杜銳君

摘要：由于業(yè)務需要，中韓（武漢）石油化工有限公司公文管理系統(tǒng)面臨變革，總經理辦公室、企業(yè)管理部、黨群工作部等業(yè)務部門的關鍵用戶期望利用更加智能、科學化的公文管理系統(tǒng)，獲得更加便捷的體驗、提升工作水平和效率。該文將對信息中心承接的中韓石化公文系統(tǒng)升級改造實施過程進行研究，得出該項目挖潛增效的經驗，并探討進一步優(yōu)化的相關思考。

關鍵詞：公文管理應用系統(tǒng)升級改造挖潛增效

中圖分類號：TP311.52文獻標識碼：A ? 文章編號：1672-3791（2021）09（c）-0000-00

Upgrading of SINOPEC-SK（Wuhan）Petrochemical Company Limited Document System

DU Ruijun

（China Korea （Wuhan） Petrochemical Co.， Ltd. Information Center， Wuhan， Hubei Province，430000 China）

Abstract： Due to business needs， the document management system of China South Korea （Wuhan） Petrochemical Co.， Ltd. is facing changes. Key users of the general manager's office， enterprise management department， party masses work department and other business departments expect to use a more intelligent and scientific document management system to obtain a more convenient experience and improve work level and efficiency. This paper will study the implementation process of the upgrading and transformation of Sinopec document system undertaken by the information center， draw the experience of tapping the potential and increasing efficiency of the project， and discuss the relevant thinking of further optimization.

Key Words： Document management upgrading;Application system;Tapping potential and increasing efficiency

1.中韓石化公文系統(tǒng)升級改造的實施背景

1.1公文管理的發(fā)展趨勢以及其他先進企業(yè)的做法

機關處室不僅扮演者管理者和協(xié)調者的角色，為各部門服務的職能也日趨重要。使用有如下特點——數據處理能力強、安全可靠性高、解決方案與產品維護性全面、自定義與擴展性強、辦公開放兼容性高的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)，有助于機關處室辦事效率、服務水平等提高。

目前，國內外先進企業(yè)采用的公文自動化系統(tǒng)多為B/S結構，在網絡上實現(xiàn)公文流轉、審批、辦結與歸檔等動作，用戶與服務器的全部交互通過Web實現(xiàn)。整個公文自動化系統(tǒng)，通常在業(yè)務邏輯上包括系統(tǒng)、人事、文檔、考核幾個主要管理模塊。這類系統(tǒng)體現(xiàn)了企業(yè)機關處室的大部分日常職能，為文件流轉提供高速通道，有效提高工作效率，體現(xiàn)機關處室信息化辦公理念，并可對相關流程進行實時監(jiān)控、公文查詢。

1.2中韓石化公文管理的特點

原武漢石化（煉廠）和原中韓石化（乙烯廠）分別使用兩套公文系統(tǒng)進行公文的在線流轉和歸檔管理等工作，互不相通。武漢石化采用總部統(tǒng)一推廣、使用的中石化公文系統(tǒng)是從2012年開始的。對這一版本的中石化公文系統(tǒng)以下簡稱老公文系統(tǒng)。鑒于2019年公司一體化合資后信息系統(tǒng)需要整合， 公文接收報送均由武漢石化直接對接辦公廳，考慮到中韓石化的公文系統(tǒng)版本較高、功能較全，根據公司統(tǒng)一安排，決定在新合資公司改用中韓石化公文系統(tǒng)，以下簡稱新公文系統(tǒng)。

1.3新老公文系統(tǒng)對接的情況

兩套公文系統(tǒng)整合涉及組織機構和人員信息調整、流程更改等大量工作。為確保公司合資后公文系統(tǒng)平穩(wěn)過渡，成立公文項目組，承擔中韓公文系統(tǒng)（新公文）的具體部署、測試和功能改造等工作。公司安排中韓石化公文系統(tǒng)上線后，新合資公司統(tǒng)一采用新公文系統(tǒng)，老公文系統(tǒng)繼續(xù)保留3年，已供查閱原有文件。

1.4針對新系統(tǒng)的個性化開發(fā)

由于中韓石化公文系統(tǒng)是在總部統(tǒng)一推廣、使用的中石化公文系統(tǒng)架構上升級改造，個性化功能模塊多是信息中心根據公司工作實際單獨提出開發(fā)的。例如：為適應合資公司的管理要求，凡涉及到集團公司內部保密文件，在新公文系統(tǒng)中要增加閱知權限僅限于中方管理人員的分組功能。再如，在左側導航欄分列中韓石化行政發(fā)文、武漢石化黨委發(fā)文等模塊，這是與其他分公司的展示有所不同的。由于模塊更多，用戶界面上看似只有一點小變化，UI設計、數據庫維護，前后端的改造實則要經歷大改動。針對新系統(tǒng)的個性化開發(fā)離不開項目組所有人的配合、協(xié)調，工作量大、任務繁多，在合資的進展過程中，中韓石化公文系統(tǒng)也邊用邊調，最終得到了業(yè)務部門用戶的滿意，在中韓石化公文管理工作中發(fā)揮了作用。

