姜云鵬

（東豐縣公務(wù)用車管理服務(wù)中心，吉林 遼源 136300）

對于行政事業(yè)單位管理工作來說，人事檔案管理工作一直都是行政機(jī)關(guān)中十分重要的一個(gè)工作內(nèi)容。但當(dāng)今社會，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及社會管理水平的不斷進(jìn)步，導(dǎo)致了行政事業(yè)單位內(nèi)檔案保管工作內(nèi)容越來越復(fù)雜，管理的相關(guān)事務(wù)也日益增多，對管理者也提出了更高的要求。如果當(dāng)前的行政事業(yè)單位的檔案管理工作繼續(xù)墨守成規(guī)，沿用傳統(tǒng)的管理模式和手段，長此以往無法適應(yīng)社會發(fā)展的新要求，也會影響事業(yè)單位的整體工作效果，最終被社會所淘汰。所以，檔案管理工作的改革勢在必行，行政單位必須總結(jié)利用最新的科學(xué)管理方法和技術(shù)，在行政事業(yè)單位內(nèi)部開展檔案管理工作的改革活動，逐步提高管理人員的工作能力，促進(jìn)行政事業(yè)單位管理人員觀念的轉(zhuǎn)變，以促使行政事業(yè)單位工作效率與管理水平緊跟新時(shí)代的發(fā)展要求，以適應(yīng)我國市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要。

一、加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是行政事業(yè)單位當(dāng)中最基本的工作環(huán)節(jié)，它既可以匯總和梳理各級機(jī)關(guān)和單位的基本信息，以體現(xiàn)我國的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展情況和發(fā)展水平，同時(shí)也為日后政府信息系統(tǒng)調(diào)用和個(gè)人信息處理提供了有效保證。隨著信息化社會的日益發(fā)展，提升檔案管理工作質(zhì)量也已變成了一個(gè)十分關(guān)鍵的工作內(nèi)容，也同時(shí)受到了社會各界的普遍重視。其重要性反映在如下多個(gè)方面：

首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化是信息化社會發(fā)展的必然需求，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的日益發(fā)展，整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會所產(chǎn)生的信息量也愈來愈大，而人類的生存方式和工作方法也出現(xiàn)了巨大的變革，有太多的歷史信息要被人們記憶和整理，而傳統(tǒng)的檔案保管工作方法已慢慢被時(shí)間所淘汰，已經(jīng)不可以滿足高速發(fā)展的社會經(jīng)濟(jì)節(jié)奏，所以必須要做到檔案保管的系統(tǒng)化，網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化，要適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，不斷提高檔案保管技術(shù)水平。

其次，提高單位檔案管理質(zhì)量是行政事業(yè)單位工作順利開展的有效保證，單位檔案管理工作是一個(gè)事業(yè)單位正常發(fā)展的主要?dú)v史載體，包含著此單位在過去時(shí)期內(nèi)的發(fā)展歷史，是單位管理層對實(shí)際工作情況的有效記載，通過查詢單位檔案，人們既可以了解到單位的基本狀況和運(yùn)營管理情況，也能夠根據(jù)單位實(shí)際狀況合理地調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，同時(shí)，人們還能夠在檔案中發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，以便逐步實(shí)現(xiàn)這些人員的社會價(jià)值，進(jìn)而提高了人員選拔效益。

二、行政事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）重視程度不足

當(dāng)前不少行政事業(yè)單位都輕視了對人事檔案科學(xué)管理的重要意義，對人力資源管理規(guī)范化的價(jià)值評估標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生了誤解，對規(guī)范化檔案管理重要性也缺乏了全面而客觀的認(rèn)識。認(rèn)為對檔案的管理記錄并無法幫助提高經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)需要對檔案的保管工作注入必要的經(jīng)營資本，這對行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)上的投資使用是一種浪費(fèi)，也增加了行政事業(yè)單位的經(jīng)營成本。在此情況下，人事檔案管理工作從人力、物資、財(cái)務(wù)上都得不到有力保障，行政事業(yè)單位在具體工作過程中也沒有嚴(yán)格貫徹落實(shí)國家關(guān)于人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定和制度，無法發(fā)揮檔案管理在人事調(diào)動、人才選拔等方面的優(yōu)勢。

（二）管理制度不完善

人事檔案管理作為行政事業(yè)單位的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，管理制度是提高其開展服務(wù)質(zhì)量工作的重要基礎(chǔ)，也是提高行政事業(yè)單位對人事檔案管理工作重視程度的重要保證。檔案管理的實(shí)際工作流程中，它所依賴的工作機(jī)制仍然沒有完善，對于工作中的很多細(xì)節(jié)也沒有一套完整的規(guī)章制度。相關(guān)制度的不完善導(dǎo)致檔案管理人員在工作過程中沒有可以參考的指導(dǎo)文件，遇到問題時(shí)只能憑借自身的工作經(jīng)驗(yàn)和行為習(xí)慣來進(jìn)行處理，這樣極易造成管理工作的失誤。同時(shí)，在行政事業(yè)單位的日常工作中也沒有完全遵守和執(zhí)行檔案管理制度，大部分時(shí)間這些制度形同虛設(shè)，繼而影響到整個(gè)檔案管理工作的整體質(zhì)量。

