李克芹 劉均文

92815部隊(duì) 浙江 寧波 315717

引言

隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和5G等先進(jìn)技術(shù)的來臨，人類已經(jīng)進(jìn)入到了信息時代。信息時代的到來，無論是信息的采集，還是信息的儲存，抑或者信息的共享與數(shù)據(jù)挖掘都越來越方便、快捷，但也在很大程度上改變了部隊(duì)裝備檔案管理的工作方式與工作內(nèi)容[1]。部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作，是指以數(shù)字化技術(shù)為載體，通過軟件、局域網(wǎng)等多種方式來對部隊(duì)裝備檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，有機(jī)結(jié)合了數(shù)字化技術(shù)與裝備檔案管理工作的特點(diǎn)，在很大程度上讓部隊(duì)裝備檔案管理質(zhì)量和效率得到了提升[2]，符合當(dāng)前部隊(duì)裝備檔案管理工作的需要，特別是會提高部隊(duì)機(jī)械設(shè)備資料的收集整理水平，本文就部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行思考。

1 開展部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理的意義與價值

1.1 有利于保護(hù)裝備檔案原件

裝備檔案是部隊(duì)在長時間的裝備建設(shè)過程中所累積下來的歷史記錄，真實(shí)地記錄了中國人民解放軍的裝備發(fā)展歷程。但是在時間過長、保存環(huán)境不佳等因素的影響之下，有相當(dāng)數(shù)量的裝備檔案已經(jīng)出現(xiàn)紙張老化、字跡褪色等情況，甚至有些紙張已經(jīng)出現(xiàn)干裂現(xiàn)象，難以翻閱查詢，給部隊(duì)裝備檔案信息的利用與開發(fā)帶來了很多的困難。之所以檔案可承擔(dān)體現(xiàn)歷史、記錄歷史的重任，主要原因還是在于其具備憑證性、原始性與唯一性。為了能夠有效體現(xiàn)出部隊(duì)裝備檔案的價值，必須要對部隊(duì)裝備檔案開展行之有效的保護(hù)[3]。開展部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理，必然有助于保護(hù)裝備檔案原件。

1.2 有利于發(fā)揮出部隊(duì)裝備檔案的使用價值

開展部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作之后，只要有網(wǎng)絡(luò)，就可在裝備檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行裝備檔案的信息查詢與檢索，這樣一來，就不再需要反復(fù)多次翻閱裝備檔案資料原件，對于用戶而言，快捷便利；對于檔案管理者而言，工作效率會大幅度提高，尤其是會推動部隊(duì)機(jī)械設(shè)備資料的收集整理速度。此外，數(shù)字化管理部隊(duì)裝備檔案之后，可以局域網(wǎng)為載體來開展集成化查詢服務(wù)，進(jìn)而可最大限度發(fā)揮出部隊(duì)裝備檔案的使用價值[4]。

1.3 有利于提高裝備檔案管理的準(zhǔn)確性

隨著當(dāng)前部隊(duì)裝備數(shù)量的迅猛發(fā)展，部隊(duì)裝備檔案管理工作的難度日益增大，數(shù)字化管理方式的應(yīng)用，在很大程度上增強(qiáng)了部隊(duì)裝備檔案管理的準(zhǔn)確性。數(shù)字化可讓各種裝備檔案信息在部隊(duì)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了共享，相關(guān)人員可隨時查詢各類裝備檔案數(shù)據(jù)，不再需要層層統(tǒng)計(jì)上報(bào)，在很大程度上降低了人為干擾，確保了部隊(duì)裝備檔案管理的準(zhǔn)確性。與此同時，數(shù)字化還可在很大程度上增強(qiáng)部隊(duì)裝備檔案管理的速度和效率，可讓部隊(duì)裝備檔案管理越來越簡潔化、直觀化與便捷化，能夠在裝備檔案管理系統(tǒng)中隨時隨地查詢到各類裝備檔案的變動情況、歸檔情況、借閱情況等，大幅度降低裝備檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高裝備檔案管理人員的工作效率與工作質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)部隊(duì)裝備檔案管理工作的開展。

2 開展部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理的三大基本原則

部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理，并非只是簡單地通過掃描儀等設(shè)備設(shè)施將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。由于部隊(duì)裝備檔案的特殊性，開展部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理時必須要把握住三大基本原則：

2.1 保障部隊(duì)裝備檔案信息安全原則

開展部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理的最重要原則在于保障部隊(duì)裝備檔案信息安全。由于部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)較多，過程較為漫長，需要將“信息安全”原則全程貫穿整個過程。檔案管理人員在分門別類整理好數(shù)字化的部隊(duì)裝備信息資源之后，要將其全部存儲于服務(wù)器內(nèi)。服務(wù)器要保證絕對安全；為了確?！叭f無一失”，還要做好備份[5]。與此同時，檔案管理人員在給使用者提供檔案查詢服務(wù)時，需要多次確認(rèn)其身份，做好全過程可追溯工作。此外，檔案管理人員還要定期維護(hù)部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化信息資源管理系統(tǒng)，若部隊(duì)裝備檔案的密級較高，那么還要予以加密處理等。

