文/李 玨

本文結(jié)合當前國有企業(yè)檔案管理實際問題，分析檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中面臨的困境，并提出相應(yīng)有效的國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略，期望可以對其進一步的提高認識和理解，促進國有企業(yè)檔案管理工作的順利開展，為企業(yè)的發(fā)展與進步搞好服務(wù)與利用

國有企業(yè)是國民經(jīng)濟發(fā)展的命脈，是我國國民經(jīng)濟體系中十分重要的一部分內(nèi)容，在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)過程中占據(jù)著十分重要的地位。檔案本身是國有企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營以及管理過程中各項工作的真實性記錄，是國有企業(yè)中各種資產(chǎn)的重要憑證，是國有企業(yè)在發(fā)展過程中十分重要也是很關(guān)鍵的一項知識資源和寶貴的財富。將信息化技術(shù)應(yīng)用并滲透到檔案管理的工作中，能夠為檔案管理工作的開展提供新的平臺和技術(shù)，為相關(guān)工作的順利進行提供良好的支持，幫助企業(yè)更好地制定出對國有企業(yè)發(fā)展有利的決策。因此，結(jié)合企業(yè)管理實際，來分析及探索國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略意義，尤其面對當前新冠疫情防控的重要時期，數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)揮著重要作用。

一、國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中存在的實際問題

現(xiàn)如今在計算機技術(shù)體系不斷完善的前提下，國有企業(yè)的信息化建設(shè)工作正在全面開展，整體模式正在不斷完善，信息化工作幾乎普及和滲透到了企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)，包括國有企業(yè)的辦公管理、財務(wù)管理、采購管理等多個方面，檔案管理的信息化建設(shè)水平正在不斷提高，并且為國有企業(yè)的長遠發(fā)展做出了一定的貢獻。但是現(xiàn)實中國有企業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)情況和國際方面相比較，仍然體現(xiàn)出一定的落后性，缺乏真實有效的建設(shè)體系就是其中之一。

1.國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的難度比較大

現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中，以數(shù)字化形式開展的檔案管理工作，本身就是一種高新技術(shù)產(chǎn)物。在這個過程中，需要基于高新技術(shù)體系以及專業(yè)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子設(shè)備作為支撐，國有企業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)用到的技術(shù)本身比較豐富，因此也會存在很多技術(shù)方面的問題，包括一些數(shù)字化的產(chǎn)品，在使用的過程中兼容性能并不是很良好，將其進行使用之后可能會被淘汰，因此導(dǎo)致數(shù)字信息在一些新的硬件設(shè)備和軟件中難以得到顯示[1]。這種問題對于檔案管理工作的順利開展造成的影響極大，使國有企業(yè)在實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理以及建設(shè)的過程中遇到了多樣化的困難，直接影響到了國有企業(yè)發(fā)展的進程。

2.國有企業(yè)檔案管理軟硬件設(shè)施更新的速度比較慢

很多國有企業(yè)在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)過程中取得了優(yōu)異的成績，發(fā)展和建設(shè)的腳步比較快。但是整體上來看，國有企業(yè)檔案管理過程中使用的一些專用的設(shè)備和設(shè)施，更新的速度比較緩慢，使用的設(shè)備相對來說比較陳舊。在應(yīng)用的過程中，僅僅能夠滿足國有企業(yè)的日常檔案管理需求，而無法真正滿足數(shù)字化發(fā)展的客觀要求。比如說，針對國有企業(yè)開展數(shù)字化檔案管理建設(shè)時，需要配備各種型號、功能豐富的掃描儀以及電子資料備份設(shè)備等，而這些設(shè)備本身具有的落后性，可能無法滿足新時代國有企業(yè)發(fā)展的實際需求，在這些方面缺乏投資，導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)的目標始終難以實現(xiàn)[2]。

3.國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中存在的業(yè)務(wù)問題

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中采取的一般是紙質(zhì)管理的模式，在管理和應(yīng)用環(huán)節(jié)，必然會存在一些業(yè)務(wù)問題。如果無法得到有效的處理，就會使國有企業(yè)的數(shù)字化檔案建設(shè)工作難以順利開展。比如說，在針對原始的紙質(zhì)檔案進行鑒定時，可能會存在標準不明確以及人為操作方面的問題，使鑒定得出的檔案數(shù)據(jù)資料的內(nèi)容不是十分完整，體現(xiàn)在有一部分國有企業(yè)針對原始檔案進行掃描的過程中，僅僅掃描了正本，而忽視了草稿，直接影響到后續(xù)檔案使用的真實性以及準確性[3]。