2中韓石化公文系統(tǒng)升級改造的創(chuàng)新特色

中韓石化公文系統(tǒng)的總體設計是搭建企業(yè)內部統(tǒng)一的綜合技術框架、對已經存在的信息資源作初步整合、設計和開發(fā)相關基礎辦公管理功能提高辦公水平。

通過構建企業(yè)內員工公文辦公平臺，滿足用戶在企業(yè)內實現(xiàn)公文起草、審核和傳閱知會的要求;滿足公文無紙化、自動化管理業(yè)務功能模塊的要求;同時保證平臺穩(wěn)定可靠，保證企業(yè)管理活動的延續(xù)性和正確性[1]。

3中韓石化公文系統(tǒng)升級改造的具體做法

新公文系統(tǒng)將繼續(xù)保留老公文系統(tǒng)原有的主要功能，在此基礎上重新設計系統(tǒng)架構全面提升現(xiàn)有系統(tǒng)功能，通過小范圍調整和優(yōu)化實現(xiàn)為各級管理部門、直屬單位及領導提供高效、便捷的無紙化公文環(huán)境。但由于界面維持原有樣式，用戶并不會因為更改系統(tǒng)感受到不適應。經研究討論，新公文系統(tǒng)項目組實施方案如下。

3.1建立與總部統(tǒng)一的辦公業(yè)務管理體系、標準

結合中石化總部要求及企業(yè)自身特點，完成中韓石化公文管理系統(tǒng)建設技術規(guī)范、電子公文交換標準、相關系統(tǒng)集成標準，制定統(tǒng)一的標準來規(guī)范公文業(yè)務流程與管理，提高公文處理水平，形成公文全周期管理的一體化行政辦公管理體系[2]。

3.2建立企業(yè)統(tǒng)一的系統(tǒng)架構平臺

基于中石化統(tǒng)推公文管理系統(tǒng)為總部與企業(yè)建立綜合辦公基礎平臺，開發(fā)新公文系統(tǒng)滿足集成要求，并向綜合化、智能化方向發(fā)展。

3.3開發(fā)系統(tǒng)流程定制、系統(tǒng)管理、權限管理等功能

針對合資企業(yè)對不同信息的分類處理，設計新公文管理系統(tǒng)包含系統(tǒng)管理、人員管理、權限管理等功能，實現(xiàn)中韓石化組織機構維護、日常人員維護、崗位權限定義。在系統(tǒng)安全設計和操作方面進行加強，符合國家部委及集團公司相關保密要求，規(guī)避數據安全和穩(wěn)定運行方面的隱患[3]。

新公文系統(tǒng)對比老公文系統(tǒng)，新增加的設計內容包括：公文系統(tǒng)產品部署;根據中韓石化業(yè)務需求部署中韓石化行政、黨群發(fā)文、收文、紀要等業(yè)務模塊;系統(tǒng)logo的變更;統(tǒng)計功能、統(tǒng)計結果導出功能;領導統(tǒng)一公文處理界面功能;各業(yè)務模塊流程獨立管理;郵件、短信提醒功能;左側導航分類展示公文業(yè)務;首頁分類待辦待閱紀要督辦提醒;新增紀要督辦模塊;中韓信息門戶待辦提醒;登錄系統(tǒng)前客戶端要求;“馬上就辦”工作項;提供兩種蓋章方式等。

4中韓石化公文系統(tǒng)升級改造的效益提升

通過對中韓石化公文管理系統(tǒng)等一系列自動化辦公系統(tǒng)升級改造的自主創(chuàng)新實踐，實現(xiàn)了節(jié)約環(huán)保的無紙化辦公、多終端操作、智能化、規(guī)范化處理，為企業(yè)帶來了可觀的經濟效益、生態(tài)效益、社會效益。

由于中韓石化公文管理系統(tǒng)與中國石化VPN和移動應用平臺集成，實現(xiàn)了臺式機、筆記本、手機等終端隨時隨地均可暢聯(lián)網絡、快捷操作的效果。系統(tǒng)投用一年來，特別是在2020年疫情期間，大大減少了人與人之間的接觸，提高了大家的工作效率、也為安全辦公、有效阻斷疫情的蔓延傳播，提供了良好的辦公條件[4]。

