王天一 向立文

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案工作需要緊跟時代發(fā)展潮流，積極融入國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，才能更好地促進檔案工作戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級，從而推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。美國的網(wǎng)絡(luò)信息化產(chǎn)業(yè)處于全球領(lǐng)先水平，不僅率先提出國家信息化基礎(chǔ)建設(shè)計劃，而且在檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略方面也積累了不少典型經(jīng)驗。他山之石，可以攻玉。本文通過對美國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略進行歸納梳理，以期為我國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的制定提供有益借鑒。

一、美國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的主要舉措

簡言之，美國的檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略在政策、項目、技術(shù)三個方面成效顯著。

1.積極出臺有關(guān)檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的政策。2011年11月28日，美國白宮正式向外界頒布了美國總統(tǒng)奧巴馬所達成的具有改革意義的“聯(lián)邦政府檔案管理”總統(tǒng)備忘錄，要求司法部、管理與預(yù)算辦公室、國家檔案與文件署需要適應(yīng)開放政府的需求，用最快的時間修訂并且公布《檔案管理指令》，對聯(lián)邦政府展開“以促進電子檔案優(yōu)化升級為核心”的檔案管理活動。隨后美國總統(tǒng)辦公室在2012年8月24日發(fā)布《政府檔案管理指令》（以下簡稱《指令》），要求所有行政機關(guān)應(yīng)在最大程度上消除紙質(zhì)文件并實現(xiàn)電子檔案管理。該《指令》明確提出各聯(lián)邦機構(gòu)在2016年底之前，必須以電子文檔格式保存所有臨時和永久聯(lián)邦檔案。2019年底前，這項文件數(shù)字化保存要求必須擴展到所有類型檔案，即紙質(zhì)文件、錄像、推文移交時必須都是數(shù)字格式的[1]。在此項法令基礎(chǔ)之上，2017年8月24日，美國國家檔案館發(fā)布一份最新的“戰(zhàn)略計劃初步構(gòu)想”，宣布各聯(lián)邦機構(gòu)移交的臨時和永久檔案必須采用數(shù)字格式，且要配備適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)，凡對移交的模擬格式檔案一律“拒收”。同時承諾，國家檔案館在2020年將完成5億頁檔案電子化轉(zhuǎn)換，使之可通過檔案目錄調(diào)閱；2021年前確保82%館藏檔案可向公眾開放。2020年，美國國家檔案館正式公布，在2020年末將中斷對聯(lián)邦機構(gòu)移交非電子檔案的業(yè)務(wù)。這一決定也彰顯了美國國家檔案館將率先促進聯(lián)邦機構(gòu)檔案信息化發(fā)展的魄力。

2019年6月28日，美國預(yù)算執(zhí)行局以及總統(tǒng)辦公室攜手國家檔案館向聯(lián)邦行政部門和機關(guān)負責(zé)人發(fā)出關(guān)于向電子檔案過渡的備忘錄。這一備忘錄的生效，取代了2014年的《電子郵件管理指南》以及2012年的《政府檔案管理指令》，其也發(fā)展成為聯(lián)邦機構(gòu)電子檔案管理升級的重要象征。按照這一備忘錄的規(guī)定，截至2022年末，美國聯(lián)邦機關(guān)一切相關(guān)檔案的工作以及與國家檔案館之間的工作，如檔案保管期限表審批、監(jiān)督檢查、行政指導(dǎo)、信息公開、檔案利用與移交等工作都會在網(wǎng)絡(luò)上開展，這將全面進入到電子檔案管理的時代。上述政策的宣布與落實，也為美國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的實施創(chuàng)造了良好的政策環(huán)境，成為美國檔案部門實施檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的有力推手，進而更好地促進檔案數(shù)據(jù)資源的開放共享[2]。這一系列政策的出臺，為檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的制定奠定了政策保障與發(fā)展方向。

2.積極推進有關(guān)檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的典型項目。

（1）積極實施電子文件檔案館項目。隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的日益普及，電子文件數(shù)量大規(guī)模增長，類型多樣，這也導(dǎo)致了在電子檔案管理方面，美國國家檔案與文件署（NARA）遭受著巨大的挑戰(zhàn)。為了應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，NARA作出了戰(zhàn)略性的回應(yīng)——啟動“電子文件檔案館”（Electronic Records Archives，ERA）項目。從1997年立項開始，經(jīng)過14年的開發(fā)和6年的運營，ERA系統(tǒng)（ERA base system，以下稱為ERA1.0）已兼顧了聯(lián)邦機關(guān)與NARA往來的相關(guān)功能，涵蓋了移交電子文件、審核保管期限表，電子文件接收、加工、長時間存放以及開放運用等功能，聯(lián)邦機關(guān)用戶已經(jīng)達到了800個，國家檔案與文件署用戶達到了200個，數(shù)據(jù)存放量達到了500TB，這一系統(tǒng)也成為美聯(lián)邦政府最為核心的數(shù)字檔案系統(tǒng)[3]。