2.2 遵守形式保真原則

“形式保真”是指部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化信息絕對不能“失真”，要能夠體現(xiàn)出“檔案原始面貌”，即：保持其在規(guī)格特點(diǎn)、載體形式、信息內(nèi)容等多個方面的原始特征，部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化信息要與檔案原件存在著“可資為憑”的關(guān)系，以此來最大限度地滿足使用者對部隊(duì)裝備檔案進(jìn)行原件對照、全文查考、目錄檢索等要求。

2.3 把握好有序化原則

“有序化”是指部隊(duì)各級檔案管理部門需要綜合考慮其具體情況，依據(jù)其物質(zhì)條件與館藏情況來有針對性地開展裝備檔案數(shù)字化建設(shè)。從目前來看，部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化建設(shè)還尚處于起步階段，存在著人力有限、資金短缺、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)有待加強(qiáng)等困難，再加上需數(shù)字化的裝備檔案數(shù)量多、存檔年代久遠(yuǎn)等問題，這樣一來，也就導(dǎo)致部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作是一個長時間的過程，并不能短期一蹴而就。因此，檔案管理人員需要根據(jù)實(shí)際情況，合理劃分?jǐn)?shù)字化進(jìn)程的輕重緩急，優(yōu)先將那些成套完整、可利用率高、歷史價值高的裝備檔案進(jìn)行數(shù)字化。

3 強(qiáng)化部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作的具體路徑

3.1 加強(qiáng)對裝備檔案數(shù)字化管理工作重要性的認(rèn)識

裝備檔案數(shù)字化管理與部隊(duì)裝備檔案管理工作的有序、穩(wěn)定開展密切相關(guān)，務(wù)必要對其重要性予以充分認(rèn)識。要挑選責(zé)任心強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的人員來負(fù)責(zé)裝備檔案數(shù)字化管理工作，各個部門要全力配合裝備檔案數(shù)字化管理的有序開展，最大限度地提供幫助，協(xié)助裝備檔案管理人員順利完成工作。

與此同時，若要在部隊(duì)內(nèi)順利實(shí)施裝備檔案數(shù)字化管理工作，還離不開規(guī)范制度的嚴(yán)格遵守，要明確規(guī)定數(shù)字化管理方式、數(shù)字化管理內(nèi)容等，切實(shí)增強(qiáng)數(shù)字化管理的效率與質(zhì)量。

3.2 逐漸優(yōu)化裝備檔案管理系統(tǒng)

為了能夠更好地增強(qiáng)部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量與效率，需要逐漸優(yōu)化裝備檔案管理系統(tǒng)，可在裝備檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用層與數(shù)據(jù)層為用戶提供訪問服務(wù)。裝備檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫要基于“共享”、“開放”的原則來構(gòu)建起共享數(shù)據(jù)庫，能夠?yàn)橛脩粼诰€提供數(shù)據(jù)信息的查詢、瀏覽、下載等服務(wù)。與此同時，裝備檔案管理的機(jī)密性較強(qiáng)，務(wù)必要確保裝備檔案管理系統(tǒng)的安全性、可靠性，所有的用戶必須經(jīng)過實(shí)名認(rèn)證，同時得到系統(tǒng)管理員業(yè)務(wù)授權(quán)之后方可進(jìn)入，且不同層次的用戶享用不同的執(zhí)行權(quán)限，以此來最大限度地保障裝備檔案管理系統(tǒng)在信息訪問、信息傳輸、業(yè)務(wù)處理等方面的安全性。值得注意的是，部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，需要部隊(duì)各級檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)制定出切實(shí)可行的發(fā)展計(jì)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃資金投入、設(shè)備購置、人員配置等因素，嚴(yán)格遵守相應(yīng)的規(guī)章制度來做好部隊(duì)裝備的數(shù)字化管理。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人員的日常管理與激勵

3.3.1 薪酬待遇與數(shù)字化管理成效掛鉤。部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作具有管理困難、對檔案管理人員要求較高等特點(diǎn)，檔案管理人員的責(zé)任心往往是關(guān)鍵。從目前來看，部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作的好壞與運(yùn)行管理人員的薪酬待遇不直接掛鉤，這樣一來，就容易形成“干多干少一個樣”，嚴(yán)重缺乏足夠的激勵約束機(jī)制，在很大程度上影響到部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作的有序推進(jìn)。建議可將檔案管理人員的薪酬待遇與數(shù)字化管理成效直接掛鉤，必將會提高檔案管理人員的工作主動性與積極性。與此同時，部隊(duì)各級檔案管理部門還要制定出臺多種激勵措施，吸引更多的專家學(xué)者投入到部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理研究中來。部隊(duì)各級檔案管理部門應(yīng)該要緊緊圍繞著當(dāng)前和未來部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理的發(fā)展目標(biāo)，有意識地用一些具有吸引力的條件去引入一批具有較高業(yè)務(wù)素養(yǎng)的檔案管理人才，要重視人才、關(guān)心人才、愛護(hù)人才，要給人才有發(fā)揮才華的空間與余地，要信任他們，在不違反大原則的情況下，給他們發(fā)揮個人才干的場合；對于現(xiàn)有的優(yōu)秀檔案管理人員，則也要采取一系列行之有效的措施來留住人才，或人性化關(guān)懷優(yōu)秀館員，或?yàn)閮?yōu)秀檔案管理人員提供職務(wù)晉升渠道等。