二、國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略分析

1.培養(yǎng)具有信息素養(yǎng)的檔案管理人才

為了更好地開展檔案管理工作，面對當前國有企業(yè)中復(fù)合型人才缺乏的問題，需要在加快人才培養(yǎng)步伐的同時，引進一些新的技術(shù)。實際上，國有企業(yè)中普遍存在人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理、人員的計算機操作水平不高和習慣于使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案開展管理工作等問題。因此，國企應(yīng)當培養(yǎng)一批綜合素質(zhì)更強，同時了解檔案管理業(yè)務(wù)，掌握自動化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等多個方面的信息管理技術(shù)綜合人才，并參與到檔案管理的過程中發(fā)揮相對應(yīng)的效果和作用[4]。相應(yīng)而言，陜西延長石油集團重視對檔案管理工作人員的教育以及培訓(xùn)，定期對企業(yè)開展相對應(yīng)的教育，使人員的綜合素質(zhì)水平得到進一步的培養(yǎng)。另外，結(jié)合實際情況采取公開招聘制度，吸引更多更優(yōu)秀的檔案管理人才，從事到檔案管理的工作中，使陜西延長石油集團的數(shù)字化檔案建設(shè)人才隊伍得到進一步的完善和充實。而在新的技術(shù)方面，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的制度體系進行合理的引入，使原本的檔案管理模式得到改善，突破傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的限制性因素，確保國企數(shù)字化檔案管理工作更加順利地進行。

2.把握企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的方向

國有企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型主要是一種使用數(shù)字化技術(shù)來對檔案工作進行變革管理，實現(xiàn)檔案的資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)的流程數(shù)字化以及管理的模式。數(shù)字化轉(zhuǎn)型并不僅僅是使用現(xiàn)代化的數(shù)字化技術(shù)來使檔案管理的效率得到提高，更為重要的是，通過這種現(xiàn)代先進的數(shù)字化技術(shù)，對檔案業(yè)務(wù)體系進行重構(gòu)，對流程進行合理性的構(gòu)建和劃分，讓檔案業(yè)務(wù)的管理工作在轉(zhuǎn)型升級的過程中，創(chuàng)造出更多的價值[5]。首先，需要實現(xiàn)管理對象從紙質(zhì)化檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，為產(chǎn)生的各種電子信息數(shù)據(jù)的記錄以及分析創(chuàng)造良好的條件。其次，信息化檔案管理方式，從手工管理模式向系統(tǒng)管理體系的轉(zhuǎn)變。讓國有企業(yè)中檔案管理從傳統(tǒng)的分段式管理以及手工管理的模式，轉(zhuǎn)變?yōu)榧苫芾砟Ｊ揭约白詣庸芾眢w系，讓各種系統(tǒng)實現(xiàn)自動歸檔以及搜集和整理業(yè)務(wù)的目標。另外，是管理模式從傳統(tǒng)的行政管理實現(xiàn)協(xié)同管理?；跀?shù)字化技術(shù)使檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)、跟蹤檢驗流程以及考核評價體系得到了進一步的完善和規(guī)劃，形成了國企總部、所屬企事業(yè)單位共同治理的一種新局面。在此基礎(chǔ)上，在這個過程中，延長石油集團的檔案館長以及副館長等人，向省檔案館匯報了檔案部門的實際情況，包括檔案目標管理認證、地質(zhì)資料的匯交以及檔案編制等多個方面的內(nèi)容，獲得了上級領(lǐng)導(dǎo)部門的認同和鼓勵，延長石油集團的檔案管理在未來的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和人員的培訓(xùn)方面更加重視加強相關(guān)的工作，并和省檔案館之間及時協(xié)調(diào)，促進國企檔案管理效果進一步提升。

3.進一步完善國企的檔案管理數(shù)字化制度體系

市場經(jīng)濟的發(fā)展過程中，我國的法律制度正在逐步完善，國企也同樣需要依靠法律制度體系來開展相關(guān)的工作，使國企內(nèi)部的檔案管理制度得到規(guī)范。在這個過程中，必須要結(jié)合實際情況來開展檔案的數(shù)字化建設(shè)以及管理工作，將其落實在各個企業(yè)以及部門的發(fā)展過程中，使檔案的管理效果進一步提高，并規(guī)范檔案管理工作的整個流程，建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作體系，努力提高數(shù)字化檔案建設(shè)工作的質(zhì)量效果。在這個環(huán)節(jié)，可以滲透多元化的內(nèi)容，包括電子文件歸檔的規(guī)范以及電子檔案管理的技術(shù)標準和信息安全建設(shè)流程等多個方面[6]。

4.要進一步完善國企檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型保障體系

國企檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，需要對整體的戰(zhàn)略框架體系以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行完善，使各個方面都能夠獲得眾多要素的支撐和保障[7]。首先，要將檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型歸結(jié)到企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的整個模式中，使其和企業(yè)的發(fā)展同步運行，并且為相關(guān)工作的開展提供必要的人才保障和資金支持，還要結(jié)合實際情況來制定出相對更加完善的國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型專項規(guī)劃，有步驟、有安排地執(zhí)行相應(yīng)的工作。其次，重視組織保障體系的構(gòu)建，包括業(yè)務(wù)部門、信息部門以及檔案管理部門的整體性協(xié)同體系，使其得以完善，讓國企檔案部門在整體的數(shù)據(jù)管理過程中職責明確、定位清晰，可以對不同部門進行科學的責任安排以及分配，并促進國企檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型[8]。

總而言之，當前社會的不斷發(fā)展過程中，對國企的檔案管理工作必須加以重視。數(shù)字化的轉(zhuǎn)型以及發(fā)展必須要通過提高人才隊伍的綜合水平以及完善制度體系等多個方面來實現(xiàn)，使檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及建設(shè)的效果更加理想，達到相關(guān)方面的要求和目標，提高國企檔案管理的效率和質(zhì)量，為國有企業(yè)的加速發(fā)展提供有效的服務(wù)與大力支撐。