ERA作為數(shù)字時代美國國家檔案館開展日常業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)平臺，是實現(xiàn)NARA文件檔案管理政策規(guī)范的基地。因此，NARA高度重視這個數(shù)字檔案館系統(tǒng)的持續(xù)改進。2017年，NARA投入了3.5億美元用于ERA2.0的開發(fā)，ERA2.0系統(tǒng)延續(xù)了ERA1.0標準引導(dǎo)的優(yōu)良傳統(tǒng)，堅持立足于業(yè)界既有最佳實踐，遵循DAIS、PREMIS、TDR、TRAC和DRAMBORA等數(shù)字保存國際標準;堅持集成開源軟件，整合使用PRONOM、DROID和JHOVE等常見技術(shù)工具。與此同時，NARA更加注重自我修正，以開放的姿態(tài)積極擁抱新理念、新技術(shù)，放下了開發(fā)單一超級系統(tǒng)的期望，取而代之以提供一整套相互獨立、可復(fù)用、互操作的軟件和工具的務(wù)實做法。在這一理念的指引下，NARA采用更為靈活、經(jīng)濟的敏捷方法論、微服務(wù)技術(shù)架構(gòu)和云計算服務(wù)等，整合更多樣化的工具，創(chuàng)建安全可靠的數(shù)字檔案長期保存環(huán)境，提升系統(tǒng)的水平[4]。該項目為美國檔案信息化工作打好了根基，有力地促進了美國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的發(fā)展。

（2）積極開發(fā)與應(yīng)用檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)。在NARA的率領(lǐng)下，美國建成了檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)（NAIL），這是自ERA項目成功推出后，美國在檔案數(shù)字化方面實施的又一項新政策。NAIL這一聯(lián)網(wǎng)可檢索數(shù)據(jù)庫擁有整個國家不同的檔案館藏數(shù)據(jù)，可以把整個國家目前信息化的檔案數(shù)據(jù)依照應(yīng)用對象、來源以及區(qū)域歸入到標準的檔案管理網(wǎng)絡(luò)里面，完成整個國家信息化檔案資源的網(wǎng)絡(luò)集中利用和檢索，同時圍繞著檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)，建成了更強大的電子查詢系統(tǒng)（Eectronic Access Project，簡稱EAP）。這一系統(tǒng)完成了全國檔案數(shù)據(jù)資源的網(wǎng)上集成化的查詢、檢索以及利用，這也讓美國發(fā)展成為全球首個完成檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)一體化的國家[5]。在NAIL的應(yīng)用過程中，檔案數(shù)據(jù)交流步伐也跟著加快，極大地促進了美國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的發(fā)展。

3.積極利用技術(shù)為檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略賦能。美國檔案部門及時應(yīng)用新技術(shù)為檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略賦能，在檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略框架中，技術(shù)創(chuàng)新亮點突出，涉及社交媒體存檔、人工智能和區(qū)塊鏈等方面。

（1）社交媒體存檔得以商業(yè)化應(yīng)用。在美國的檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略中，其技術(shù)創(chuàng)新的亮點之一是社交媒體存檔技術(shù)開始商業(yè)化。繼Instagram實現(xiàn)帖子存檔功能后，F(xiàn)acebook也實現(xiàn)了存檔功能，用戶可將在社交媒體上發(fā)布的帖子保存下來，存儲帖子的文件夾直接保存在Facebook上，除用戶本人外，其他任何人都無法看到存檔文件夾。這樣一來，用戶可以輕松地保存和刪除個人社交媒體檔案。

（2）應(yīng)用人工智能技術(shù)從資源挖掘到深度處理。從2017年起，人工智能技術(shù)突飛猛進，在業(yè)界掀起新一輪的熱潮。知識發(fā)現(xiàn)同計算機視覺、圖像加工、語言識別與合成以及機器學(xué)習(xí)等人工智能的主要技術(shù)都及時地運用到檔案資源的進一步開發(fā)當(dāng)中。美國電子檔案館依靠智能識別技術(shù)來鑒別美國總統(tǒng)特朗普在電視上的講話，充分運用音頻指紋技術(shù)追蹤其話語，為研究其思想演變和促進政府?dāng)?shù)據(jù)透明化創(chuàng)造有利條件[6]。

