合程序等情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了民辦高職院校檔案管理工作的有效開(kāi)展。

五、對(duì)高職院校檔案工作的對(duì)策和建議

（一）宣傳到位、領(lǐng)導(dǎo)重視，是做好檔案工作的組織保證。一方面，應(yīng)該加大檔案宣傳力度，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，提高全員檔案意識(shí)。作為文化重地的高校，應(yīng)利用自身的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)和開(kāi)展各種形式的檔案宣傳教育工作，提升學(xué)院上下對(duì)檔案工作的重視程度?？梢岳酶鞣N會(huì)議、座談、專(zhuān)題講座等形式宣傳國(guó)家《檔案法》和高校有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)；可以利用校園網(wǎng)、廣播、校園宣傳欄等形式宣傳常用檔案小知識(shí)；還可以舉辦有關(guān)檔案方面的教育展覽；另一方面，檔案人員應(yīng)該圍繞學(xué)校中心工作和重點(diǎn)工作，積極主動(dòng)地開(kāi)展檔案信息資源的利用工作，例如做好重大活動(dòng)和重要會(huì)議的檔案匯編工作、做好學(xué)院檔案全宗的撰寫(xiě)工作、做好學(xué)院大事記的編研工作等等。檔案部門(mén)只有及時(shí)利用檔案去解決工作中的實(shí)際問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)才能夠認(rèn)識(shí)到檔案工作在學(xué)院發(fā)展中的重要作用，檔案工作的地位才能得到提升。

（二）完善制度、健全體制，是做好檔案工作的制度保證。高職院校應(yīng)該依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身實(shí)際，制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，明確檔案工作的程序和流程，規(guī)范化的制度會(huì)為有效管理檔案提供基礎(chǔ)。要嚴(yán)格依章辦事，爭(zhēng)取做到檔案工作年初有計(jì)劃，年終有考核；要不斷建立和完善以學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)為檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任制，形成二級(jí)單位負(fù)責(zé)人共同配合的檔案管理體系，完善檔案管理體制，加強(qiáng)對(duì)檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理，構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)的縱向體系。根據(jù)需要推動(dòng)符合建館條件的高職院校檔案館的建設(shè)，推動(dòng)學(xué)院檔案工作發(fā)生質(zhì)的飛躍，加強(qiáng)對(duì)各二級(jí)單位檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（三）重視學(xué)習(xí)，引進(jìn)人才，提高檔案員隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)。習(xí)近平總書(shū)記指出“人才是第一資源”。為使檔案工作的重要性深入人心，民辦與公辦高職院校應(yīng)該積極引進(jìn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，并通過(guò)讓檔案員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、繼續(xù)教育等方式，提高業(yè)務(wù)水平，通過(guò)開(kāi)展講座、進(jìn)行實(shí)地學(xué)習(xí)觀摩等方式、拓寬檔案員的視野；通過(guò)改善福利待遇，留住業(yè)務(wù)全面的檔案管理員，努力構(gòu)建一支融合管理型、技術(shù)型、服務(wù)型為一體的“專(zhuān)職檔案員具體管理，兼職檔案員共同配合”的檔案管理網(wǎng)絡(luò)格局，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，為有效開(kāi)展檔案管理工作提供隊(duì)伍保障。

（四）建章立制，綜合利用，健全檔案的規(guī)范化管理。高職院校檔案工作是一個(gè)集教學(xué)、文書(shū)、學(xué)生管理、基建、聲像、會(huì)計(jì)等眾多門(mén)類(lèi)為一體的綜合性檔案管理體系。由于門(mén)類(lèi)多樣、涉及面廣、管理難度比較大，公辦、民辦高職院校要進(jìn)一步完善檔案管理制度，制訂符合自身的檔案管理辦法以及相關(guān)檔案應(yīng)急預(yù)案等，規(guī)范日常檔案管理工作；要落實(shí)部門(mén)立卷、專(zhuān)人負(fù)責(zé)的檔案管理模式，確保檔案完整齊全，強(qiáng)化檔案管理規(guī)范，提高檔案管理質(zhì)量；要按照檔案工作要求，積極做好檔案管理的軟硬件建設(shè)，嚴(yán)格履行檔案利用查閱登記制度，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理。

六、結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，隨著政府對(duì)高職教育的大力扶持，高職院校檔案工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理是大勢(shì)所趨。要打破傳統(tǒng)的公辦、民辦不同性質(zhì)院校之間檔案管理理念的差異，加強(qiáng)交流、互取長(zhǎng)短，建立學(xué)習(xí)的長(zhǎng)效機(jī)制，綜合利用各種資源健全自身的檔案管理體系，做好檔案工作，為高職院校的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障和智力支持。