（三）硬件設(shè)施欠缺

人事檔案管理工作流程中，重點(diǎn)工作內(nèi)容之一就是對有關(guān)人員的個(gè)人信息檔案進(jìn)行保管，做這一工作不僅需要專門的技術(shù)人員，同時(shí)還必須具備相應(yīng)硬件設(shè)備。部分政府事業(yè)單位并不能及時(shí)為人事檔案管理配置相關(guān)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)施，在互聯(lián)網(wǎng)等信息化管理建設(shè)理論與方法上也出現(xiàn)了不少問題，在管理中缺乏系統(tǒng)化與整體性，致使信息資源存儲過程缺乏規(guī)律性，在一定程度上影響了檔案管理效果。例如設(shè)備配備不到位，設(shè)備系統(tǒng)軟件更新不及時(shí)等情況都會降低檔案管理工作的有效性。

（四）工作方式和管理監(jiān)督不到位

行政事業(yè)單位所需要處理的工作內(nèi)容往往是非常復(fù)雜的，在工作過程中管理人員需要充分考慮不同因素對檔案管理效果的影響。檔案資料具有種類多樣，繁瑣重復(fù)的特點(diǎn),在歸納處理過程中要嚴(yán)格地對歸檔類別進(jìn)行劃分區(qū)別，以避免各種資料間的交叉混淆，并對歸檔內(nèi)容進(jìn)行不斷的核對，以保證歸檔內(nèi)容和政府登記內(nèi)容的保持一致。由于當(dāng)前的檔案管理工作方法比較落后，極易導(dǎo)致資料歪曲、遺忘和損失。

另外，領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理人員的工作監(jiān)管不到位，對于工作中出現(xiàn)的問題也不夠重視，導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性不高，工作中相對被動和機(jī)械。而由于缺少監(jiān)督和有效的約束機(jī)制，工作中一旦發(fā)生了失誤往往會造成工作人員之間互相推諉的情況，極大影響了檔案管理工作的質(zhì)量。此外，由于不同的檔案資料其重要性也有所不同，其被調(diào)取的次數(shù)和利用率就不同。在對檔案的調(diào)取過程中，行政管理部門也缺少對該環(huán)節(jié)的記錄監(jiān)督管理工作，因此造成了資料在借閱流程中的遺漏與缺失。所以，事業(yè)單位一定要注意檔案管理工作的質(zhì)量，并創(chuàng)新管理工作方式，以進(jìn)一步提高管理效率，推動現(xiàn)代化檔案管理工作的全面發(fā)展。

（五）缺少專業(yè)的管理人才

檔案管理要求工作人員具有極強(qiáng)的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠應(yīng)對檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的復(fù)雜情況。但目前，行政事業(yè)單位從事檔案管理的工作人員中，許多檔案管理人員并不具備這樣的專業(yè)知識水平和職業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，檔案管理工作者又常常是由其他部門的工作人員來兼任，從根本上對檔案管理工作也就無法傾注所有的時(shí)間和精力去進(jìn)行了。行政事業(yè)單位無法科學(xué)性、規(guī)范化的貫徹檔案管理意識和方式，對引入的信息化管理手段也未能予以足夠的關(guān)注，從而導(dǎo)致了檔案管理工作無法有序、合理地進(jìn)行。

三、人事檔案管理的創(chuàng)新思路與實(shí)踐路徑

（一）建立健全管理和監(jiān)督制度

對所有管理工作而言，都需要一定的規(guī)章制度做保證，而人事檔案管理工作亦不例外。唯有根據(jù)實(shí)際的檔案管理工作內(nèi)容，構(gòu)建科學(xué)的人員檔案管理制度與監(jiān)督制度，才可以有效促進(jìn)人員檔案管理工作的常態(tài)化。在人事檔案管理工作中，必須革新管理理念、管理方式和管理工作過程，進(jìn)一步健全和完善相關(guān)的規(guī)章制度系統(tǒng)，從宏觀層面角度上思考重大問題，全面掌控全局，為各項(xiàng)管理工作的正常進(jìn)行提供清晰可信的保證，使人事檔案保存與管理工作越來越清晰化和規(guī)范化。