（3）通過區(qū)塊鏈技術(shù)保證檔案的高水平管理與存儲。區(qū)塊鏈技術(shù)屬于現(xiàn)階段最新發(fā)展的熱門技術(shù)，依靠其不可篡改以及去中心化等特征在社會不同領(lǐng)域上都掀起應(yīng)用熱潮。電子檔案要代替紙質(zhì)檔案發(fā)展成為以后檔案的主要形態(tài)，就一定要處理好電子文件安全性與真實性的問題。區(qū)塊鏈技術(shù)可保證互聯(lián)網(wǎng)信息的安全，為處理檔案界的疑難雜癥提供新方法[7]。美國在檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略實施的環(huán)節(jié)當(dāng)中依靠區(qū)塊鏈技術(shù)保障檔案的管理與儲放的安全性問題。如美國特拉華州與IBM公司簽訂合同，合作建立基于區(qū)塊鏈技術(shù)的政府企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，以加強政府企業(yè)數(shù)據(jù)管理，提高工作效率，增加政府收入[8]。

二、美國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的基本特征

1.重視頂層設(shè)計。美國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的實施，非常重視戰(zhàn)略的頂層設(shè)計，通過建立完善的機制，以行政力量推動工作開展。美國政府將數(shù)字檔案資源的建設(shè)納入電子政務(wù)的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，為了最大限度地開發(fā)數(shù)字檔案資源，NARA積極參與到開放政府計劃中，進一步推動數(shù)字化政府建設(shè)，并且專門成立了三個職責(zé)重點不同的政府開放數(shù)據(jù)治理小組，用以規(guī)范并監(jiān)督各政府部門數(shù)據(jù)開放。

2.重視用戶需求。在美國檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)過程中，國家檔案館十分關(guān)注用戶需求，全力支持圍繞著用戶需求的檔案數(shù)字化的創(chuàng)新模式，進而保證具體的解決方案可以更好地處理用戶的數(shù)字服務(wù)需求。“2018—2022財年戰(zhàn)略規(guī)劃”當(dāng)中，明確規(guī)定了美國國家檔案館要堅持提升用戶服務(wù)，推動公眾參與，讓公眾能夠最大限度地了解檔案對民主的關(guān)鍵性。NARA持續(xù)性地同用戶（組織、個人與別的聯(lián)邦機構(gòu)）接觸且向他們學(xué)習(xí)，增強整體效益與效率，確立了長期與戰(zhàn)略性的用戶關(guān)系，保證NARA的服務(wù)獲得客戶的肯定[9]。在逐步邁向全面電子化環(huán)境的階段當(dāng)中，NARA依靠確立服務(wù)基準同時修訂標準，能夠更快地響應(yīng)需求，制定新標準以提高客戶滿意度。

3.重視合作共享。美國在檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略實施的過程中重視合作共享，目前實現(xiàn)了政府間合作、政企合作和政民合作的模式。其中，上下級政府間、平級政府組織間及國際組織間的合作共同構(gòu)成了政府間合作，推動了政府間的良性互動。政企合作立足于政府與企業(yè)間的共同利益，力求整合各自資源、發(fā)揮各自長處，實現(xiàn)共贏。政府采取多種措施促進公民參與，包括通過社交媒體與公民互動等，以吸引公民參與到政府?dāng)?shù)字檔案資源利用中，利用群體智慧推動透明、開放及協(xié)作政府的建立，實現(xiàn)政府?dāng)?shù)字檔案資源的創(chuàng)新利用。在數(shù)字檔案資源的挖掘與開發(fā)方面，為了更好地挖掘數(shù)字檔案資源的潛在價值，政府吸引企業(yè)投資，利用企業(yè)的資金和技術(shù)開發(fā)數(shù)字檔案資源，或通過與企業(yè)簽訂協(xié)議的形式，轉(zhuǎn)讓數(shù)字檔案資源的開發(fā)權(quán)、經(jīng)營權(quán)，引導(dǎo)數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展。

