李基富

（五蓮縣潮河鎮(zhèn)便民服務(wù)中心，山東 日照 262306）

隨著云共享技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)成為各行各業(yè)未來可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。在事業(yè)單位檔案管理工作開展中，存在檔案信息資源數(shù)量大、檔案信息類型多等多種特點，在檔案管理工作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以讓管理效率、管理質(zhì)量得到有效提升，對于檔案管理模式創(chuàng)新具有重要意義。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位與普通事業(yè)單位的檔案管理工作相比，具有一定的獨特性，這是它隸屬于國家的性質(zhì)而決定的。人事調(diào)動、工作紀要記錄以及發(fā)展歷程等內(nèi)容則是其工作的重點，這些資料都是事業(yè)單位歷史變革的見證，有著重大的意義。現(xiàn)代社會科技的快速發(fā)展，使得辦公走向自動化、無紙化的道路，檔案的生成方式也從傳統(tǒng)的方式走向了信息化的道路，讀取的方式從人工走向了機讀。在未來檔案管理當中，檔案工作人員會面臨各種各樣的檔案文件，對于信息檢索者來說，無論是進行信息決策還是開展有關(guān)的項目服務(wù)，這些都是可以參考的重要內(nèi)容。所以，積極創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的方式方法，深入數(shù)字化、信息化的應(yīng)用手段，推進檔案信息化管理工作，更有助于實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化、效率的提升，對于實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展大有裨益。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）建立和完善檔案信息化管理制度

其一，事業(yè)單位應(yīng)當建立檔案信息管理制度，明確劃分各級人員的檔案管理職責，通過制度化方式不斷強化檔案管理責任。同時，在檔案信息化管理工作中，制定科學(xué)合理的考核制度和激勵制度，這樣能夠有效約束和規(guī)范信息化工作的開展，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性，不斷提升信息化水平。其二，事業(yè)單位還應(yīng)當將檔案信息化制度落實到各個部門，提升制度落實與執(zhí)行的監(jiān)管力度，以此確保管理職責的落實效果，通過制度方式提升檔案信息管理的信息化水平。為了提升事業(yè)單位的信息化水平，在優(yōu)化升級過程中，立足于國家標準和行業(yè)規(guī)范，不斷優(yōu)化檔案信息化規(guī)劃與指導(dǎo)，確定合理有效的管理政策和管理體系。

（二）強化人員培訓(xùn)

強化人員培訓(xùn)是提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作人員素質(zhì)水平的重要方法，是讓信息化人才短板得以彌補的重要舉措。在具體工作開展中，應(yīng)對培訓(xùn)力度予以增大，一方面應(yīng)保證培訓(xùn)人員全面，確保檔案部門工作人員可以全部到位；另一方面應(yīng)保證培訓(xùn)方式多元性，對講座培訓(xùn)方式、互聯(lián)網(wǎng)培訓(xùn)方式、模擬實踐培訓(xùn)方式予以綜合采用，保證培訓(xùn)工作開展效果。

（三）建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)

事業(yè)單位應(yīng)當促進紙質(zhì)版檔案數(shù)字化改造，采用統(tǒng)計學(xué)方法進行分類整理。事業(yè)單位開發(fā)滿足自身發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng)，采用先進技術(shù)手段，使信息管理系統(tǒng)可以融入事業(yè)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，有效管理和控制檔案收集工作，以此提升檔案數(shù)據(jù)收集的及時性與完整性。全面應(yīng)用云計算技術(shù)，分類處理檔案數(shù)據(jù)。在檔案管理過程中，采用動態(tài)管理和橫縱分析法。沿著時間軸線，對檔案數(shù)據(jù)進行縱向?qū)Ρ?，?lián)合其他部門進行比對，整理和歸納數(shù)據(jù)信息，全面提升檔案數(shù)據(jù)的準確性。在建設(shè)信息管理系統(tǒng)時，應(yīng)當注意以下幾點：第一，在錄入檔案信息時，應(yīng)當確保信息的詳盡性和完整性。第二，派遣專業(yè)的檔案管理人員實時更新數(shù)據(jù)，檢修和維護檔案信息管理系統(tǒng)，全面確保數(shù)據(jù)信息的真實性。第三，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，快速刪除和整理數(shù)據(jù)信息，以此確保信息數(shù)據(jù)的實效性。

（四）加強檔案資料的日常更新管理工作

由于檔案資料的類別繁多，檔案管理人員不僅要在資料信息收集和登記時做好分類排序工作，還需與各部門和人員積極溝通，定期對事業(yè)單位人員檔案信息是否發(fā)生變化、工作資料是否進行過修改等情況進行核實查證，對原有信息進行及時更新和完善，確保檔案資料信息的準確性和可靠性。

（五）重視信息網(wǎng)絡(luò)安全管理工作

事業(yè)單位管理層要加強檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，制定嚴格的檔案安全管理制度和安全監(jiān)督機制，定期進行檔案信息安全管理檢查，對檔案信息的使用權(quán)限進行嚴格管理明確，各類檔案信息的保密級別，通過開展宣傳講座或培訓(xùn)等形式提升各部門工作人員的安全防范意識。伴隨信息技術(shù)的進步，黑客的竊密技術(shù)以及病毒的隱蔽技術(shù)也在快速發(fā)展，即使事業(yè)單位信息網(wǎng)絡(luò)已設(shè)置防火墻以及數(shù)據(jù)監(jiān)測技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，仍需實時監(jiān)測檔案信息使用情況，定期升級和更新網(wǎng)絡(luò)安全保護技術(shù)，在保障上級部門和事業(yè)單位管理部門對檔案信息利用需求的同時，高度警惕網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒入侵導(dǎo)致檔案信息丟失或泄密的隱患。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作走向信息化的道路，不僅僅是由于信息技術(shù)的進步，也是社會效率提升的必然選擇。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)上要做好與社會共同進步的準備。在這個過程中，需要優(yōu)化自身的信息管理水平，與單位的運行情況相結(jié)合，探索真正適合自身發(fā)展的科學(xué)道路。了解最新的網(wǎng)絡(luò)信息、計算機技術(shù)以及應(yīng)用軟件，為今后檔案工作的有效展開奠定基礎(chǔ)。