4.1加強信息化建設，服務管理創(chuàng)新，增加經濟效益。

信息和數據就是當代企業(yè)生存和發(fā)展所需要的最有價值的財富。自動化辦公系統(tǒng)讓原來日復一日的公文辦結手續(xù)變得不再繁雜、瑣碎，統(tǒng)一的格式和流程，讓出錯率大大下降，節(jié)省領導和文書時間。在改造升級后的公文管理模式下，企業(yè)創(chuàng)新創(chuàng)效，節(jié)省各項成本費用、增加利潤收益。例如：與老公文系統(tǒng)相比，同一份公文的辦結時間在新公文系統(tǒng)中節(jié)省1/3以上?！榜R上就辦”和“督辦”功能，限定了公文在每個環(huán)節(jié)的處理時間不超過3天。

中韓石化公文管理系統(tǒng)上線投用至今，累計已產生12370余項文件記錄。僅疫情期間居家辦公，職工在線處理的各類公文就累計多達507份。

4.2推進無紙化辦公，響應環(huán)保要求，創(chuàng)建綠色工廠。

中韓石化公文管理系統(tǒng)的升級改造工作，有效鞏固“綠色工廠”建設成果——僅以14個職能部門、6個業(yè)務中心和12個生產運行部，每天在線處理的公文數量達800余件、流程3000余個的數據來分析，節(jié)省的紙張、油墨、水電費就很可觀[5]。

4.3提升公文管理水平，樹立“嚴細實”的工作作風。

4.3.1實現(xiàn)安穩(wěn)生產與產品保供，履行了社會責任

企業(yè)應用系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、長周期、經濟運行，就間接有效避免了生產損失、人員安全和環(huán)境事故。高標準、嚴要求對公文進行上傳下達，就確保產品保質保量生產銷售、穩(wěn)定供應華中地區(qū)市場，繼而輻射全國，就直接履行了企業(yè)的社會責任。

2020年疫情期間，中韓石化作為保供生產單位提供天然氣、“熔噴布”原材料等重要產品。中韓石化公文管理系統(tǒng)也為適應企業(yè)特殊時期的特殊需求進行了改造，例如設置“通信組”方便文件快速流轉;再如，因疫情封城、封國，部分在外的工作人員因疫情影響無法及時辦公，通過在系統(tǒng)內人為區(qū)分權限、更改流程，讓原本不能通過審批的文件能“特事特辦”，加快重要公文流轉。

4.3.2自主管理創(chuàng)新，破解了合資企業(yè)公文管理難題

企業(yè)完成的公文系統(tǒng)升級改造是對管理的自主創(chuàng)新實踐，提出了全新的技術架構，增加了通信組、督辦等功能模塊，重新定制適合新的合資企業(yè)的公文流程，業(yè)務明確區(qū)分中方、韓方人員權限。經過2年的不懈努力，成為了石化行業(yè)內尤其是合資公司公文管理信息化的成功范例，也為其他公司提供了借鑒[6]。

5對中韓石化未來公文管理提升的展望

由于現(xiàn)有的公文系統(tǒng)在提升后，還存在系統(tǒng)整體穩(wěn)定性降低、用戶對新功能操作不熟練的情況，有時也會因基礎設施的落后造成負荷過重、系統(tǒng)短時癱瘓的現(xiàn)象。根據上述問題，希望從技術和流程方面進行展望。

（1）功能性上，預計未來的公文系統(tǒng)功能將根據智能工廠發(fā)展、人工參與度減少而更加精簡，因此公文系統(tǒng)也會整合其他關聯(lián)系統(tǒng)、減少同類、同質化的模塊。通過信息數據共享，真正解放用戶。我們建議聯(lián)合總經理辦等業(yè)務部門定期進行使用公文系統(tǒng)的用戶回訪，通過他們的真實反饋研究如何優(yōu)化系統(tǒng)。

（2）性能上，在功能不能減少后，就要考慮基礎設施的兜底能力，例如網絡速度提升、服務器擴容來保障公文系統(tǒng)運行，以免出現(xiàn)大規(guī)模訪問“宕機”“掉線”的情況，耽誤工作進程。此外，新的編程語言、云技術的應用也將為未來公文系統(tǒng)用戶日志更新帶來新的變革，系統(tǒng)將更加及時、有效發(fā)掘用戶需求，提供更加智能化的公文管理服務。

（3）管理思想上，重視公文管理，由上而下形成科學的、不斷發(fā)展的理念，才是公文管理工作向前推進的法寶[7]。

參考文獻

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