高鵬

摘要：大數(shù)據(jù)、云計算等互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了全新的手段和方式，同時也對工作成果、人員水平提出了更高的要求。對此，事業(yè)單位首先要加以重視，充分意識到信息化管理模式的優(yōu)越性并付諸實際行動，從人員、制度、硬件等方面進行改革創(chuàng)新，形成全新的檔案信息化管理體系?；诖耍疚膶鶎邮聵I(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑進行分析。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;檔案管理

1 信息化建設(shè)對事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

事業(yè)單位的檔案管理工作具有一定的獨特屬性。作為由國家設(shè)立、經(jīng)濟來源依賴財政撥款、履行向公眾提供各項公共服務(wù)職責(zé)的機構(gòu)，事業(yè)單位具有鮮明的國家隸屬性、非盈利性、公益性。因此，單位內(nèi)部的人事變動、工作紀要等事項都是其檔案管理工作重點。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動化、無紙化已經(jīng)成為時代趨勢，“檔案”這一概念的內(nèi)涵也發(fā)生了變化。例如在形成方式上，檔案已不再局限為紙質(zhì)文件;而在調(diào)用讀取方式上，實踐中也更多地采用信息化模式。種種變化都導(dǎo)致傳統(tǒng)的以“人工”“紙質(zhì)”等為鮮明特征的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)越來越無法適應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展環(huán)境，事業(yè)單位推進檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型成為必然選擇。在信息化檔案管理工作中，檔案管理人員會面臨“紙質(zhì)+電子”的復(fù)雜結(jié)構(gòu)工作對象，而對于檔案信息的檢索者、利用者而言，其內(nèi)容的完整性、客觀真實性、邏輯系統(tǒng)性則顯得更加重要。

2 基層事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理管理不完善

目前基層事業(yè)單位的檔案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，檔案的標(biāo)準不統(tǒng)一，檔案貯存條件不規(guī)范，檔案完整性不足等。這些方面的不完善一方面體現(xiàn)了檔案管理工作的不完善，更深層次的方面則是體現(xiàn)了檔案管理始終沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，最終反過來影響檔案管理在基層事業(yè)單位中的地位和重要性，單位中的管理層對其不重視，對其的投入和管理相應(yīng)的缺乏計劃性，因此，基層事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展速度極為緩慢，信息化的引入也就此擱淺。

2.2 檔案管理人員專業(yè)度不足

基層事業(yè)單位人員編制不足，檔案管理人員通常由其他崗位人員兼任，因此在做檔案管理時，缺乏對檔案管理的正確認識，認為檔案管理只是檔案的保管，缺乏系統(tǒng)性和全局性的觀念，始終停留在工作表面，不能深層次考慮檔案管理的重要性和檔案管理的未來發(fā)展，也無法將檔案管理的重要性呈現(xiàn)給單位的管理者，管理者也在一定程度上無法獲取檔案管理的重要性和提升檔案管理信息化的必要性。

2.3 與辦公自動化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)兼容性不夠

檔案信息化系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效銜接是實現(xiàn)電子文件管理前端控制的重要措施，有利于保證電子檔案和相關(guān)元數(shù)據(jù)收集齊全、格式規(guī)范。一些事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)過程中對本單位辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實際考慮不足，有的甚至直接購買檔案信息化系統(tǒng)，造成事業(yè)單位檔案信息化系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)不兼容，使辦理完畢的文件不能及時、規(guī)范歸檔，元數(shù)據(jù)的收集更是無從談起。

3 基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

3.1 制定科學(xué)的規(guī)劃

規(guī)劃事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)應(yīng)該在法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準的框架內(nèi)進行，在分析單位特色的基礎(chǔ)上，從服務(wù)本單位的核心業(yè)務(wù)出發(fā)，深化調(diào)查研究、科學(xué)論證，制定出切實可行的發(fā)展規(guī)劃。第一，要提高重視程度，將事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)納入全年工作計劃、年度考核之中，自上而下引發(fā)全體職工的重視。第二，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要注重可擴展性，給未來發(fā)展留下充足的空間。第三，制定合理的進程規(guī)劃，做到增量電子化、存量數(shù)字化，對館藏的檔案資源進行整體分析，突出重點，有計劃、有步驟地進行數(shù)字化建設(shè)。第四，保證資金投入。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是一個長期的過程，要隨著技術(shù)的發(fā)展和單位的需要不斷更新相關(guān)技術(shù)。第五，重視人才的價值。提高事業(yè)單位檔案工作人員的綜合能力，不僅要提升檔案管理方面的能力，還要提高信息技術(shù)方面的能力。