3.3.2 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作的關(guān)鍵還是在于人，只有解決了人的問題，所有工作才可取得進(jìn)展。檔案管理人員綜合素質(zhì)的優(yōu)劣直接關(guān)系到部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理水平。為了能夠?qū)崿F(xiàn)部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作的貫徹落實(shí)，檔案管理人員除了要達(dá)到日常工作的要求，還需要深入了解部隊(duì)裝備管理現(xiàn)狀，部隊(duì)很有必要定期開展培訓(xùn)工作，將檔案管理人員與裝備管理人員聚集在一起，相互交流最新的業(yè)務(wù)知識、相互分享日常工作心得體會。與此同時，為了達(dá)到最佳的激勵效果，還需要建立健全末位淘汰制，檔案管理人員若不主動參與到培訓(xùn)學(xué)習(xí)之中，出現(xiàn)嚴(yán)重的“消極怠工”現(xiàn)象，那么就要予以轉(zhuǎn)崗、辭退等出來；檔案管理人員若表現(xiàn)優(yōu)秀，對于部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作的推進(jìn)發(fā)揮出了積極作用，那么則要大力表揚(yáng)，并且給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵。

3.3.3 保障檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。要切實(shí)增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。在多種因素的共同作用之下，檔案管理人員流動性較大，但是部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理的專業(yè)性較強(qiáng)，需要從業(yè)人員有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)才能夠有效防控風(fēng)險(xiǎn)，若新人過多，那么必然會讓部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作力度“大打折扣”，故建議結(jié)合部隊(duì)的實(shí)際情況，實(shí)行強(qiáng)制性從業(yè)年限門檻要求來確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

3.4 做好檔案管理人才隊(duì)伍的保障工作

3.4.1 崗前專業(yè)培訓(xùn)制度。在檔案管理人員入職培養(yǎng)的過程中，要將檔案數(shù)字化管理作為重中之重的培訓(xùn)內(nèi)容，要有針對性地開設(shè)相關(guān)培訓(xùn)課程，讓檔案管理人員握住數(shù)據(jù)技能、數(shù)據(jù)倫理、數(shù)據(jù)態(tài)度、數(shù)據(jù)意識、數(shù)據(jù)知識5大要素，能夠熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)來處理各類部隊(duì)裝備檔案信息數(shù)據(jù)，為后續(xù)開展部隊(duì)裝備檔案數(shù)字化管理工作做好保障。

3.4.2 職后培訓(xùn)制度。職后培訓(xùn)制度是進(jìn)一步提升檔案管理人員職業(yè)能力的主要路徑與重要保障，或邀請專家到單位培訓(xùn)，或?qū)n案管理人員送到高等院校學(xué)習(xí)，但職后培訓(xùn)絕對不能僅僅只局限于技術(shù)，而要將檔案數(shù)字化管理的作用和意義融入其中。有鑒于此，部隊(duì)各級檔案管理部門應(yīng)該要制定出一套完善的檔案管理人員后續(xù)專業(yè)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)體系，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來對檔案管理人員的培訓(xùn)需求進(jìn)行挖掘，并有針對性地制定出培訓(xùn)目標(biāo)與培訓(xùn)方案。對于不同職務(wù)、不同崗位的檔案管理人員，也應(yīng)該要采用差異化的培訓(xùn)方法，切實(shí)達(dá)到預(yù)期效果。

3.4.3 傳、幫、帶制度。通過傳、幫、帶制度，能夠讓新入職的檔案管理人員迅速適應(yīng)工作崗位、盡快融入工作環(huán)境，推動他們順利成長，并且還能夠在不同層級的檔案管理人員建立起良好的同事關(guān)系，可無障礙地開展團(tuán)體協(xié)作、知識共享、經(jīng)驗(yàn)交流等工作，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的凝聚力。

4 結(jié)束語

總之，部隊(duì)裝備檔案管理工作涉及面較廣、涉及內(nèi)容較多，若想讓其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展，那么就必須加強(qiáng)數(shù)字化管理，當(dāng)然，在此過程中必然會遇到較多的風(fēng)險(xiǎn)和問題，這就需要在實(shí)踐過程中不斷吸取教訓(xùn)、獲取經(jīng)驗(yàn)，有針對性地采取相應(yīng)的措施，進(jìn)而推動部隊(duì)裝備檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。