方巖

山東省濟(jì)南第二中學(xué) 山東濟(jì)南 250100

1 學(xué)校檔案管理信息化管理中存在的問題

1.1 檔案管理機(jī)構(gòu)不完善

學(xué)校在發(fā)展過程中，因?yàn)橘Y金、環(huán)境等因素的影響，部分學(xué)校在檔案管理信息化建設(shè)中存在責(zé)任不清、定位不明等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不夠嚴(yán)謹(jǐn)，不利于信息化在檔案管理中順利開展。部分學(xué)校沒有設(shè)立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理教育教學(xué)活動中形成的各門類檔案獨(dú)立的檔案管理室，缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理流程；檔案工作人員信息化檔案管理水平較低，不能有效進(jìn)行檔案存儲與資源歸納，嚴(yán)重缺乏完善的工作流程意識。綜上所述，檔案管理機(jī)構(gòu)不完善主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

（1）職責(zé)劃分不明，部分學(xué)校還沒有形成規(guī)范的檔案管理工作制度，沒有專門、統(tǒng)一的檔案管理部門。許多學(xué)校學(xué)生檔案收集工作等有不同部門負(fù)責(zé)，容易出現(xiàn)學(xué)生信息資料多次采集的情況，不僅浪費(fèi)時(shí)間，還浪費(fèi)學(xué)校資源。

（2）教學(xué)檔案管理系統(tǒng)發(fā)展滯后。當(dāng)前大部分普通高中教學(xué)檔案以紙質(zhì)文件、基礎(chǔ)電子文件為主，而以光盤、錄音、錄像和照片等為載體的教學(xué)檔案資料較少。隨著教學(xué)資料文件數(shù)量的增加和教學(xué)檔案載體的多樣化，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已成為制約檔案有效管理的瓶頸，檔案信息化管理成為亟需解決的問題。當(dāng)前許多高中學(xué)校檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理工作效率低下，即使使用檔案管理系統(tǒng)，也僅限于教師姓名、檔案號、歸檔日期等基本信息的錄入與檢索，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的對接。共享、傳遞、再加工、保密等功能，因此難以保證教學(xué)檔案的管理效率和信息安全[1]。

1.2 管理人員技術(shù)水平不足

學(xué)校檔案管理人員技術(shù)水平普遍偏低，特別是中小學(xué)檔案人員隊(duì)伍，因?yàn)楣芾砣藛T計(jì)算機(jī)技術(shù)水平較低，在檔案管理信息化建設(shè)中對信息化技術(shù)知識的掌握度不高，不能較好地適應(yīng)計(jì)算機(jī)工作環(huán)境。而隨著互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，如何提高信息化檔案工作的安全，已經(jīng)成為社會普遍關(guān)注的問題。信息化檔案管理資源庫容易受到計(jì)算機(jī)病毒、木馬等不良程序的攻擊，不僅會導(dǎo)致信息丟失，也會導(dǎo)致管理資金與后期維護(hù)資金的增加，浪費(fèi)資源，因此需要在計(jì)算機(jī)技術(shù)上進(jìn)行加密處理，并且設(shè)置防火墻，防止檔案資源庫遭到破壞。檔案管理人員不僅要懂得檔案管理，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

2 提升學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的策略思路

2.1 更新觀念，開拓思路

因?yàn)閷W(xué)校檔案工作屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，所以難以形成直接、明顯的經(jīng)濟(jì)效益。進(jìn)而在學(xué)校各項(xiàng)工作中，檔案工作往往承擔(dān)著配角的工作，默默無聞的奉獻(xiàn)。檔案工作者是腦力、體力相結(jié)合的勞動者，在日常工作時(shí)會面對大量的檔案收集整理、保管等，而要想達(dá)成理想的工作效果，需要他們具備無私奉獻(xiàn)、積極服務(wù)等品質(zhì)，并且甘為無名英雄。只有具備了這些良好的奉獻(xiàn)理念，才能踏踏實(shí)實(shí)的干好檔案工作。除此之外，在做好檔案管理工作的同時(shí)，還應(yīng)該注重各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。首先就是協(xié)調(diào)好與領(lǐng)導(dǎo)間的關(guān)系，爭取獲得一個(gè)良好和諧的環(huán)境；其次就是協(xié)調(diào)好和公文處理部門之間的關(guān)系，從多方面著手提升公文處理統(tǒng)一性；最后就是協(xié)調(diào)好學(xué)校各職能部門的關(guān)系，確保歸檔文件完整性。檔案是從學(xué)校各部門收集而來，而且從文件形成到歸檔需要經(jīng)過一段時(shí)間和環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都會在一定程度上影響到檔案的完整性與質(zhì)量。如果各部門不配合，那檔案管理工作將很難順利開展[2]。

2.2 提高素質(zhì)，推進(jìn)信息化管理

目前，高中檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)水平與信息技術(shù)運(yùn)用素養(yǎng)相對較低，阻礙了檔案信息化管理的進(jìn)程。因此，要從檔案人員自身的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)入手，對檔案人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，組建一支涵蓋檔案信息技術(shù)維護(hù)人員、電子檔案輸入人員、專業(yè)檔案管理人員在內(nèi)的年輕化、專業(yè)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，為信息化建設(shè)提供人才保障。

2.3 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，開展數(shù)字化管理

在推進(jìn)高中檔案信息化管理的過程中要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，主要包括操作流程、工作理念兩個(gè)方面。檔案人員要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)開展工作，讓不同部門的工作人員都能夠準(zhǔn)確地上傳資料，并在自己的權(quán)限內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，避免不同部門不同標(biāo)準(zhǔn)、各自為政的現(xiàn)象，提高檔案管理工作的時(shí)效性。與此同時(shí)也要確保其流程與模式的規(guī)范化。在不同的檔案信息中，檔案管理系統(tǒng)軟件能夠?qū)⑵浞峙湓诓煌臄?shù)據(jù)庫中，形成多個(gè)并列的查詢范圍，初步劃分了檔案查詢種類，使學(xué)校教職工在檢索檔案信息時(shí)，能夠快速地找到符合自己要求的查詢按鈕，從而增強(qiáng)自己的查詢體驗(yàn)感。統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與流程，使高中檔案管理工作呈現(xiàn)數(shù)字化管理模式，既減輕了檔案管理人員的工作壓力，又推進(jìn)了信息化管理的深入發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)檔案管理信息化理論和實(shí)踐的結(jié)合

目前，信息化檔案管理不斷推動檔案管理工作的硬件和軟件結(jié)合。保證檔案工作人員可以熟練掌握檔案查詢、錄入等操作技術(shù)，滿足檔案管理工作的建設(shè)需求。同時(shí)，建立健全、完善的檔案信息化管理流程，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各個(gè)檔案部門進(jìn)行及時(shí)的溝通與交流。建立“學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)”平臺，進(jìn)一步提高檔案管理工作的信息化。由于檔案管理信息非常廣泛，工作人員要對收集的信息進(jìn)行分類、總結(jié)等，所以要提高管理人員的專業(yè)水平，保證能及時(shí)掌握檔案信息[3]。

3 結(jié)語

總而言之，目前隨著我國社會的發(fā)展，高中學(xué)校不斷深化教學(xué)改革，我國高中學(xué)校也越來越重視檔案管理工作，同時(shí)教學(xué)檔案也是高中學(xué)校教學(xué)管理工作中的一個(gè)重要組成部分。為了適應(yīng)高中校園的不斷發(fā)展，必須要加強(qiáng)檔案管理方面的工作的糾錯(cuò)和優(yōu)化。