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大數(shù)據(jù)時代檔案管理的應(yīng)對策略

2021-12-26 16:51:20馮華
當(dāng)代工人·精品C 2021年6期
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)檔案管理信息技術(shù)

馮華

摘要:創(chuàng)新管理理念,提升管理模式,應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的智能升級,已經(jīng)成為當(dāng)下檔案管理工作面臨的重要課題和時代選擇。

關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù) 檔案管理 信息技術(shù)

在新時代背景下,信息化技術(shù)已駛上高速路,傳統(tǒng)創(chuàng)新模式正以迅捷的速度向大數(shù)據(jù)時代加速轉(zhuǎn)變。如何創(chuàng)新管理理念,提升管理模式,應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的智能升級,已經(jīng)成為當(dāng)下檔案管理工作面臨的重要課題和時代選擇。

一、打破“壁壘”,提升檔案管理人員素質(zhì)

面對大數(shù)據(jù)應(yīng)用帶來的挑戰(zhàn),檔案管理要通過管理的提升,來實(shí)現(xiàn)海量檔案資源數(shù)據(jù)和檔案應(yīng)用系統(tǒng)的整合,開展檔案信息資源的有效配置,不斷發(fā)揮檔案集合效應(yīng),從而適應(yīng)檔案資源利用共享的需要。縱向加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo),打破“壁壘”,加強(qiáng)與其他職能部門溝通協(xié)調(diào),尋求工作上相互支持配合,加強(qiáng)業(yè)務(wù)之間的聯(lián)合,實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ),充分開發(fā)利用,明確檔案信息資源整合的主體。

數(shù)據(jù)價值的關(guān)鍵是無限的再利用,發(fā)揮其潛在價值,這從技術(shù)層面對人才提出了較高要求,加強(qiáng)對檔案管理人員的能力培訓(xùn),使其具備信息化專業(yè)能力、專業(yè)知識分析能力及綜合管理素質(zhì)等,才能使大數(shù)據(jù)下的檔案管理發(fā)揮最大效能。

加強(qiáng)人才培訓(xùn),除了提高專業(yè)技能外,還應(yīng)加強(qiáng)對人才的管理激勵,才能不斷吸納優(yōu)秀的管理團(tuán)隊。一應(yīng)注重專業(yè)崗位的動態(tài)管理,讓人才和崗位匹配;二要創(chuàng)建人才服務(wù)平臺,為吸收引進(jìn)優(yōu)秀專業(yè)人才創(chuàng)造條件。

二、統(tǒng)一“門檻”,提升管理檔次

面對大數(shù)據(jù)應(yīng)用帶來的挑戰(zhàn),檔案管理切實(shí)履行檔案事業(yè)行政管理部門的行政職能,以加強(qiáng)檔案館/室建設(shè)為基礎(chǔ),突出檔案館在我國檔案事業(yè)發(fā)展中的基礎(chǔ)地位,制定和完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度。企業(yè)應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》、十號令等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ),加強(qiáng)對檔案管理制度的完善和強(qiáng)化,保證檔案管理制度能夠符合國家相關(guān)要求,確保檔案管理制度能夠達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn),確保檔案管理有統(tǒng)一“門檻”。

目前我國檔案工作的內(nèi)容、手段和水平日趨完善,這對促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展作出了重要貢獻(xiàn)。盡管如此,檔案服務(wù)工作規(guī)范制度的缺失,讓各檔案館及檔案管理者更多的是憑著工作責(zé)任感,加上自身對業(yè)務(wù)的理解,經(jīng)驗(yàn)性地開展檔案服務(wù)工作。統(tǒng)一管理規(guī)范的缺失,使檔案管理工作缺乏科學(xué)的引導(dǎo)與規(guī)范,阻礙了當(dāng)前環(huán)境需求下檔案館管理水平的進(jìn)一步提升,因此,在新時期制定統(tǒng)一的檔案管理服務(wù)規(guī)范對于全面提升檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)能力具有積極的作用。

檔案管理制度應(yīng)由企業(yè)內(nèi)部對其制定有效的、科學(xué)的企業(yè)檔案管理制度,比如針對企業(yè)在生產(chǎn)以及服務(wù)方面的要求不同,與企業(yè)各個部門的責(zé)任人以及企業(yè)的檔案資料管理人員對企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度與注意事項進(jìn)行相應(yīng)的討論,形成企業(yè)檔案管理辦法,并通過試用與針對性改進(jìn)逐步進(jìn)行完善。通過這些措施,滿足企業(yè)的發(fā)展任務(wù)的需求,讓檔案管理工作符合企業(yè)的發(fā)展需求。

三、挑戰(zhàn)“趨勢”,快速智能升級

面對大數(shù)據(jù)應(yīng)用的“大趨勢”,檔案管理加快智能升級的,必須加快管理的質(zhì)量提升、信息技術(shù)應(yīng)用的速度提升?,F(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)多數(shù)是基于單機(jī)或局域網(wǎng)建立的,為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢,需要對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級,以實(shí)現(xiàn)基于云計算的大數(shù)據(jù)檔案管理。隨著大數(shù)據(jù)的來臨,大數(shù)據(jù)檔案管理平臺也順勢而生,其依托各行業(yè)不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下構(gòu)建的海量存儲,進(jìn)行計算和管理,并能夠自動調(diào)取利用,具備多樣性、可擴(kuò)展性、經(jīng)濟(jì)性、可定制性等特點(diǎn),加大對中小微企業(yè)在檔案管理工作中的服務(wù),也可以構(gòu)建方便靈活的具有大容量的智能數(shù)據(jù)平臺,滿足個人服務(wù)。