4.重視技術(shù)革新。數(shù)字技術(shù)的發(fā)展為檔案工作帶來全新的挑戰(zhàn)，檔案部門一定要在數(shù)字化浪潮當(dāng)中乘風(fēng)破浪，依靠新技術(shù)進行自我技術(shù)革新，才能謀求進一步的發(fā)展[10]。美國檔案部門積極開發(fā)符合數(shù)字檔案以及檔案存放、運用和管理的先進技術(shù)，依靠高級查找等技術(shù)，完成對大宗電子文件的智能化加工。這是美國在加快檔案整理、提高檔案可利用化程度方面的創(chuàng)新實踐。此外，將人工智能技術(shù)應(yīng)用于深度挖掘檔案資源，應(yīng)用虛擬現(xiàn)實技術(shù)呈現(xiàn)檔案資源，這一系列熱門技術(shù)的應(yīng)用，都體現(xiàn)了美國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略中對技術(shù)革新的重視，由此推動著美國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的發(fā)展。

三、美國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略對我國的啟示

1.做好前期規(guī)劃，明確戰(zhàn)略目標。戰(zhàn)略規(guī)劃是戰(zhàn)略的核心。美國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的實施，很注重戰(zhàn)略的規(guī)劃工作，國家檔案與文件署每十年便會推出一個長期戰(zhàn)略計劃，之后每三年又會針對實踐的變化不斷調(diào)整長期戰(zhàn)略計劃，并配合推出一系列的長短期計劃，適應(yīng)了現(xiàn)代技術(shù)快速發(fā)展和檔案信息技術(shù)不斷變革的需要。這些計劃密切聯(lián)系，相互滲透，為以后工作的開展提供了策略與方法。此外，美國檔案部門為確保檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的成功開展，從人才培養(yǎng)、文化培育、合作、管理、技術(shù)以及標準等不同方面都作出了詳細的策略規(guī)劃，以保證戰(zhàn)略目標的完成。這啟示我國在做檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃時也需要從檔案工作的全局出發(fā)，從檔案事業(yè)整體發(fā)展需要出發(fā)，綜合考慮，結(jié)合我國實際制訂出檔案信息化工作的階段性及長遠規(guī)劃，明確戰(zhàn)略發(fā)展目標，檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略才會有明確的發(fā)展方向。

2.與有關(guān)技術(shù)部門積極合作，提升戰(zhàn)略的效能。美國國家檔案與文件署認為，今天的社會不再是一個機構(gòu)可以單獨運行的，必須與具有類似職能的機構(gòu)展開合作，才能執(zhí)行高效、高質(zhì)量的服務(wù)與更節(jié)省資金的計劃[11]。這些機構(gòu)涵蓋了商業(yè)化實驗室、超級計算機中心、通訊公司、設(shè)備制造商以及軟件開發(fā)商等。因為這些機構(gòu)具有最新的信息技術(shù)產(chǎn)品和服務(wù)，可能彌補檔案部門在技術(shù)方面的不足。在美國的檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)過程中，同美國國家檔案與文件署聯(lián)手的例如谷歌公司、腳注網(wǎng)站以及EMC公司等，這些機構(gòu)都是技術(shù)型的，具備全球一流的研究水平與技術(shù)，如此強強合作不單單節(jié)約了檔案館的成本，還可以發(fā)揮出技術(shù)公司的優(yōu)勢，形成高質(zhì)量的數(shù)字化產(chǎn)品，提升檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的效能。美國這種“揚長避短”的做法值得我們參考。

3.主動開展檔案數(shù)據(jù)服務(wù)，滿足公眾需求。美國檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的實施，主要是為了推動檔案數(shù)據(jù)資源的共享以及實施檔案數(shù)據(jù)服務(wù)。目前，中國政府?dāng)?shù)據(jù)積累少，只能發(fā)布極其有限的文本數(shù)據(jù)和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)可用性不足和開放程度不高阻礙了數(shù)據(jù)的進一步共享利用[12]。因此，作為檔案數(shù)據(jù)資源管理的專門機構(gòu)，檔案部門要承擔(dān)起數(shù)據(jù)開放利用的責(zé)任，主動開展數(shù)據(jù)服務(wù)，最大程度地滿足社會和公眾的數(shù)據(jù)資源需求。首先，檔案部門可以建立大數(shù)據(jù)服務(wù)中心，統(tǒng)籌管理本區(qū)域的檔案數(shù)據(jù)資源，為利用者提供一站式檔案數(shù)據(jù)服務(wù)。其次，檔案部門可以主動開展檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的宣傳指導(dǎo)工作，編制數(shù)據(jù)指導(dǎo)服務(wù)指南，幫助利用者了解檔案館保存了哪些種類的檔案數(shù)據(jù)資源和查詢檢索檔案數(shù)據(jù)的流程方法。最后，不斷完善檢索條件，使用戶能夠通過主題、數(shù)據(jù)類型、形成者等條件快捷地查詢到自己所需要的檔案數(shù)據(jù)資源，從而提高檢索效率。