馬震安

1.改造工作表結構

新建工作表Sheet2，將原表中的“性別”字段拆分成“男”、“女”兩個字段，“學歷”字段拆分成“小學”、“初中”、“高中”等字段。然后，新建的工作表需要與原工作表進行數據關聯(lián)，在第二行的“男”字段處輸入公式“=IF（VLOOKUP（$B2，Sheet1！$B$2：$F$7，2，FALSE）=$C$1，"R"，"F"）”，“女”、“小學”、“初中”及其他級別的字段處也輸入類似的公式，不同之處在于將“$C$1”中的C改為該字段所處的列字母，如“小學”為“$G$1”，向下填充到相應單元格中。這樣，郵件合并所需要的電子表就構建完成了（圖1）。

2.建立郵件合并

打開Word模板文件（即職工信息確認表），利用郵件合并的方法，將工作表中的字段插入到Word模板中的相應位置。完成合并后點擊“編輯單個信函”，在彈出的“合并到新文檔”窗口中選擇“全部”，確定后就生成了所有人的信息確認表（圖2）。

3.替換字符

將光標移到文檔的開始處，切換到“開始”選項卡，依次點擊“查找→高級查找”，在彈出窗口的“查找內容”處輸入“R”，在“替換為”處輸入“R”，點擊“更多”，將光標放在“替換為”處，點擊“格式→字體”，在彈出窗口處，“西文字體”處選擇“Wingding2”，點擊“全部替換”;同理，將字母“F”直接替換成一個方框符號即可（圖3）。這樣，就將字母“R”批量替換成帶鉤方框，將字母“F”批量替換成空白方框，從而完成所有帶鉤或不帶鉤方框的替換。