在大數(shù)據(jù)時代下,電子文件來源日益復(fù)雜,種類繁多,企業(yè)產(chǎn)出的電子文件越來越多,電子文件歸檔與保存的具體要求,直接影響了文件的歸檔過程。隨著計算機(jī)系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代,技術(shù)的不斷革新,電子文件的歸檔常需要更改載體且需頻繁更改,保證電子文件的長久保存與利用,有著技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)用上難題,尤其是對于專業(yè)軟件形成的特殊文件。當(dāng)前環(huán)境下,因?yàn)楦鳈C(jī)構(gòu)、組織存在不同程度的電子文件管理方法不科學(xué)、歸檔方法不恰當(dāng)、管理系統(tǒng)功能不完善、管理制度不健全等問題,直接影響著信息資源的整合與利用,威脅著電子文件檔案信息的長期留存、有效收集,給歸檔管理電子文件帶來了嚴(yán)重隱患和風(fēng)險。因此,應(yīng)使電子文件歸檔的各個環(huán)節(jié)加強(qiáng),從而保證電子檔案信息的有效性、準(zhǔn)確性、可利用性、可靠性等。

四、優(yōu)化“手段”,實(shí)行資源整合

面對大數(shù)據(jù)應(yīng)用帶來的挑戰(zhàn),檔案管理必須從管理方式、管理結(jié)構(gòu)、管理渠道等多方面入手,全面提升檔案管理的綜合能力,使檔案管理的方式更優(yōu)化,管理“手段”更豐富。

重點(diǎn)放在以下幾個方面:一是在對檔案資料的占有程度上;二是確立檔案工作的主體地位上,對各級各部門的檔案信息能否實(shí)行有效的調(diào)配和管理;三是在系統(tǒng)性檔案資料的研究開發(fā)方法手段和前沿水平上。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代檔案管理發(fā)展趨勢,有必要進(jìn)行檔案資源的整合,將各級各部門的有保存價值的檔案信息做到由分散到集中、由無序到有序,為適應(yīng)新形勢下各級各部門對檔案館服務(wù)功能的要求,通過對檔案資源的整理、組合和合理分工,使檔案機(jī)構(gòu)和檔案資源結(jié)構(gòu)合理、配置優(yōu)化,進(jìn)而提升服務(wù)功能、形成服務(wù)體系。一方面按照能夠最大限度地對全員開放和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的要求進(jìn)行檔案資源的優(yōu)化配備和整理加工,另一方面要完善各級檔案館實(shí)現(xiàn)基本功能的基礎(chǔ)條件,將分散在各個部門檔案資源進(jìn)行集中。通過對檔案資源的有效整合,才能真正地把檔案館及檔案機(jī)構(gòu)建成能夠向各級各部門提供及時、有效的信息利用中心和檔案資源服務(wù)中心。

五、深化“加工”,提升服務(wù)水準(zhǔn)

面對大數(shù)據(jù)應(yīng)用帶來的挑戰(zhàn),檔案管理在信息化技術(shù)應(yīng)用上要開動腦筋,多想辦法,提升管理水平,進(jìn)而提高服務(wù)水平的檔案。檔案管理部門除了傳統(tǒng)的檔案接收、整理與發(fā)放等被動職能外,還應(yīng)進(jìn)行大量的檔案“深加工”處理,開展檔案知識服務(wù)等主動管理服務(wù)。檔案管理部門在收集到海量檔案數(shù)據(jù)后,可通過開展對檔案借閱者的深入了解,開展利用需求分析,建立相關(guān)數(shù)據(jù)模型,提高檔案價值,進(jìn)而對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行項目分類、相關(guān)性分析,從而推算出數(shù)據(jù)之間的關(guān)系,將積累的檔案變成有用的信息情報,讓“檔案數(shù)據(jù)庫”變成“戰(zhàn)略論證庫”,為檔案利用者提供有價值的知識服務(wù),為科學(xué)決策提供參考。

六、管控“風(fēng)險”,確保信息安全

面對大數(shù)據(jù)應(yīng)用帶來的挑戰(zhàn),檔案管理的工作重點(diǎn)應(yīng)放在管控“風(fēng)險”上。大數(shù)據(jù)應(yīng)用的最大風(fēng)險,是檔案數(shù)據(jù)安全管理問題。海量數(shù)據(jù)盡管集中存儲,方便了數(shù)據(jù)分析和處理,但這種環(huán)境下,數(shù)據(jù)的安全管理、數(shù)據(jù)的管理備份不當(dāng)?shù)?,很容易造成?shù)據(jù)的永久丟失和損壞,這一風(fēng)險對檔案來說,將是毀滅性的災(zāi)難。

大數(shù)據(jù)時代的檔案風(fēng)險管理需要做好以下幾個方面:一是數(shù)據(jù)保護(hù)。由于大數(shù)據(jù)采用云計算的方式進(jìn)行,這種服務(wù)方式使用戶失去了對物理資源的直接控制,從而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)在不知情的情況下可能被竊,因此,在建立大數(shù)據(jù)檔案管理的同時,需要建立有效的安全機(jī)制,盡量減少數(shù)據(jù)失竊的概率。二是數(shù)據(jù)備份。建立合理有效的數(shù)據(jù)備份與歸檔機(jī)制,確保檔案數(shù)據(jù)在安全機(jī)制失效導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下,可通過備份或歸檔的數(shù)據(jù)快速實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)恢復(fù),避免大數(shù)據(jù)檔案發(fā)生不可恢復(fù)的危機(jī)。

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