3.2 培養(yǎng)信息化檔案管理專業(yè)化人才

基層事業(yè)單位檔案管理引入信息化后，對相應(yīng)的檔案管理人員也有了新的要求，單位可以根據(jù)實際情況，內(nèi)部培養(yǎng)或者對外招聘相應(yīng)的專業(yè)人才，都是可行的。首先要培養(yǎng)檔案管理人員的強化檔案管理的意識，讓其明確檔案管理不是簡單傳統(tǒng)的整理檔案，而是促進信息手段與檔案管理的有機融合，推動基層事業(yè)單位檔案管理信息化的進程和水平。其次是要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，規(guī)范檔案管理人員的行為，約束其嚴格按照檔案管理的相關(guān)制度執(zhí)行，確保檔案信息的安全性。因此除了具備上述素質(zhì)外，也需要具備一定的服務(wù)意識，提升檔案管理人員對檔案管理的認可度和滿意度，形成檔案管理的良性循環(huán)。

3.3 提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度

第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認識到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，嚴格按照國家政策指向、法律規(guī)定推進檔案管理信息化建設(shè)工作。要轉(zhuǎn)變過去對檔案管理工作存在的一些錯誤認識，提高重視程度，并對專職人員的隊伍建設(shè)及工作質(zhì)量提質(zhì)提效提供更多人、物、財?shù)荣Y源支持，尤其是信息化建設(shè)所需要的相關(guān)硬件設(shè)施。第二，事業(yè)單位應(yīng)深入開展調(diào)研，結(jié)合調(diào)研結(jié)果制定推進本單位檔案管理信息化建設(shè)的具體規(guī)劃。不僅要有長期目標(biāo)的綱領(lǐng)，還要有實踐指導(dǎo)價值的短期目標(biāo)，并配套設(shè)計相關(guān)的管理辦法和工作監(jiān)督體系，確保各項信息化建設(shè)工作有序、按期推行。

3.4 注重與本單位信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)

事業(yè)單位的文書處理與檔案管理既統(tǒng)一又有分工，既存在緊密聯(lián)系又有明顯區(qū)別，他們被“歸檔”分為文件生命周期的兩個不同階段。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)需要充分考慮文件這兩個生命階段的銜接，將前端控制思想貫穿于事業(yè)單位檔案信息化的設(shè)計、運行、維護全過程。建立檔案信息化系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效銜接的機制，使檔案工作變被動為主動，提前介入公文和業(yè)務(wù)信息的形成階段，實現(xiàn)電子文件全流程管理，保證相關(guān)文件和元數(shù)據(jù)組件齊全、格式規(guī)范，從而構(gòu)建在線歸檔、在線指導(dǎo)、在線管理、在線利用的檔案信息化建設(shè)新模式。

3.5 構(gòu)建完善的信息化檔案管理機制

除了技術(shù)手段、人員水平等方面，檔案管理工作機制的信息化也是一項重要內(nèi)容。其一，要確保檔案管理人員與相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間信息、意見溝通的流暢度。檔案管理人員對于工作目標(biāo)、成效的需求應(yīng)有效傳遞給網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，讓網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員在進行信息化系統(tǒng)程序設(shè)計時能最大限度地符合檔案管理人員的工作方式、流程要求、工作習(xí)慣等。二者之間合作的密切度越高，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用就越能得到突顯。其二，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展所處的狀態(tài)和目標(biāo)，科學(xué)設(shè)計對檔案管理人員以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的工作績效考核機制和獎懲機制。這些工作機制不僅要起到激勵工作積極性及提高工作效率的作用，同時也應(yīng)形成行為監(jiān)督規(guī)范作用，確保參與檔案管理信息化建設(shè)的每一個成員都能在一套完善的工作機制下明確自身工作的意義、內(nèi)容要求以及行為準則。

4 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位要以現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備作為支撐，以新的管理模式和管理制度為保障，以信息化檔案管理專業(yè)人才為依托，進一步促進基層事業(yè)單位檔案管理工作，提高檔案管理的效率，促使檔案管理在質(zhì)量上有進一步的飛躍，發(fā)揮出檔案管理應(yīng)有的職能，更好地服務(wù)于基層事業(yè)單位的發(fā)展，更好地為社會公共事務(wù)做出貢獻。

參考文獻：

[1]魯玲華.事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略[J].現(xiàn)代商業(yè)，2021（19）：90-92.

[2]韓亞洲.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的問題與策略[J].蘭臺世界，2021（S1）：68-69.

[3]葛翔.機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2020（18）：35-36.