唐艷麗

（佳木斯市精神疾病防治院，黑龍江 佳木斯 154000）

引言：基層檔案管理工作就是要及時(shí)對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存及整理，在整理過(guò)程中保障信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，以便為基層企業(yè)發(fā)展提供信息依據(jù)，促進(jìn)基層企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，在新形勢(shì)背景下，管理觀念在不斷更新，管理技術(shù)在不斷改革，管理模式也要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，才能更好地滿足時(shí)代發(fā)展需求，發(fā)揮出基層檔案管理作用與價(jià)值。

一、加強(qiáng)宣傳，重視管理

首先要重視管理，檔案記錄著各項(xiàng)業(yè)務(wù)過(guò)程，記載著發(fā)展歷史，因此，對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行有效管理也是對(duì)檔案形成的一種控制，檔案管理質(zhì)量在一定程度上反映出業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀。歸檔不但是一個(gè)企業(yè)的基本要求，也是每個(gè)工作人員應(yīng)盡的義務(wù)，檔案管理工作需要全體人員配合，做好檔案管理工作對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，促進(jìn)國(guó)家發(fā)展有著重要作用，可以為其業(yè)務(wù)指導(dǎo)提供一定參考，通過(guò)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使業(yè)務(wù)工作更加有序，如果不重視檔案管理工作就會(huì)嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)管理效率。其次，要意識(shí)到歸檔管理的重要意義與價(jià)值，保證信息完整性是歸檔管理基本要求，不完整的信息會(huì)影響檔案的利用率，會(huì)使企業(yè)歷史出現(xiàn)記憶缺損，在進(jìn)行輪崗換崗時(shí)不利于新崗人員熟悉崗位工作與要求，難以保證各項(xiàng)工作的連續(xù)性。保證歸檔時(shí)效性也是進(jìn)行檔案管理的重要要求，歸檔不及時(shí)不但影響歸檔工作進(jìn)度，也會(huì)影響檔案完整性，在一定程度上削弱了檔案歷史價(jià)值，因此，需要檔案管理人員重視歸檔的及時(shí)性，使檔案可以現(xiàn)時(shí)利用。而規(guī)范性作為保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)也要引起重視，如果檔案信息不準(zhǔn)確，就會(huì)影響檔案的利用價(jià)值，為檔案利用者帶來(lái)較大困難，失去檔案本質(zhì)作用。最后要加強(qiáng)宣傳，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要建立高素質(zhì)、強(qiáng)技能管理隊(duì)伍，加大對(duì)檔案管理的資金投入力度，加強(qiáng)基層檔案管理重要性宣傳，促進(jìn)基層檔案管理工作發(fā)展[1]。

二、構(gòu)建信息化平臺(tái)，實(shí)施電子檔案管理

一方面要建立信息化平臺(tái)，基層檔案管理工作發(fā)展，要適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境，要與時(shí)俱進(jìn)，在新時(shí)代背景下，信息技術(shù)迅速發(fā)展，先進(jìn)的技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中，基層單位也要充分利用信息手段進(jìn)行檔案管理，使管理更加高效，這也是建立信息化平臺(tái)的發(fā)展目標(biāo)。在構(gòu)建信息化平臺(tái)過(guò)程中要規(guī)范信息化背景下的檔案管理工作流程，將檔案管理與信息化相結(jié)合，根據(jù)管理流程選擇相關(guān)系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科技化，并要重視內(nèi)部控制，要有目的的建設(shè)文件信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。另一方面要實(shí)施電子檔案管理，電子檔案的應(yīng)用是基層檔案管理創(chuàng)新化發(fā)展的一個(gè)重要途徑，傳統(tǒng)的管理方法耗時(shí)耗力，檔案的完整性與及時(shí)性在較大程度上受到人為因素影響，而電子檔案管理通過(guò)數(shù)字化處理，使管理更加便捷、準(zhǔn)確。檔案作為歷史紀(jì)錄體現(xiàn)，具有憑證性，數(shù)字化管理有效保護(hù)了原始檔案數(shù)據(jù)，是信息時(shí)代檔案管理的必然選擇，但其也存在一定風(fēng)險(xiǎn)性，病毒的入侵影響著電子檔案的安全，并且文件的儲(chǔ)存依賴于硬件設(shè)備，容易出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，因此，在基層檔案管理過(guò)程中，要采取針對(duì)性解決措施。例如：可以利用編解碼將電子文件存儲(chǔ)于硬盤(pán)中，提高電子檔案的安全性[2]。

三、創(chuàng)新服務(wù)方式

檔案服務(wù)作為檔案管理工作的中心，創(chuàng)新檔案服務(wù)要從以下兩個(gè)方面入手：一是創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容與范圍，目前基層檔案管理多是以收集與儲(chǔ)存為主，對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用不多，檔案利用率較低，很多信息內(nèi)容在歸檔后就處于休眠狀態(tài)中，這樣非常不利于檔案管理的發(fā)展和價(jià)值生成。因此，基層領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理每一個(gè)環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)檔案服務(wù)功能基礎(chǔ)上拓展其他職能，例如：利用局域網(wǎng)對(duì)檔案信息進(jìn)行利用與檢索，利用其他網(wǎng)絡(luò)終端實(shí)現(xiàn)檔案在線服務(wù)功能。或者根據(jù)大數(shù)據(jù)環(huán)境和現(xiàn)有技術(shù)條件將數(shù)字檔案統(tǒng)一存儲(chǔ)于云端，有效利用虛擬技術(shù)分配儲(chǔ)存空間，進(jìn)行云服務(wù)，這樣不但能夠提升檔案管理速率，也能在一定程度上減小軟硬件兒設(shè)施投入。也可以通過(guò)將不同地區(qū)檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案信息進(jìn)行整合、分享實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化管理，促進(jìn)全方位檔案管理發(fā)展。二是創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，高新技術(shù)的應(yīng)用使得檔案保管條件得到了改善，檔案服務(wù)也要相應(yīng)提高，想要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式，就要不斷發(fā)現(xiàn)檔案新需求，在工作中增強(qiáng)檔案服務(wù)主動(dòng)性，提高服務(wù)針對(duì)性，消除檔案利用障礙，并結(jié)合利用者的需求實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)創(chuàng)新[3]。

結(jié)論

總而言之，檔案管理無(wú)論是對(duì)企業(yè)發(fā)展還是對(duì)國(guó)家發(fā)展都有著重要作用，中國(guó)已經(jīng)走入了新時(shí)代，基層檔案管理工作也要適應(yīng)新時(shí)代要求，走向現(xiàn)代化，因此，要加強(qiáng)宣傳，重視管理，構(gòu)建信息化平臺(tái)，實(shí)施電子檔案管理，創(chuàng)新服務(wù)方式，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，提高基層檔案管理水平，使檔案管理更加科學(xué)化。