另外，還要加強(qiáng)監(jiān)督和績效評估制度的建立。必須要對檔案管理中的資料查閱工作，對文書整理工作和歸檔保管等工作實(shí)施嚴(yán)密的監(jiān)管。行政事業(yè)單位要把檔案管理工作納入年終工作考評之中，并對檔案管理工作的結(jié)果制定合理的懲罰辦法。通過機(jī)制的完善與監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作健康有序地進(jìn)行，進(jìn)一步提高管理服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

（二）構(gòu)建信息化管理模式

信息時(shí)代的主要特點(diǎn)之一便是強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理，因此實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的不斷創(chuàng)新和變革就需要進(jìn)一步完善數(shù)字化管理，以促進(jìn)政府人事檔案工作的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，運(yùn)用信息技術(shù)同時(shí)建設(shè)紙質(zhì)檔案與電子文檔的管理系統(tǒng)，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用下，同時(shí)建設(shè)數(shù)字文檔系統(tǒng)，把紙質(zhì)文檔中的關(guān)鍵信息掃描并記錄在數(shù)據(jù)庫中，并設(shè)置安全登錄系統(tǒng)，對關(guān)鍵電子文檔信息限制瀏覽并進(jìn)行資格訪問設(shè)置。同時(shí)，還要搞好軟件開發(fā)與升級，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修補(bǔ)漏洞問題，加強(qiáng)對于網(wǎng)絡(luò)硬件的保護(hù)措施等工作。通過采用新技術(shù)，不但可以提高工作效率，準(zhǔn)確、快速地加載人事信息，而且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的永久保存，方便后期的文件調(diào)用工作。

（三）加強(qiáng)管理人員專業(yè)技能培養(yǎng)

高水平的人才隊(duì)伍可以有效提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的品質(zhì)與效率。所以，行政事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作人員必須在管理工作實(shí)踐中不斷加強(qiáng)專業(yè)知識訓(xùn)練，以改變傳統(tǒng)的檔案保管理念和方式，進(jìn)行理論聯(lián)系實(shí)際，以提高專業(yè)知識。同時(shí)行政單位要增加對檔案管理技術(shù)人員培訓(xùn)的時(shí)間和資金投入，聘請專門的信息化管理工作專家進(jìn)行授課和講座，并引入先進(jìn)的信息技術(shù)和儀器設(shè)備，以改進(jìn)單位內(nèi)部的硬件系統(tǒng)和軟件設(shè)備，為工作實(shí)施提供有效保證。在培訓(xùn)過程中，檔案管理人員要端正態(tài)度，充分認(rèn)識到計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的重要作用，并努力學(xué)習(xí)掌握信息化管理技術(shù)，掌握其實(shí)際運(yùn)用的能力。并在實(shí)際管理工作中不斷實(shí)踐，及時(shí)處理在管理工作中遇到的新問題，并加強(qiáng)與科技人員的交流和互動，推進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提升管理工作的效率和質(zhì)量。

（四）優(yōu)化檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用率

就很多地區(qū)政府事業(yè)單位的檔案管理工作情況來說，服務(wù)手段仍然比較單純和落后，在經(jīng)過工作人員歸檔整理和保管以后，被調(diào)用的頻率還是相當(dāng)?shù)?，并不能產(chǎn)生一定的利用價(jià)值。所以，必須要進(jìn)一步健全和完善行政人員檔案管理的服務(wù)平臺，通過運(yùn)用信息化技術(shù)手段，搭建人員云端環(huán)境共享服務(wù)器，同時(shí)賦予人員個(gè)人檔案管理和檢索的賬號，并根據(jù)人員等級實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)取和審查的級別分解，以進(jìn)一步提升行政事業(yè)單位人員財(cái)務(wù)管理文檔的使用率，以便真正地讓其實(shí)現(xiàn)利用價(jià)值。同時(shí)行政事業(yè)單位人員財(cái)務(wù)管理要不斷完善歸檔信息服務(wù)體系，在需求人員無法調(diào)取到所需要的文檔時(shí)，還需要由管理人員及時(shí)加以說明和應(yīng)答，以便使業(yè)務(wù)體系更為完善，從而全面提高單位檔案的管理水平。最后，單位主管也要加強(qiáng)對單位檔案管理工作的關(guān)注程度，全面提升單位相應(yīng)的資金分配和資源配置管理，以便使單位檔案管理工作更為順利地進(jìn)行。

四、結(jié)論

行政事業(yè)單位的檔案管理工作由于制度不夠健全，信息化程度不高，以及管理方式落后等，這些因素都導(dǎo)致了檔案管理工作存在許多漏洞，無法滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需求。面對這種情況，行政事業(yè)單位必須要進(jìn)行工作方式的變革創(chuàng)新，加強(qiáng)對管理人員的技能培養(yǎng)，進(jìn)一步建立健全單位內(nèi)部檔案管理體系，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)定進(jìn)步和發(fā)展。